Історія розвитку секретарської справи

1. Етапи розвитку секретарської служби при Петра 1.

Багатовіковий досвід російської державності сформував апарат цивільних чиновників, у якому секретарям відводилася далеко ще не останнє место.

Зрозуміти особливості роботи сьогоднішнього секретаря вимагає розгляду її витоків, пов’язані з недостатнім розвитком системи державних установ. Починається служба в наказах 16−17 вв.

Документування управлінських функцій завжди супроводжувалося безліччю дій, що з сучасних позицій можна зарахувати до суто секретарским.

Глибокі перетворення державної машини проводив Петро 1.

Адміністративна реформа розпочалася зі створення Ближньої канцелярії, попередниці правительству-ющего Сенату — вищого урядового заклади, з судовими, адміністративними і законодавчими функциями.

Навколо царя сформувалася згуртована група сподвижників (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головін, А. Д. Меньшиков, брати Апраксины), поруч виростала молода поросль служивого чиновництва, де секретарі грали однією з головних ролей. Канцелярію сенату очолював оберсекретар. Рядові секретарі «тягли віз» щоденної нудної роботи з поточними делами.

Кабинет-секретарь доповідав царю найважливіші документи державної політики і приватні листи, адресовані государю.

Основним законодавчим актом, був прийнятий 1720 року, був «Генеральний регламент», який встановив черговість розгляду справ, функції чиновників, у тому числі секретарей.

Секретар колегії доповідав справи до слухання, вів облік «відомих» і «невершинных» справ, зберігав печатку колегії (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламенту» називалася «Про секретарському управлінні». Вперше записувалося й вимога щодо поштивості секретаря. Збереження документів — також «піклування» секретаря.

Секретар приходив працювати раніше від інших членів колегії, «лінощі і недогляд» каралися штрафами, серйозніші провини каралися ще суворіше, до «позбавлення життя й пожитков».

При Петра 1 підготували моральний кодекс «Юності чесне дзеркало» — вимоги до секретаря: приязність, смиренність і учтивость.

У 1722 року було прийнято «Табель про ранги», закон, яким служба поділили на громадянську та військові. «Табель» складалася з 14 класів чи рангів чиновників. Службовець, який одержав чин до класу, стає потомственим дворянином, з дев’ятого до чотирнадцятого класу давало лише особисте дворянство. Секретарі ставилися за посадою до четвертому класу, і, отже, займали високе місце у служивої бюрократії. Цивільний колезький секретар відповідав військової посади командира полка.

З 1704 року найважливіші державні функції виконує кабінет, і особиста канцелярія царя. У царювання Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, на думку історика З. М. Соловйова, був «людина без думки, без голоси, але могутній зі свого наближення до государеві, все вельможі звертаються до нього зі пошаною, розраховуючи прихильність государя, коли йому буде доповідати Макаров».

Функції не дуже зрозумілі. До кабінету надходили рапорти від дипломатичних представників. Особливу групу справ кабінету представляли чолобитні. Після смерті Петра 1 кабінет був упразднен.

Деякі функції кабінету-секретаря виконували різні особи, при послідовниках Петра 1.

З 1763 року відбувається відродження кабінету його імператорського величності. 2. Етапи розвитку секретарської служби при Катерині 2.

У імператриці Катерини 2 було багато довірених осіб, у ролі кабінетсекретарів: Безбородко, Елагин, Теплов. Всі ці були люди обдаровані: крім чиновників там були письменники, поети, що зробили «легкий склад у канцелярські справи» (Р. Р. Державин).

З 1763 року було запроваджено посаду статс-секретарей, основна обов’язок яких полягала у «прийомі прохань на найвища ім'я». На цю посаду призначалися з урахуванням рекомендаційних листів і високого покровительства.

По «Табелю про ранги» вони ставилися до четвертому розряду із зверненням «Ваша превосходительство», мали високе платню, одноразові виплати, іменні пенсії, нагороджувалися орденами, медалями, знаками. Кабінет мав великі фінансові ресурси, куди будувалися маєтку, палаци, цивільні споруди, в’язниці тощо з ім'ям государыни.

Виписки зберігалися у статс-секретаря, а копії видавалися прохачеві. Фундаментальна обізнаність із проханнями регламентувалася інструкціями, де була визначено чіткий порядок роботи з проханнями. Вони подавалися особисто кабінет, частіше поштою. Іноді відважних сановників («під кувертом») — за підписом («в власні руки»), часто разом із рекомендаційними листами. Велику частина прохань передавалися статс-секретарю в Сенат, «до розв’язання по законам».

Багато питань, викладені у проханнях на найвища ім'я вирішувалися поза черги, у залежність від покровительства знатних осіб. Швидкість розгляду питання нерідко від особистості подавача. Є резолюція Катерини 2 на прохання шведського посла: «Не гаятися на нашу російському звичаю, як у давнину, чужі щоб не ведали».

Канцелярія статс-секретарей був добрим школою чиновницької служби, неї пішли визначні державних діячів. Згодом багато ставали сенаторами.

Канцелярія кожного статс-секретаря була автономна. У штаті були ще два-три секретаря. Це був освічених людей, знали мови, були розумні і вміли схоплювати суть питання. Було також молодики з знатних прізвищ для «кур'єрських посилок в чужі краю». У Росії її їх функції полягали у перевірці фактів, викладені у проханнях. Становий склад подавачів прохань — дворянство, іноземні посли, торгові люди. Селяни за скарги у своїх поміщиків посилались у Сибирь.

Двічі на тиждень тому у восьму ранку у Катерини 2 була аудієнція зі статссекретарями. Приватна листування Катерини 2 також проходила через їх руки.

Статс-секретари були членами численних комісій про іноземних поселеннях, про безпорядках у Малій Росії, в готовли проект закону «Про заснування губернии».

Архіви статс-секретарей — цінний історичний джерело з вивчення політики абсолютизму в России.

У місцевих управління секретарям належала головна роль присутності, секретарі в кожному що надійшов справі становили доповідні записки, якими приймалися решения.

Наприкінці 18 століття існували посібники з складання документів, які використовували секретарі. («Кабінетний чи купецький секретар» І. Сокольского). Поруч із статутними правилами вони включали елементи правовідносин службовця і держави, ділової гри і «паркетний» этикет.

Реорганізація центрального апарату й створення міністерств відповідало інтересам Російської монархії 19 столетия.

Ієрархічний принцип дедалі більше пронизував систему органів управління. Це виявляється й у організації державної служби на основі петровській «Табелі про ранги» на основі «Положення про Министерствах».

«Заснування міністерств» 1811 року суворо встановило структуру міністерств і «образ виробництва справ». Міністерства було винесено департаментами, радою міністра, загальними присутствиями департаментів, канцеляріями. 3. Значення секретаря на початку 19 века.

Значення секретаря на початку 19 століття Кривенка трохи змінюється. Сувора регламентація порядку проходження документів інстанціями вимагала суворого розподілу обов’язків між чиновниками всіх рівнів управління. Кожне справа розглядалася погляду важливості совершающихся у яких питань, наявності резолюцій вищих чиновників, нагальних і секретных.

Кожному питання відповідав чиновник, котрий обіймає певну щабель у системі органів управления.

Відповідно до «Спільним установою міністерств» багато функції секретаря виконувалися відповідно товаришами міністра, директорами департаментов.

Досить чітко функції секретарів видно в відділеннях департаментів губернських присутствиях. Причому канцеляріях були три рівня секретарської служби: обер-секретарь, секретар, помічник секретаря.

Робота секретарів регламентувалася інструкціями, що містять перелік обов’язків роботи з документами. Упорядкування документів 19 століття проходило етап жорсткого регламентування: склад інформації, послідовність викладу питань, резюме, що полегшувало роботу секретарей.

З іншого боку, «ревізія справ» поклала на секретарів додаткові обов’язок контролю над виконанням документов.

19 століття у справі просування секретарів високу службове місце мало відрізнявся від 18.

Блискучу кар'єру зробив блискучий російський реформатор М. М. Сперанський, пройшовши за чотири роки шлях від домашнього секретаря знатного вельможі до відомого сановника Російської империи.

Рядові секретарі канцелярії несли всі труднощі величезного діловодства, вони обслуговували табельну чиновництво за маленьку зарплату.

У другій половині 19 століття нові структури управління (банки, трести, синдикати, спеціальні органи нагляду, комітети, комісії, поради) зажадали залучення на державної служби значної частини чиновників, зокрема секретарей.

У 1868 року у Харкові було створено спеціальні курси підготовки секретарів. З’являється техніка, упрощающая роботу: розмножувальні апарати, пишучі машинки, стенография.

Виходили спеціальні журнали 1884 рік — «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника» і другие.

Велике місце у організації секретарської служби уже багато років займали питання службового етикету, стосунки з начальником, мистецтво оволодіння хороших манер. Наука вивчати характери та пристосовуватися до них давалася не кожному. Тональність відносин, стиль праці та стиль життя визначався умовами, які у кожному конкретному установі, розмірами платні і між духом времени.

Зазвичай секретарі носили форму, відповідну званню, подаючи в відставку, звільнялися з мундиром і пенсіоном. Вперше службовий етикет форменій одягу порушив М. М. Сперанський, прийшовши приймання до генералпрокурору французькій каптані і завитках.

4. Жовтневий переворот 1917 года.

Жовтневий переворот 1917 року супроводжувався виданням численних декретів, звернень, розпоряджень необхідність «виявити осіб, бажаючих працювати у ролі бухгалтерів, переписувачів, секретарей-машинисток, посильних службовців в революційних организациях».

Спеціальним декретом було скасовано стани цивільні чини, так звані «колишні» звернулися друг до друга — не «пан» чи «Ваша благородіє», а скромно по-радянському «товарищ».

У радянських установах складається система вимог до виконавців і секретарям.

Секретарями У. І. Леніна були освічені дами з «вищих»: Є. У. Стасова, Л. А. Фотиева, випускниці Санкт-Петербургских вищих жіночих курсов.

Робочий день секретарів керівників держави, наркомів, голови і заступників Вищої центральної виконавчої комітету був надзвичайно загружен.

Доручення йшли одне одним. Тільки-но виконуватися одні, як насувалася нову хвилю. Революційний порядок сформував секретарський характер: стриманість, аскетизм, бездоганна відданість ідеї та її собі втілення у особі безпосереднього начальника.

Рух за наукову організацію праці 20−30-ті роки зробило чимало для полегшення секретарського праці. Розроблялися правила роботи з документами, по закордонах закуповували конторське оборудование.

1932;го року секретарі були на дві нерівноцінні престижу і окладів групи. Одні називалися референтами і помічниками, інші — секретари-машинистки.

Значно змінилося ставлення до секретарському справі у роки на гребені нової хвилі НОТовского руху, підвищеної зацікавленості влади до управлінню й роботи з документами.

У 60-ті роки створюється нормативно-методична база канцелярського труда.

Змінюється престиж і підвищується авторитет однієї з найбільш поширених професій із координуванням підготовки секретарів у Росії Міжнародної асоціації професійних секретарів. 5. Статуси секретарей.

Ведучи мову про статусі статс-секретарей, мушу згадати про статссекретарях, обер-секретарях і введення державних секретарях. Звісно ж, це був вищий рівень суспільної відповідальності і станової иерархии.

З утворенням державного ради в 1810 року, у Державній Канцелярії працюють Державний секретар і статс-секретар. Державний секретар і статс-секретари, ведавшие справами кожного з чотирьох департаментів Ради готували справи до доповіді в департаменті і загальному зборах. На Державного секретаря покладалася відповідальність за точність відомостей, запропонованих Радам, ясність їх викладу, складання всіх документів. Від неї також залежали черговість розгляду документів, підготовка журналів, складання отчетов-меморий, доповідь царю.

Про вплив і навіть деякою влади Державного секретаря свідчить висловлювання міністра внутрішніх справ П. А. Валуєва, який писав: «Члени державного ради — ніщо, голова — щось, державного секретаря — все».

У другій половині 19 століття державного секретаря продовжує керувати канцелярією, а штат державної канцелярії як і входять статс-секретари, завідувачі канцелярією однієї з департаментів Державного Совета.

Що ж до статс-секретарей і, історичного прояви посаді, то тут можна сказати лише те, що вона бере своє керівництво з другої половині 19 століття, коли статс-секретари — особливо довірені особи Катерини 2 виконували її особисті доручення секретарського характеру, і навіть працювали з проханнями. Важливою привілеєм статссекретаря було право особистого доповіді царя та оголошення словесних велінь императора.

Розповідаючи далі про статусах секретарів високого рівня, мушу згадати про обер-секретарях у штаті канцелярії департаментів Правительствующего Сенату. Посада обер-секретаря Сенату благополучно збереглася, не змінивши у своїй своїм статусу, і своїх посадових обов’язків: старший секретар, виконуючий контрольні функции.

6. Листовники — збірники зразків документов.

Підсумовуючи, слід зазначити, що посада секретаря царському Росії всіх рівнях класною і посадовий ієрархії цінувалася досить високо і було досить поширена (як і, як і сейчас).

Використовуючи досвід, накопичений раніше, сучасним секретарям стоїть замислитися над тим, яке важливе значення має їхньої роботи у системі управління фірмою, підприємством, компанией.

Повертаючись до початкової темі наших міркувань, саме письмовникам, що виходили у кінці 18 — початку 19 століття треба сказати, що діловодство завжди мало свої джерела «у законі і звичаї»: найкраще з те, що було випущено звичаєм, ставало законом, а закон, на свій чергу, надавав впливом геть обычай.

Потужний масив діловодної літератури, являє собою різноманітних збірники зразків документів, безпосередньо спрямованої на регламентацію складу документів, їх форми та змісту у цілому — процесів документування мало изучен.

Які ж позначалися збірники зразків документів, лунаючи наприкінці 18 — початку 20 століття? Вживалися різні терміни: «письмовник», «загальний письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «загальний секретар», «кабінетний секретар» і другие.

Найбільшого поширення отримав термін «письмовник», який позначав збірник зразків листів різного вмісту у тому однині і деловых.

Листовники включали зразки документів з коротким чи докладним керівництвом, як складати і писати різноманітних листи, у якому давалося визначення різновидам листів, викладалися вимоги до речі листів, їх форми і структурі тексту. Зазвичай, ці збірники містили зразки особистих листів неофіційного характеру. Зразки комерційних листів, у цьому числі векселів, різного роду документів, виділені на подачі в присутственные місця: контрактів, паспортів, «верющих писем».

Вирізняють важливі аспекти, суттєві під час написання «бумаг».

Насамперед, це тон. Тон буває шанобливий до старшого і впливовим, жартівливий — до рівним собі та своїм люб’язний — до нижчих. Пустотлива грайливість допускається лише у листуванні приятельської. У ділових ж паперах не то, можливо питання щодо тону. Про ручку з дочкою тоном, — відзначають автори листовників, — йде пристойність, чи крайній ступінь розсудливості не виходити за межі ввічливості і говорити про дику сальність і двозначність, властиві натурам зіпсованим привратным вихованням і дурними манерами.

Вимоги до почерку були достатньо високі: він повинен бути чітким, чистим і красивим. Колір папери, яка мала бути синьої, помаранчевої, палевої й іншим, автори письмовника радили вибирати обережно, ніж піддатися докору в нестачі смаку. Найбільш підхожим вони вважали так званий «молочний», позаяк у ньому їм бачилася «вся чистота білого кольору, смягченного ніжним відтінком і тому легкого для глаз».

Для актів, операцій та прохань зазвичай використовували гербову папір з штучними клеймами і із зображенням державного герба. Деякі документи дозволялося писати простий папері звичайного формата.

Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатували облатками чи сургучем: першим запечатували лише записки і рідко листи, решта сургучом.

Облатки були різнобарвні, тоді як сургуч здебільшого червоний. Прем'єр, перебуваючи в траурі, запечатував лист лише чорним сургучом.

Заключение

.

Підсумовуючи, можна сказати, державні секретарі в дореволюційної Росії було освіченими і компетентними людьми з розвиненою почуттям боргу та виховання відповідальності. Знаючи закони, будучи ініціативними і зацікавленими, вони, до всього, було також гнучкими і дипломатичними, намагаючись використовувати кожну можливість про те, щоб вжити накопичені знання для государства.

Сучасний секретар може дійти невтішного висновку у тому, що він, як і дореволюційним секретарям також потрібен прагнення до удосконалення своїх професійних знань, постійне самоосвіта, навички ділового адміністрування, зібраність, і навіть позачасові якості, як порядність, чесність й за виконувану работу.

Список використаної литературы:

1. Журнал «Секретарское справа» № 1, М., 1997 р. 2. Журнал «Секретарское справа» № 2, М., 1997 р. 3. Журнал «Секретарское справа» № 3, М., 1997 р. 4. Журнал «Секретарское справа» № 4, М., 1997 р. 5. Половцов А. А. «Щоденник державного секретаря А. А. Половцова в 2-х томах, М., 1996.