Делопроизводство і ПК

С-Пб технічний коледж управління і коммерции.

Курсова по делопроизводству.

на тему діловодства і ПК.

виконала студентка гр.9д-31.

будникова ольга.

2004 год.

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая діяльність у Росії, як і всіх розвинених країн, здійснюється з допомогою документів, які є джерелом, результатом та організаційним інструментом цієї деятельности.

В сучасному установі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп’ютери, встановлені на робочих місць виконавців, і об'єднані у мережу. Якщо комп’ютерна мережу охоплює все робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з’являється можливість вільно використовувати мережу для переміщення документов.

Повне скасування паперового документообігу неможливий: консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і переобучаться, страх прозорості своєї діяльності для керівництва, що виникає після запровадження системи електронного документообігу; чинник директора «на радянський кшталт» — небажання безпосередньо працювати з комп’ютером, переглядати і редагувати документи. З іншого боку, відсутність закон про електронний документ передбачає обов’язкову наявність паперового першотвору будь-якого значимого документа навіть за існуванні електронного варіанта. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електронними документами. Коли говорять про автоматизації діловодства чи документообігу, то зазвичай розуміють будь-які інформаційні технології, пов’язані з обробкою документів — від використання текстових процесорів до системам управління потоком робіт та управління базами даних. Через війну до цієї категорії потрапляє дуже широкий, спектр програмних продуктів: Системи управління документами, точніше — з файлами документів на машинних носіях. Існує дуже багато програмних продуктів, дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні і інші типи документов.

Принципи автоматизації діловодства Автоматизовані системи діловодства діляться на два класу. До першого належать системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і освоєння їх вилучення з метою передачі у докладання, хто з ними працювати. До другої класу ставляться системи управління електронним документообігом. Там функції управління документами по дорозі проходження від однієї користувача — посадової особи до іншого із можливістю контролю над їх переміщенням з фіксацією всіх змін супроводжуючих резолюций.

Нині основна концепція автоматизації документообігу виходить з засадах управління бизнес-процессами, під час виконання яких створюються та рухаються документи. Інакше кажучи, це організація та управління процесами створення документів з урахуванням послідовної опрацювання різноманітними користувачами інших існуючих раніше документів. Делопроизводственные процеси організації повинні прагнути бути суворо структуровані, що зустрічається які завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволить організувати і спланувати виконання робіт з документами, як у заздалегідь наперед визначеним маршрутним технологічним схемами, і з наданням виконавцям певної волі у ухваленні рішення своєму рівні. Найважливішими характеристиками фахівці зазвичай виділяють такі:. програмна платформа (система, забезпечує збереження і пошук документів, і навіть система обміну повідомленнями. Нині використовується архітектура «клієнт /сервер»);. підтримка розподіленої обробки інформації;. можливості масштабирования (набір підтримуваних платформ; максимальну кількість користувачів; число рівнів вкладеності структур);. відкритість архітектури та можливість інтеграцію з іншими додатками;. типи документів, із якими працює система (формати документів; підтримка роботи з іншими складовими документами і з декількома версіями документа; зв’язку документів (один документ то, можливо відповіддю в інший чи то, можливо породжена у виконанні попереднього документа); спільного використання електронних і спонукає пересічних (паперових) документів);. колективна робота групи виконавців над одним (або кількох) документами;. можливість роботи з «вільної «схемою (без жорсткої фіксації маршрутов);

. кошти на визначення маршрутних схем проходження документів;. можливості контролю над проходженням документів;. спосіб оповіщення посадових осіб;. особливості настройки продукту потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;. кошти регламентації доступу і криптозахисту;. кошти оповіщення про порушення у регламенті проходження документів;. орієнтація на традиційну російську концепцію документооборота.

Системи управління електронними архівами характеризуються такими функциями:

Ввод.

Система мають забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, надходили з багатьох джерел: через мережу, з дисків, модемів і сканеров.

Хранение.

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити низку проблем:. можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої інформації;. організація збору, збереження і актуалізації розрізненої інформації;. висока надійність і керованість системи, швидке й підконтрольний доступ користувачів до інформації;. економію коштів з допомогою зосередження обслуговуючого персоналу щодо одного місці;. можливість централізованого розвитку обчислювальних средств.

Принципи технології електронного документооборота.

Організація роботи з документами — ключова технологія управління у будь-якому установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства чи корпорації. Природно, ефективне керівництво вимагає деякою системи роботи з документами. Що ширшим сфера і цьогорічні масштаби діяльності організації, тим паче важливу й самостійну роль грає власне система діловодства. Вона передбачає як єдині правила документування — оформлення документів, а й єдиний порядок документооборота.

Відсутність дієвою технології управління документообігом наводить, зрештою, до того що, що, зазвичай, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, як і історія та поточний стан тієї чи іншої питання, ніж конкретно зайняті исполнители.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових — документів, але з технологію підготовки в них: роботи з проектами і неофіційними робітниками документами. Тому на згадуваній етапі підготовки документів можна буде застосувати довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж говоримо про нормативному документообігу, слід врахувати ряд найхарактерніших особливостей. Це дуже чітко окреслена і дуже специфічна предметна область.

До об'єктах системи управління документообігом ставляться структури даних, з яких виробляються операції. До них належать картотеки, регистрационно-контрольные картки, файли документів, повідомлення й папки. Кожен документ має бути зареєстрований у системі. У процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і соціальне становище його обробки. Передбачається можливість ієрархічних двунаправленных гіпертекстових перетинів поміж документами.

Картотеки — це віртуальне підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки/журнала підрозділи організації. Власне документ може існувати поза автоматизованої системи, наприклад на папері. За наявності однієї чи кількох машинних файлів, містять електронну версію документа, система зберігає посилання відповідні файли документи й програми з їх чтения/редактирования. Таким чином, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересилання документа від користувача до користувача формується повідомлення, що містить реквізити адресата, кореспондента, дату та власне текст супровідного сообщения/резолюции. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, що потенційно можуть створюватися для всього контрольованого документа або його разделов.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якомусь ознакою, наприклад технологічного, тематичного тощо. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістю взаємозалежного функціонування кількох систем автоматизації документообігу. І тут обмін документами між системами здійснюється з допомогою будь-який системи електронної почты.

Системы управління документообігом з урахуванням web-технологий.

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, уперших, забезпечать спільного використання документів співробітниками підприємств і зміцнити взаємодію між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-узле і він, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами і замовниками. Компанії, мають власні интрасети з урахуванням протоколу IP, мають можливість вільно використовувати їх задля її подальшого розвитку системам управління і методи обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити все паперові документи у електронні і зосередити в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по интрасети всім співробітникам фірми, а, по Internet — її клієнтам. Це дозволить знизити видатки поширення паперової документації з допомогою публікації необхідної інформацією Internet і интрасети й тимчасово підвищити ефективність роботи з документами службовців компании.

Останні десятиліття розвитку мережевих коштів показали, що сучасні підприємства що неспроможні уникнути систем з урахуванням webтехнологій, оскільки і вони дозволяють остаточно можливість перейти до безпаперовій технології, забезпечивши віддалений доступом до документів. Системи управління документами, використовувані нині в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, які у межах підприємства, т. е. інформації, пересылаемой службовців і відділеннями, і навіть забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами, і дистрибуторами Основні функції системи управління документами — класифікація інформації, розміщення їх у бібліотеках баз даних, і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право працювати з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, що дозволяють редагувати документи, колективно працювати із нею, і навіть обмінюватися вони за каналам електронної пошти. До цього часу такі впроваджувалися досить повільно й вони не користувалися успіхом в споживачів тому, що ні могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили та їхні змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами з урахуванням Web мають усі шанси привернути увагу підприємств, причому головною причиною їхнього популярності у тому, що у ролі клієнтської частини ці докладання клиент/сервер використовують стандартний Web-броузер. З допомогою таких систем службовці, працюючі вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії, підключившись до корпоративному серверу у вигляді модему або сітьової карта народження і броузера і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують унікальну можливість звернутися до Web-узлу підприємства міста і, клацнувши мишею по піктограмі, відповідної засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеці бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У колишніх, традиційних системах управління документами на користувальному комп’ютері вимагалося встановити клієнтську частину акцій цього докладання, що обмежувало можливості використання цієї продукту. З іншого боку, кожному за користувача, що у колективній праці з документами, компанія має була придбати у постачальника ліцензію, що призводило значним матеріальним затратам. Системи управління документами з урахуванням Web не вимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи заощаджувати значні средства.

Найбільш приваблива сторона системам управління документами з урахуванням Web — економія коштів. У кінцевому підсумку Web-системы управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи як поділ документів на категорії і зміцнити взаємодію з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще один функція майбутніх системам управління документами залежить від наданні доступу до корпоративним інформаційним бібліотекам як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, зможуть отримати специфікації продукції, графіки поставки виробів і той інформацію, не представляє комерційної таємниці. Основні причини, що потенційно можуть уповільнити розвиток коштів управління документами з урахуванням Web, — це ризик, пов’язані з недостатньою захистом інформацією системі Web, і складність розробки розвинених додатків з урахуванням моделі «слабкий клиент/мощный сервер » .

Оскільки документи стають дедалі різноманітнішими і орієнтованими на Internet, користувачам знадобляться кошти, які здатні маніпулювати як текстами, і зображеннями, відеоінформацією і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем обмінюватись інформацією між організаціями, які працюють у області стандартизації, і, по-друге, виступає у ролі середовища для швидкої розробки додатків. Интрасеть доступне тільки структурних підрозділах організації, зовнішні користувачі мають доступ лише з Web-узел.

Найбільш складної є проблема захисту. Якщо йдеться про однобічному доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко: досить надати зовнішнім користувачам, обращающимся до бібліотек документів через Web, право лише шукати й читати дані. Такий вид доступу означає, що ця компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративної сіті й без отримання якихось прав управління даними. Це значно знижує небезпека внесення несанкціонованих змін — у відповідальну інформацію. І тут користувач з допомогою Web-броузера може лише ознайомитися з цими, розміщеними на Web-сервере, поставленого останнім і внутрішньої мережею корпорации.

Коли систему управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, саме цей спосіб спільного використання документів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється. Тепер задля забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібні спеціальні програми, яка регламентує права доступу. З іншого боку, на клиентском комп’ютері має бути встановлено спеціальне додаток, підтримує зв’язку з сервером підприємства міста і що дозволяє йому реєструвати документи, яких звертається користувач, та, внесені останнім. Нині більшість систем, призначених керувати документами у системі Web, включають розвинене серверне програмне забезпечення невеличкої клієнтську частина, розраховану на так званого «слабкого «клієнта, т. е. пристрій, яке має потужного процесора й здатне забезпечити лише перегляд інформації з допомогою Webброузера. Ці системи неможливо взяти доступ користувачів до информации.

Хоча проблеми із захистом даних доки вирішені, Web-приложения для роботи з документами можуть одержати стала вельми поширеною не через 5−10 років, а набагато швидше. Систему керування документами з урахуванням Web — універсальний інструмент більшість підприємств, позаяк у ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), який би зв’язок між різними платформами. Звісно, дана технологія потребує в додаткових коштах захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той самий час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для системам управління документами з урахуванням Web з’являться незабаром. Традиційним засобом захисту в интрасети служить брандмауэр, розташований між интрасетью і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, і навіть ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауэр на зовнішні Web-узлы дозволено обмеженого кола службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів й має повний заборона доступом до мережі з зовнішніх Web-узлов створюють умови для безпечної експлуатації і зручною роботи персонала.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мэйнфрейме, не підключеному до интрасети і Internet. Починати впровадження варто з найбільш простого варіанта системи — перевірити їх у интрасети компанії, і лише після цього організовувати зовнішні зв’язку через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використовувати також такі меры:

1. Вбудовування центральна вузол програмно-апаратний комплекс, виконує функції брандмауэра.

2. Фільтрація пакетів і аутентификация пользователей.

3. Забезпечення внутрішнього зв’язку між вузлами у вигляді корпоративної интрасети, має локальні IP-адреси, незареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього мира.

4. Огорожу виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, виконує реєстрацію зовнішніх Web-узлов, відвідуваних пользователями.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, містять найважливіші бази даних, і Web-серверах, що перешкоджає не санкціонованого доступу до баз даних. Це може бути кілька зменшити переваги web-технологии.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівні доступу, ролі, групи користувачів, шифрування тощо. д.).

Використання електронної почты.

Що стосується, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або системою електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервере. Другий спосіб застосуємо у разі, якщо особи, яких може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж адресований напрями документів до исполнителям.

Системою, які забезпечують маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка проводить паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизируемый документ повертається у початок маршруту, наприклад до ініціатору, а котрий розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. З допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документов.

До кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими ящиками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштуризатор. Але користувачі повинен мати можливість як працювати з електронною поштою не більше интрасети, а й обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функции:

• обмін повідомленнями між пользователями;

• обмін документами між пользователями;

• обмін даними між приложениями;

• оповіщення користувачів здогадалася про прихід певних событий.

Система корпоративного електронного архива.

Але долучення потужних системи управління електронними документами не завжди призводить до отриманню очікуваного ефекту. Причина у цьому, що дуже багато оперативної та довідкової інформації як і залишається на паперових носіях. Ручне обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може бути використання технології побудови корпоративного електронного архива.

У межах галузі корпорації йдеться щодо традиційної автоматизації каталогів бібліотек, йдеться про побудові інтегрованої системи глобального масштабу, які забезпечують ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів мають у електронному вигляді. Причому, технологія повинна мати як засобу создания/наполнения супербанка даних, і кошти гарантування належного функціонування та розвитку. Проте, якщо потреба у такий технології назріла багато років як розв’язано, то технічна можливість реалізації з’явилася нещодавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрям впровадження коштів штучного інтелекту, дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви информации.

Загальну ідею можна окреслити так. Організується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і методи обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низьку якість, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого об'єму. Дані, необхідних пошуку документів, зберігаються у високопродуктивної і отказоустойчивой системі пам’яті, а графічні образи документів — як зображень на носіях, характеризуемых тривалим часом збереження і дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву — забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова й підтримка системи атрибутивного пошуку, властивого системам управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок тимчасових і вартісних ограничений.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву з права можна вважати технології індексування й пошуку. Перше напрям, що називається також корпоративним електронним архівом, належить до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на виключно атрибутном пошуку структурованих даних. Альтернативне напрям електронного архівування виходить з принципі повнотекстового індексування неструктурированных даних, і включає контекстно-независимое індексування, яке залежить від природної мови, і контекстно-зависимое індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію та відшуковування з урахуванням специфіки морфології і семантики природного языка.

Як зазначалося, дані у системі можуть міститися у двох видах: пошуковий образ та спосіб власне документа. Через високих вимог до швидкості доступу до пошуковому образу документи й його цілісності, він має зберігатися в високошвидкісних отказоустойчивых системах зберігання, наприклад RAID-массивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв неможливо унаслідок їх високу вартість. З огляду на те, більшість архівних документів, мало підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках може бути краще. З іншого боку, компакт-диски зручніше у роботі: їх автономне читання можна проводити будь-якою комп’ютері, комплектуемом приводом CDROM.

Microsoft Word.

Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, та був і ще більш пропрацьовану і доповнену версію Windows 95, 98, 2000, Windows xp. З найбільшої користю, мій погляд, досягнення комп’ютерної техніки позначилися на діловодстві, вирішення завдань якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно повысилась.

Процес створення і мовного оформлення документів досить непростий. Проте таку програму як текстовий процесор Microsoft Word набагато полегшує і спрощує его.

Створення шаблону. Якщо зберегти шаблон в папці «Шаблони» (Див. Мал.8, 9), він вийде в вкладке Загальні під час виборів команди — Створити (меню Файл). (Рис 1) Якщо зберегти шаблон на одній із папок, вкладених у папку Шаблони, наприклад Записки чи Звіти, то, при виборі команди — Створити з’явиться на вкладке із назвою. (Рис.2) Щоб створити новий шаблон з урахуванням існуючого документа, виберіть команду — Відкрити в меню Файл, та був відкрийте потрібний документ. Щоб створити новий шаблон з урахуванням існуючого шаблону, виберіть команду — Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на знову створюваний, встановіть перемикач Новий документ у безвихідь Шаблону, а потім натиснімо кнопку — OK. Виберіть команду — Зберегти меню Файл. (Рис.3) Виберіть значення Шаблону документа на полі Тип файла. Це значення автоматично з’явиться за збереження файла, котрій під час створення був встановлено тип шаблону. (Рис.4).

По вмовчанням на полі Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити список шаблонів на окремої вкладке в діалоговому вікні Створення документа, відкрийте жодну з папок, вкладених у папку Шаблоны.

Введите ім'я для створення нового шаблону на полі Ім'я файла і натисніть кнопку — Зберегти. Внесіть ці зміни в розміри полів і 100 сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі та інші параметри форматування. (Рис.5а, б, в.) Додайте текст, документа. (Див. Мал.6) Натисніть кнопку — Зберегти, та був виберіть команду Закрити в меню Файл. (Рис.7).

Microsoft Excel Створення документу з допомогою Microsoft Excel, дає можливість створювати структурно пов’язані документів, графічного аналізу, у вигляді діаграм і графіків, містить операції: — зміна параметрів (ширини) рядків і шпальт; - робота з списками; - використання абсолютних посилань; - побудова діаграм; - редагування діаграм; - побудова змішаних діаграм і графіків; - створення коментарів. Наприклад, потрібно створити документ про зростання доходів фірми протягом року. Перерахуємо дії, які слід виконати самостійно: 1. Створити новий файл. 2. Створити лист на Зростання доходів. 3. Визначити кордону аркуша формату А4. 4. У другій рядку написати заголовок «Зростання доходів протягом року ». 5. У четвертої рядку сформувати «шапку «документа з чотирьох шпальт: розмістити написи шпальт з перенесення на кілька рядків і отцентрировать їх за висоті та ширині Створення набору документів, містять елементи аналізу даних, з застосуванням структуризації і формуванням зведених таблиць включає такі операції: — структуризація таблиць методом автоматичного підбиття підсумків; - створення зведених таблиць; - консолідація у зведеній таблиці цих з кількох інтервалів; - використання даних інший зведеної таблиці; - створення діаграм з урахуванням структурованих і зведених таблиць; - створення користувальних списків; - застосування користувальницького порядку сортування; - використання імен під час упорядкування формул. Наприклад, для оптового складу медикаментів потрібно розробити систему, що дозволить реєструвати надходження товарів складу і заявки на придбання медикаментів замовниками. Через війну аналізу предметної області (діяльності складу) виявлено такі особливості, що їх враховані при реалізації системи. 1. Для обліку товарів необхідно провести артикул, що забезпечить ідентифікацію товару. 2. Оскільки артикул товару і найменування є повторюваними значеннями у багатьох документах заявки на медикаменти, реєстрація надходжень складу, то даних про товарах і артикулах доцільно скласти як окремого документа. 3. Документи про вступ товарів складу та його відвантаженні зі складу (замовлення) мають різноманітним параметрам, тому повинно бути оформлені в вигляді окремих документів. 4. При оформленні документів на відвантаження зі складу потрібно оперативна інформацію про наявності їх у складі, враховує кількість надходження товару і відвантаженого. Тому доцільно мати іще одна документ, у якому інформацію про наявність товарів складі. 1. Створити новий файл в Ехсеl безпосередньо з ім'ям Склад. 2. Перейменувати робочі листи: Ліст 1 — Товари, Ліст 2 надходження, Ліст 3 — Відвантаження, Ліст 4 — Склад. Загальні вимоги 1. В усіх життєвих документах зафіксувати найменування шпальт. 2. Виконати обрамлення найменувань шпальт документів: зверху і знизу — подвійний лінією, справа й зліва — одинарної. Вимоги до оформлення документів Документ Товари 1. Стовпець Артикул заповнити. 2. Заповнити другий стовпець Найменування видами ліків. Документ Надходження Для шпальти Дата. 1. Призначити формат Дата. 2. Використовувати прогресію заповнення даних: Для шпальти Артикул. 1. Заповнити осередки шпальти числовими даними, які укладати інтервал значень відповідного шпальти листку Товари. 2. Розташувати листи Надходження і Товари однією екрані для зручності реєстрації надходжень. Для шпальти Найменування. 1. Осередки шпальти повинні заповнюватися автоматично за значенням артикулу з документа Товари. Отже, документи Надходження і Товари є пов’язаними документами. Через меню Сервіс — Майстер вибрати режим Пошук та формулу для пошуку значення артикулу листку Товари. Формулу побудувати з допомогою режиму Майстер, та був вручну вносити зміни. Формула приблизно имет такий вигляд: =ЕСЛИ (В5= «-; - «;ИНДЕКСт (Товары!$А$ 4:$В$ 12; ПОИСКПОЗ (В5;Товары!$А$ 4:$А$ 12;); ПОИСКПОЗ (Наименование »; Товары!$А$ 4:$В$ 4;))) Скопіювати формулу в інші осередки з допомогу знака + в нижньому розі осередки. Для шпальти Кількість упаковок. Перетворити увагу, що слід запроваджувати тільки числове значення, але в екрані він буде відображатись з одиницями виміру. Під час упорядкування формату врахувати особливість: відступ від правої кордону осередки. Документ Відвантаження Оформлення шпальт Дата, Артикул, Найменування аналогічно оформленню відповідних шпальт листку Надходження. Скопіюйте значення осередків з аркуша Надходження на Ліст Відвантаження. Вибірково змініть значення шпальтах Дата і Артикул (значення стовпці Найменування обчислюються автоматично). Для шпальти Кому. 1. Використовувати режим Перевірка до створення списку значень. Список значень для шпальти Кому створити листку Відвантаження. Для шпальти Кількість упаковок. 1. Скласти формат, який відбивати запроваджувані числові дані в рублевому форматі з відступом тексту від числової величини. Для шпальти Сума. 1. Скласти формулу для автоматичного обчислення значень: Сума = Вартість упаковки * У упаковок. 2. Призначити осередків цього шпальти грошовий формат з роздільниками розрядів. Заповнити підготовлені таблиці даними. Через війну виконаних дій підготовлені документи Надходження і Товари. 1. Призначити користувальницький формат: одиниця виміру — «прим. », зробити відступ від правого краю шпальти. Інші дані в стовпці Кількість упаковок доки вводити, тому що ці значення мають узгоджуватися з наявністю такого виду товару складі. Для шпальти Вартість. При заповненні шпальти передбачити такі особливості: — і той ж товар може надходити складу по різною ціні; - складі призначають мінімальну відпускну ціну на вид товару. Виходячи із зазначеного, необхідно зробити доповнення на лист Товари — додати новий стовпець Мінімальна відпускна ціна. І тому слід: — встановити курсор в осередок листку Товари і набрати найменування шпальти; - призначити карбованцевий формат новому стовпцю з відступами від значень і правої кордону колонки; - вказати, а осередку, яку дату встановлено відпускні ціни. Повернімося на лист Відвантаження і складемо формулу заповнення шпальти Вартість упаковки. Для шпальти Відсоток. У стовпці Відсоток обчислюється сума, яка стягуватися при відвантаженні товару зі складу за зберігання товару і послуги. Ця ж сума обчислюється залежно від заданої величини. Наприклад. 15% вартості товару. Оскільки величина стягнутого відсотка є константою, то доцільно відвести нею окрему осередок. Для шпальти Сума. Значення в стовпці Сума обчислюються за такою формулою: Сума = (Вартість упаковки + Відсоток) * У упаковок. Ехсеl дозволяє надати таблиці певну структуру, має до максимально восьми рівнів ієрархії. Структуризація таблиць методом автоматичного підбиття підсумків полегшує пересування по рядкам даних, і використовується для угруповання даних із певним параметрами з метою проведення аналізу, побудови діаграм або створення звітів. Підготовка документа до автоматичному підбиття підсумків, перейдіть на лист Надходження. Потрібна створити проміжні підсумки за кожним видом товару, визначаючи по ним загальна кількість упаковок суму. Отже, підсумки підбиватимуться по значенням шпальти Найменування. Підготовка документа включає: — визначення параметрів (шпальт), за якими проводитися підбиття підсумків; - сортування рядків за тими параметрами, котрим підбиватимуться підсумки (відсортувати рядки документа по стовпцю Найменування). Створення підсумків. На виконання цієї операції потрібно: — активізувати будь-яку осередок документа — через меню Дані - Результати визначити параметри: 1) наименование шпальти, за зміни значення, у якому потрібно підбивати підсумки (Найменування); 2) вказати стовпчики, якими потрібно підбиття підсумків (Кількість упаковок і Сума). У результаті документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки: Після розрахунку проміжних підсумків за наявності структури можна отримати роботу документ тільки з підсумковими записами груп. При натисканні на кнопку структури зі знаком «мінус «відбувається згортання записів цієї групи, при натисканні на кнопку «плюс «виконується розкриття записів. Отже, можна формувати документи із різним рівнем вкладеності структури. Зверніть записи до результатів і побудуйте діаграму у новій документа: Використання кількох підсумкових функцій одночасно Результати по столбцам Кількість упаковок і Сума формувалися з урахуванням використання функції підсумовування. Потрібна додати іще одна проміжний підсумок, який обчислюється як середній розмір вартості упаковок. І тому треба: — виділити інтервал осередків, дані якого знадобляться для обчислення проміжних підсумків {чи активізувати будь-яку осередок, що стосується табличній частини документа); - через меню Дані - Результати вказати параметри для обчислення проміжних підсумків: вид операції - Середнє по стовпцю Вартість пакування й зняти опцію Замінити поточні підсумки. У результаті документі автоматично формуються структура і проміжні підсумки: Після розрахунку проміжних підсумків за наявності структури можна отримати роботу документ тільки з підсумковими записами груп. При натисканні на кнопку структури зі знаком «мінус «відбувається згортання записів цієї групи, при натисканні на кнопку «плюс «виконується розкриття записів. Отже, можна формувати документи із різним рівнем вкладеності структури. Зверніть записи до результатів і побудуйте діаграму у новій документа: Використання кількох підсумкових функцій одночасно Результати по столбцам Кількість упаковок і Сума формувалися з урахуванням використання функції підсумовування. Потрібна додати іще одна проміжний підсумок, який обчислюється як середній розмір вартості упаковок. І тому треба: — виділити інтервал осередків, дані якого знадобляться для обчислення проміжних підсумків (чи активізувати будь-яку осередок, що стосується табличній частини документа); - через меню Дані - Результати вказати параметри для обчислення проміжних підсумків: вид операції - Середнє по стовпцю Вартість пакування й зняти опцію Замінити поточні підсумки. Через війну додався нового вигляду проміжних підсумків: Для роботи з цим документом і скасуйте структурування даних. Скасування структури даних На виконання цієї операції потрібно: — активізувати будь-яку осередок, що стосується структурованої області документа; - в меню Дані - Результати натиснути кнопку «Прибрати все. Розглянемо у цьому документі ряд можливостей, що надає Ехсеl з аналізу та молодіжні організації даних. Сховайте тимчасово стовпець Вартість упаковки (стовпець Про). Створіть додатково два шпальти — День тижня і Обсяг поставки — в документі «Надходження складу »: Для осередків шпальти День тижня складіть формулу, з допомогою яких можна вираховуватимуть день тижня (понеділок, вівторок…) з дати надходження товару складу (стовпець Дата). Активізуйте перший робочий осередок шпальти День тижня (А5). Використовуючи вбудовані функції, складіть формулу: = ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 1; «понеділок »; ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 2; «вівторок »; ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 3; «середовище »; ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 4; «четвер »; ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А5) = 5; «п'ятниця »; ЕСЛИСОЕНЬНЕД (А5) -6; «субота »; «неділю »)))))). Функція ДЕНЬ НЕД обчислює порядковий номер дня тижня з дати, яка є аргументом функції. Скопіюйте формулу в інші осередки шпальти День тижня. Отсортируйте записи документа по Дати. Тепер потрібно відсортувати записи документа по стовпцю День тижня. У чому полягає особливість? Якщо скористатися стандартної сортуванням по спадаючій чи зростанню, то записи будуть відсортовані у порядку: неділю, вівторок, понеділок, п’ятниця, середовище, субота, четвер. Але завдання залежить від сортування записів гаразд чергування днів, у тижню: понеділок, вівторок, середовище, четвер, п’ятниця, субота, неділю. Нестандартний порядок сортування називається користувальницьким. Користувальницький порядок сортування На виконання цієї операції потрібно: — активізувати будь-яку осередок табличній частини документа, записи якої необхідно відсортувати; в меню Дані - Сортування вказати: сортувати полем День тижня і натиснути кнопку Параметри; - в меню Параметри сортування з вікна Сортування за першим ключу вибрати вид списку, з урахуванням якого «буде виконуватися сортування. Як формуються користувальні списки? Створення користувальних списків На виконання цієї операції потрібно: — в меню Сервіс Параметри перейти на закладку Списки; - з вікна Списки активізувати рядок Новий список; - з вікна Елементи списку перерахувати значення списку чи вказати інтервал осередків, значення яких можна використовуватиме складання списку; - натиснути кнопку Додати. Отже, сортування щодня тижня виконано. Навіщо створювався цей стовпець? Для проведення аналізу, у який день тижня найбільше надходить товарів. Задля реалізації це завдання потрібно здійснити такі дії: — структурувати таблицю по стовпцю День тижня; - звернути все робочі рядки проміжних підсумків; - виконати сортування за сумою. Приклад формування интервального умови: — активізувати перший робочий осередок з шпальти Обсяг поставок; - скласти формулу визначення рівня обсягів: = ЄС Л И (О5< 100; «низький »; ЕСЛИ (И (05>=100;05.