Составление й організаційно-розпорядчою документации

ПЛАН.

I.

Введение

.

II. Історія розвитку служб документації в России.

III. Упорядкування й організаційно-розпорядчою документации.

1.Классификация і структура організаційно розпорядчих документів ГОСТ Р6.30−97.

2.Состав реквізитів організаційно-розпорядчою документации.

3.Требования до оформлення реквізитів організаційнорозпорядницької документации.

IV.

Заключение

.

V.

Литература

.

не треба доводити, що знання діловодства, вміння документально оформити управлінське рішення поруч із етикою ділового спілкування в менеджера рівня, фахівця стало невід'ємною ознакою профессионализма.

I Коротка історія розвитку служб документации.

З часів сягнули нас різні види документів, з допомогою що їх дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, утворюють в ті далекі времена.

Документи виникли разом із писемністю, спочатку як закріплення майнових відносин, та був, з недостатнім розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі. Документи є з найважливіших сховищ людської памяти.

Етапи становлення діловодства в России.

У Росії її до початку XVII століття першим склалося наказове діловодство. Наказами тоді іменувалися органи структурі державної влади. Документи мали форму свитка, складав завдовжки від 10 до 100 метров.

При Петра першому було запроваджено коллежское діловодство, прогресивніший проти наказним. Колегіями називалися центральні установи, ведавшие окремими галузями державного управления.

На початку ХІХ століття колегії було замінено міністерствами, колегіальність у керівництві змінилася единоличием. Склалося виконавське діловодство. З’явилися бланки службових документів, почалося впровадження механізації конторського труда.

Протягом років радянської влади було випущено діловодство, притаманне централізованого управління народним господарством. У практиці діловодства було встановлено єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми і структурі документів. Встановлено типовий склад інформаційних елементів документів. Було зроблено спробу запровадження Єдиної державної пенсійної системи діловодства (ЕГСД). З метою застосування коштів обчислювальної техніки у низці галузей здійснювалося освоєння уніфікованих систем документації, дозволяють одночасно використовувати їх і традиційних методах обробки документов.

Нині сформованій система обробки документів розвивається з огляду на специфіку ринкових відносин, механізації і комп’ютеризації делопроизводства.

Система документації і уніфікована система документации.

Будь-який документа функціонує з іншими документами.

Сукупність взаємозалежних документів, які у певній сфері людської діяльності, називається системою документов.

Раціонально організований комплекс взаємозалежних документів, створений за єдиним правилами і вимогам, і застосовуваний у певної діяльності, називається уніфікованої системою документації (УСД).

Суть уніфікації і стандартизації в производстве.

Обов’язковою умовою організаційної і управлінською діяльності на підприємствах, у державних установах є документування. Організація і управління характеризується разнообразим і повторимостью робочих ситуацій і зроблених дій зі їх вирішення. Звідси велика розмаїтість документів і майже необхідність їх уніфікації і стандартизации.

Суть уніфікації зводиться до зменшення невиправданого різноманіття документів, привид до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій із обробці, обліку і хранению.

Суть стандартизації залежить від спорудження норму, обов’язкову до застосування, оптимальних правив і вимог щодо з розробки й оформленню документів, які у установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки у своїй оформляються як міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ.

Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

У розробці уніфікованих систем документації нагромаджено великий політичний досвід. Тривалий час країни діяв ГОСТ 6.38−72 на вимогами з оформленню організаційно-розпорядчою документації. У 1990 року стандарт піддався певної переробці з урахуванням двадцятирічної практики її використання (ГОСТ 6.38−90).

З 01.07.1998 року у РФ набрав чинності ГОСТ Р6.30−97.

Є певний досвіду у створенні інших систем уніфікованої документации.

Види ділові документи на підприємствах і организациях.

Усі, які звертаються для підприємства, у створенні, класифікують за такими ознаками: видам діяльності, найменуванням, способу фіксації інформації, місцеві складання, ступеня труднощі й др.

3.1 Які види організаційно-розпорядчою документації звертаються на підприємств і организациях?

Серед великого розмаїття видів ділові документи, обертаються на підприємствах і організаціях, организационно-распорядительная управлінська діяльність переважно залежить від з розробки й реалізації рішень, фіксованих в організаційно-розпорядчою документації. Організаційно-розпорядчою документація є найширше що використовуються виглядом документации.

Организационно-распорядительная документація класифікується втричі группы:

— распорядительная документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, указания);

— иформационно-справочная документація (листи, телеграми, телефонограми, факси, акти, протоколи, доповідні і службові записки);

— організаційна документація (статути, становища, правила, інструкції, штатні расписания).

Класифікація організаційно-розпорядчою документації дозволяє забезпечити оперативний пошук, контроль виконання, створює умови для уніфікації документов.

3.2 Яке призначення ГОСТ Р 6.30−97.

ГОСТ Р6.30−97 (мал.1) поширюється на організаційнораспорядительную документацію, передбачену уніфікованої системою організаційно-розпорядчою документацією (УСОРД) — накази, розпорядження, постанови, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, і навіть питань управління, взаємодії, забезпечення й державного регулювання діяльності федеральних органів структурі державної влади, органів структурі державної влади суб'єктів влади РФ, підприємств, організацій та об'єднань незалежно від організаційно-правовою форми і виду деятельности.

Стандартом встановлено: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків так і оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використанню та зберігання бланків з відтворенням Державного Герба РФ, гербів субъектов.

РФ.

Правило й підвищити вимоги ГОСТ Р6.30−97 носить універсальному характері і знаходять широке використання у інших уніфікованих і уніфікованих системах документації. Знання цих правив і вимог дозволяє опанувати раціональними прийомами роботи з документами, заощаджувати час з їхньої впорядкування і обработку.

3.3 Що таке формуляр організаційно-розпорядчою документации.

Сукупність закріплених місць у площі листи паперу певного формату під розміщення інформаційних елементів документа називають формуляром.

ГОСТ Р6.30−97 встановлює для організаційно-розпорядчою документації дві основні формату документівА4 і А5. допускається застосування формату А6. Формуляри встановлені для найширше застосовуваного формату А4 з кутовим і подовжнім розташуванням штампів, наведено на рис 2 і трьох соответственно.

Формуляр ділить площа формату втричі зони: службове полі документа, полі розміщувати кутового штампа і робочий полі документа. Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документи й закріплення їх у засобах зберігання. Поле розміщувати кутового штампа розташований у лівому верхньому розі формату чи верхньої його частину при подовжньому варіанті розташування штампа. Решта площі формату становить робоче полі документа.

[pic].

Площа формату заповнюється інформаційними елементами документа, але в бланках документів, ще і символічними знаками.

Інформаційні елементи документа в діловодстві називають реквізитами. Розрізняють реквізити постійні й перемінні. Постійні реквізити повторюються в обов’язковому порядку переважають у всіх документах даного найменування. Змінні - наносяться безпосередньо для підготовки конкретного документа.

Символічні знаки служать орієнтирами під час оформлення документів, вказують початок і поклала край розміщення реквізитів, відзначають місця для пробивки отворів під підшивку документов.

3.4 Склад реквізитів організаційно-розпорядчою документации.

До складу реквізитів організаційно-розпорядчою документації відповідно до ГОСТу Р6.30−97 включено такі. (рис. 2 і 3).

01- державний герб РФ;

02- герб суб'єкта РФ;

03- емблема організації, або товарний знак;

04- код организации;

05- код форми документа;

06- найменування организации;

07- довідкові дані про организации;

08- найменування виду документа;

09- дата документа;

10- поширений номер документа;

11- посилання реєстраційний номер і дату документа;

12- місце складання чи видання документа;

13- гриф обмеження доступу до документу;

14- адресат;

15- гриф затвердження документа;

16- резолюция;

17- заголовок до тексту;

18- позначка про контроле;

19- текст документа;

20- позначка про наявність приложения;

21- подпись;

22- гриф згоди документа;

23- види узгодження документа;

24- печать;

25- позначка про завіренні копии;

26- позначка про исполнители;

27- позначка про виконання документи й напрямі їх у дело;

28- позначка про вступ документа в организацию;

29- позначка для автоматичного пошуку документа.

Для виготовлення бланків документів використовують такі реквизиты:

01,02,03,04,05,06,07,08, і навіть позначки для розташування реквизитов.

09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформленні документів варто використовувати такі реквизиты:

09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

[pic].

3.5 Що являє собою бланк документа?

Бланком документа називають аркуш паперу дозволеного формату з нанесеними у ньому постійними реквізитами. Застосування бланків скорочує трудомісткість складання документа, підвищує естетичну бік її оформления.

Бланки конструюються з урахуванням як кутового, і подовжнього розташування реквізитів. Бланки з кутовим розташуванням реквізитів вигідніше, оскільки це дозволяє заощаджувати до 20% площі місця бумаги.

Формуляр, наведений на рис. 2, передбачає саме таке расположение.

Подовжній варіант використовується організаціями, із великою кількістю друкованих знаків у тому найменуванні чи печатающими постійні реквізити ви не — національному й російському (реквізити 06,07,12).

Бланки документів повинен мати поля (мм): 20−35-левое; 10-правое; 20- верхнє; 10-нижние.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонов.

Бланки допускається виготовляти типографическим способом, з допомогою коштів оперативної поліграфії чи відтворювати з допомогою коштів обчислювальної техники.

Бланки документів проектують відповідно до рис. 2 і трьох. Суцільними лініями позначаються фіксовані кордону зон розташування реквізитів, пунктиром — перемінний. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквизитов.

Реквізити 01,02,03 мають над серединою реквізиту 06. Реквизит.

06 допускається раполагать лише на рівні реквізиту 03.

Реквізити 06,07,08,12 обмежувальні позначки для реквізитів 09,10,11 не більше кордонів зон розташування реквізитів розміщують однією з способов:

— центрованим (початок і поклала край кожного рядка реквізиту одно віддалені до кордонів зони розташування реквизитов;

— флаговым (кожна рядок реквізиту починається від лівої кордону зони розташування реквизитов).

Для організацій, її структурного підрозділи посадової особи встановлюють такі види бланків документов:

— загальний бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретної документа, крім письма.

Загальний бланк (рис. 4), зокрема з кутовим розташуванням постійних реквізитів, використовують із виготовлення будь-яких видів документів крім писем.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації включає реквізити 01,02,03,06.

Бланк листи (рис. 5,6) залежно від установчих документів організації включає реквізити 01,02,03,04,06,07 й за необхідності обмежувальні позначки для верхніх кордонів зон розташування реквизитов.

09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного підрозділи організації (див. мал.7) чи посадової особи (рис. 8) практикують у разі, якщо керівник підрозділи чи посадова особа проти неї подписи.

Бланк конкретної документа (рис. 9), крім листи, залежно від установчих документів організації включає реквизиты.

01,02,03,05,06,08,12, обмежувальні позначки для кордонів зон розташованих реквізитів 09,10,11,12,17,18.

Допускається виготовляти документи на пишучої машинці або за допомогою друкувальних пристроїв обчислювальної техники.

Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки.

Допускається друкування документів з виправленням зворотного боку листа.

Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчою документации.

4.1 Вимоги до оформлення реквізитів на полі кутового штампа.

Державний герб РФ поміщають на бланках документів мають у відповідно до постанови про Державному гербі РФ.

Веслував суб'єкта РФ поміщають на бланках документів мають у відповідність до правовими актами суб'єктів РФ.

Емблему організації, або товарний знак поміщають на бланках організацій відповідно до статуту. Емблему не відтворюють на бланку, якби ньому поміщений Державний герб РФ.

Код організації проставляють по загальноросійському класифікатору підприємств і организаций.

Код форму документа проставляють по загальноросійському класифікатору управлінської документации.

Найменування організації, що є автором документа, має відповідати найменуванням, закріпленому у її установчих документах.

Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності повна його назва вищестоящої организации.

Найменування організацій суб'єктів РФ, мають поруч із російською мовою як державної національний мову, друкують двома языках.

Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, як його закріплено у статуті. Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською языке.

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділи організації вказують у разі, якщо є авторами документа, і мають нижче найменування организации.

Автором документа то, можливо посадова особа, які мають организацию.

Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів, і інші інформацію про розсуду организации.

Найменування виду документа складеного чи виданого організацією, регламентується статутом й має відповідати видам документів, передбачених УСОРД.

У листі найменування виду документа не указывают.

Датою документа є дата підписання чи затвердження, для протоколу дата засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа її вважають найбільш пізня дата подписания.

Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, що можна заповнювати на розсуд організації індексом справи з номенклатурі дел.

Реєстраційний номер документа, складений двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, проставляемый через косу лінію гаразд вказівки авторів в документе.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає реєстраційний номер і дату документа який дається ответ.

Місце складання документа вказують у разі, якщо утруднено його визначення по реквизитам.

Оформлення реквізитів, розміщених робочому полі документа.

Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок першою аркуші документа, і можна доповнити даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державну таємницю і конфіденційної информации.

Як адресата може бути організації, їх структурні підрозділи розміщуються, посадові чи фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділи вказують в називному падеже.

Посада особи, якому адресовано документ вказують в давальному падеже.

Якщо він вирушає до кілька однорідних організацій, їх слід вказувати обобщенно.

Документ ні утримувати понад чотири адресатів. Слово «копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів становлять список розсилки документов.

Гриф затвердження документа мають у правому верхньому розі документа.

Документ стверджується посадовою особою або спеціально видаваним документом.

Резолюцію рекомендується наносити з певним нахилом, пастою, котра за кольором від основного тексту документа.

Допускається оформлення резолюції на на окремому листі. Заголовок до тексту включає стислий зміст документа. Заголовок цілком узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати ми такі питання: що, кого і др.

До тексту документів оформлених на бланках А5 заголовок годі й составлять.

Текст документа становлять російською чи національному мові відповідно до законодавством РФ і суб'єктів РФ про державних языках.

Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі их:

— в федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів РФ;

— підприємств, у створенні та його об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта РФ чи розташовані території інших суб'єктів РФ.

Тексти документів оформляються як анкети, таблиці, зв’язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.

Під час упорядкування тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні прагнути бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини справжнього чи колишніх часів. Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.

Графи і рядки таблиці повинен мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків мають бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці би мало бути пронумеровано, і наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

Зв’язний текст, зазвичай, складається з 2-х частин. У першій частині вказують причини, підстави, мети складання документа, у второй.

(заключній) — рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендации.

Текст може містити одну заключну часть.

У тексті документа підготовленого виходячи з документів інші організації чи раніше виданих документів, вказують їх реквизиты:

Найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків, і ін., його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У розпорядчих документах організацій, діючих за принципами единоличия, і навіть документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи єдиного числа.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третя особа єдиного числа.

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множинного числа.

Текст протоколу викладають від третя особа множинного числа.

У документах, які визначають правничий та обов’язки організацій, їх структурних підрозділів, і навіть містять опис, оцінку фактів чи висновку використовують форму викладу тексту від третя особа єдиного чи множинного числа.

У листах використовують такі форми изложения:

— від першої особи множинного числа;

— від першої особи єдиного числа;

— від третя особа єдиного числа.

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не указывается.

Під час підписання документа кількома посадовими особами їх підписи мають одну під другий — у послідовності відповідної займаній должности.

Під час підписання документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються однією уровне.

У документах складених комісією вказують не посади осіб, підписують документ, які обов’язки у складі комісії відповідно до распределением.

Документ може бути підписаний виконуючим обов’язки посадової особи з указівкою її фактичної посади і прізвища, у своїй заборонена ставити прийменник «за», напис рукою «заступник» чи косу риску перед найменуванням должности.

Гриф узгодження документа складається з слова УЗГОДЖЕНО, посади особи, з яким узгоджується документ, особистої підписи, розшифровки підпис дата согласования.

Узгодження документа оформляють візою що включає підпис визирующего, розшифровку підпис дату, а за необхідності - посаду визирующего.

Візи проставляють на останньому аркуші першотвору розпорядницького документа, на копії що відправляється документа. Можливо оформлення віз розпорядницького документа на окремому листе.

Печатка запевняє справжність підписи посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти пов’язані із саудівським фінансовим средствами.

Документи запевняють печаткою организации.

При завіренні відповідності копії документа оригіналом нижче реквизита.

«підпис» проставляют:

— завершительную напис «верно»;

— посаду особи, що завірила копию;

— особисту подпись;

— розшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускається посвідчувати копію документа печаткою, визначеною за розсуду организации.

Позначка про виконавці включає прізвище виконавця документи й номер його телефону. Оцінку про виконавці мають на лицьової чи звороті останнього аркуша документа у лівій нижньому углу.

3. Вимоги до оформлення реквізитів на службовому полі документа.

Позначка про контроль — це позначка про контроль над виконанням документа, яку позначають буквою «до», словом чи штампом «контроль».

Відмітки про виконання документи й напрямі його до справи входять такі дані: посилання дату і номер документа, засвідчує про виконанні, чи стислі дані про виконання: слова «до справи»; номер справи, у якому зберігатися документ; підпис; дата.

Позначка про виконання документи й напрямі його до справи мала бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу якому виконано документ.

Позначка про вступ документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа.

Допускається проставляти оцінку про вступ документа до організації як штампа.

Позначка для автоматичного пошуку документа може охоплювати ім'я файла, код оператора, і навіть інші пошукові дані, встановлювані в организации.

4.4 Перелік документів, які підлягають утверждению.

Утвердженню подлежат:

— акты.

— договоры.

— задания.

— інструкції, правила.

— нормативы.

— отчеты.

— перечни.

— планы.

— положения.

— розцінки виробництва работ.

— сметы.

— стандарты.

— структура і штатна численность.

— тарифні ставки.

— уставы.

— формы.

— штатні розклади і зміни до ним.

4.5 Перелік документів у яких ставиться гербова печать.

Гербова печатку ставиться наступних документах:

— акты.

— доверенности.

— договоры.

— заявления.

— ув'язнення й відгуки організацій на десиртации і автореферати, направлені на вищу атестаційну комиссию.

— виконавчі листы.

— командировочні удостоверения.

— добові норми витрат на дорогоцінні металлы.

— зразки відбитків, печаток і підписів працівників, котрі мають скоєння фінансово-господарських операций.

— уявлення та ходатайство.

— листи гарантийные.

— поручения.

— протоколы.

— реестры.

— кошторис расходов.

— спецификации.

— титульні списки.

— уставы.

— штатні расписания.

Заключение

.

Справжній стандарт поширюється на организационно-распорядительные документи, які стосуються уніфікованої системі організаційнорозпорядницької документації (УСОРД) — постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи тощо. буд. (далі - документи), включені в ОК011−93 «общероссийский класифікатор» управлінської документації (ОКУТ) (клас 200 000).

Справжній стандарт встановлює склад реквізитів документів: вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба РФ.

1. Басаков М. І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону.

«Фенікс» 2001.

2. Басаков М. І. Основи діловодства для менеджера. Ростов на дону.

РГЭЛ 1995.

3. ГОСТ Р6.30−97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документов.

4. ГОСТ Р1.5−92 Державну систему стандартизації Российской.

Федерації. Загальні вимоги побудувати, викладу, оформленню та змісту стандартов.

5. Павлюк Л. У. Кисельова Т. І. Воробйов М. І. Довідник з діловодства, архівному справі і основам роботи з комп’ютері. Санкт.

Петербург Видавничий торговий дім «Герда», 1998.

6. Стенюков М. У. Діловодство на підприємстві. Документи з особового складу. Москва «видавництво Пріор», 1999.

7. Чуковенков А. Ю. Янковая У. Ф. Оформлення документів: коментарі к.

ГОСТ Р 6.30−97. Москва: дело, 1999.

8. ГОСТ РФ Р 6.30−2003. Уніфікована система організаційнорозпорядницької документації. Вимоги до оформлення документов.