Управление рухом кадрів на предприятии

ЗМІСТ Запровадження 2 1. Управлінню плинністю кадрів 3 2. Посадові обов’язки відділу кадрів 13 3. Склад документів кадрової служби рухом персоналу 17 Укладання 31 СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 33.

Персонал будь-якого підприємства представлений його кадрами. Склад і структура кадрів постійно змінюється у відповідність до зміною техніки, технології, організації виробництва й управління. Склад кадрів характеризується такими показниками: освітній рівень, спеціальність, професія, кваліфікація, стаж роботи, вік, співвідношення окремих категорій працівників. Характерно і те, що кадри — найбільш рухлива частина продуктивних сил.

Безсумнівно, рух кадрів для підприємства, є не хаотичне переміщення персоналу вже з структурного підрозділу інше, а навпаки, носить четко-упорядоченную і законно-регламентированную динаміку, управління якої, є одним із найважливіших функцій менеджменту у створенні. Тому, кожен управляючий (зокрема, для функціонального менеджера це є основним завданням), має лише, добре уявляти собі той процес, а й намагатися якось, вдосконалити, поліпшити його (з погляду управління), не порушуючи встановлених законодавством норм.

Під рухом кадрів зазвичай понимают:

— прийом на работу;

— переклад в іншу работу;

— увольнение;

— надання отпусков;

— командирование.

Справді, управління кадрами для підприємства нерозривно пов’язане з рухом. Тобто, управління кадрами, саме, яких і визначає їх спрямування рамках організації. Мета цього реферату — розглянути, і охарактеризувати основні аспекти, що у процесі руху кадрів для підприємства, з погляду управляючого, що займається даної проблемою, тобто — функціонального менеджера (відділу кадров).

Відповідно до метою, у цьому рефераті, розглядатимуться такі питання: по-перше, у частині - «Управління плинністю кадрів», буде показано, те, що вивчення руху кадрів, слід розпочинати з аналізу плинності робочої сили в, як основну проблему, із якою зіткнулися багато керівників. Будуть виявлено основні етапи управління плинністю кадров.

У другій — «Посадові обов’язки відділу кадрів», будуть охарактеризовані основні обов’язки функціонального менеджера, як управляючого рухом кадрів на предприятии.

У третій — «Склад документів кадрової служби рухом персоналу», розглядатимуться документи і нормативні акти, необхідних регламентації і здійснення процесу руху кадрів на предприятии.

Наприкінці буде зроблено загальні висновки відповідно до розглянутим темой.

1. Управлінню плинністю кадров.

Під рухом кадрів підприємства розуміється сукупність всіх випадків надходження на підприємство працівників ззовні й всіх випадків вибуття за межі підприємства. Минулими роками цю проблему привертала увагу економістів у зв’язку з тим безсумнівним збитком, який плинність завдає народному господарству страны.

Зблизька проблеми руху кадрів для підприємства слід розпочинати з аналізу плинності робочої сили в. Під плинністю зазвичай розумілося то явище, яке представляється безпосередньої причиною зазначеного шкоди, саме стихійне, неорганізоване рух робочої силы.

Сьогодні плинність кадрів — також одне з багатьох проблем, із якими зіштовхуються сучасні підприємства. Слід розрізняти її природний рівень у межах 3—5% від кількості персоналові та підвищений, викликає значних економічних втрат. Природний рівень сприяє оновленню виробничих колективів. Цей процес відбувається відбувається безупинно і вимагає будь-яких надзвичайних дій із боку кадрових служб і керівництва. Частина працівників забирають пенсію, частина звільняється по різних причин, з їхньої місце приходять нові співробітники — у тому режимі живе кожне предприятие.

Інша річ, коли плинність значно перевищує 3—5%. І тут витрати стають значними і зростають зі збільшенням відпливу кадрів. Зазвичай, відтік пов’язані з звільненням працівників. Останнім часом найгостріше проблема масових звільнень виникає у вигляді реакцію економіко-політичну ситуацію, взяти хоча б наслідки кризи у серпні 1998 року, коли спостерігалися масові скорочення робітників, наприклад, фінансову сферу. Потім, пристосувавшись до нових умов, підприємства змушені були знову набирати персонал. Через війну непродуманої політики повального скорочення персоналові та що відбувся потім аврального набору відбувається руйнація сформованих коллективов.

Останніми роками російській фірмах та підприємствах справи нерідко складалися отож у інших організацій працівники йшли цілими відділами чи бригадами. У цьому, окремі ділянки чи цілі виробництва були паралізовані. Поки набираються нові співробітники, коли вони срабатываются друг з одним і стають колективом, проходить час, в протягом якого підприємство зазнає збитків, пов’язані лише з витратами на трудову адаптацію нових сотрудников.

Високий рівень плинність кадрів майже завжди свідчить про серйозні вади на управлінні персоналом і потребу керувати підприємством загалом, це свого роду індикатор неблагополуччя, хоч у випадках рівень плинності високий через специфіки виробництва (наприклад, великий обсяг сезонних работ).

Поетапно приведення рівня плинності до прийнятного значенням можна явити у частковості через можливість планування майбутніх звільнень, ув’язування процесів звільнення з процесами найму, допомоги звільнюваним працівникам (аутплейсмента). Аби вирішити цієї й інших питань, які є такі після, необхідно виходити із конкретної історичної ситуації для підприємства. Вже згадана нижче методика передбачає впорядковану поетапну діяльність, здійснення яка повинна покласти безпосередньо на кадрову службу підприємства. Уся діяльність із управлінню плинністю кадрів у межах загального управління персоналом можна у вигляді наступних послідовних стадій: Малюнок 1 — Етапи управління плинністю кадрів Розглянемо ув’язнення кожного з етапів більш подробно.

1 ЕТАП. Визначення рівня плинності кадров.

І на цій стадії треба було б головне питання — чи є рівень плинності настільки високим, що зумовлює необгрунтованим економічних втрат, недоотримання прибутку підприємством? Відзначений вище рівень у 3−5% ні сприйматися як індикатор, оскільки професійна мобільність на конкретному підприємстві формується під впливом сукупності чинників — галузева приналежність, технологія виробництва, трудомісткість робіт, наличие/отсутствие чинника сезонності в виробничий цикл, стиль керівництва, рівень цін та принципи корпоративної культури. Тому, за визначенні індикативного рівня слід проаналізувати динаміки трудових показників підприємства за можливо більший період (останні роки), виявити наявність величину сезонних коливань текучести.

2 ЕТАП. Визначення рівня економічних збитків, викликаних плинністю кадров.

Це дуже важливий етап й те водночас одне з найбільш трудомістких, оскільки його проведення необхідні спеціальні дані. Річ у тім, що з початком проведення країні економічних реформ однією з перших управлінських аспектів, яким стали нехтувати підприємства, стало нормування праці, спочатку покликане виявляти резерви продуктивність праці. Підприємств, у яких ведеться урахування витрат робочого дня, розробляються, дотримуються і регулярно переглядаються трудові норми, на момент може бути одиниці. Проте проблемою слід проводити дозвілля у будь-якому разі, тож треба хоча б приблизно оцінити величину втрат, що у будь-якому разі основному складається з таких показателей:

. втрати робочого времени.

— тимчасової інтервал між звільненням працівники правоохоронних і ухваленням нової працівника, протягом якого незаповнене робоче місце не виробляє продукцию;

. втрати, викликані проведенням процедури увольнения.

— виплати вихідної допомоги звільнюваним працівникам (якщо вони проводилися). Тут можна також ознайомитися врахувати законодавчі особливості нарахування виплат, виробленим з різних підставах звільнення. При скороченні штатів і за звільнення за власним бажанням суми виплат будуть різними. Консультацію з цих питань може дати юридична служба (юрист) підприємства Тобто. можна розрахувати «переплачені» кошти й також включити в потери;

— витрати робочого дня співробітника кадрової служби, оформляє увольнение;

. втрати, пов’язані з судовими витратами, пов’язані з незаконним звільненням, наступним відновленням і оплатою часу вимушеного прогулу. Це стаття втрат може бути значної, т.к. шанси На оновлення попередньому робоче місце дуже велики.

. втрати, викликані проведенням процедури найму працівників на вакантне робоче место.

— видатки пошук кандидатів (оголошення засобах масової інформації, рекламні щити з про зарахування роботу і ін.); — видатки відбір кандидатів (витрати робочого дня кадрової служби, здійснює процедури відбору — тестування, співбесіду, перегляд анкет та інших., і фінансових витратах ті ж процедуры);

— витрати, викликані оформленням узвичаєних роботу (витрати робочого часу працівників кадрової служби, здійснюють дане оформлення, і фінансових витратах з цього процедуру);

— прямі витрати з пошуку, відбору і оформленню кандидатів до вигляді оплати послуг кадрових агентств, організацій, здійснюють добір персоналу. витрати за навчання прийнятого працювати сотрудника.

— видатки проведення трудовий адаптації працівника, навчання робоче місце (наставництво, самонавчання, допомогу колег і др.);

— витрати за навчання з відривом від производства;

. зниження продуктивність праці співробітників, що наважилися звільнитися. Такі відомості можна було одержати у ході розробки спеціального соціологічного дослідження з урахуванням опитування, інтерв'ювання, але й під час аналізу даних якісно проведеної атестації персонала.

. видатки формування стабільних трудових колективів із нормальним соціально-психологічним кліматом. Нині дуже поширеною є практика, коли керівники підприємства у цілях розвитку корпоративної культури, формирования.

«командного духу», згуртування колективу, організує на свої співробітників спільні відвідин спортзалів, проведення свят т.д. Кошти, щоб їх керівництвом підприємства та такі цілі й увійдуть до статтю затрат.

Оцінивши розмір збитків, необхідно зіставити його з витратами ліквідувати причини зайвої плинність кадрів. Проте, перш необхідно з’ясувати, які причини цій ситуації, чому відбувається відтік робочої силы.

3 ЕТАП. Визначення причин плинності кадров.

Високий рівень плинність кадрів може бути специфікою виробничо-господарської діяльності підприємства або недосконалість системи управління ним. У першому випадку проблеми як такої немає і жодних рішень непотрібен. У другому — слід докласти зусиль, аби відшукати вузькі місця у системи управління підприємством. Причини звільнень працівників з підприємства можна аналізувати у двох аспектах. Перший буде містити формальному критерії, поділяючому підстави звільнень законодавчим шляхом підстав розірвання трудових відносин, переказаних у КзпПр РФ. У разі перелік підстав буде вичерпним, оскільки відповідні норми КЗпП не передбачають принципово інших підстав щодо розірвання трудових відносин. Кадрова статистика підприємств із питань звільнень переважно складається з наступних підстав: за власним бажанням, у зв’язку з перекладом, тимчасові працівники, прогул без поважних причин (п 4.,.ст 33 КЗпП), по догляду дитину, за поява на роботі у нетверезому стані (п 7., ст 33 КЗпП), скорочення чисельності (п 1., ст. 33 КЗпП), у зв’язку з із смертю, вихід пенсію, деяких інших. Відсутність чи поява прецедентів звільнень у тій чи іншому підставі веде відповідно до звуження чи розширенню цього. Тож з досліджень може бути аналіз кадрової статистики підприємства. Очевидною можливістю даного аналізу є його порівнянність — з даними інших підприємств, галузі целом.

Другий момент пов’язані з визначенням мотиваційної структури вибуття кадрів. Вона на реальні причини, що спонукають працівника прийняти рішення про догляді з підприємства. І тут статистика служби кадрів у разі лише частково може з відповіддю питанням — чому звільнився працівник. Так, одна підстава «за власним бажанням» то, можливо представлено как:

— незадоволеність рівнем оплати труда,.

— затримки виплати заробітної платы,.

— причини особистого характера,.

— лихоліття і небезпечні умови труда,.

— неприйнятний режим работы.

Організація найпростішого дослідження мотивів вибуття працівників з підприємства, проводиться у мережі Інтернет за адресою internet де пропонується заповнити форму відповіді питання «Через яку причину Ви змінювали місце роботи?». Запропонована форма виведення результатів опитування, як показує час, не привносить як або значної динаміки у вже сформовану градацію мотивів звільнення, тому то, можливо представленій у ролі типичной:

Через яку причину Ви змінювали работу?

Низька зарплата 43%.

Відсутність перспектив зростання 24%.

Не Налагоджені відносини із тодішнім керівництвом 11%.

Незручний графік роботи 6%.

Незручне розташування роботи 5%.

Інше 11%.

Але потрібно зробити єдине зауваження методологічного характеру. Під час розробки соціологічного інструментарію на конкретному підприємстві (анкети, опитувального аркуша) слід більш деталізувати шкалу відповідей. Так під час аналізу отриманих вище результатів виявляється, частка відповідей по «іншим» мотивів (11%) співвідноситься з сумою часткою по конкретно позначених причин вибуття («незручний графік» — 6% і «незручне розташування» — 5%). Висновок очевидний — можливо, що у «іншому» таки криється частина відповіді ці запитання, тобто. потрібно додаткова деталізація мотивов.

Якщо ж деталізувати такі критерії, як «причини особистої вдачі» чи «неприйнятний режим роботи», та був проаналізувати даних, можна виробити реальні й цілком обгрунтовані рекомендації по вдосконаленню різних моментів діяльності підприємства. Наприклад, звільнення з причин особистої вдачі виникають конфліктністю у поєднанні «начальник — підлеглий», отже, можна виявити вади на організаційну структуру підприємства, прийняти рішення про зміні інформаційних потоків тощо. На причини звільнення по власним бажанням побічно може вказувати і половозрастная структура персоналу: чоловіків до 27 років — через догляду до армії, жінок — після виходу за дитиною, літніх працівників — у зв’язку з виходом за рахунок пенсій. На цьому також можна зробити рекомендації. Тому другим дослідженням то, можливо анкетування працівників предприятия.

Нарешті, у межах цього етапу «Визначення причин плинність кадрів» можливо провести дослідження позиції менеджменту (як представників адміністрації виступатимуть як керівник підприємства, але його заступники, начальник ОТИЗ, відділу кадрів, менеджер персоналу, майстра, бригадири тощо.). Метод дослідження — інтерв'ю або анкетирование.

Отже, власними силами можливо провести три типу досліджень, у цього етапу, що дозволить фактичний матеріал для подальшого анализа.

4 ЕТАП. Визначення системи заходів, вкладених у нормалізацію процесу вивільнення робочої сили в, вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівня текучести.

І тому заходи можна розділити втричі основні группы:

— техніко-економічні (поліпшення умов праці, вдосконалення системи матеріальним стимулюванням, організації та управління виробництвом і які др.);

— організаційні (вдосконалення процедур приймання й звільнення працівників, системи професійного просування працівників та інших.); — соціально-психологічні (вдосконалення стилів і діянь, взаємин у колективі, системи морального заохочення і др.).

Пропонується також виділити як дієвою заходи впровадження принципів аутплейсмента в роботу кадрових служб підприємств (тобто. допомоги звільнюваним працівникам — психологічної, інформаційної, консультаційної). Переваги — це одне з небагатьох заходів, які потребують значних матеріальних витрат (крім випадків коли може знадобитися проведення спеціальних психологічних тренінгів з увольняемыми чи звернення по допомогу до кадрові агентства).

Так, звільненого працівника можна забезпечити пакетом інформації, документів, консультацій. Працівникові можуть бути надані рекомендаційні листи; обов’язкова психологічна консультація; навчання методам пошуку роботи; навчання роботи з кадровими агентствами; консультація усе своєю чергою звернення на біржу праці, надання відповідних документів, інформування термінах; консультація і пам’ятка, як поводитися на співбесіді; грамотно складене резюме; список кадрових агентств; список територіальних управлінь Комітету праці і зайнятості; розміщення оголошення Інтернеті про пошуку праці для співробітників, мають кваліфікацію; список фірм, де набирається персонал. Це позволит:

— знизити кількість претензій від звільнених, зокрема кількість судових позовів (виплат по ним);

— зменшити кількість компенсаційних виплат звільнюваним сотрудникам;

— зберегти позитивний імідж компании;

— залишитися у добрі стосунки з звільнюваним сотрудником.

5 ЕТАП Визначення ефекту від втілення розроблених заходів, вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівня текучести.

Нарешті, розробки програми усунення зайвої плинності необхідно також провести з порівняльного аналізу витрат для проведення названих заходів і гіркоту втрат через зайвого рівня плинності. Керівництву підприємства у цьому слід вступити як і, як і з фінансуванням любой-другой бізнес-ідеї - якщо видатки розв’язання проблеми перевищать економічний ефект від участі зниження плинності, може бути пошук інших, більш «дешевих «варіантів вдосконалення роботи з персоналом.

2. Посадові обов’язки відділу кадров.

Функціональний менеджер чи начальник відділу кадрів очолює роботу із комплектування підприємства кадрами робітників і службовців необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до цілями, стратегією та профілю підприємства, изменяющимися зовнішніми і внутрішніми умовами своєї діяльності, формуванню і ведення банку даних про кількісному і якісний склад кадрів, розвитку і движении.

Організує розробку прогнозів, визначення поточної та перспективної потреби у кадрах і вибір джерел її задоволення з урахуванням вивчення ринку праці, встановлення прямих зв’язку з навчальними закладами і службами зайнятості, контактів із підприємствами аналогічного профілю, інформування працівників всередині підприємства про наявні вакансії, використання коштів масової інформації для приміщення оголошень про наймання работников.

Приймає участь у розробці кадрової політики й кадрової стратегії предприятия.

Здійснює роботу з добору, відбору і розстановці кадрів з урахуванням оцінки їхньої кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників у підрозділах предприятия.

Забезпечує прийом, розміщення та розстановку молодих фахівців і молодих робітників у відповідність до отриманого навчальному закладі професією і фахом, що з керівниками підрозділів організує проведення їх стажування і роботи з адаптацію виробничої деятельности.

Здійснює планомірну працювати над створенням резерву для висування на основі таких організаційних форм, як планування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висування за планами, ротаційне пересування керівників і спеціалістів, навчання спеціальних курсах, стажування на відповідних должностях.

Організує проведення атестації співробітників, її методичне та інформаційний забезпечення, бере участь у аналізі результатів атестації, розробці заходів із реалізації рішень атестаційних комісій, визначає коло фахівців, які підлягають повторної аттестации.

Бере участь з розробки систем комплексної оцінки працівників і результатів своєї діяльності, служебно-профессионального просування персоналу, підготовці пропозицій з удосконалення проведення аттестации.

Організує своєчасне оформлення прийому, перекладу і звільнення працівників у відповідність до трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видачу довідок про справжню і минулої праці працівників, збереження і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації з кадрів, і навіть підготовку матеріалів до подання персоналу до заохочень і награждениям.

Забезпечує підготовку документів по пенсійного страхування, і навіть документів, необхідні призначення пенсій працівникам підприємства міста і їх сім'ям, і навіть уявлення в орган соціального обеспечения.

Веде роботу з оновленню про забезпечення кадрової роботи, її матеріально-технічної й інформаційної бази, впровадженню сучасних методів управління кадрами з допомогою автоматизованих підсистем «АСУ-кадры «та автоматизованих робочих місць працівників кадрових служб, створенню банку даних персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному уявленню необхідної інформації пользователям.

Здійснює методичне керівництво і координацію діяльності фахівців і інспекторів з кадрів підрозділів підприємства, контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актів і постанов уряду, постанов, наказів і розпоряджень керівника підприємства з питанням кадрової політики і з персоналом.

Забезпечує соціальні гарантії трудящих у сфері зайнятості, додержання порядку працевлаштування й перепідготовки що працівників, надання їм встановлених пільг і компенсаций.

Веде систематичний аналіз кадрової на підприємстві, розробляє пропозиції щодо її улучшению.

Організує табельний облік, впорядкування і виконання графіків відпусток, контролю над станом трудовий дисципліни в підрозділах підприємства міста і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналіз причин плинності, розробляє заходи зі зміцнення трудовий дисципліни, зниження плинність кадрів, втрат робочого дня, контролює їх выполнение.

Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особистого складу й роботи з кадрами. Керує працівниками отдела.

Мушу знать:

. законодавчі і нормативні правові акти, методичні матеріали з приводу управлінню персоналом;

. трудове законодательство;

. структуру і штати підприємства, його профіль, спеціалізацію і развития;

. кадрову політику стратегію предприятия;

. порядок складання прогнозів, визначення перспективною й поточної потреби у кадрах;

. джерела забезпечення підприємства кадрами; стан ринку труда;

. системи та методи оцінки персонала;

. методи аналізу професійно-кваліфікаційної структури кадров;

. порядок оформлення, ведення і збереження документації, що з кадрами та його движением;

. порядок формування та ведення банку даних персонал предприятия;

. організацію табельної учета;

. методи обліку руху кадрів, порядок складання встановленої отчетности;

. можливості використання сучасних інформаційних технологій у роботі кадрових служб;

. передовий вітчизняний і закордонний досвід роботи з персоналом;

. основи соціології, з психології та організації труда;

. основи профессиографии;

. основи профорієнтаційної работы;

. основи економіки, організації виробництва та управления;

. кошти обчислювальної техніки, комунікацій і связи;

. правил і норми охорони труда.

3. Склад документів кадрової служби рухом персонала.

Серед завдань, розв’язуваних кадрової службою, найбільш традиційної представляється документування трудових правовідносин. У процесі їх виникнення і запровадження виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільш значима частка документів кадрової служби пов’язані з рухом кадров.

Документування руху кадрів — невід'ємна обов’язок будь-який організації (підприємства, установи), незалежно від масштабів його роботи і організаційно-правовою форми. Як було вказано вище, під рухом кадрів розуміють: прийом працювати; переклад в іншу роботу; звільнення; надання відпусток; командирование.

При оформленні кожній із названих процедур працівник пише заяву (чи начальник структурного підрозділи становить доповідну записку), що є основою видання розпорядницького документа. Керівник організації видає наказ. З іншого боку, прийом працювати може супроводжуватися укладанням трудового договору (контракту), заповненням працівником анкети (особистого аркуша з обліку кадрів), упорядкуванням працівником кадрової служби особистої картки (форма Т-2). При перекладі працівника на іншу роботу такий документ, як уявлення. Оформлення чергових відпусток пов’язані з упорядкуванням кадрової службою графіка відпусток. При скоєнні працівником вчинків, що з невиконанням чи неналежним виконанням своїх зобов’язань, порушенням трудовий дисципліни, він пише пояснювальну записку чи кадри фіксує порушення упорядкуванням акта. Навіть таке не найповніше перерахування видів документів, створюваних кадрової службою, свідчить про їхнє многообразии.

Склад документів кадрової служби насправді значно ширше, так як спілкування з кожного сторонньої організацією неодмінно оформляється листами, а, наприклад, проведення атестації персоналу супроводжується заповненням цілого ряду документів: протоколу засідання атестаційної комісії, атестаційного аркуша, висновків керівників структурних підрозділів. З іншого боку, складаються такі організаційні документи, як становище про відділі кадрів, посадові інструкції її сотрудникам.

Кваліфіковане ведення документації з особового складу належить до числу необхідних професійних навичок працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур має проводитися з повним дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів. Необхідність документування за правилами встановлено законодавчо. Так, ст. 5 Федерального закону від 20.02.95 24-ФЗ «Про інформації, інформатизації і захист інформації «(СЗ РФ, 1995, 8, ст. 609) говорить: «Документування інформації є обов’язковою умовою включення інформацією інформаційні ресурси. Документування інформації ввозяться порядку, установлюваному органами структурі державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів і майже їх масивів, безпеку Російської Федерації «.

Які ж законодавчими і нормативними актами регламентуються в нашій країні кадрова діяльність й правила створення та оформлення документов?

Кодекс законів про працю Російської Федерації встановлює необхідність документування трудових правоотношений:

— трудового договору (контракт) має бути укладений в письмовій формах (ст. 18); прийом працювати оформляється наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства міста і оголошується працівникові під розписку (ст. 18);

— усім працівників ведуться трудові книжки (ст. 39);

— адміністрація зобов’язана видавати працівникам за їх проханні довідку про роботи даному підприємстві (ст. 40).

КЗоТом РФ передбачено створення правил внутрішнього трудового розпорядку (ст. 130), обов’язкове видання наказу (розпорядження) про застосуванні дисциплінарного стягнення. Проте КзпПр РФ зовсім позбавлений ніяких вимог до оформлення документів, крім вимоги щодо обов’язкової підписанні наказів з особового складу керівником організації та позначці про ознайомленні працівника з змістом наказу. Отже, КзпПр РФ лише називає нам ситуації, потребують створення документів, й ті види цих документов.

Найбільш ефективним засобом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документов.

Уніфікація в документоведении сприймається як скорочення вихідного кількості форм документів і майже наведення до однаковим правилам оформления.

Стандартизація — це процес встановлення й застосування стандартів, під якими розуміється зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для порівняння з ними інших схожих об'єктів. Стандарт як нормативно-технический документ встановлює комплекс норм, правил, вимог об'єкта стандартизації, та стверджується компетентним органом (ГОСТ 6.10.188). У Росії її діяльність із стандартизації координується Комітетом Російської Федерації по стандартизації, метрології і сертифікацію (нині комітет включено до складу Міністерства в промисловості й торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшити якість створюваного вироби (документа).

Стандартизація — складного процесу, до складу якої входять такі елементи, як типізація і уніфікація. Це методи стандартизації, які можуть опинитися здійснюватись і як самостійні види роботи. У документоведении типізація використовується до створення типових форм документів і майже типових текстів, т. е. зразків чи еталонів, з урахуванням яких створюються конкретні документи. Типовий текст — це текстобразец, з урахуванням якого створюють у наступному тексти аналогічного змісту. Типова форма — затверджена певним компетентним органом структурі державної влади форма документа, використовувана для збирання й будь-яких даних найрізноманітніших сферах управлінської деятельности.

У документоведении уніфікація і стандартизація розглядаються як процес встановлення однаковості у процесах створення і мовного оформлення документів. Проте між двома поняттями не можна поставити знак рівності. Стандартизація документів — вища щабель їх уніфікації, доведення її результати рівня обов’язкової правової норми. Вимоги стандарту мають обов’язкового характеру не більше сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але, можливо і самостійним виглядом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів може бути стандарти як у окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідної роботі, на обкладинку справ постійного зберігання), деякі види продукції (наприклад, формати папери), і на уніфіковані системи документації. Стандартизація — закріплення результатів уніфікації в нормативно-технічних документах стандартах. Стандартизація може проводиться державному рівні, на галузевому рівні, і лише на рівні предприятия.

Система документації - сукупність документів, взаємозалежних по ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення (ГОСТ Р 51 141−98). Система документації складається у процесі реалізації органів влади й управління, в установах, організаціях та підприємствах тій чи іншій управлінської функції; склад документів, які у неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують за галузями роботи і крім типових систем документації виділяють також системи документації з охорони здоров’я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові справи і др.

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам, і повинна містити інформацію, необхідну управління у певній сфері деятельности.

Зазвичай вона з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарську діяльність, коштів на свою ведення, нормативних і методичних документів з розробки, ведення й застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і майже систем документації є міністерства (відомства), здійснюють координацію тій чи іншій галузі деятельности.

Особливість документів з особового складу — їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчою і первинної облікової. Наказ по особового складу можна як документ розпорядницького дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та інших.) трудового договору. Однак цей самий наказ реєструє факту виникнення (розірвання) трудових правовідносин, й у випадку він є первинним облікованим документом, службовцям основою створення інших дисконтних документів. Оскільки єдиного відомства, яка б координувала кадрову діяльність, ніколи немає, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчою документації (Головархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики — форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади й управління, друга — в організаціях будівництва й промисловості. Сьогодні ця історично сформовані особливість зберігається: друга установ і закупівельних організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, іншу — в табличных. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і майже вміти використовувати їх в практичної деятельности.

Порядок оформлення документів, входять до системи организационнораспорядительной документації, вимоги до бланків і текстам визначено ДОСТом Р 6.30−97. За вимогами, закладених у цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про зарахування, перекладі, звільнення та інших., і навіть протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки. Крім державного стандарту, у складі уніфікованої системи організаційнорозпорядливої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений розвиток вимог стандарту у якому конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатне розклад, графік відпусток та інших.). Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а складних та об'ємних документів (становище, посадова інструкція) як склад парламенту й розташування обов’язкових реквізитів, а й обов’язкову структуру текста.

НИПИстатинформ Держкомстату Росії розроблений альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, до складу якого 6 форм з обліку особового складу й 7 форм з обліку використання робочого дня і розрахунків із персоналом з праці, зокрема форми наказів (розпоряджень) про зарахування, перекладі, увольнении.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в закладах державної і організаціях (утв. постановою Госкомтруда СРСР від 20.06.74 162, з ізм. і доп.) встановлює значення трудовий книжки як основного документа про праці працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку, і ведення, правила видачі вкладиша і дубліката трудовий книжки. Інструкція належить до тих нормативних актів, які у повною мірою регламентують порядок отримання й ведення трудовий книжки, і є незамінним довідковим посібником у діяльності фахівця кадрової службы.

У практичній роботу зі створення і оформленню документів все великої ваги набуває кодування техніко-економічній і соціальної информации.

Общероссийский класифікатор професій робочих, посад службовців і тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетно-биографические даних про працівників, відомості про освіту, посаду та ін. Класифікатор призначений вирішення завдань, пов’язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; урахуванням складу і розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівню кваліфікації, ступеня механізації та технічним умовам праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників і службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби у кадрах та інших. Класифікатор використовується під час заповнення низки дисконтних форм (наприклад, Т-2), які у діяльності кадрової службы.

Тим самим цілям служить Общероссийский класифікатор спеціальностей по освіті (ОКСО).

Общероссийский класифікатор управлінської документації (ОКУД) є підставою для кодування документів мають у інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений вирішення завдань по реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних tnpl документів, і навіть контролю за складом документів і майже винятку дублювання уніфікованих форм.

Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев’яти які у час уніфікованих систем документації, зокрема організаційнорозпорядливої, первично-учетной документації і документації за працею, що використовуються документування кадрової діяльності. До останнього належать документи з прийому, перекладу, звільнення працівників, оформленню відпусток, заохочень і стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятиметься з кожної уніфікованої формі. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.

У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про зарахування працювати віднесено до організаційно-розпорядчою документації й у ОКУД має код 281 151, а форма Т-1 Наказ (розпорядження) про зарахування працювати належить до системи первинної облікової документації (код 301 006).

До тих нормативних документів належить і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов’язані з підготовкою і обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. З допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну кількість працівників кадрових служб, оскільки сумарна трудомісткість виконуваних робіт — одне з складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цієї документа — регламентація складу кадрових документів, і навіть послідовності виконуваних операций:

— під час оформлення документів прийому роботу і звільнення робочих і служащих;

— оформленні та обліку трудових книжек;

— оформленні документів з обліку руху кадров;

— складанні статистичної звітності з обліку особового складу; складанні довідок, розробці планів і виконання інших робіт; роботу з табельної учету;

— роботі бюро пропусков;

— роботі военно-учетного стола.

Міжгалузеві нормативи часу вміщують і перерахування всіх необхідних операцій із документування і є, ще, нормативним документом у частині організації діловодства кадрової служби, оскільки містять прищепила реєстрацію ЗМІ й необхідні реєстраційні форми, встановлюють порядок зберігання документів відділу кадров.

Склад кадрової документации.

До складу кадрової документації входять такі документы:

— трудового договору (контракт);

— наказ (розпорядження) про зарахування працювати (форма Т-1);

— особиста картка (форма Т-2);

— облікова картка науковця (форма Т-4);

— наказ (розпорядження) про переведення в іншу роботу (форма Т-5); наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6);

— наказ (розпорядження) про яке припинення трудового договору (контракту) (форма Т-8);

— табель обліку використання робочого дня (форма Т-13);

— табель обліку використання робочого дня і розрахунку заробітної плати (форма Т-12);

— особисті заяви працівників предприятия;

— графіки отпусков;

— доповідні записки;

— акты.

Трудової договір (контракт) залежить від письмовій формах між працівником адміністрацією підприємства у керівника підприємства міста і мусить мати такі основні реквізити: назва виду документа, дату і важливе місце складання, текст, підписи, печатку. Контракт складається у двох примірниках, одна з яких залишається для підприємства, а інший зберігається в работника.

Наказ (розпорядження) про зарахування працювати (форма Т-1) є одним з уніфікованих форм первинної облікової документації, застосування яких з початку 1999 р. обов’язковий підприємствам всіх організаційно-правових форм і форм власності. Форма застосовується для обліку новоприйнятих працювати. Заповнюється у одному примірнику працівником відділу кадрів усім прийнятих, крім призначуваних вищим органом. Начальник структурного підрозділи дає висновок про можливість прийому: на зворотному боці проекту наказу вказується, ким може бути прийнятий працювати нанимающийся, з якого розряду чи з якою окладом і тривалістю випробувального срока.

На зворотному боці проставляються також згоду працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, позначка про проходженні інструктажу технічно безпеки, протипожежному мінімуму й інші отметки.

Проект наказу (розпорядження) про зарахування працювати працівника, якому встановлюють тарифну ставку, оклад, візується у відповідній службі організації на утвердження вакантної посади й установлюваного окладу, тарифної ставки. Підписаний керівником організації наказ (розпорядження) оголошується працівникові під расписку.

Робітник відділу кадрів виходячи з наказу (розпорядження) про зарахування працювати заповнює особисту картку, робить оцінку про зарахування працювати у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває лицьової державний кошт або відповідний йому документ.

Особиста картка (форма Т-2) заповнюється працівники всіх категорій у одному примірнику виходячи з відповідних документів, паспорти, військового квитка, трудовий книжки (для сумісників копії трудовий книжки, завіреною нотаріусом), диплома (свідоцтва), виходячи з опитування работника.

Коди професії та спеціальності вказуються по загальноросійським класифікаторам професій робочих, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР) (освіту, зміна місця і ін.) і позначаються на особистої карточке.

Вільні рядки можуть за необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу «Загальні відомості «обличчя, оформляемое працювати, підписує особисту картку і проставляє дату заполнения.

Вільні рядки у п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другого освітнього закладу вищого чи середнього професійної освіти. При заповненні п. 12 розділу 1 організації необхідно іменувати як і, як вони мали назву свого часу, військову службу записувати із зазначенням должности.

У розділі III з кожним записом, вносимой виходячи з наказу (розпорядження) про зарахування роботу і перекладах в іншу постійну роботу, адміністрація зобов’язана ознайомити працівника під розписку в графі 11.

У розділах IX «Додаткові відомості «для повноти обліку осіб, учнів в очно-заочных (вечірніх), заочних, экстернатных відділеннях установ вищого й середнього професійного освіти, слід проставляти дати надходження у освітнє заснування і його закінчення. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх учреждений.

У тому ж розділі слід записувати та інші даних про працівника. Наприклад, даних про працюючих інвалідів: виходячи з довідки ЛТЕК записуються група інвалідності й час її встановлення (зміни), причина інвалідності, висновок ЛТЕК щодо умов і характері праці, а також інші дані, необхідних учета.

Облікова картка науковця (форма Т-4) варта обліку науковців науковими, науково-дослідними, конструкторськими, освітніми та інші установами i організаціями, здійснюють діяльність у сфері освіти, науки і технології. Заповнюється у одному примірнику працівником відділу кадрів на науковців виходячи з відповідних документів, а на підставі опитування працівників. На кожного науковця ведеться також особиста картка формою Т-2.

Наказ (розпорядження) про переведення в іншу роботу (форма Т- 5) застосовується під час оформлення перекладу працівника вже з структурного підрозділу інше. Заповнюється працівником відділу кадрів щодо одного примірнику. Наказ (розпорядження) візує начальник структурного підрозділи старого й нового місця праці та підписує керівник організації. З наказу (розпорядження) про перекладі іншу роботу кадри робить позначки особистої картці, трудовий книжці та інших документах. На зворотному боці форми робляться позначки про несданных имущественно-материальных та інших цінностях, котрі значаться за працівником попередньому місці работы.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6) застосовується для оформлення щорічного та інших видів відпусток, наданих працівникам відповідно до КзпПр, діючими законодавчими актами і положеннями, колективними договорами і графіками відпусток. Заповнюється у двох примірниках: сам у відповідному відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділи і керівником організації. З наказу (розпорядження) про надання відпустки кадри робить позначки особистої картці працівника, а бухгалтерія виробляє розрахунок зарплати, належної за відпустку. При наданні відпустки безоплатно поруч із зазначенням про кількість днів відпустки вказується без оплати. У розділі «Нараховано «в графі I в порожніх рядках вказуються місяці, якими нарахована заробітна плата.

Наказ (розпорядження) про яке припинення трудового договору (контракту) (форма Т-8) застосовується під час оформлення звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках усім працівників, крім скорочуваних вищим органом: один примірник залишається у відповідному відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділи і керівником організації. У розділі «Довідка про несданных майновопотребує матеріальних та інші цінності «робляться позначки про несданных цінностях, котрі значаться за працівником. З наказу (розпорядження) про яке припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія виробляє розрахунок із работником.

Табель обліку використання робочого дня і розрахунку заробітної плати (форма Т-12) і табель обліку використання робочого дня (форма Т-13) застосовуються для обліку використання робочого дня всіх категорій службовців, контроль над дотриманням робітниками та представниками встановленого режиму робочого дня, складання статистичної звітності за працею. Складаються у одному примірнику уповноваженим на це обличчям, після відповідного оформлення передаються в бухгалтерію. Відмітки в табелі про причини неявок працювати, роботі у режимі неповного робочого дні, у понаднормове час та інших відступах від нормальні умови роботи мають бути зроблені основі документів, оформлених належно своїх (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов’язків тощо. п.).

Для відображення використання робочого дня кожний день була в табелі (форма Т-12, графи 3, 5; форма Т-13, графа 3) відведено два рядки: одна для оцінок умовних позначень видів витрат робочого дня, інша для записи кількості годин із них. Облік використання робочого дня ввозяться табелі методом суцільний реєстрації явок і неявок працювати або реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень тощо. д.).

Форма Т-13 Табель обліку використання робочого дня застосовується у умовах автоматизованої обробки даних. Бланки табеля формою Т-13 з частково заповненими реквізитами можна створити з допомогою коштів обчислювальної техніки. До таких реквізитам ставляться структурне підрозділ, цех (відділ), бригада, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посаду), табельний номер тощо. буд., т. е. дані, які у довідниках условно-постоянной інформації. І тут форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технологією обробки даних. Така форма мають забезпечувати можливість відбивати у ній облік використання робочого времени.

Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, надані титулі форми Т-12, застосовуються і за заповненні форми Т-13.

Особисті заяви співробітників про зарахування, перекладі чи звільнення пишуться рукою, у вільному формі або на трафаретном бланку, розробленому для підприємства. У заяві слід вказувати: адресата, найменування структурного підрозділи, найменування виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підписи. На заяві ставиться резолюція та робиться позначка про виконання. Надалі заяву направляють у дело.

Графіки відпусток є внутрішній документ, у якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів, і підприємства у цілому. Форма графіка відпусток містить такі реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, гриф затвердження, місце складання, дату, текст, візи согласований.

Доповідні записки — це документ, де міститься виклад будь-якого виробничого питання. Пишеться доповідну записку рукою на стандартному аркуші папери. До складу обов’язкових реквізитів входять: адресат, найменування документа, текст, дата, підпис, розшифровка підписи. Після набуття адресатом доповідній записки він накладає резолюцію. По виконанні розпорядження на доповідну записку ставиться позначка про виконання і її підшивається до відповідного дело.

Акт — вид документа, підтверджує ті чи інші факти, який складається кількома особами. Обов’язковими реквізитами акта є: найменування документа, найменування підприємства, гриф затвердження, дата, текст, позначка про наявність додатків, підпис їх расшифровка.

Заключение

.

Значення розглянутим теми: «Рух кадрів для підприємства», моє погляд, дуже велике. Можна упевнено сказати, що тему цікава, і до того ж час складна. Для менеджера важливо навчитися чітко усвідомити динаміку кадрів для підприємства, а тим більш важливо, навчитися управляти цим процесом, не порушуючи внутрішнього устрою організації та встановлених законодавством норм. Безсумнівно, проблема є більш — управлінської, ніж суто економічної. Аналіз літератури показав, що у роки даному питанню у вітчизняній науці управління приділялося менше уваги, що тепер. У чому тут причина — не знаю. Можливо, винний у цьому те, що наша, російська, теорія управління ще чимало молода порівняно з, скажімо, американської. Але факт залишається фактом: на роботах російських авторів увагу приділяється переважно математичним розрахунках необхідного числа службовців. У підручниках з економіки і соціології праці - з цієї проблемі - немає нічого. Тому, у висновку хотілося знову повернутися до моменту управління плинністю кадрів відзначити, що з недостатнім розвитком сегмента рекрутерских (добір кадрів) послуг ринку праці, багатьом підприємств, особливо великих містах Росії, рішення раніше позначених питань можливо перекласти на спеціалізовані кадрові агентства. Проте важливо показати таке: запропонований порядок діяльності передусім вміщує власні сили кадрової служби будь-якого підприємства міста і при належної організації управління персоналом здатний ефективно вирішувати виникаючі проблемы.

1. Брэддик У. Менеджмент у створенні. — М.:ИНФРА-М, 1997. — 344 з. 2. Ховард До., Коротков Еге. Принципи менеджменту: Управління у системі цивілізованого підприємництва: Учеб.пособие. — М.:ИНФРА-М, 1996. ;

224 з. 3. Скавитин А. У. Методичні підходи до управління плинністю кадрів. -.

Адміністративно-управлінський портал (Aup.ru). 4. Генкин Б. М. Економіка і соціологія праці. Підручник для вузів. 3-тє видання. — М.:НОРМА, 2001. — 448 з. 5. Кокорєв В.П. КУРС ЛЕКЦІЙ ПО МЕНЕДЖМЕНТУ. — Барнаул: Видавництво БГУ.

(Навчально-методичне об'єднання за освітою у сфері менеджмента),.

1997. — 231с. 6. Цивільний Кодекс Російської Федерації (частина перша — в ред.

Федеральних законів від 20.02.96 N 18-ФЗ, від 12.08.96 N 111-ФЗ, от.

08.07.99 N 138-ФЗ). 7. Федерального закону від 20.02.95 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації «(СЗ РФ, 1995, 8, ст. 609). 8.