Excel 97 як даних

СОДЕРЖАНИЕ Введение 3.

Создание і Фільтрація Списків 3.

Использование інструмента Автофильтр. 4 Фільтрація за певним значенням. 4 Використання фільтра Первые10 5 Вибіркова фільтрація. 5.

Сортировка даних. 6.

Создание власного списку автозаполнения 7.

Сортировка з допомогою списку автозаполнения. 7 Сортування «зліва-направо» 8.

структурирование аркуша. 8.

Автоматическое структурування аркуша 8.

Структурирование аркуша вручну 8.

Сводные таблиці. 9.

Создание зведеної таблиці 10.

Получение зовнішніх даних із допомогою Microsoft Query 11.

Создание діаграми 11.

Заключение

12.

Литература

13.

Microsoft Excel — найпоширеніша у світі програма електронних таблиць. Програма Excel 97 розширено багатьма новими корисними можливостями й цілком інтегрована коїться з іншими програмами Microsoft Office 97.

Один із особливостей програми Excel 97 залежить від можливості вигадувати й створювати докладання нею. Вона однаково добре підходить як створення накладних так аналізу наукових даних. Електронні таблиці Excel 97могут використовуватися до створення зразків бланків, для планування свят, збору рецептів, розрахунків з заставних, фінансових звітів, розрахунків податків, навчальних посібників з музиці чи програмного забезпечення й у багато чого іншого. Можливості використання програми Excel 97 обмежуються лише уявою і располагаемым временем.

Програму Excel 97 можна використовуватиме зберігання даних. Ця програма має багатьма можливостями, властивими сучасним програмам до роботи з базами даних. Приміром, Excel 97 має кошти на обробки даних, і здійснення їх фільтрації. Проте з своїм можливостям Excel 97 поступається спеціалізованим програмам, призначеним до роботи з базами, таких як Microsoft Access, Oracle, SQL. Зокрема, Excel 97 неспроможна працювати з дуже великими базами даних. Це з тим, що ваша програма Excel 97 завантажує на згадку про всю базі даних, незалежно від неї обсягу. Спеціалізовані самі програми завантажують ті дані, які необходимы.

Створення і Фільтрація Списков.

Малюнок 1. Звичайний список в Excel Внутрішньої базою даних в Excel 97 є списки. Списки практично нічим немає від цього, із чим користувач зазвичай має справу, працюючи в Excel 97: тут інформація також зберігається у рядках і шпальтах. За термінологією, ухваленій у базах даних, поняття полі еквівалентно ухваленого Excel 97понятию стовпець. Мітки, описують поля, називаються іменами полів. Поняття запис еквівалентно ухваленого Excel 97 поняттю рядок. На малюнку 1 показаний приклад бази даних, має чотири поля: Студенти, Тест1, Тест2 і Середній показник. У ньому є також сімох записів, за однією кожного студента.

При здійсненні фільтрації списку відповідно до встановленому критерію чи правилам частину його даних виявляються «захованими» (на екрані їх видно). Припустимо, що маємо є список всіх клієнтів певної фірми з Росії та країн СНД. Ми можемо відфільтрувати наш список отож у ньому залишаться клієнти тільки з України. Вони ж цей перелік можна відфільтрувати отож у ньому залишаться тільки ті клієнти, замовлення яких — понад деяку заздалегідь встановлену суму. До кожного конкретного списку є багато можливих шляхів його фильтрации.

Фільтрація даних до списків Excel здійснюється з допомогою двох інструментів: Автофильтр і Розширений фильтр.

Використання інструмента Автофильтр.

Інструмент Автофильтр використовується у тому, щоб показати певні рядки робочого аркуша. Він надає ряд возможностей.

З меню Дані треба вибрати команди Фільтр | Автофильтр. Після цього в заголовках шпальт з’являться стрілки Автофильтра. Якщо клацнути за однією з цих стрілок, то розкривається меню, де представлені різні параметри Автофильтра. Це меню пропонує кілька можливих варіантів фільтрації даних: o Усі записи o Перші десять записів o Фільтрація даних відповідно до певному условию.

Фільтрація за певним значению.

Параметри фільтрації визначаються типом даних, з яким ведеться робота. Якщо вибрати з меню Автофильтра деяке значення, то списку залишаться тільки ті записи, в осередках яких записано саме це значення. Розглянемо конкретний приклад. Якщо клацнути на стрілці Автофильтра F3, що містить ім'я поля Середній показник, і з появи меню вибрати 71%, то представленому списку залишаться видно лише студенти Лепин і Якушев, бо тільки вони середні показники рівні 71%.

Якщо вибрати ім'я однієї з студентів із списку Автофильтра (Малюнок 2), то списку залишиться лише запис з результатами цього студента, а інші записи виявляться скрытыми.

Меню Автофильтра містить усі наявні у кожному полі записи, отже завжди є відфільтрувати список за будь-яким з які у ньому значений.

Використання фільтра Первые10.

Якщо після включення інструмента Автофильтр, вибрати команду Перші 10, то з’явиться діалогове вікно Накладення умови за списком. У першому полі зліва можна визначення кількості виведених записей.

Малюнок 2 Список зі стрілками і піднятим меню інструмента Автофильтра.

Можна визначити, з якого параметру здійснюватиметься відбір елементів: найбільші чи найменші значення. Найбільше значення у списку — це було найбільше числове значення, записаний у одній з осередків шпальти, найменше — ця сама маленьке з числових значень, що міститься в осередках обраного столбца.

У третьому полі діалогового вікна Накладення умови за списком можна визначити, було б виведено вказане кількість елементів або ж частка елементів списку (процент).

При здійсненні операції фільтрації адреси осередків не змінюються. Наприклад, якщо буде отфильтрованы рядки 6 і аналогічних сім, то після рядки 5 буде видно рядок 8.

Для відключення інструмента Автофильтр випливає з меню Дані вибрати команду Фільтр і клацнути на команді Автофильтр.

Вибіркова фильтрация.

Можна ще знайти й свої власні критерії фільтрації даних. Щоб здійснити вибіркову фільтрацію, потрібно спочатку включити інструмент Автофильтр, обравши команди Дані | Фільтр | Автофильтр. Потім клацнути на стрілці Автофильтра і з появи меню вибрати команду Умова. З’явиться діалогове вікно Користувальницький Автофильтр. У що розкриваються списках в лівих полях діалогового вікна Користувальницький автофильтр є низка параметрів: o Так само o Не одно o Більше o Більше або дорівнює o Менше o Менше або дорівнює o Починається з o Не починається з o Закінчується на o Не закінчується o Містить o Не містить Застосування двох параметрів, об'єднаних функцією И/ИЛИ дозволяє звузити область пошуку (Малюнок 3).

Малюнок 3. Вибіркова фільтрація з двох параметров.

Розширений фільтр представляє практично необмежені змогу фільтрації даних. Він дає змогу виконувати фільтрацію даних по численним критеріям щодо одного чи навіть кількох полях.

Сортування данных.

Для організації даних можна скористатися наявними в Excel інструментами сортування. Залежно від типу даних, Excel може поставити низку питань із тим, щоб визначити, за яким принципом необхідно сортувати ці дані. На відміну від фільтрації даних, операція сортування не призводить до скрытию даних. Можна бачити самі дані, але у іншому порядке.

Припустимо, що у робочому аркуші Excel список товарів. Можна скористатися інструментом Сортування у тому, щоб розмістити всі ці товари в алфавітному порядку, починаючи з літери А. На виконання сортування списку товарів у алфавітному порядку, починаючи з літери А, треба виділити колонку, яку потрібно відсортувати і клацнути на стандартної панелі інструментів кнопку Сортування по возрастанию.

Для про чисельні значень щиголь в цій кнопці призведе до того що, що дані розташуються зі збільшення про чисельні значень: починаючи від меншого і закінчуючи найбільшим числом.

Якщо потрібне розмістити список товарів у зворотному алфавітному порядку, слід скористатися кнопкою Сортування по спадаючій. Використання цієї кнопки для про чисельні значень призведе до того що, що вгорі шпальти буде розміщено найбільше чисельна значення, а внизу саме маленькое.

Відсортувати дані можна також ознайомитися у тому разі, якщо їх розташовано над стовпці, а рядку. І тому необхідно просто виділити ці дані і клацнути по кнопці Сортування по спадаючій чи Сортування по возрастанию.

При сортування даних програма Excel використовує дійсне значення, а чи не ту величину, яка показано на екрані. Ці чисельні дані можуть утримувати до п’ятнадцяти знаків після коми, що саме ці значення бере програма Excel під час створення упорядкованого списка.

Створення власного списку автозаполнения.

У Excel є можливість створення своїх списків автозаполнения і збереження їхньої задля її подальшого використання. Наприклад, можна створити список держав і далі зберегти його як список для автозаполнения. Тепер, коли запроваджені два перших держави, інструмент Автозаполнение заповнить весь список. Можна ще створити список місяців на рік чи список днів недели.

А, щоб скористатися інструментом Автозаполнение необхідно зробити следующее:

1. Створити список, який використовуватися надалі. Потім розмістити створюваний список в послідовному ряду осередків у рядку чи столбце.

2. Виділити весь список.

3. Вибрати з меню Сервіс команду Параметри. У який з’явився діалоговому вікні Параметри перейти на вкладку Списки.

4. Клацнути на кнопці Импорт.

5. Клацнути на кнопці Ok.

Попереднє виділення списку необов’язково. Натомість можна на вкладке Списки просто запровадити адреси осередків, у яких розташовується список, на полі Імпорт списку з ячеек.

Після створення списку автозаполнения, можна й надалі використовувати його за заповненні будь-якого робочого аркуша. Просто запровадити перші двоє елемента списку та потім використовувати інструмент Автозаполнение для завдання значення інших ячеек.

Сортування з допомогою списку автозаполнения.

Якщо є відповідають списку автозаполнения, то тут для їх сортування можна використовувати цей перелік. На виконання сортування даних із допомогою списку автозаполнения необхідні такі действия:

1. Виділити осередки, підлягають сортировке.

2. Вибрати з меню Дані команду Сортування. У діалоговому окне.

Сортування діапазону клацнути на кнопці Параметри. З’явиться діалогове вікно Параметри сортировки.

3. У центрі Сортування за першим ключу клацнути на спрямованої вниз стрілкою і з раскрывшегося меню вибрати список, який використаний сортировки.

Сортування «зліва направо».

Найчастіше виробляється сортування рядків (у своїй змінюється порядок прямування записів в шпальтах). Проте сортувати можна й дані в рядку (цьому буде виробляється перестановка столбцов).

Щоб з допомогою діалогового вікна Сортування виконати сортування зліва-направо, необхідно зробити следующее:

1. Виділити діапазон значень. Не включати у цей діапазон осередки, у яких запроваджені назви рядків, інакше: вони також будуть підлягати сортировке.

2. Вибрати з меню Дані команду Сортування. У діалоговому окне.

Сортування діапазону клацнути на кнопці Параметри. З’явиться діалогове вікно Параметри сортировки.

3. У центрі Сортувати, вона у нижній частині діалогового вікна Параметри сортування, вибрати параметр Стовпчики диапазона.

4. Для закриття діалогового вікна Параметри сортування клацнути на кнопці Ok.

5. У діалоговому вікні Сортування діапазону на полі Сортувати по вибрати номер рядки, підлягає сортировке.

А, щоб за сортування враховувалися рядкові чи прописні символи в діалоговому вікні Параметри сортування поставте мітку на полі Враховувати регистр.

структурування листа.

Структурування використовується виділення важливих даних. Так, наприклад, під час створення документів мають у текстовому редакторі Word все заголовки оформляються спеціальним чином заради полегшення сприйняття інформації. Програма Excel може виконати структурування аркуша автоматично і «вручную».

Автоматичне структурування листа.

Ліст мусить мати рядки чи стовпчики, суммирующие детальні дані. Підсумкові осередки формул мають бути розташованими в узгоджених напрямах. Підсумкові рядки перебувають вище або нижчий від рядків, містять які стосуються ним детальні дані (чи зліва чи справа для підсумкових шпальт). На виконання автоматичного структурування аркуша необхідно зробити следующее:

1. Виділити діапазон осередків, котрим необхідно створити структуру. Для структурування аркуша повністю вказати будь-яку ячейку.

2. Вибрати команду Структура в меню Дані, та був -.

Автоструктура.

Структурування аркуша вручную.

1. Виділити рядки чи стовпчики, містять детальні данные.

Детальні рядки чи стовпчики зазвичай підпорядковані рядку чи стовпцю, який містить відповідні підсумкові дані. Наприклад, якщо рядок 6 містить суми для рядків з 3 по 5, то виділіть рядки 3 — 5.

2. Вибрати команду Структура в меню Дані, та був -.

Сгруппировать.Рядом з групою на екрані мають з’явитися символи структуры.

3. Продовжувати виділення детальних рядків чи шпальт і виконувати команду Згрупувати до того часу, поки структурі ні створено всі необхідні уровни.

Структура може мати до 8 рівнів детальних даних, де кожен «внутрішній «рівень надає детальні дані для попереднього «зовнішнього » .

За умовчанням, підсумкові рядки — і стовпчики розташовані нижче чи справа відповідно від детальних рядків і шпальт. Якщо підсумкові рядки вище детальних чи підсумкові стовпчики лівіше детальних даних, необхідно зняти відповідні прапорці групи прапорців Розміщення підсумків діалогового вікна Структура документа. Щоб переглянути діалогове вікно Структура документа, треба вибрати команду Структура в меню Дані, та був — Параметры.

Зведені таблицы.

Зведена таблиця — це таблиця, яку використовують швидкого підбиття підсумків чи об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки — і стовпчики, можна започаткувати нові підсумки вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна здійснити фільтрацію даних, і навіть відобразити детальні дані області. У зведеної таблиці містяться поля, що підбивають підсумки вихідних даних у кількох строках. Переместив кнопку поля була в інше місце зведеної таблиці, можна змінити уявлення данных.

Малюнок 4. Частини зведеної таблицы.

На малюнку 4 представлений приклад зведеної таблицы:

Поле сторінки — це полі вихідного списку чи таблиці, вміщене до області страничной орієнтації зведеної таблиці. У цьому вся примере.

«Область» є полем сторінки, яку можна використовувати для підбиття підсумків у регіонах. При вказуванні іншого елемента поля сторінки відбувається перерахунок зведеної таблиці для відображення підсумків, пов’язаних із цим элементом.

Елементи поля сторінки об'єднують записи чи значення поля чи шпальти вихідного списку (таблиці). У цьому вся прикладі, элементу.

«Схід», отображаемому на полі сторінки «Область», наведені у відповідність всі дані по східному региону.

Поле даних — це полі вихідного списку чи таблиці, що містить дані. У цьому вся прикладі полі «Сума по Замовлення» є полем даних, подводящим підсумки вихідних даних на полі чи стовпці «Сума заказа». В полі даних зазвичай підбиваються підсумки групи чисел (наприклад статистика чи кількість збуту), хоча поточні дані можуть і текстовыми.

За умовчанням у зведеній таблиці підбиття підсумків текстових даних проводиться за допомогою підсумковій функції «У значень», а числових даних — з допомогою підсумковій функції «Сумма».

Елементи поля — це підкатегорії поля зведеної таблиці. У цьому прикладі значення «М'ясо» і «Дари моря» є елементами поля була в поле.

«Продукти». Елементи поля представляють запис у полі бою або стовпці вихідних данных. Элементы поля з’являються у вигляді заголовків рядків чи шпальт, соціальній та раскрывающемся списку полів страниц.

Поля рядки — це поля вихідного списку чи таблиці, розміщені у область малої орієнтації зведеної таблиці. У цьому вся примере.

«Продукти» і «Продавець» є полями рядки. Внутрішні поля рядки (наприклад «Продавець») з точністю відповідають області даних; зовнішні поля рядки (наприклад «Продукти») групують внутренние.

Поле шпальти — це полі вихідного списку чи таблиці, вміщене до області шпальт. У цьому вся прикладі «Квартали» є полем шпальти, які мають два елемента поля «КВ2» і «КВ3». Внутрішні поля шпальт містять елементи, відповідні області даних; зовнішні поля шпальт розташовуються вище внутрішніх (в прикладі показано лише одна полі столбца).

Областю даних називається частина зведеної таблиці, яка містить підсумкові дані. У осередках області даних відбиваються підсумки для елементів полів рядки чи шпальти. Значення у кожному осередку області даних відповідають вихідним даним. У цьому вся прикладі в осередку C6 сумуються все записи вихідних даних, містять однакову назву продукту, розповсюджувача і певний квартал («М'ясо», «ТОВ Мясторг» и.

«КВ2»).

Зведену таблицю можна створити з урахуванням даних, що у списку чи бази даних Microsoft Excel, кількох аркушах Microsoft Excel, у зовнішньої базі даних, соціальній та інший зведеної таблице.

Створення зведеної таблицы.

До сформування зведеної таблиці необхідні следующее:

1. Відкрити книжку, у якій необхідно створити зведену таблицу. Если зведена таблиця створюється з урахуванням даних, що у списку чи бази даних Microsoft Excel, виділити осередок списку чи бази данных.

2. Вибрати команду Зведена таблиця в меню Данные.

3. Далі слідувати інструкціям майстра зведених таблиц.

Під час створення зведеної таблиці можна скористатися кількома зовнішніми джерелами даних, наприклад базами даних, текстовими файлами чи будь-якими іншими, відмінними від книжок Microsoft Excel. З іншого боку, можна скористатися джерелами даних в Интернете.

Для вказівки й пошуку даних зазвичай використовується майстер зведених таблиць. У майстра зведених таблиць можна відкрити файли запиту, і навіть започаткувати нові запити з допомогою майстра запитів чи Microsoft Query.

Одержання зовнішніх даних із допомогою Microsoft Query.

Запит дозволяє їм отримати дані, що містяться у зовнішній базі даних. Наприклад припустимо, що у базі даних Microsoft Access потрібно знайти дані про продажу продукту регионе. Чтобы знайти відповіді на це запитання, потрібно одержати дані з бази даних, яка то, можливо організована вигляді різних таблиць. Кожна таблиця містить є дані. Наприклад, одна таблиця може містити інформацію про обсягу продажу та категорії продукту. Інша таблиця може містити інформацію про регіоні. Microsoft Query дозволяє їм отримати дані з усіх цих таблиц.

Microsoft Query містить Майстер запитів. Він полегшує пошук і освоєння даних із різних таблиць і полів бази даних, і навіть повернення даних в Microsoft Excel. Після вилучення даних майстер запитів дозволяє провести сортування і фільтрацію результатів запиту. Подальший пошук проводиться за допомогою коштів Microsoft Query. Чтобы запустити майстер запитів, треба вибрати команду Зовнішні дані в меню Дані, та був Створити запрос.

Після повернення результатів запиту в Microsoft Excel їх можна аналізувати, і навіть застосовувати до них автоформат, як і решти даним Microsoft Excel. Для обробки даних застосовуються стандартні інструменти, такі як майстер діаграм чи майстер зведених таблиць. Щоб автоматично оновлювати дані, необхідно створити шаблон.

Створення диаграммы.

У Microsoft Excel є можливість графічного уявлення даних як діаграми. Діаграми пов’язані з цими аркуша, з урахуванням яких вони були створено, і змінюються щоразу, коли змінюються дані на листе.

Діаграми може використати дані несуміжних осередків. Діаграма може також можуть використовувати дані зведеної таблицы.

Можна створити або впроваджену діаграму, або лист диаграммы.

Впроваджена діаграмаоб'єкт, розташований листку і сохраняемый разом із листом за збереження книжки. Впроваджені діаграми також пов’язані з даними і оновлюються за зміни вихідних данных.

Ліст діаграми — лист книжки, у якому лише діаграму. Листи діаграми пов’язані з цими таблиць і оновлюються при змін даних в таблице.

До сформування діаграми треба виконати такі действия:

1. Виділити осередки, містять дані, що їх відбиті з діаграми. Якщо потрібно, щоб у діаграмі було відбито назви рядків чи шпальт, треба виділити також містять їх ячейки.

2. Натиснути кнопку Майстер диаграмм.

3. Далі слідувати інструкціям мастера.

Коли аркуші присутні багаторівневі назви рядків чи шпальт, їх теж можна відбити з діаграми. Під час створення діаграми треба виділити назви рядків і шпальт кожному за рівня. Щоб при додаванні даних в діаграму було збережено задана ієрархія, треба змінити діапазон осередків, використаних під час створення диаграммы.

На малюнку 5 зображено діаграма, отримана з урахуванням списку, що був на Малюнку 1 даного реферата.

Малюнок 5. Діаграма, побудована з урахуванням списку, зображеного на.

Малюнку 1.

Заключение

.

З усього вищесказаного, можна дійти невтішного висновку, що програму Microsoft Excel цілком можливо використовувати як простий бази даних. Дані тут зорганізовані у вигляді рядків і шпальт, що він відповідає полях і записам у «справжньої» базі даних, є фільтрації, сортування і навіть створення і виконання запитів до зовнішніх джерелам даних. Крім того, застосування Visual Basic for Application як мовою для розробки макросів і додатків у Excel робить застосування програмних засобів в як база даних ще привабливіше. Але, хотілося б вкотре підкреслити, що з баз даних великих розмірів, і навіть таких баз даних, які пред’являють підвищені вимоги до захисту і цілісності своїх даних Excel не применим.

1. Льюїс Паттерсон. Microsoft Excel 97. Освой самостійно за 24 години: Пер. з анг. — М.: ЗАТ «Видавництво БИНОМ», 1998.

2. Електронні таблиці Excel 4.0: Практ. Пособ./Пер. з ньому. -.

М.:ЭКОМ., 1994.

3.

3. Нелсон Стефен. Путівник Microsoft Excel 97/ Пер. з нгл.

-М.: Видавничий відділ «Російська Редакція» ТОВ «Channel Trading.

Ltd.", 1994. ———————————- [pic].

[pic].

[pic].