Анализ, оцінка та вибір користувачем пакетів прикладних програм для автоматизації своєї діяльності (Microsoft Access)

Практична часть.

Загальна характеристика задачи.

Для планування діяльності будь-який фірми будь-якою етапі працюють деякі розрахунки для автоматизації яких дуже зручне і раціонально застосовувати обчислювальну техніку. У цьому завданню потрібно визначити план випуску своєї продукції рік і з кварталами з урахуванням те, що ми знаємо результати звітного року й плановане збільшення випуску продукції, і навіть питому вагу кожного кварталу в планованому року. Мета завдання: здійснення планування, і навіть наступного контролю над випуском продукції. Ці дані необхідні управляючому фірмою до створення деякою загальної картини майбутнього виробництва, головному бухгалтеру з метою оцінки потоків майбутніх платежів і може розроблені аналітичним відділом. Цю інформацію корисна та інших підрозділів фірми, що з виробництвом і які збутом цієї продукції (відділ закупівлі сировини, відділ реализации).

Выбор пакета електронних таблиц.

Для розв’язання даної і до неї завдань використовується пакет електронних таблиць. Він дає змогу представляти дані у різних форматах і виробляти із нею деякі арифметичні дії з допомогою формул, ще зберігати, змінювати і давати інформацію з першому вимозі й у професійному виде.

Найбільш популярної над ринком пакетів електронних таблиць сьогодні є останні версії Microsoft Excel. Результати тестування цих версії засвідчили їхню переваги над іншими аналогічними проектами відомих фірм як-от Lotus 1, 2, 3, QuatroPro. Excel має низку характеристик, вигідно які від своїх конкурентів. Це: ідеальна сумісність з Windows дружній інтерфейс детальність розробки вбудованих функцій можливість створення функцій користувача з допомогою макросів ідеальна сумісність коїться з іншими пакетами Microsoft такі як Word, Access використання миші, що прискорює будь-яку роботу доступне і незначне навіть початківця користувача мовне засіб Visual Basic.

Проектирование форм вихідних документов.

Включити системний блок і монітор. Завантажити встановлену версію Windows з допомогою клавіші F10 чи набору Win в командної рядку. Завантажити Microsoft Excel: подвійний щиголь миші з ярлика Excel. У осередок А1 (адреси осередків див. Додаток 3) вводимо назва таблиці: «План випуску продукції з кварталами на». Enter. У осередок F1 вводимо запланований рік: 1998. Enter. Завдання, поставлене вирішуватиметься наочнішим виявиться, коли такі вхідні дані як фактичний випускати продукцію за звітом щороку і відсоток планованого збільшення випуску продукції винести з створюваної таблиці. У осередок A3 вводимо: «Випуск продукції». Enter. У осередок С3 вводимо формулу: «=F1−1» щоб одержати базового року. Enter. У осередок С3 вводимо значення випуску продукції базовому року: 18.300.Enter. У осередок D3 вводимо: «Планованої увеличение». Enter. У осередок F3 вводимо значення планованого збільшення: 2.8. Enter. У осередки A4 і D4 вводимо одиниця виміру випуску продукції і на планованого збільшення: «(млн. крб.)» і «(в %)» відповідно. Enter. Таблиця матиме в шпальтах дані про кварталами і підсумок, а, по рядкам удільні ваги кварталів і обсяг випуску продукції. Отже, по формулам з урахуванням вхідних даних, винесених за табличную форму, і питомих терезів ми матимемо шуканий результат. У осередки з B6 по E6 вводяться назви шпальт таблиці: квартали усе своєю чергою. У осередок F6 вводиться назва шпальти: «Разом за год». Enter. Осередок A7 — назва рядки: «Питома вага випуску продукції з кварталами». Enter. Осередки з B7 по E7 — значення питомих терезів по кварталами відповідно до завданням. Enter. Осередок F7 — підсумок протягом року: вводиться формула — «=СУММ (С6:E6)». Enter. У осередок А8 вводиться назва підсумковій рядки: «План випуску» (в млн. крб.). Enter. Осередки з B8 по F8 містять результат, який вираховується по формулам: B8 — «=$C$ 3*(1+$F$ 3)*B7». Enter. Значок $ позначає абсолютне значення адреси осередки якого він встановлюється. Це дозволяє копіювати формулу не змінюючи адреси осередків яким стоїть значок $. Використовуючи це властивість після введення даної формули в осередок В8, ми копіюємо її значення у наступні осередки, одержуючи необхідний результат. (Формули за іншими осередках див. Додаток 1). Щоб таблиця мала презентабельний вид скористаємося властивістю автоформата: виділимо таблицю (A6:F8) курсор на А6 утримуючи ліву кнопку миші розтягуємо виділення; вибираємо опцію Формат — Автоформат; після появи діалогового вікна вибираємо Об'ємний 2. Enter. Для наочності можна назвати осередки у яких користувач повинен вводити дані до розрахунку. І тому слід зазначити осередок (С3 і F3). У меню Формат вибрати команду Об'єкт, потім вкладку Вигляд, щоб додати тінь, встановіть прапорець «із кепкуючою тінню». Ok. Теж саме б зробити всієї таблицы.

Для ефективного застосування таблиці та питаннями захисту формул слід поставити захист на осередки які підлягають редагування, цим робота користувача з цією електронної таблицею дуже простою. Виділіть необхідних внесення даних осередки: F1, C3, F3, B7, C7, D7. E7. У меню Формат виберіть команду Осередки, потім вкладку «Захист». Зніміть прапорець «Що Захищається осередок». Далі щоб захистити лист, в меню Сервіс виберіть пункт Захист, потім команду Захистити лист. Встановіть прапорець «Вміст». Прибл. (Підсумковий варіант Додаток 2).

Результати виконання контрольного прикладу в розрахунковому і формульному виде.

Позаяк у базовому року фактичний випуск становив 18 300 млн. крб., а плановане збільшення 2,8%, то випускати продукцію становитиме 18 300*102,8/100=18 812,4 Відповідно по квартально випускати продукцію становитиме: випуск на рік * питому вагу кварталу на рік / 100 отже 1 квартал: 18 812,4*24.3/100=4571,41 2 квартал: 18 812.4*25/100=4703,1 3 квартал: 18 812,4*25,2/100=4740,72 4 квартал: 18 812.4*25,5/100=4797,16.

Инструкция щодо застосування спроектованої електронної таблицы.

Включити системний блок і монітор. Завантажити встановлену версію Windows з допомогою клавіші F10 чи набору Win в командної рядку. Завантажити Microsoft Excel: подвійний щиголь миші з ярлика Excel. Відкрийте необхідний файл на диску З: Файл — Відкрити чи Ctrl O. Після відкриття діалогового вікна знайдіть у списку потрібний файл чи введіть його назву на активну строку.

Запровадьте запланований рік у відповідну осередок назви таблиці (F4). Запровадьте фактичний випускати продукцію звітного року у відповідну осередок (C3). Запровадьте очікуваний відсоток збільшення випуску планованому року (F3). Занесіть в таблицю удільні ваги випуску по кварталами (B7 — E7). Зазначений відповідь рядок 8. Проаналізуйте результати. За необхідності роздрукувати документ виконати такі кроки: Файл — Печатка — Прибл чи клацнути по кнопці на панелі із зображенням друкованої машинки.