Формування бази даних

РЯЗАНСЬКИЙ ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ Й ПРАВА.

МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ.

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦИИ.

ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ.

КОНТРОЛЬНА РАБОТА.

ПРЕДМЕТ: ИНФОРМАТИКА.

ТЕМА.

Систему керування базами даних MICROSOFT ACCESS.

Виконала студентка.

2-го курсу економічного факультета.

_______________________.

Перевірив: ______________.

р. Рязань.

1999 г.

Варіант 3.

Створити файл бази даних із результатам таблиці. За підсумками таблиці сформувати запит з підсумковими обчисленнями куди включити поля: «найменування товару», «Залишок», «Сума виручки»; передбачити: сортування записів полем «Найменування вироби», обчислення значень на полі «Сума виручки»: «Ціна за одиницю» x «Реалізовано», полем «Залишок»: «Зроблено» — «Реалізовано», підсумкові обчислення полями «Залишок», «Сума виручки»: створити форму для введення нових записів в таблицю бази даних, вид форм — «Одного стовпець»; створити звіт за результатами запиту, вид звіту «Одного стовпець», в звіті передбачити обчислення підсумків по полю «Сума»; створити макрос як панелі кнопок, передбачити кнопки для введення записів в таблицю бази даних, і перегляду вмісту таблицы.

Таблица.

|Дата |Наименова-|Цена |Произве-д|Реализо-в|Остаток |Сума | | |ние |вироби |ено (шт.)|ано (шт.)|(шт.) |виручки | | |вироби |(крб.) | | | |(крб.) | |06.01.|Глушитель |250 |480 |450 | | | |99 | | | | | | | |06.01.|Колесо |380 |150 |150 | | | |99 | | | | | | | |22.02.|Корпус |65 |80 |80 | | | |99 | | | | | | | |06.01.|Диск |70 |60 |55 | | | |99 | | | | | | | |06.01.|Маховик |98 |350 |300 | | | |99 | | | | | | | |22.02.|Глушитель |250 |400 |400 | | | |99 | | | | | | | |23.03.|Корпус |65 |60 |60 | | | |99 | | | | | | | |19.03.|Глушитель |250 |350 |380 | | | |99 | | | | | | |.

22.02.99 |Колесо |380 |180 |180 | | | |.

3.03.99 |Маховик |98 |280 |260 | | | |.

Разом :

Виконання задания.

Создадим файл бази даних. І тому спочатку завантажимо ACCESS. Потому, як у екрані висвітиться меню виберемо послідовно пункти «Файл» і «Створити» У який з’явився діалоговому вікні зазначимо диск і каталог, який буде записано файл бази даних, і пропишемо ім'я файла бази даних у нашій разі PRO_DT (розширення MDB, буде присвоєно файлу автоматично самої програмою). У цьому буде створено, і записано диск файл PRO_DT.MDB. Сформуємо таблицю даних. І тому наступного діалоговому вікні натиснемо послідовно кнопки «Створити» і «Нова таблиця» У цьому відкривається діалогове вікно формування структури файла бази даних. Визначимо поля. І тому дамо кожному полю ім'я і визначимо тип уявлення даних, і їх основні властивості. Дамо на запит програми ім'я таблиці - «Произв_деятельность» Уявімо визначення полів як таблицы:

Поле |Тип |Розмір поля |Кількість десяткових знаків |Формат поля |Маска введення | |Дата |Датавремя | | |Короткий формат дати |99.99.00;0 | |Найменування вироби |Текстовий |30 | | | | |Ціна вироби |Грошовий | |Авто |Грошовий | | | Зроблено | Числової |З плаваючою точкою 8 бт. |Авто | | | | Реалізовано | Числової |З плаваючою точкою 8 бт. |Авто | | | |Слід зазначити, що з відображення даних наявної таблиці, полі «Найменування» може довжина його становитиме 9 символів, але нинішнього разі, під час виробництва товару з довшим найменуванням він може не поміститися, тому довжина поля обрано 30 символів. Після які у таблиці цих і закриття діалогового вікна, на екрані висвітиться вікно бази даних. Після натискання на клавішу «Відкрити» з’явиться порожня таблиця бази з найменуванням полів. Заповнимо таблицю. При цьому такі внесені до таблицю буде збережено в файлі бази даних PRO_DT.MDB.

Сведем результати дій в таблицу.

Элемент ACCESS |Дії користувача |Результат операції | |Меню ACCESS |Вибір пунктів меню «Файл», «Створити» |Діалогове вікно дискового простору активного диска (ДОАД) | |ДОАД |Вибір імені файла PRO_DT.MDB |Присвоєння базі даних імені, перехід у вікно бази даних (ОБД) | |ОБД |Послідовний вибір кнопок «Створити», «Нова таблиця» |Перехід у вікно формування структури таблиці (ОФСТ) | |ОФСТ |Введення імен полів, вибір типу даних, і елементів форматування даних |Створення структури файла таблиці, присвоєння імені таблиці, перехід до вікна бази даних (ОБД) | |ОБД |Натискання кнопки «Відкрити», введення даних в таблицю |Формування таблиці бази даних із вихідної інформацією. | |.

Сформируем запит. І тому, перебувають у вікні бази даних натиснемо послідовно кнопки «Запит» і «Створити». У який з’явився діалоговому вікні «Створення запиту» натиснемо кнопку «Новий запит». Позаяк у базі даних є лише одне таблиця, то який з’явився діалоговому вікні вибору таблиці до створення запиту послідовно натиснемо кнопки «Додати» і «Закрити». У який з’явився вікні формування структури запиту виконаємо такі дії: У першій рядку «Поле» формуємо полі «Найменування вироби». У рядку сортування поля «Найменування вироби» в раскрывающемся меню вибираємо «По зростанню». Створимо додаткове полі «Залишок». І тому переместим курсор в вільну колонку праворуч від поля «Найменування вироби» і введемо вираз: «Залишок: Зроблено — Реалізовано» Отже буде створено нову полі «Залишок» Потім зафіксувавши курсор на полі «Залишок» і натиснувши праву клавішу миші виберемо в який з’явився меню пункт «Властивості». У розпочатому діалоговому вікні властивостей поля була в рядку формат поля активізувавши раскрывающееся меню виберемо «Числової» і опишемо його властивості. Аналогічно створюється додаткове полі" Сума виручки". Переместим курсор у вільний колонку праворуч від поля «Залишок». Введемо вираз «Сума виручки: Ціна вироби * Реалізовано» Помістивши курсор на полі «Сума виручки» і натиснувши праву клавішу миші виберемо «Властивості» і визначимо тип даних з допомогою меню як «Грошовий» Задля реалізації операцій підсумкового обчислення зробимо такі дії: Для визначення підсумків полем ««Залишок» виберемо з меню «ACCESS» пункт «Вигляд». Потім виберемо пункт «Групові операції» У вікні формування структури запиту з’явиться рядок «Групова операція». У цьому рядок в полі «Залишок» з раскрывающегося меню виберемо «SUM». Для визначення підсумків полем «Сума виручки» виберемо з меню «ACCESS» пункт «Вигляд». Потім виберемо пункт «Групові операції» У вікні формування структури запиту з’явиться рядок «Групова операція». У цьому рядок в полі «Сума виручки» з раскрывающегося меню виберемо «SUM». При закритті вікна «Запит» відповімо «Так» питанням «Зберегти зміни запиту» і дамо запиту ім'я «Повний запрос».

Сведем в таблицю основні операції з створенню запроса.

Элемент ACCESS |Дії користувача |Результат операції | |Вікно бази даних |Послідовне натискання кнопок «Запит і «Створити» |Діалогове вікно створення запиту (ДОСЗ) | |ДОСЗ |Кнопка «Новий запит» |Діалогове вікно «Додавання таблиці» (ДОДТ) | |ДОДТ |Вибір вихідної таблиці Кнопки «Додати, Закрити» |Діалогове вікно формування структури запиту (ДОФЗ) | |ДОФЗ |Вибір полів запиту, умов сортування |Структура таблиці запиту (СТЗ) | |Вычисляемые поля ДОФЗ |Вибір полів запиту, створення додаткових вычисляемых полів, форматування даних. |Структура таблиці запиту (СТЗ) | |Підсумкові запити ДОФЗ |Вибір полів запиту; меню ACCESS — «Вигляд» «Групові операції», визначення підсумку полем «SUM» |Структура таблиці запиту (СТЗ) | |СТЗ |Закриття ДОФЗЮ, присвоєння імені запиту |Результатная таблиця запиту. | | Створимо форму для введення нових записів в таблицю бази даних. До сформування форми відкриємо вікно бази даних. Потім послідовно натиснемо кнопки «Форма» і «Створити». На екрані з’явиться діалогове вікно «Створення форми». У раскрывшемся переліку створених таблиць і запитів (вікно «Вибір таблицызапроса») виберемо створену таблицю «Произв_деятельность». Потім натиснемо кнопку Майстра. Із запропонованих «Майстром» різновидів виберемо форму «Одного стовпець». Після запуску майстра необхідно визначити поля форми. Перенесемо до форми весь список полів. При закритті макета форми дамо йому ім'я «Произв_деятельность» Створимо у вигляді кнопки до переходу в «порожній» бланк форми внесення даних в таблицю і з режиму введення записів. І тому з вікна бази даних натиснемо послідовно кнопки «Форма» і «Конструктор» (Коли екрані відсутня панель елементів, попередньо в меню ACCESS виберемо пункти «Вигляд» і «Панель елементів») Для виходу «порожню» форму для додавання нової записи виберемо піктограму «Кнопка» на «Панелі елементів» і зафіксуємо покажчик миші на вільному просторі форми як конструктора. У раскрывшемся діалоговому вікні вибираємо «Тип дії» — «Фундаментальна обізнаність із записами» і «Дія» — «Додавання нової записи». Потім вибираємо що розмістити на кнопці - малюнок чи текст. Вибираємо «Малюнок», «Нова запис». Як підписикоментарю до кнопки вибираємо «Нова запис». Для виходу з режиму форми фіксуємо кнопку на вільному місці поля форми, відзначаємо «Тип дії» — «Фундаментальна обізнаність із формою» і «Дія» — «Закриття форми». Потім вибираємо малюнок і назву кнопки. У результаті формі з’являться дві кнопки дозволяють управляти роботою форми. При натисканні на кнопку «Нова запис» ACCESS переводить діалог із користувачем створення нової записи пропонуючи йому порожню форму без записів. При натисканні на кнопку «Вихід» діалог із режиму форми перетворюється на вікно бази данных.

Представим результати дій зі створення форми як таблицы.

Елемент ACCESS |Дії користувача |Результат операції | |Вікно бази даних |Натискання кнопки «Створити» |Вікно «Створення форми» (ОСФ) | |ОСФ |Вибір таблицызапроса на яку створюється форма, натискання кнопки майстра |Вікно «Майстра для розробки форм» (МРФ) | |МРФ |Вибір майстра «Одного стовпець» |Вікно майстра створення структури форми (МСФ) | |МСФ |Вибір полів, порядку полів у вигляді, вибір типу, і назви форми. |Готова форма | |Вікно бази даних |Натиснути кнопку «Конструктор» |Конструктор форм (КФ) | |КФ |Меню ACCESS: вибір пунктів «Вигляд», «Панель елементів» |Виклик на екран «Панелі элементов"(ПЭ) | |Вікно бази даних, КФ, ПЭ |Вибір на «Панелі елементів» піктограми «Кнопко», перенесення в форму. |Майстер створення кнопки (МСК) | |МСК |Вибір «Тип дії», «Дія», малювання та підписи до кнопки |Функціональна кнопка у вигляді. | |.

Создадим звіт за результатами запиту. І тому з вікна бази даних послідовно натискаємо кнопки «Звіт» і «Створити». У який з’явився діалоговому вікні вибираємо запит, яким створюватиметься звіт — «Повний запит». Після вибору запиту натискаємо кнопку «Майстра» для виклику майстра звіту. Із списку Майстрів вибираємо пункт «Одного стовпець». У який з’явився діалоговому вікні вибираємо поля які перебувають у звіт. У наступному діалоговому вікні визначаємо полі з якому здійснюватиметься сортування записів — «Найменування виробів». Потім визначаємо стиль оформлення звіту. Визначаємо, що відстань між рядків 0,5 див., формат папери — А4, орієнтація папери — книжкова, заголовок звіту — «Довідка по виробничої діяльності». Після цього Майстер відкриє звіт як попереднього перегляду. Для обчислення підсумків полем «Сума» як конструктора звіту в «Області приміток звіту» створимо полі, активізуємо виклик на екран вікна властивостей. Потім, в рядку «Дані» введемо формулу +SUM ([Сума]). У раскрывающемся меню в рядку «Формат поля» зазначимо «Грошовий», в рядку «Сума з накопиченням» зазначимо «Для групи» і отформатируем назва поля — «Загальна сума виручки». У завершенні роботи зберігаємо звіт привласнюємо йому имя.

Представим дії вигляді таблицы Элемент ACCESS |Дії користувача |Результат операції | |Вікно бази даних |Натискання кнопок «Звіт» і «Створити» | | |ОСО |Вибір таблицызапроса, натискання кнопки «Майстер» | | |ОВМО |Вибір майстра «Одного стовпець» | | |ОМСО |Вибір полів і черговості полів в звіті, вибір полів для сортування даних, вибір типу звіту, вибір полів для обчислень, вибір формату звіту вибір типу угруповання |Стандартний звіт «Одного стовпець» з підсумковими обчисленнями | |Стандартний звіт |Зміна структури, форматування звіту |Стандартний звіт «Одного стовпець» з підсумковими обчисленнями | | Створимо макрос як панелі кнопок. І тому з вікна бази даних послідовно натиснути кнопки «Форма» і «Створити». У вікні «Створення форми» натиснути кнопку «Порожня форма». У цьому відкриється вікно конструктора форм Коли екрані немає «Панелі елементів», треба скористатися пунктами меню ACCESS «Вигляд» і «Панель елементів». Створимо на полі форми кнопку. Для цього натиснемо мишею на піктограму «Кнопка» панелі елементів і зафіксуємо покажчик миші на вільному просторі поля форми. У розпочатому вікні майстра створення кнопки натиснемо «Скасування». Помістивши покажчик миші на створену кнопку, натиснемо праву клавішу миші. У який з’явився контекстном меню виберемо пункт «Властивості» У раскрывшемся меню виберемо пункт «Властивості подій» У рядку «Натискання кнопки» перейдемо в режим построителя макросів, після чого перейдемо до пункту «Макроси» з вікна построителя. Відповімо так на запит програми про збереження макросу і збережемо його передачі під ім'ям «Введення даних» У розпочатому вікні конструктора макросу виберемо в раскрывающемся меню пункту «Макрокоманда» виберемо «Відкрити таблицю». У розділі «Аргументи макросу» в рядку «Ім'я таблиці» виберемо «Произв_деятельность», в рядку «Режим» — таблиця", в рядку «Режим даних» — «Зміна». Заплющимо конструктор зберігши зроблені зміни. Помістивши покажчик миші на кнопку і натиснувши праву клавішу виберемо в який з’явився меню пункт «Властивості кнопки» У меню властивостей виберемо «Властивості макета». У рядку «Малюнок» натиснемо на кнопку переходу у вікно побудови малюнків. Виберемо з списку малюнок «Нова запис», у своїй малюнок вийде в створеної кнопці. Для позначення кнопки написом, виберемо піктограму «Підпис» і розмістимо покажчик миші поруч із кнопкою. Введемо напис «Введення нової записи». Повторимо самі дії до створення кнопки «Перегляд таблиці», але причому у розділі «Аргументи макросу» в рядку «Режим даних» зазначимо «Тільки читання». Також за зміни властивостей кнопки виберемо малюнок «Перегляд документа, а під час виборів піктограми «Підпис» наберемо текст «Перегляд таблиці». Для приміщення назви панелі кнопок виберемо піктограму «Підпис», зафіксуємо покажчик миші на вільному місці форми і ведемо текст «Панель кнопок». Збережемо зроблені изменения.

Представим дії вигляді таблицы Элемент ACCESS |Дії користувача |Результат операції | |Вікно бази даних |Натиснути кнопки «Форма», «Створити», «Порожня форма» |Конструктор створення форми (КСФ) | |КСФ |Меню ACCESS. Пункти «Вигляд», «Панель елементів» |Висновок панелі елементів на екран (ПЭ) | |КСФ, ПЭ |Натиснути на піктограму «Кнопка» ПЭ, зафіксувати покажчик миші на полі форми |Майстер створення кнопки (МСК) | |МСК |Натиснути кнопку «Скасування» |Кнопка на полі форми (До) | |До |Помістити миша на кнопку, натиснути праву клавішу |Контекстне меню (КМ) | |КМ |Вибір пункту «Властивості» |Вікно властивостей кнопки (ОСК) | |ОСК |Вибір пункту «Властивості подій», в рядку «Натискання кнопки» вибір піктограми режиму переходу в режим побудови макросу |Вікно построителя макросів (ОПМ) | |ОПМ |Вибір пункту «Макроси», збереження макросу, присвоєння імені «Введення даних» макросу |Відкриття вікна конструктора макросів (ОКМ) | |ОКМ |Вибір Кучми на пункті «Макрокоманда» пункту «Відкрити таблицю», розділ «Аргументи макросу» вибрати, ім'я таблиці режим відкриття, режим даних, закрити ОКМ |Запис створеного макросу у вікно бази даних | |ОСК |Вибір пункту «Властивості макета» в рядку «Малюнок» перейти в вікно построителя малюнків |Вікно построителя малюнків (ОПР) | |ОПР |Вибрати малюнок |Створення малюнка на кнопці | |ПЭ |Вибрати піктограму «Підпис», розмістити на полі форми, набрати текст підписи. |Створення написи до форми | | Для автоматичного запуску панелі кнопок з «робочого столу» Windows з вікна бази даних вибирають кнопку «Макрос». Натискають кнопку «Створити» й у розпочатому вікні «Макрокоманда» вибирають «Відкрити форму». У позиції «Аргументи макросу» в рядку «Ім'я форми вибирають «Панель кнопок», а рядку «Режим» — «Форма». За збереження макросу йому привласнюють ім'я «autoexec». Закривають ACCESS. На диску З: знаходять файл безпосередньо з ім'ям PRO_DT.MDB, створюють йому ярлик і привласнюють цьому ярлику ім'я. При активізації ярлика робочому столі, автоматично запускається панель кнопок.

Візі Манс Microsoft ACCESS 2.0 Локалізована версія. М., Біном. 1995.

Евдокимов У. У. Економічна інформатика. Підручник для вузів. СПб. Пітер. 1997.