Ключевые крок до успіху і реальні переваги BPM

Ключевые крок до успіху і реальні переваги BPM

Определение успішних проектів ВРМ

Как показує практика, результати вже реалізованих проектів ВРМ бувають неоднозначні. Деякі компанії досягають поставленої мети і вважає, що й проекти ВРМ дали очікувані результати і навіть перевершили їх. Інші організації виявляють, що час вживлення і вартість проекту перевищили заплановані показники, результати відповідають загальним очікуванням, а поставленої мети досягти зірвалася. То що відрізняє найуспішніші проекти ВРМ від невдалих? Крейг Шифф (Craig Schiff), виконавчого директора компанії ВРМ Partners, Inc., вважає, що є три моменти, які визначають успіх проекту ВРМ, і проходження цим рекомендаціям може істотно збільшити шанси компанії для досягнення шуканих результатів.

1. Перебування «заступника «проекту серед вищого керівництва организации

Поддержка вищого керівництва — суттєву енергетичну перевагу більшість корпоративних проектів, а проектів ВРМ вона є цілком необхідної. Щоб впровадження системи протікало найкраще, буває потрібно й стандартизувати системи, що ті чи інші групи вважають сферою виключно власних інтересів, причому у масштабах усієї компанії. До таких системам ставляться план бухгалтерських рахунків або ієрархічна система звітності. До того ж, спосіб обчислення ключових показників може бути єдиним для компанії.

Выполнение проекту вимагає наявності людини, який володіє необхідними повноваженнями для проведення цих змін. Не слід забувати, що часто ITі фінансовий відділи що неспроможні знайти спільну язик у питанні вибору необхідного продукту. IT-отдел зазвичай намагається придбати модулі ВРМ своїх постачальників систем ERP (Enterprise Resource Planning — планування ресурсів підприємства), щоб полегшити процес інтеграції, або в постачальників інструментів BI, щоб отримати рішення, налаштоване відповідно до їх вимогами. Навпаки, бизнес-пользователи у фінансовому відділі воліють пакетні докладання від найкращих у своєму класі постачальників завдяки їхнім очевидною простоті використання й підтримки. Без участі вищого керівництва її можуть призвести до тупикової ситуації та означатиме кінець проекту ВРМ. Без спостереження та напряму з боку менеджерів вищої ланки проект може скоротитися лише до задоволення поточних потреб, і компанія не отримає всіх переваг, які надає ВРМ.

Наконец, хтось має встановити «правил гри ». Система надаватиме більше інформації більшій кількості користувачів. Цим співробітникам треба розуміти, як вона використовуватися. Буде зарплата залежати від даних про ефективність його роботи, одержуваних з допомогою нової виборчої системи? Які правила щодо конфіденційності даних? Роль «заступника «проекту зазвичай виконує директор по інформаційним технологіям, фінансовий директор чи виконавчого директора (у невеликих компаніях).

2. Вибір пріоритетів й розробка плана

Возможности систем ВРМ різноманітні. Вони можуть сприяти зменшенню термінів закриття бухгалтерських книжок. Вони оптимізують процес прийняття рішень з допомогою надання точнішою і своєчасної інформації більшій кількості співробітників. Системи ВРМ також в змозі сприяти виконання вимог законодавства, т.к. підтримують контрольні журнали, повідомляють про істотні зміни і забезпечують єдиний набір узгоджених даних. Вони можуть істотно знизити кількість трудомістких процесів, як-от використання коштів бюджетування з урахуванням Excel, чи навіть сприяти оновленню застарілих систем. Нарешті, інструменти ВРМ здатні збільшити ефективності роботи компанії завдяки тому, що змушують кожного сконцентруватися за тими ключових показниках ефективності, які вище керівництво вважає абсолютно пріоритетними.

Хотя багато компаній, збираються впроваджувати ВРМ, можуть заявити, що необхідні всі можливості, Крейг Шифф радить вибрати якусь основну мету і сфокусуватися їхньому досягненні. Це значно допоможе у виборі продуктів ВРМ, розстановці пріоритетів в завдання й вимоги і навіть у визначенні ресурсів, необхідні проекту. І потім можна переходити до розробки плану. Це важливе момент, яким часто нехтують. Наприклад, частенько проект ВРМ починається з спроб внести поліпшення у процес бюджетування, що, безумовно, можна буде, т.к. зазвичай цей процес далекий до оптимального і досить трудомісткий як фінансового відділу, так інших учасників із працівників компанії. Але якщо сконцентруватися лише з бюджетуванні, то результаті можна отримати роботу крапкове рішення, яке зможе перетворитися на більш комплексну систему, відповідну розумінню ВРМ в масштабах компанії. Під час розробки плану необхідна основних зацікавлених сторін перебуває компанії, щоб було виробити загальне розуміння того, які кінцеві результати очікуються від запровадження ВРМ. Якщо зацікавлені боку що неспроможні дійти згоди, то потрібно втручання куратора проекту з вищого керівництва (див. п. 1).

После того, як досягнуто розуміння кінцевих цілей, необхідно визначити поточне стан справ. Можливо, в компанії вже сьогодні існують якісь елементи, необхідних побудови системи ВРМ. Крім програмного забезпечення, потрібно оцінити доступність необхідних джерел даних. Маючи як загального уявлення про роль системи ВРМ у компанії, і бачення поточну ситуацію, можна братися до розробці конкретного плану. Він дозволить зрозуміти готовність організації до здійсненню проекту ВРМ, виявить проблеми шляху до шуканої цілі й допоможе намітити кроки, необхідних подолання. Останній елемент з розробки плану — розстановка пріоритетів у виконанні цих кроків. Тепер, маючи бачення загальної картини, можна приступати до їхнього реалізації.

3. Визначення й використання ключових показників эффективности

Если усі що здатна впроваджена система, — це удосконалений збір даних і підготовка звітів, що його можна назвати повноцінної системою ВРМ. Призначення ВРМ — сприяти компанії, у досягненні її стратегічних установок. Для цього стратегія мусить бути перетворено на конкретну мету, бизнес-задачи і ключові показники ефективності (Key Performance Indicators — KPI), які показують, наскільки успішно компанія рухається до поставленим цілям і використовує бізнес-показники. Складно оцінити ефективність діяльності компанії лише за допомогою численних звітів. Основне гідність KPI у тому, що вони змушують кожного зосередитися на головних показниках. І це може істотний значення прийняття рішень і ефективності компанії.

В більшості систем ВРМ дані індикатори, які спільно становлять збалансовану систему показників компанії, виводяться на інструментальну панель. Оскільки ця панель є дуже наочний інтерфейс, то навіть випадковому користувачеві легко зрозуміти, наскільки добре діяльність компанії її окремих підрозділів відповідає цілям KPI. Уся інша система ВРМ побудована в такий спосіб, щоб поставляти інформацію тих KPI. У тій частині системи, що відповідає за планування, мають утримуватися показники для KPI. Реальні первинні дані, отримані з систем ERP, CRM (Customer Relationship Management — системи управління стосунки з клієнтами) та інших транзакційних систем, повинні містити інформацію, необхідну KPI, щоб визначити, наскільки добре діяльність його компанії відповідає плану. Забезпечення такий інформації - непросте завдання. Багато показників не є фінансовими за своєю природою. Наприклад, якщо з KPI — це задоволеність клієнтів, то де знайти потрібні дані в необхідному форматі? Визначення ключових показників ефективності і наповнення їх даними — одна з головних елементів ВРМ.

Что ще необходимо

Помощь експертів по ключовим моментів. У цих питаннях, як розробка плану, вибір постачальників й визначення KPI, людина, котра має досвід впровадження ВРМ, здатний допомогти заощадити істотне кількість часу та коштів.

Учет інтересів кінцевих користувачів. Включення особливостей, які можна їм корисні; часте спілкування із нею під час розробки; забезпечення необхідного навчання з бизнес-аспектам і технології до запровадження системи на дію. Чим більше кінцевих користувачів оцінюватимуть ефективність своєї роботи з допомогою системи ВРМ, тим більше виявиться її на саму компанію і результати її діяльність.

Каковы ж реальні переваги, які може мати простий, скориставшись цими порадами й успішно запровадивши ВРМ?

Реальные переваги ВРМ

На сьогодні вже багато сказано переваги, які вона отримує компанія, яка використовує ВРМ. Цей перелік входять такі елементи, як налагодження зв’язок між поточної діяльністю компанії та її стратегічними установками; отримання найдостовірніших показників; надання інформацією режимі реального часу; вдосконалення мережі та прискорення процесу прийняття рішень; поліпшення стану. Усе це звучить дуже добре; всі ці елементи є стратегічними цілями, пов’язані з управлінням ефективністю. Якщо всі названі переваги справді реально існують, як втілюються у повсякденній діяльності конкретної компанії, які можна побачити і оцінити кількісно? Крейг Шифф на конкретні приклади демонструє реальну віддачу від системам управління ефективністю бізнесу.

Установление зв’язок між поточної діяльністю компанії та її стратегічними установками Этот результат — найбільш значимий із усіх досягнень, забезпечуваних ВРМ. Основна ідея у тому, що з допомогою акуратного й послідовнішого аналізу діяльності всієї організації співробітники краще розуміти корпоративні цілі й спрямують свої зусилля з їхньої досягнення. А поліпшення стану стане закономірним результатом цього процесу.

Но у тому, щоб між банківською діяльністю та стратегією було встановлено реальна зв’язок, потрібне об'єднання кількох ключових елементів. Систему керування ефективністю бізнесу здатна допомогти у цьому. Саме ці необхідні компоненти:

быстрые цикли бюджетування і планування, які включають лише кілька ітерацій;

объединение даних із різних систем і прогнозів всіх рівнях компанії до створення загальної картини ефективності роботи організації, як у справжньому часу, і у майбутньому;

обеспечение доступності в цієї картини, і навіть цілей компанії, всім співробітників;

определение і відстеження реальних джерел прибутковості і тенденції зниження собівартості.

Пример з практики. Після установки програмного забезпечення ВРМ компанія Progress Rail Services, одну з найбільших залізничних компаній Північної Америки, стала до активнішої корпорацією з річним обсягом збуту, перевищують мільярд доларів. Серед конкретних нововведень, що з’явилися із застосуванням ВРМ, — автоматизовані оціночні панелі лише на рівні підрозділів, і філій компанії і зменшення щомісячних термінів консолідації з 14-ма до 6 робочих днів. Останнє включає даних з майже 40 різних систем, які у компанії.

Новые кошти допомогли об'єднати обговорення рівні різноманітних підрозділів. Надалі компанія планує встановити оціночні панелі на конкретних заводах, де планують використовувати кілька відмінний набір показників.

Получение найдостовірніших показників

Различные менеджери й молдавські підрозділи, що мають у розпорядженні одні й самі структури шаблонів бюджету та взагалі які обговорюють прогнози з однією і тих вже рівнем детальності, — це приваблива мета керівництво будь-якої компанії. Але, на жаль, вона йде від багатьох корпорацій, освічених шляхом злиття і/або які включають міжнародні дочірніми компаніями, які мають самостійними системами бухгалтерського обліку, і є мозаїку транзакційних систем і систем планування. Насправді у разі необхідна система ВРМ для здобуття права:

связать і консолідувати дані з несумісних систем щоб одержати загальної картини ефективності;

сделать цю картину доступною кожному за, яким вона необхідна.

Пример з практики. Компанія Coty Inc., виробник косметики, зі штатом більш 8000 співробітників і філіями в 25 країнах, використовує 40 типів різних систем, як відомі постачальників, і розроблених у самій організації. У кожній із них фінансова консолідація, і підготовка звітності організовані по-різному. У ролі перший крок шляху до уніфікованої інфраструктурі компанія впровадила програмне забезпечення для фінансової консолідації у понад 40 відділеннях. Це забезпечило загальне полотно головного офісу компанії, але з дало повного та детального уявлення для філій окремими країнах.

Когда новий фінансовий директор вирішив поліпшити процес розподілу ресурсів, компанія придбала пакет аналітичних продуктів. З допомогою цих коштів компанія сподівається знизити Витрати інфраструктуру, і персонал, і навіть істотно зменшити видатки встановлення та підтримку програмного забезпечення і придбання комп’ютерів. За 3 роки компанія планує заощадити більш два мільйони доларів.

У компанії Coty було кілька специфічних проблем. Хоча звітність була побудована по брендам, багатовимірної картини не виходило. Щоб система ВРМ запрацювала, компанії довелося перебудувати основні структури та ієрархію даних, які відзначалися у різних країнах.

Уже нині компанію отримала економію в капітальних витратах. До 2003 р. компанія щорічно збирала перелік вимог з кожного відділу, куди входили все необхідне, від меблів для відділу маркетингу до прийому нових працівників. Раніше кошти розподілялися згодні з цим списками. Тепер компанія вирішує, що необхідно кожному відділу до виконання стратегічних цілей, і лише потім, якщо залишаються гроші, розглядаються заявки підрозділів.

На сьогодні у компанії близько 250 користувачів системи ВРМ. Завдяки мережним можливостям це коло поступово розширюється межі фінансових відділів. По мері того, як роботу з фактами і об'єктивність витісняють інтуїтивне прийняття прийняття рішень та пов’язаний із цією суб'єктивізм, компанія виявляє нові тонкощі в процесі ухвалення рішень. Вище керівництво з’ясувало, що використання одних і тієї ж показників в усій організації додає впевненості, бо всі, хто стосується, бачать результати прийнятих ними прийняття рішень та відповідати за них.

Информация як реального времени

Если навіть не мають можливості надавати інформацію як реального часу, вона мусить бути максимально «свіжої «. Чим оперативнішою надходить інформація, то швидше можна скоригувати свої дії. Щоб кошти ВРМ виявилися справді корисними, а компанія краще контролювалася, впроваджена система повинна:

обеспечивать доставку даних із мінімальної затримкою між транзакцией чи подією і доступністю даних для аналізу;

способствовать скорочення періодів закриття бухгалтерських книжок;

автоматизировать операції, у яких ймовірність помилки, виключаючи участь людей ланцюжку надання даних;

поддерживать швидший підготовку прогнозів.

Пример з практики. Компанія Miles Kimball, багатоканальний постачальник, найбільш відомий своїми каталоги, продає більш 12 000 дисконтних одиниць через три web сайту і трьох набору каталогів. За словами виконавчого директора компанії, система ВРМ, що вони впровадили, виявилася неперевершеною у наданні надійної інформацією режимі реального часу.

Для компанії, яка від персоніфікованих продуктів, дуже важливо швидко отримувати точні дані, щоб він могла оперативно реагувати. У компанії Miles Kimball перехід до інформацією режимі реального часу призвів до появу нових питань, оскільки швидкі відповіді викликають інтерес до додаткової інформації. Це може означати прийняття більшого кількості рішень, хоча часто є просто дрібними поправками.

Для працівників відділу продажу та планування номенклатури товарів, і навіть для оперативного персоналу швидке виявлення успіху чи невдачі продуктів, їх категорій і від пропозицій залишає більше часу підвищення наступного каталогу.

Фирма хоче здійснювати половину продажів через інтернет, в такий спосіб економлячи на використанні паперових каталогів. ВРМ дозволяє компанії поставити першу місце цю мету, а чи не менші тактичні завдання.

Собственность і ответственность

Компании часто намагаються втягнути більше співробітників у процес планування, але не матимуть того, щоб бюджетування перетворюватися на їх основну роботу. Якщо у процесі бюджетування і планування беруть участь багато працівників компанії, це дозволяє запобігти ситуації, коли прогнозування здійснюється «згори вниз », за наказом. Теоретично, це добре, оскільки сприяє зв’язування стратегічних цілей з реальною ситуацією.

Пример з практики. Компанія Winn-Dixie, одну з найбільших мереж роздрібних магазинів, має близько 120 000 співробітників і 1100 магазинів, що переважно розташовані о 12-й штатах американського південного сходу. Раніше бюджетування компанії побудоване над програмою Exсel, що викликало чимало проблем. Окремі електронні таблиці пропадали; учасники процесу бюджетування були були незадоволені тим, що де вони мали інформації у тому, чи їх пропозиції в остаточний бюджет. Після установки системи ВРМ компанія змогла здійснювати бюджетування на адміністративному рівні в усіх власних підрозділах. До того ж, впровадження нового забезпечення дозволило менеджерам районів готувати бюджети окремих крамниць із допомогою даної системи. І, нарешті, поява ВРМ призвело до істотну економію витрат на бюджетування і несумлінну підготовку звітності. Фінансова група компанії підрахувала витрати часу, і навіть коштів у папір, печатку та розсилку, пов’язані зі старою системою бюджетування і підготовки звітності, і з’ясувала, що з 5 років використання коштів ВРМ економія становить понад 1.1 мільйонів, що безперечно окупить впровадження методів.

Снижение собівартості і зростання доходов

Пока ще чимало важко знайти практичні приклади того, як використання ВРМ можуть призвести до зростання доходів. Це не дивно, оскільки системи ВРМ ввійшли в широкий оборот порівняно недавно. Кошти ВРМ переважно зосереджено фінансових підрозділах, а відділи товарного маркетингу чи продажів використовують в меншою мірою. Але вже є численні приклади того, щоб ці інструменти сприяють економії коштів, зокрема у такому області, як кількість персоналу. Впровадження системи управління ефективністю бізнесу може вимагати від 10 до 200 человеко-месяцев; вона також потребує поточної підтримці. Але її використання здатне різко скоротити обсяг рутинних ручних операцій на бюджетуванні і підготовці звітності.

Пример з практики. За оцінками Крэйга Шиффа, компанія Lockheed Martin, одне з провідних фірм у сфері передових технологій, щорічно заощаджує 50 мільйонів за рахунок використання нової виборчої системи управління ефективністю бізнесу. Після кілька років зливань і поглинань компанія мала цілу набір транзакційних систем, й вони були несумісні між собою. А, щоб розв’язати проблему, компанія здійснила одне із найбільш грандіозних сьогодні проектів із впровадженню коштів ВРМ.

В результаті компанія отримала низку важливих переваг, серед яких — найбільш достовірні фінансові показники і суттєве скорочення термінів підготовки звітів, підтверджень і консолідацій. Та особливо віра примітно значне зниження. Компанії як вдалося домогтися більшої стандартизації з допомогою єдиного корпоративного плану рахунків, а й вперше одночасно вирішити проблеми, пов’язані із трьома основними функціями — фінансовим урахуванням, податкової звітністю і плануванням.

Создание «інформації до дії «

Все згодні про те, що одержання інформації, виходячи з яких можна робити конкретні дії, є таки благородною метою. Кошти ВРМ дозволяють мати таку інформацію з допомогою таких засадничих механізмів:

более швидкий охоплення безупинно мінливих даних із різних джерел з урахуванням засобів добування, перетворення і завантаження (ETL);

сосредоточение увагу ключових показниках бізнесу завдяки оцінним і інструментальним панелям;

заблаговременное попередження менеджерів про істотних відхиленнях від запланованих результатів з допомогою електронних повідомлень і «стоп-сигналов «в звітах.

Пример з практики. Відомий виробник програмних продуктів, компанія Macromedia, домоглася отримання найдостовірніших фінансові показники з допомогою Сховища даних, але маніпулювання даними у тому Сховище викликало труднощі. Як і більшість інші компанії, Macromedia здійснювала розробку прогнозів з допомогою Exсel. До того ж, компанія мала спеціально створеним додатком для бюджетування, яким користувалися близько 20 співробітників. Через війну впровадження системи ВРМ компанія має доступу до даних як реального часу з допомогою онлайнової звітності. Істотно скоротилися терміни підготовки тижневих прогнозів з допомогою моделі, описаної в Exсel, і навіть час, необхідне операцій заглиблення у дані.

В компанії Macromedia «інформації до дії «має різне значення для різних користувачів. Для групи управління продуктами це прогноз доходів з урахуванням даних маркетингу, у якому враховуються історичні дані, заплановані показники й відомі сезонні чинники. Група продажів будує свій прогноз з урахуванням даних про клієнтів. Щокварталу ці підходи сопоставляются, щоб знайти загальне та відмінності.

Сокращение та поліпшення процесу прийняття решений

Хотя поліпшення процесу прийняття прийняття рішень та підвищення конкурентоспроможності згадуються маркетингових матеріалах практично будь-якого постачальника, ці заяви часто вже не відповідають реальності. Але процес прийняття рішень справді вдосконалюється, а конкурентоспроможність зростає, якщо компанія отримує такі переваги:

возможность ознайомитися з бізнесом і управляти ним із більшим рівнем детальності;

сокращение циклів закриття бухгалтерських книжок;

автоматизация повільних, схильні до помилок ручних процесів обробки даних, і прогнозування;

сокращение часу виконання механічних операцій із аналізу електронних таблиць;

простой доступом до інформацією масштабах компанії, причому у формі, зручною користувачам;

обстановка, у якій співробітники схвалюють постійні виміру ефективності їх праці та фокусуються їхньому підвищенні.

Пример з практики. До впровадження системи ВРМ співробітники фінансового відділу компанії L-3 Communications, ведучого виробника розвідувальних систем, витрачали 85% часу збирати інформацію і тільки 15% - їхньому аналіз. Після запровадження нових коштів це співвідношення стало зворотним.

Более швидке надання інформації дозволяє приймати рішення оперативнішою. Компанія L-3 Communications розробила інструментальні панелі, доступні для багатьох співробітників, які, проте, було визнано далеко ще не відразу.

Компания також виявила, що поліпшення процесу прийняття рішень означатиме скорочення інтервалів у цьому, тобто. частіше прийняття рішень. Це з різноманітнішими форматами уявлення даних, дозволяє частіше і точніше коригувати собі напрямок руху бізнесу.

В як приклад можна навести ситуацію, коли компанії вдалося запобігти істотне (3.6 мільйони доларів) перевищення річний бюджет витрат у одному з підрозділів завдяки тому, що проблему помітило ще на початку червня, а чи не наприкінці жовтня, як це можна статися за відсутності системи ВРМ. Раннє виявлення проблеми вчасно прийняти відповідні заходи.

Заключение

Системы управління ефективністю бізнесу забезпечують суттєві переваги на двох рівнях. Перший рівень — стратегічний, вона вмикає такі переваги, як зв’язок між повсякденної діяльністю компанії та її стратегічними установками. Другий рівень — кількісний: це переваги, які можна вважати чи виміряти, наприклад, економія мільйонів чи скорочення термінів закриття бухгалтерських книжок із три тижні близько трьох днів. І ще ще одна перевага, то, можливо, найважливіше — зміна атмосфери у колективі, орієнтація співробітників для підвищення ефективності їх праці, інформованість про тому, як його дії впливають на становище компанії над ринком, і навіть більш швидка й активна реакція зміни в конкурентному середовищі.

Список литературы

1. Крейг Шифф (Craig Schiff). Передовий досвід проектів ВРМ: ключові крок до успіху (Best Practices in BPM — Key Steps to Success).

2. Крейг Шифф (Craig Schiff). ВРМ: які реальні переваги? (Business Performance Management — What are the Real Benefits?).

Для підготовки даної праці були використані матеріали із російського сайту internet.