Реєстрація службових документів
У графі «Кореспондент» фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора. Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті… Читати ще >
Реєстрація службових документів (реферат, курсова, диплом, контрольна)
Реферат на тему:
РЕЄСТРАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ План.
1.Поняття реєстрації документів.
2.Форми для реєстрації документів.
3.Номенклатура справ.
1. Реєстрація документів — це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.
Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.
Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні - в день підписання.
Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.
Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.
2. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.
Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.
У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.
Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.
Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.
У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.
У графі «Кореспондент» фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.
Графи «Дата», «Індекс» заповнюють лише на вхідні документи.
У графу «Короткий зміст» вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.
У графі «Резолюція» зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.
Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі «Позначка про виконання документа» конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.
На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Позначка» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.
Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.
Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.
Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконаннятреба вести кілька журналів — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.- пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів.