Структура інформаційної системи обраної установи
Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп’ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій — це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами… Читати ще >
Структура інформаційної системи обраної установи (реферат, курсова, диплом, контрольна)
На сьогоднішній день Лановецькою райдержадміністрацією використовується програма «Парус» для полегшення обліку в установі. Дана програма має ряд переваг: зрозумілий інтерфейс це легкість і зручність у роботі для користувача з будь-яким рівнем підготовленості;оригінальний та приємний дизайн; можливість вибору декількох варіантів вигляду інтерфейсу; широкі функціональні можливості дозволяють автоматизувати усі ділянки обліку підприємства; об'єднання облікових та управлінських можливостей у поєднанні із комунікаційними можливостями Web-технологій дозволяє побудувати облік «від первинного документа» і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси будь-якої тяжкості;
Доступність і можливість автоматизації підприємства поетапно у такій послідовності: склад, облік кадрів, нарахування заробітної плати, бухгалтерський облік, друк і зчитування штрих кодів тощо. Головним недоліком платформи «ПАРУС — Бухгалтерія» є те, що при веденні бухгалтерського обліку витрат на якість не має можливості здійснення аналітичних характеристик бухгалтерського рахунку (субконто) не створюючи зайвих аналітичних рахунків, але даний елемент заміняється деталізацією синтетичного рахунку бухгалтерського обліку за допомогою аналітичних рахунків.
На базі моєї практики використовують також програмний продукт «1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» призначений для автоматизації бухгалтерського обліку бюджетних установ, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів та провідних облік за Планом рахунків бюджетного обліку.
Процес автоматизації дозволив значно спростити не лише облік, а й способи обробки облікової інформації. В таблиці 4.1 подано порівняння паперового та автоматизованого способу обробки облікової інформації.
Таблиця 1.
Порівняльна характеристика способів обробки облікової інформації.
Елемент бухгалтерської технології. | Спосіб обробки облікової інформації. | |
Паперовий. | Автоматизований. | |
1. проектування та створення форм первинних документів. | Конструювання паперових форм первинних документів з урахуванням відповідних стандартів; використання готових бланків документів. | За допомогою програмних засобів можливе створення двох форм кожного первинного документа: форми, пристосованої для введення необхідних реквізитів до комп’ютерної бази даних, і форми для роздруковування документів на папері. |
2. встановлення порядку здійснення записів у первинних документах. | Розробка інструкцій із заповнення первинних документів. | Заповнення документів відбувається відповідно до алгоритму з автоматичним розрахунком ряду реквізитів та контролем за правильністю їх введення. |
3. виписування первинних документів. | Ручне виписування документів, після цьогопередача їх до бухгалтерії та обробка. | Створення електронних документів під час здійснення господарських операцій та одночасна їх обробка і накопичення. |
4. Інвентаризація. | Ручний перерахунок. | Застосування технічних засобів (сканерів штрихових кодів). |
5. Оцінка (методи списання, амортизації) активів. | Використання найменш трудомісткого із методів (ФІФО, середньої, фактичної собівартості тощо; для необоротних активів — вибір податкового методу амортизації). | Програмна реалізація найоптимальнішого способу оцінки, використання різних способів оцінки для різних груп матеріальних цінностей, необоротних активів та інших об'єктів обліку. |
6. Калькулювання. | Обмежена номенклатура статей виробничих, адміністративних і цехових витрат, способи калькулювання виробів тощо. | Побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління. Можливість використання кількох розрізів обліку (в розрізі виробничих підрозділів, видів продукції, статей та елементів витрат, переділів). |
7. План рахунків та аналітичний облік. | Ієрархічна структура субрахунків та обмежена номенклатура аналітичних рахунків. | Використання кількох планів рахунків, розробка багаторівневої ієрархічної та багатовимірної паралельної структур субрахунків та аналітичних рахунків. |
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп’ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп’ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій — це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами сприйматись не як переваги, а як вимоги робити «зайву роботу» .
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов’язані з помилками, то при застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Отже, застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Такий підхід обумовлено тим, що комп’ютерна система бухгалтерського обліку має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав’язує бухгалтеру правила обліку і схему та зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства — зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.