Сучасні технічні засоби, що використовують для автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в архіві

Сучасний період розвитку цивілізованого суспільства характеризує процесс інформатизації. Інформатизація суспільства — це глобальний соціальний процес, особливість якого полягає в тому, що домінуючим видом діяльності в сфері суспільного виробництва є збір, накопичення, продукування, обробка, зберігання, передача та використання інформації, здійснювані на основі сучасних засобів мікропроцесорної та обчислювальної техніки, а також на базі різноманітних засобів інформаційного обміну.

Повна інтегрована автоматизація менеджменту передбачає охоплення таких інформаційно — управлінських процесів зв’язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка необхідної інформації, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і розв’язання спеціальних задач [61 c.].

Основні напрями автоматизації інформаційно-управлінської діяльності компаній наступні: автоматизація процесу обміну інформацією, включаючи «електронну пошту». До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно — управлінської діяльності відносять:

1. персональні комп’ютери, об'єднані в мережі;

2. електронні друкарські машинки;

3. тексто опрацювання системи (проблемноорієнтованні комп’ютерні.

системи, що мають великі функціональні можливості);

4. копіювальні машини;

5. комунікаційні засоби, телефонна техніка;

6. засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку.

інформації (до них відносять нетрадиційні носії інформації: магнітні.

диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);

7. засоби для обміну інформацією — «електронна пошта»;

8. відеоінформаційні системи;

9. локальні комп’ютерні мережі;

10. інтегровані мережі установ.

Стрімке зростання та диференціація попиту на усі види інформації, у тому числі наукову, технічну й у більшому ступені економічну, а також підвищення вимог до змісту і форм подання даних є серйозними стимулами розвитку ринку інформаційних і комунікаційних технологій. Саме володіння достовірною й актуальною інформацією разом з умінням ефективно застосовувати адекватні методи та засоби її збирання, перетворення і передавання є основою успішної діяльності будь — яких підприємств і організацій, незалежно від їх організаційно — правової форми.

Докорінні перетворення в економічному середовищі, перехід від адміністративно-командних до економічних методів керування, розвиток підприємницької діяльності і ринкових структур, а також необхідність швидкого прийняття рішень призвели до істотних змін у потоках інформації, організаційних формах і методах опрацювання подання даних.

Більшість користувачів відмовилися від послуг, наданих великими інформаційними центрами. З появою персональних комп’ютерів, зручної та компактної оргтехніки їх послуги виявилися незатребуваниими в силу ряду причин, у тому числі організаційних, технічних і економічних.

У роботі менеджера в даний час усе частіше та частіше можна зустріти предмети, що складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного керування принципово нових засобів і методів опрацювання даних, що являють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення та радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних стосовно витрат показників-якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.

Для найбільш ефективнішого упрвління роботою підприємства необхідно мати достатню інформацію про положення справ на підприємстві та можливість оперативного реагування на зміни ситуації. Для цього керівник підприємства та інші відповідальні особи повинні постійно мати вірну і достовірну інформацію. Виникає необхідність організації керування роботою підприємства таким чином, щоб забезпечити швидкий і надійний зв’язок між різними службовцями для їх найбільш чіткішого злагодженої взаємодії.

Пропоновані сучасними умовами вимоги до систем управління можуть бути задоволені лише за допомогою сучасних засобів автоматизації управління. Досвід показує, що в наш час для рішення цих задач не обійтися без допомоги комп’ютерної техніки, що дозволяє в зручніші формі зберігати та представляти користувачам службову інформацію, що їх цікавить.

Для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства комп’ютери зручно поєднувати в так звані локальні інформаційної мережі, що дозволяють здійснювати зв’язок між різними користувачами, що знаходяться на деякій відстані один від одного (зазвичай, у різних приміщеннях одного будинку). Однак, такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного программного забезпечення, що необхідне для забезпечення робіт узагалі подібної мережі й відображає специфіку роботи даного підприємства. Крім того, до такого програмного забезпечення пред’являються такі вимоги як зручність доступу до необхідної інформації, простота у звертанні та захист зручність доступу до необхідної інформації, а також, захист від псування різного роду програмними вірусами. Комп’ютерні мережі, периферійне устаткування та програмне забезпечення разом є складовими частинами інформаційної системи.

В узагальненому вигляді інформаційна система — це набір пов’язаних між собою компонентів, що збирає, обробляє, зберігає та поширює інформацію для підтримки діяльності організації. На рівень інформаційних систем впливає два фактори:

1. Рівень науково-технічного розвитку в організації, тобто наскільки сучасні технології, що використовують;

2. Люди й існуюча в організації культура.

Останній фактор є визначальним, оскільки саме від нього буде залежати перший. Дійсно, ускладнення інформаційних систем зростає пропорційно росту формалізації культури і збільшенню розміру організації. Наприклад, на малій фірмі з обмеженим колом задач, де присутні прості і неформальні відносини рядових співробітників з її керівниками найчастіше відсутня потреба в складних ІС. І навпаки, у великих організаціях із сильно розгалуженою структурою такі системи є життєвою необхідністю. Основна задача ІС для менеджера — підтримка прийняття рішень і керування потоками вхідної/вихідної інформації.

Отже, впровадження інформаційних систем в архів дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так із іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.