Відображення в обліку та звітності розрахунків з підзвітними особами

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі-ордері № 7. Аналітичний облік в цьому регістрі ведуть за кожною окремо виданою підзвіт сумою.

При відкритті журналу-ордера з попереднього регістру записують перехідні залишки на початок місяця з зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображають дату і авансову суму (графи 4−7), відшкодування перевитрат проти виданої авансової суми (графи 8−10), відшкодовану або утриману суму невикористаних підзвітних коштів (графи 11−14) і суми витрат за поданим і затвердженим звітом про використання підзвітних сум (графи 15−24).

У випадках, якщо підзвітній особі, що знаходиться у тривалому відрядженні, направляють додаткову авансову суму або один і той же працівник повторно за місяць одержує авансову суму, то суму і дату видачі (перерахування) авансової суми відображають у вільних графах: 6 і 7 по тому ж рядку (з дебету субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з кредиту відповідних кореспондуючих рахунків).

При поданні одним працівником за поточний місяць двох звітів про використання підзвітних сум відображають записом в одній графі за одним і тим ж рядком.

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» з метою одержання підсумкових (синтетичних) даних з субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» суми витрат за звітами про використання підзвітних сум і повернення невикористаних коштів показують в Журналі-ордері № 7, в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Якщо підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів (продавець магазину чи ларька тощо), то отриману від реалізації виручку відображають за дебетом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (з кредиту рахунка 701), використовуючи одну з вільних граф (6 чи 7), а суму, внесену до каси підприємства (організації), на поточний рахунок або відправлену поштовим переказом, записують у графах 11−13. Дані цих граф повинні відповідати сумам, що відображені у відповідних журналах-ордерах (№ 1, 2, 3, 4, 11 тощо).

Після закінчення записів всіх операцій за рахунками з підзвітними особами за звітний місяць у Журналі-ордері № 7 підраховують підсумки за всіма графами і кредитові обороти переносять у Головну книгу.

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» передбачено можливість подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів, однак лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, котрі мають документальне підтвердження (п. 7.39 Положення № 637).

В ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» сальдо за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» відображено в балансі підприємства станом на 31.12.2012р. (додаток Н) таким чином:

• — дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість» (на початок звітного періоду — 109 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 2 тис.грн., на кінець звітного періоду — 121 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 3 тис.грн.);
• — кредитове сальдо за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» — в складі зобов’язань підприємства у рядку 610 «Інші поточні зобов’язання» (на початок звітного періоду — 216 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 3 тис.грн., на кінець звітного періоду — 360 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 2 тис.грн.).

Відображення розрахунків з підзвітними особами в Звіті про фінансові результати ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» (додаток П) залежить від виду витрат, до яких відносяться витрати, пов’язані з розрахунками з підзвітними особами:

• — загальновиробничі витрати, з віднесенням на собівартість реалізованої продукції (ряд. 040 розділу I «Фінансові результати») (на початок звітного періоду — 183 021 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 3 тис.грн., на кінець звітного періоду — 121 066 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 4 тис.грн.);
• — адміністративні витрати (ряд. 070) (на початок звітного періоду — 19 886 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 1 тис.грн., на кінець звітного періоду — 15 938 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 2 тис.грн.);
• — витрати на збут (ряд. 080) (на початок звітного періоду — 10 106 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 1 тис.грн., на кінець звітного періоду — 9443 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 2 тис.грн.);
• — інші операційні витрати (ряд. 090) (на початок звітного періоду — 166 981 тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 1 тис.грн., на кінець звітного періоду — 127 824 тис.грн., тис.грн., в т. ч. щодо розрахунків з підзвітними особами — 2 тис.грн.).

Таким чином, щодо розрахунків з підзвітними особами, під час відображення у звітності розрахунків з підзвітними особами ПАТ «Кременчуцький завод дорожнiх машин» керується методичними рекомендаціями.