Облік і контроль надходження основних засобів

На підприємствах необхідно забезпечити постійне оновлення основних засобів не тільки тому, що вони зношуються, але й для забезпечення як вищого рівня фондооснащеності виробництва, так і впровадження досягнень науково — технічного прогресу — єдиного фактора, який дозволяє і кардинально підвищити рівень ефективності виробництва. У зв’язку з цим на підприємства надходять основні засоби у результаті будівництва, придбання чи навіть безплатної передачі або фінансової оренди. Такі операції відображаються я" с у фінансовому, так і в управлінському облік одночасно на основі «Актів приймання — передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» тип.Ф. № 03−1.

У той же час є певні особливості, які необхідно враховувати саме в управлінському обліку. Насамперед слід підкреслити, що в управлінському обліку важливе значення має приналежність об'єктів до конкретних центрів відповідальності. Тому, власне, і передбачено, що згаданий акт складається не тільки при надходженні основних засобів на підприємство, але й в усіх випадках передачі об'єктів від одного центру відповідальності до іншого.

Приймання основних засобів здійснюється комісією, затвердженою керівником підприємства. Важливо, щоб при цьому була ретельно перевірена комплектність об'єкта у відповідності з проектно-кошторисною чи технічною документацією. Причому треба мати на увазі, що разом з машинами і механізмами, автомобілями часто надходять ремкомплекти, запасні вузли, комплекти інструментів, певні малоцінні і швидкозношувані предмети, вартість яких у технічних паспортах та товарно-транспортних накладних не вказується. У фінансовому обліку у зв’язку з цим об'єкт приймаєте на баланс за загальною прейскурантною вартістю (справедливою вартістю за П© БО 7), до якої додають витрати на реєстрові - збори, державне мито та ін. Тому в управлінському обліку необхідно забезпечити роздільний облік об'єкта і комплектуючих, виходячи з Їхньої кількості за технічними паспортами і вартості, визначеної за аналогами, які с на підприємстві, або на основі прайс-листів чи експертної оцінки. Оскільки у згаданому акті тип. ф № 03−1 відповідних граф чи рядків не передбачено, для оприбуткування таких комплектуючих можна використовувати накладні (прибуткові ордери) з наступним відображенням цих даних у реєстрах аналітичного обліку.

Кожному об'єкту основних засобів присвоюють інвентарний номер, що е дуже важливою відмітною ознакою в управлінському обліку, якщо врахувати, що на підприємствах експлуатуються, як правило, декілька однотипних, а то й однакових об'єктів. Інвентарні номери присвоюються за серійною ознакою і складаються з чотирьох-п'ятизначного числа. Ці номери наносяться фарбою, або закріпленням жетонів на кожний об'єкт і зберігається, як правило, за ними на весь період їхньої експлуатації на підприємстві. Навіть якщо об'єкти однотипні і обліковується в одній інвентарній картці, кожному з них присвоюють окремий інвентарний номер. Інвентарні номери об'єктів, які вибули внаслідок зносу, реалізації і т.п., не можуть присвоюватись іншим основним засобам, які надійшли на підприємство. Орендовані основні засоби обліковуються у орендарів за інвентарними номерами, присвоєними орендодавцями.

При оприбуткуванні основних засобів, придбаних у постачальників, «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» тип. ф. № 03−1 складається в одному примірнику, оскільки, крім нього, є товарно-транспортна накладна. Якщо ж об'єкт передано від одного центру відповідальності до іншого, цей акт складають у двох примірниках, і один примірник передається у фінансову бухгалтерію, а другий зберігається у підрозділі, що передав об'єкт основних засобів.

Для забезпечення точності і оперативності управлінського обліку важливе значення має правильне визначення рахунків і об'єктів аналітичного управлінського обліку для віднесення амортизаційних відрахувань на витрати центрів відповідальності і видів продукції (робіт послуг), виробництво (виконання) яких здійснює цей структурний підрозділ які вказують у графі 10 зазначеного акта. Коди цих об'єктів складаються із номерів синтетичних рахунків, призначених для обліку відповідних витрат.

На основі цього акта спочатку в «Інвентарній карточці обліку основних засобів» тип. ф. № ОЗ-б — у фінансовому обліку; а потім в «Інвентарному списку основних засобів» тип. ф.. № 03−9 — в управлінському обліку проводять запис інвентарних номерів об'єктів, їхнього найменування, первісної вартості.