Організація робочого часу керівника

Належним чином організована робота із секретарем дасть змогу керівнику скоротити витрати праці, підтримати бажаний ритм роботи, уникнути запізнень, підвищити рівень організації діяльності підлеглих.

Спільна праця керівника і секретаря буде ефективною, якщо вони вдвох дотримуватимуться певних рекомендацій. Так, керівник повинен ознайомити секретаря з планами заходів, у яких він братиме участь (на рік, квартал, місяць, тиждень); чітко сформулювати свої вимоги до секретаря; розробити і затвердити його посадову інструкцію; ознайомити секретаря з графіком своєї роботи або, якщо його немає, спільно із секретарем розробити його.

Секретар повинен нагадати керівнику про призначені зустрічі, переговори, участь у різних заходах і вживати заходів щодо кращої їх організації; суворо дотримуватися встановленого графіка роботи керівника (наприклад, передавати й одержувати документи, здійснювати прийом підлеглих тільки у встановлений час); не допускати втрат часу керівника (керівник не повинен чекати співробітника, абонента, документи, машину та ін.); з повагою ставитися до роботи керівника (звертатися до нього потрібно лише тоді, коли ніхто інший вирішити проблему, що виникла, не може).

Особисті плани керівника і секретаря необхідно погоджувати.

Підтримання ділових контактів керівника Секретар зобов’язаний сприяти діловим контактам керівника, їхній організованості й культурі.

Із цією метою він повинен:

• • вести облік організацій і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини;
• • мати необхідну інформацію про деякі організації та осіб (назву, адресу, нагороди, пам’ятні дати, прізвища, посади, звання, ювілейні дати та ін.);
• • оформляти і представляти керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів;
• • інформувати керівника про зміни в діяльності організацій і статусі окремих осіб (просування по службі, нагородження, обрання народним депутатом та ін.).