Регламентація документального забезпечення виробничих запасів
На ТОВ «ВО ТЕХНА» результати інвентаризації оформляються інвентаризаційними описами, які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому головний бухгалтер складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної… Читати ще >
Регламентація документального забезпечення виробничих запасів (реферат, курсова, диплом, контрольна)
Усі операції з руху виробничих запасів оформляються первинними документами.
Для документального оформлення руху матеріалів використовуються затверджені наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Такі типові форми первинного обліку запасів наведені в табл. 2.1.
Таблиця 2.1.
Форми первинних документів для обліку виробничих запасів.
№ форми. | Назва форми. |
М-1. | Журнал обліку, що надійшли. |
М-2. | Довіреність. |
М-2а. | Акт списання балансів довіреностей. |
М-3. | Журнал реєстрації довіреностей. |
М-4. | Прибутковий ордер |
М-5. | Товарно — транспортна накладна. |
М-6. | Товарно — транспортна накладна. |
М-7. | Акт про приймання матеріалів. |
М-8. | Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу на багаторазовий відпуск). |
М-9. | Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску 2−5 найменувань матеріалів). |
М-10. | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів. |
М-11. | Накладна — вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів). |
М-12. | Картка складського обліку матеріалів. |
М-13. | Реєстр приймання — здачі документів. |
М-14. | Відомість обліку залишків матеріалів на складі. |
М-15а. | Акт приймання — передачі устаткування до моменту. |
М-16. | Матеріальний ярлик. |
М-17. | Акт про виявленні дефекти устаткування. |
М-18. | Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу. |
М-19. | Матеріальний звіт. |
М-20. | Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (бланк суворої звітності). |
М-21. | Інвентаризаційний опис. |
М-22. | Акт про списання матеріалів відкритого зберігання. |
М-23. | Акт про витрату давальницьких матеріалів. |
М-26. | Картка обліку устаткування для встановлення. |
М-28. | Лімітно — забірна картка (для будівельних організацій). |
М-28а. | Лімітно — забірна картка. |
При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається «Прибутковий ордер» (М-4) в одному примірнику.
При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом сторонньої організації, оформляється «Товарно — транспортна накладна» (ф. № 1-ТН).
Матеріальні цінності, які надходять на підприємство без товаросупровідних документів постачальника, називаються невідфактурованими поставками або матеріалами в дорозі. Вони оприбутковуються на підставі приймальних актів (ф. М-7).
У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучити відповідних спеціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передасться в бухгалтерію, а другий — в юридичний виділ для складання листа-претензії.
На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу оформлює «Матеріальний ярлик» (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.
Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 «Картка складського обліку матеріалів». В ній проводяться записи за кожним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в ф. М-12 є «Прибутковий ордер» (ф. М-4), «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7) і «Товарно-транспортна накладна» (ф. 1 -ТН) — по надходженню, а по видатку — Лімітно-забірні картки (ф. М-8, М-9. М-28а), «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10), «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» (ф М-11), «Акт приймання-передачі обладнання у монтаж» (М-15а), «Акт про витрату давальницьких матеріалів» (ф.М-23) і «Товарно — транспортна накладна» (ф. 1-ТН). При оформленні надходження запасів за актом М-7 прибутковий ордер М-4 не оформляється.
Всі запаси, що надходять на ТОВ «ВО ТЕХНА» спочатку оприбутковуються на склад підприємства під повну матеріальну відповідальність комірника і тільки після цього передаються іншим матеріально-відповідальним особам для використання у виробничо-господарській діяльності.
Тільки після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноваженими особами. Список цих працівників складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства. Підставою для відпуску матеріалів із складу у виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — «Накладна вимога» (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям, є «Лімітно-забірні картки» (ф. M-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником.
Для багаторазового випуску запасів протягом місяця використовую «Лімітно-забірну картку» (ф. М-8). У випадку, коли матеріали відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається «Лімітно-забірна картка» (ф. М-9). Підставою для відпуску комірником запасів на об'єкти будівництва є «Лімітно-забірна картка» (ф. M-28), яка представлена матеріально відповідальною особою — забудовником. Водночас комірник веде собі облік відпущених на будову матеріальних цінностей у «Лімітно-забірній картці» (ф. M-28a). В момент відпуску матеріалів на об'єкти будівництва комірник ставить свій підпис у «Лімітно-забірній картці» (ф. M-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у «Лімітно-забірній картці» форми (ф. M-28а).
Відпускаючи запаси із складу на підставі «Лімітно-забірної картки», комірник слідкує за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший — у комірника.
Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) комірник складає «Відомість обліку залишків матеріалів на складі» (ф. М-14). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов’язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу» (ф. М-18).
Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, складає «Матеріальний звіт» (ф. М-14), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів» (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію.
Від правильно організованого документування господарських операцій залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд визначається з тим, які документи доцільно використовувати на підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.
Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом виробничих запасів.
Найчастіше у ТОВ «ВО ТЕХНА» використовуються накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.
Важливим аспектом у діяльності підприємства та безпосередньо перевірці правильності документального відображення виробничих запасів є інвентаризація.
Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з засобів контролю та збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції або коли інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов’язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.
На ТОВ «ВО ТЕХНА» результати інвентаризації оформляються інвентаризаційними описами, які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому головний бухгалтер складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної нестачі, визначаються кінцеві результати інвентаризації. На підприємстві інвентаризація матеріальних цінностей проводиться не рідше одного разу на рік станом не раніше 1 жовтня звітного року для об'єктивного відображення цих цінностей в річному звіті.
Документообіг на підприємстві організовується так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу звертають на законність проведення операцій.