Електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

4. вах п. 2.2.8. Інструкції Корпоративні стандарти електронного документування.

Корпоративні стандарти електронного документування в процесі внутрішніх комунікацій в електронній формі складаються з класифікації внутрішніх електронних документів, встановлення правил службового листування засобами електронного зв’язку для працівників Банку та визначення корпоративних стандартів внутрішніх електронних поточних документів.

Класифікація внутрішніх електронних документів За формою та цільовим призначенням внутрішні електронні документи розподіляються :

• 1. Управлінська діяльність:
  • · Постанова
  • · Протокол
  • · Наказ
• 2. Поточна діяльність:
  • · Службова записка
  • · Службовий лист (меморандум)
  • · Розпорядження

За видом діяльності та сферою комунікацій внутрішні електронні документи розподіляються :

Основною формою внутрішніх електронних комунікацій між структурними підрозділами Банку на рівні Центрального офісу Банку, дирекцій Банку є внутрішні електронні документи, що передаються за допомогою електронної пошти. Внутрішні електронні документи складаються стисло, чітко, зрозуміло, без вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження, з визначенням відповідальних працівників та дати виконання, на одній мові, за виключенням управлінських документів, що складаються на англійській та українській мовах одночасно.

Внутрішні електронні поточні документи складаються на українській та/або англійській мовах. Рішення щодо використання мови автор документу приймає самостійно в залежності від одержувача. Обидві мови є рівноправними. В службових записках, службових листах (меморандумах), що надходять в системі Lotus Notes, обов’язково вказувати тему, тобто заповнювати поле «Тема / Subject» .

Дозволяється направляти документи тільки за дорученням безпосереднього керівника, за умови що посада безпосереднього керівника такого самого або вищого рівня, як посада одержувача, з обов’язковим посиланням у тексті службового листа (меморандуму): «За дорученням … (вказати посаду керівника)/ On the instructions of …» та постановкою в поле «Копія / сс» системи Lotus Notes електронної адреси керівника.

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу Сферою дії стандарту внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes є розпорядження, службова записка, службовий лист (меморандум).

Стандарт внутрішнього електронного поточного документу в системі Lotus Notes складається з наступних полів:

• — обов'язкових до заповнення:
• — Кому / To;
• — Тема / Subject;
• — Відмітки про рівень важливості / High importance .
• — додаткових до заповнення (не обов’язкових до заповнення):
• — Копія / cc;
• — СК (скрита копія) / bcc.
• — області основного тексту, що включає обов’язкові до заповнення елементи:
• — Назва документу (службова записка, розпорядження);
• — Текст службової записки, службового листа (меморандуму), розпорядження;
• — Підпис відповідальної особи .

Приклад використання стандарту внутрішнього електронного поточного документу наведений у Додатках П, Р та С.

Внутрішні електронні документи в управлінській та поточній діяльності.

Управлінська діяльність в Банку здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, до яких належать протоколи, постанови колегіальних органів (Загальних Зборів акціонерів, Спостережної Ради Банку, Правління Банку, профільних комітетів та комісій), накази, що визначають прийняті колегіальними органами або керівництвом Банку управлінські рішення та можуть поширюватись на всі структурні підрозділи Банку.

Поточна діяльність в Банку здійснюється шляхом видання службових записок, розпоряджень з поточної діяльності, що забезпечують та організують виконання управлінських рішень керівництва Банку.

Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне розташування структурних підрозділів Банку та специфіку діяльності, діловодство в електронній формі в Банку ведеться децентралізовано.

Організація електронного документування поточної діяльності.

Внутрішній електронний поточний документ складений відповідальним працівником Банку на адресу керівника, який за статусом знаходиться вище відправника цього документу, та має директивно-розпорядчий характер, попередньо складається виконавцем в електронній формі, та направляється засобами електронного зв’язку на затвердження керівнику вищим за посадою.

Організація доведення та проходження внутрішніх електронних поточних документів здійснюється засобами електронного зв’язку виконавцями цих документів. Переважна більшість внутрішніх електронних поточних документів не реєструється, за виключенням розпоряджень, що попередньо реєструються у відповідальних за діловодство / секретарів / асистентів / помічників структурних підрозділів Банку, що надали це розпорядження.

Незареєстровані внутрішні електронні службові листи з метою їх збереження та своєчасного пошуку зберігаються відправником в електронному вигляді в архівах, відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Контроль за виконанням внутрішніх електронних поточних документів, що надійшли засобами електронного зв’язку, покладається на відповідального за діловодство / секретаря / асистента / помічника структурного підрозділу Банку — за службовими записками, службовими листами (меморандумами) та розпорядженнями, що підписані керівниками структурних підрозділів Банку.

Порядок роботи з вхідною і вихідною електронною кореспонденцією Всі вхідні внутрішні електронні документи, що надходять засобами електронного зв’язку, в тому числі в системі Lotus Notes, потрапляють в поштову базу.

Внутрішні електронні документи, які отримані через систему Lotus Notes можуть бути розсортовані в папки в залежності від встановлених правил. Створені відповідальними працівниками Банку відповіді на внутрішні електронні документи, які отримані в системі Lotus Notes, знаходять своє відображення у виді «Відпраути розсортовані в папки.

Максимальний розмір одного електронного документу, що надсилається через програмне забезпечення Lotus Notes, як зовнішній лист не повинен перевищувати 4 Мб. У випадку пересилання інформації більшого розміру користувач повинен розділити повідомлення на декілька повідомлень відповідного розміру. Отримані та відправлені внутрішні електронні документи переносяться до архіву відповідно до правил створених користувачем самостійно.

Користувачі програмного забезпечення Lotus Notes зобов’язані дотримуватись наступних правил :

• — Встановлених термінів використання паролів ідентифікації ;
• — Встановленого ліміту поштової скриньки, що складає 200 Мб ;
• — Зберігати всю отриману та відправлену інформацію службового призначення, тобто не вилучати копії листів з виду «Відправлені / Sent».

Рекомендується змінювати пароль в останній робочий день у випадку необхідності роботи з WEB-інтерфейсом (URL: http://lotus.kv.aval/).

Строки виконання Строки виконання внутрішнього електронного документу обчислюються від дати надходження (реєстрації). Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Для виконання внутрішніх електронних документів, що отримані в процесі управлінської та поточної діяльності засобами електронного зв’язку, встановлюються наступні терміни :

Управлінська діяльність.

• — Внутрішні управлінські документи (протокол, постанова, наказ), які за своїм статусом документу знаходяться в стані :
• — ухвалення — термін узгодження та підписання Головою Правління Банку, членами Правління Банку (Заступниками Голови Правління Банку) — не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання ;
• — вже ухвалені та передані на виконання керівникам структурних підрозділів Банку — термін виконання встановлюється колегіальним органом або керівництвом Банку та вказується в управлінському документі .

Поточна діяльність.

• — Розпорядження — термін виконання встановлюється в розпорядженні керівником структурного підрозділу Банку, яке його надало, якщо інший термін не передбачений внутрішніми нормативними документами ;
• — Службові записки, службові меморандуми, які за своїм характером дії (суттю) розподіляються на :
• — Простий запит щодо надання простої в підготовці відповіді, інформації, тлумачення, роз’яснення (без взаємодії з іншими структурними підрозділами Банку) — не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу ;
• — Кросс-функційний запит, що потребує взаємодії з іншим структурним підрозділом Банку при наданні відповіді - не пізніше третього робочого дня з моменту отримання, якщо цей запит відповідає функціям структурного підрозділу;
• — Складні запити щодо розгляду проекту внутрішнього нормативного документу, банківського продукту, проекту прийняття управлінського рішення, отримання складної інформації або проведення трудомістких розрахунків — не пізніше п’ятого робочого дня з моменту отримання, якщо інший термін не передбачений в службовій записці.

Строк виконання внутрішнього електронного документу може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його підписав та встановив або його безпосереднім куратором. Змінювати строки виконання постанов Правління Банку має тільки саме Правління або за його дорученням — Голова Правління Банку; наказів, внутрішніх електронних поточних документів — тільки той керівник, за чиїм підписом вони видавались або його безпосередній куратор.