Складання і оформлення наказів із основної діяльності

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи, що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань. Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.

Зазначені групи наказів об'єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010−98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

• — Організаційно-розпорядча документація (клас 02)
• — Документація з управління кадрами (підклас 0203)
• — Наказ про приймання на роботу (код 203 003)
• — Наказ про переведення на іншу роботу (код 203 006)
• — Наказ про звільнення (код 203 008)
• — Наказ про надання відпустки (зведений) (код 203 011)
• — Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)
• — Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 204 005)
• — Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 204 006)
• — Первинно-облікова документація (клас 03)
• — Облік особового складу (підклас 0301)
• — Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 301 005)
• — Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 301 006)
• — Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 301 008).

На підставі зазначеного вище, з урахуванням меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, можемо констатувати, що до наказів з особового складу належать накази:

• — про прийняття на роботу;
• — переведення на іншу роботу;
• — сумісництво працівників;
• — звільнення (припинення трудового договору);
• — надання відпустки;
• — заохочення;
• — накладення дисциплінарного стягнення;
• — матеріальну допомогу.

Наказами з основної діяльності документують питання:

• — фінансово-господарської діяльності підприємств;
• — відкриття філій;
• — організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов’язків;
• — режим роботи підприємства;
• — фінансування певних програм, проектів;
• — внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документального вирішення.

Накази (розпорядження) з основної діяльності видають:

• — на виконання нормативно-правових актів вищих органів влади і управління;
• — для здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у межах самого підприємства.

Складаючи проект наказу, потрібно:

• — погоджувати пропозиції, що утримуються в ньому, з раніше виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;
• — викладати текст коротко, послідовно, чітко, не допускаючи можливості його подвійного тлумачення;
• — призначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;
• — забезпечувати юридично правильне написання назв підприємств і посад, що згадуються в ньому;
• — зазначати посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження);
• — дотримувати терміни підготовки проектів розпорядчих документів, установлені керівництвом організації;
• — вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили чинність.

Накази оформлюють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж чистих аркушах паперу формату А4. Переважне розміщення реквізитів — поздовжнє центроване. До їх складу належать:

• — зображення Державного герба України (для державних установ) ;
• — зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);
• — назва організації вищого рівня, оформлюють залежно від відомчого підпорядкування;
• — назва організації — автора документа повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих;
• — назва структурного підрозділу або територіального відділення, посадової особи;
• — назва виду документа, оформлюють великими літерами, не роблячи відступу від межі лівого берега;
• — дата наказу має бути проставлена від руки в день, коли його підписав керівник, затверджуючи розпорядчий документ, під час заповнення трафаретної форми, поданої від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці;
• — реєстраційний індекс складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ;
• — місце складення або видання документа проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому — без відступу, тобто від межі лівого берега;
• — заголовок до тексту стисло відтворює основний зміст наказу;
• — відмітка про контроль проставляється в разі потреби від руки буквеним позначенням «К» чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;
• — текст документа;
• — відмітка про наявність додатків до тексту проставляється в разі потреби.

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу або окремого пункту документа належить додаток.

Додатки — невід'ємна частина розпорядчого документа.

У проектах наказів, що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, яка охоплює основний текст і всі додатки. Додатки до наказу повинні мати відповідні назви. Кожен додаток на останньому аркуші додатка візує керівник підрозділу, що готував додаток до проекту документа, або його вищий керівник.

Не допускається, щоб підписувала документ інша посадова особа, проставляючи перед назвою посади прийменник «за» або правобіжну похилу риску;

• — зовнішнє погодження здійснюється в разі потреби, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не лише однієї організації. Зовнішнє погодження може провадитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою в розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифа погодження;
• — візи у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицевому, так і зворотному боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за потреби, додаткову оцінку: Зауваження і пропозиції додаю; Заперечую, що, в разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші додатка;

• — прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону, містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку в нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, окрім прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може містити інформацію про спрямування наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можна оформляти й на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, яким спрямовується примірник наказу. Цей реквізит можна не проставляти, якщо проект наказу зініціював та склав керівник підприємства;
• — відмітка про виконання документа та направлення його до справи, проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи;
• — відмітка про наявність документа в електронній формі, у разі потреби проставляють за допомогою нижнього у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа;
• — запис про державну реєстрації, оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти міністерств та інших органів державної виконавчої влади, щоб унести до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.