Організація обліку запасів на складах

Організація обліку запасів на складах включає:

• 1) вибір регістрів кількісного-сортового обліку запасів на складах (книги або картки при ручному або комп’ютерному способі ведення обліку);
• 2) призначення на посаду працівників, що ведуть кількісний облік запасів (матеріально-відповідальних осіб, обліковців);
• 3) забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право підписувати документи з руху запасів, а також працівників структурних підрозділів, що мають право одержувати цінності зі складів;
• 4) забезпечення складів журналами контрольних записів про стан складського обліку, номенклатурою запасів, бланками документів і регістрів, що використовуються для складського обліку;
• 5) встановлення графіку здачі первинних документів в бухгалтерію;
• 6) розробку порядку проведення інвентаризації цінностей як одного з видів оперативного контролю за збереженням запасів, дотримання норм їх зберігання.

Складський облік — це сортовий кількісний облік матеріальних цінностей, який ведеться у місцях їх зберігання безпосередньо матеріально-відповідальною особою. Головний бухгалтер бере активну участь в організації складського обліку. Він обирає форми регістрів обліку, визначає порядок їх оформлення та передачі на склад, інструктує матеріально-відповідальних осіб про порядок ведення складського обліку відповідно до нормативних документів та систематично слідкує за дотриманням цього порядку.

Запаси на підприємствах зберігаються на складах, тому раціональна організація обліку запасів потребує оптимальної організації складського господарства. Головний бухгалтер повинен домагатись від керівництва підприємством та відділу матеріально-технічного постачання створення необхідної кількості складів, сховищ, комор, що забезпечать зберігання усіх цінностей. Структура складів залежить від обсягів запасів, які необхідно зберігати, їх асортименту та специфічних особливостей, тому може бути різноманітною (центральні склади та комори у структурних підрозділах, склади для окремих груп або видів запасів). Кожному складу, коморі чи іншому місцю постійного зберігання матеріальних цінностей присвоюють постійний номер (шифр). Його вказують в усіх первинних документах, якими оформлюється рух запасів по складу.

Усі місця зберігання товарно-матеріальних цінностей необхідно належно оснастити, спеціалізувати, пристосувати для зберігання певних видів запасів, забезпечити ваговимірювальними пристроями, тарою для вимірювання, що забезпечують правильне приймання, зберігання та відпуск цінностей. Вагові прилади необхідно періодично перевіряти в органах Держспоживстандарту України та отримати метрологічну атестацію (мати перевірочне тавро).

На складах запаси розмішують по секціях, у середині секцій — на стелажах, полицях, за найменуваннями, видами та сортами цінностей. У місцях зберігання кожного виду товарно-матеріальних цінностей прикріплюють матеріальний ярлик (ф. № М-16). У ньому зазначають основні показниками, що характеризують кожний вид запасів, у тому числі їх номенклатурний номер, тому ярлик служить паспортом для матеріальних цінностей. Запаси розміщують так, щоб забезпечити легкий і швидкий доступ до будь-якого з об'єктів матеріальних цінностей.

Важливо правильно, виважено підібрати матеріально-відповідальних осіб для роботи на складах. Перевагу слід надавати спеціалістам, компетентним у галузі матеріаловедення, які на попередніх місцях роботи проявили себе сумлінними, відповідальними, чесними виконавцями. Кандидатури на посаду завідувачів складів, комірників узгоджують з головним бухгалтером підприємства. З усіма матеріально-відповідальними особами укладають договори про повну матеріальну відповідальність. Необхідно систематично підвищувати рівень їх ділової кваліфікації шляхом проведення семінарів, ознайомлення із нормативними документами, що регламентують облік запасів. Головний бухгалтер бере безпосередню участь у розробці посадових інструкцій завідувачів складів та комірників.

У кожному місці зберігання матеріальних цінностей (складі, коморі, сховищі, тощо) необхідно організувати складський облік на поточний рік. Для цього обирають одну з двох видів (форм) регістрів складського обліку (або книги, або картки складського обліку). Найчастіше як при ручному способі ведення обліку, так і комп’ютерному використовують картки складського обліку матеріалів (ф. №М 12). Картки відкривають на початку року у бухгалтерії для кожного найменування запасів, що має окремий номенклатурний номер. У них заповнюють такі реквізити: номер картки і складу, назва матеріалу, одиниця виміру, технічна характеристика (марка, сорт, профіль, розмір), облікова ціна, номенклатурний номер, норма залишку (максимум, мінімум), перехідний залишок запасів на початок року. На кожній картці проставляється оптимальний розмір залишку цінностей, розрахований відділом матеріально-технічного постачання. Він визначається виходячи із виробничої програми, можливості оперативно доставляти матеріали, тощо. Такий норматив розраховується виходячи із потреб виробництва, тому має бути достатнім для забезпечення процесу виробництва, але не понаднормовим, що призводить до заморожування обігових коштів підприємства. Картку підписує головний бухгалтер, його заступник або за його дорученням бухгалтер матеріального відділу. Заповнені картки передають завідувачу складом або комірнику під розписку у спеціальному реєстрі карток складського обліку матеріалів. За коленим складом ведеться окремий реєстр видачі карток складського обліку. У ньому вказують дату відкриття картки, її порядковий номер, номенклатурний номер та назву цінностей, одиницю їх виміру, облікову ціну, особистий підпис комірника про одержання картки, відмітку про її повернення у разі повного заповнення картки на складі. Таку картку комірник повертає до бухгалтерії, де на її основі виписують нову картку з новим номером.

У картках складського обліку матеріалів (ф. № М-12) завідувач складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання коленого номенклатурного номеру запасів (стелажі, чарунки тощо). Картки зберігають у спеціальній картотеці, де їх групують за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Облік руху та наявності цінностей ведеться у картках лише у натуральних показниках. Комірник записує до карток складського обліку матеріалів кожну операцію на підставі первинних документів з обліку руху запасів та після кожного запису обраховує фактичний залишок цінностей. Цей залишок порівнюється із лімітом, зазначеним на картках. Якщо при запису до картки чергової операції комірник виявляє, що фактичний залишок менше оптимального запасу або його перевищує, то він зобов’язаний повідомити відділ матеріально-технічного постачання та матеріальний відділ бухгалтерії. Вони зобов’язані вживати негайних заходів для приведення залишків запасів до норми. Якщо запас перевищує норму, то бухгалтерія не видає доручень на одержання цінностей за понаднормовими поставками, затримує їх оплату, доповідає керівництву про виникнення понаднормових залишків запасів. При використанні комп’ютерної техніки така відомість формується автоматично і доводиться до зацікавлених відділів (осіб).

Для співставлення показників складів та бухгалтерії з обліку запасів за кожний місяць станом на останній день звітного місяця матеріально-відповідальна особа заповнює в одному примірнику у кількісному виразі відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. № М-14). Відомості на початку року відкриває матеріальний відділ бухгалтерії окремо для кожного складу та кожної матеріально-відповідальної особи. Запаси у ній групуються за їх видами та субрахунками обліку, аналогічно їх групуванню у відомості 5.1. У кінці кожного місяця відомості передають комірникам. За показниками карток складського обліку матеріалів комірники переносять залишки на початок місяця кожного виду запасів. Заповнені відомості за графіком повертаються до бухгалтерії, де бухгалтер проставляє ціни для кожного виду товарно-матеріальних цінностей, здійснює таксування, виводить підсумки залишків на складі за видами запасів (за субрахунками обліку), які порівнює з показниками аналітичного і синтетичного обліку у матеріальному відділі бухгалтерії.

Запаси, які не належать підприємству (прийняті на відповідальне зберігання, давальницька сировина, невідфактуровані поставки, тощо) зберігаються відокремлено від інших запасів. їх облік ведуть у спеціальних книгах за видами, номенклатурними номерами запасів та за власниками, замовниками.

Контроль за наявністю та збереженням запасів здійснюється шляхом проведення інвентаризації та раптових перевірок. Планові інвентаризації проводяться за графіком, який розробляється у цілому на рік та з розбивкою на звітні періоди (квартал, місяць, декада). Організація інвентаризації запасів включає:

• — планування термінів інвентаризації протягом року;
• — підготовку робочих інструкцій з інвентаризації та організацію їх вивчення працівниками, яких включають до складу комісій;
• — комплектування постійних робочих інвентаризаційних комісій;
• — підготовку наказів про проведення інвентаризації;
• — щоденний контроль за ходом інвентаризації й обробкою одержаних показників;
• — документальну підготовку рішень інвентаризаційних комісій та наказів про результати перевірки;
• — установлення порядку узагальнення результатів інвентаризації у звіті.

Організація інвентаризації здійснюється на підставі нормативних документів, а також робочих інструкцій, розроблених безпосередньо на підприємстві із урахуванням його організаційно-технічних особливостей, виробничої структури та графіків і планів інвентаризації.