Документообіг по оплаті праці на підприємстві

Функції з обліку чисельності і складу працюючих на великих підприємствах виконує відділ кадрів, а на малих підприємствах, як ТОВ «Лотос», виконує будь-який працівник, призначений наказом керівника (у нашому випадку це бухгалтер). Функціями по обліку кадрів є: документальне оформлення зарахування на роботу, переміщення, надання відпустки та звільнення, а також облік наявності і руху працюючих та надання відповідних даних для звітності.

Одним з документів, необхідних для рішення кадрових питань на підприємстві, є штатний розклад.

Штатний розкладце документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників. Штатний розклад являє собою перелік посад на підприємстві із вказівкою їхньої кількості й розмірів посадових окладів.

На підставі штатного розкладу, Правил внутрішнього трудового розпорядку, а також посадових інструкцій керівник підприємства ухвалює рішення щодо кадрових питань, зокрема щодо прийому громадян на роботу, перемыщення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації).

Кадрова служба (бухгалтер), у свою чергу, керуючись штатним розкладом, здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про прийом на роботу, перекладі на іншу роботу, установленні надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції із приводу його поліпшення, у встановленому порядку підготовляє інформаційнодовідкову документацію, що відповідає статистичну звітність.

На ТОВ «Лотос» підставою для зарахування на роботу служить наказ (розпорядження) керівника про прийом на роботу, що оформляються на підставі заяви, поданої бажаючим працювати на вакантній посаді чи вільному робочому місці.

Для зарахованого на роботу заводиться особова картка з обліку кадрів і оформляється трудова книжка (виписується нова, якщо робітник чи службовець розпочинає трудову діяльність, або ж робиться запис про зарахування в подану трудову книжку). Трудові книжки зберігаються на підприємстві. Чисті бланки трудових книжок є документами суворої звітності та зберігаються в сейфі разом із грошовими документами. За цінами придбання бланки трудових книжок як об'єкт бухгалтерського обліку відображаються на рахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Під час видачі трудової книжки працівнику, що тільки розпочинає трудову діяльність, вартість бланку відшкодовується надходженням готівки до каси.

Наказом керівника оформляється також надання відпустки і звільнення. Протягом однієї доби після оформлення наказу на звільнення трудова книжка повертається працівникові, а бухгалтерія здійснює повний розрахунок заробітної плати.

Підставою для нарахування заробітної плати при погодинній оплаті служить табель обліку робочого часу, який є іменним списком працюючих, до якого щоденно записуються дані про відпрацьований час у годинах, а при неявках — причини.

Дані табеля обліку є підставою для нарахування зарплати працівників, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу. Крім того, при розрахунку лікарняних, відпускних і інших виплат. Данні табелів є джерелом інформації про відпрацьований працівником часу.

Формою табеля обліку використання робочого часу є типова форма № П-5.

Для роботодавця становити табель необхідно для:

• 1) обліку кількості відпрацьованого часу працівниками, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці залежить від відпрацьованого часу;
• 2) контролю за дотриманням працюючого встановленого режиму робочого часу;
• 3) одержання даних про відпрацьований час для розрахунку виплат працівникам (лікарняних, відпусток, днів командировоки й інших виплат);
• 4) складання статистичної звітності по праці.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючий привласнюється табельний номер. Він приводиться у всіх документах по обліку праці і його оплати.

Табель відкривається щомісяця на працюючі підприємства.

Наприкінці місяця дані про виробіток і заробітну плату групуються і нагромаджуються. На підставі цих даних складаються розрахункові і платіжні відомості, які виступають первинними документами для обліку розрахунків по оплаті праці, а часто і як регістри аналітичного обліку розрахунків по оплаті праці.