Системи та програми автоматизації на підприємствах торгівлі

ERP — системи автоматизації торгівлі

Стабільне зростання доходів підприємств торгівлі, про який сьогодні говорять багато аналітиків, викликає природне пожвавлення, як серед компаній, традиційно працюють в області автоматизації торгівлі, так і серед тих, хто володіє універсальними рішеннями. Серед останніх необхідно особливо виділити компанії, що займаються впровадженням інформаційних систем класу ERP.

ERP-система (Enterprise-wide Resource Planning) — інтегрована інформаційна система управління, яка дозволяє створити єдине середовище для автоматизації планування, обліку, контролю, управління і аналізу всіх основних господарських процесів підприємства, що реалізує концепцію ERP.

До складу класичної ERP-системи може входити наступний набір підсистем:

• — Виробництво;
• — Постачання і збут;
• — Управління запасами;
• — Техобслуговування обладнання;
• — Післяпродажне обслуговування виробленої продукції;
• — Кадри;
• — Наукові дослідження і конструкторські розробки;
• — Фінанси.

У тому чи іншому вигляді всі функції, що підлягають автоматизації, присутні на будь-якому торговому підприємстві, будь це міні-маркет або національна торговельна мережа з кількох сотень великих магазинів.

На різних етапах життєвого циклу підприємства автоматизація цих функцій має різний пріоритет. У міру того, як підприємство розвивається і набирає обертів, все нові функції вимагають пильної уваги і контролю. Кошти на автоматизацію виділяються лише в той момент, коли її відсутність починає приносити реальні збитки. Пріоритетними параметрами при виборі ПЗ і впроваджує організації є, відповідно, не функціональність і кваліфікація, а ціна і вартість впровадження.

У результаті, коли підприємство (наприклад, за підсумками вельми успішної діяльності або сприятливої ринкової ситуації) стрімко переходить до розряду крупних, його інформаційна система виявляється до цього катастрофічно не підготовлена.

Коли ж керівництво, нарешті, усвідомлює необхідність саме комплексної інформаційної системи, її доводиться впроваджувати «під тиском» і в гранично стислі терміни. Така практика, безумовно, позначається і на вартості, і на якості впровадження.

Історично перші ERP-системи розроблялися для великих і дуже великих підприємств, перш за все — виробничих та дистриб’юторських.

ERP — це не стільки програмний комплекс, скільки методологія ефективного планування. Успіх впровадження прямо залежить від того, наскільки ця методологія може бути реалізована в рамках існуючої структури підприємства.

Одна з основних причин, що спонукають західні підприємства використовувати ERP-системи, — це можливість отримати додаткову перевагу перед конкурентами за рахунок зниження витрат, прискорення виконання замовлень і підвищення керованості бізнесу в цілому.

Ускладнення і витрати, пов’язані з впровадженням ERP-систем, пояснюють, чому більшість компаній схильні відтягувати впровадження комплексної інформаційної системи. Це повною мірою відноситься і до підприємств торгівлі.

Оптовики першими серед російських торговельних підприємств відчули потребу в системах класу ERP. Одним з перших в Росії, в 1995 році, до впровадження SAP R / 3 приступило ВАТ «Фармімекс», що займається оптовою торгівлею лікарськими препаратами. Основна причина для старту досить дорогого проекту — «неможливість прийняття своєчасних управлінських рішень внаслідок помилкової інформації у звітах, розбіжностей в обліку і звітності, затримок при введенні і отриманні інформації».

Що стосується підприємств оптово-роздрібної торгівлі та роздрібних торговельних мереж — для них ключовим у відношенні впровадження ERP став 2000 рік. Він узагалі був дуже вдалий для російських рітейлерів, і зрозуміло, що їх ріст істотно прискорився. Тоді ж стартував проект впровадження SAP Retail в найбільшій мережі торгівлі електронікою «Ельдорадо». У січні 2001 р. почалося впровадження Axapta в «Техносиле».

Варто підкреслити, що майже всі згадані компанії раніше використовували інформаційні системи більш низького класу, однак на момент початку проектів ці системи стали для них просто-напросто малі. Слідом за «першими ластівками» проекти з впровадження цих систем запустили ще кілька підприємств, що зіткнулися з тими ж труднощами: необхідністю отримання актуальної звітності, затримками в оформленні замовлень, простоями через кепського планування, викликаного відсутністю необхідної інформації, і неможливістю вирішення всіх цих проблем за допомогою наявних програм. Але отримання конкурентних переваг, схоже, не увійшло до списку першочергових завдань.

У той же час рентабельність російських торговельних підприємств досить висока, що дає їм можливість розвиватися більшою мірою по екстенсивному шляху, коли підвищення продуктивності праці та зниження витрат не є головним завданням.

Майже всі вітчизняні компанії, що лідирують на ринку роздрібної торгівлі, або вже запустили проекти впровадження ERP, або мають такі проекти в планах на найближче майбутнє.

Таким чином, з усіх можливостей, що надаються ERP, найбільш привабливою для лідерів російського ринку торгівлі була і залишається можливість швидко приймати управлінські рішення.

Але, окрім лідерів, існує безліч підприємств менше (але за російськими мірками — досить великих), які або користуються інформаційними системами іншого класу, або взагалі обходяться набором спеціалізованих програм для автоматизації окремих ділянок роботи. Планів на впровадження ERP або немає, або вони належать досить віддаленого майбутнього. 66% не планують впроваджувати ERP цілком зрозуміло — ця абревіатура у багатьох компаній міцно асоціюється зі словами «дорого» і «довго».

У той же час компанії цієї групи, на відміну від «верхівки», готові витрачати гроші саме для того, щоб отримати конкурентну перевагу. І це рішення має бути галузевим, тобто враховувати особливості торгівлі: великий і швидко оновлюваний асортимент; необхідність взаємодії з торговельно-касовим обладнанням (або інтеграція з ПЗ, яке їм управляє); іноді - специфіку формату і спеціалізації компанії.

Подібні рішення на російському ринку існують. Можна назвати, наприклад, Borlas TradeX або IBS Trade house. Ці програми містять лише ті функції ERP, які дійсно необхідні торговельному підприємству, і мають непогані перспективи.

Цілком успішно продаються SAP Business One, Oracle Small Business Suite (NetSuite), MS Business Solutions Navision (колишня Navision Attain); Але поки ні одне рішення, крім MSBS Navision, не користується особливою популярністю в Росії. Можливо, через свою недостатньо активної маркетингової політики і тому, що поняття «середній і малий бізнес» у нас дещо відрізняється від західних, і частка цих підприємств у ВВП суттєво менше, так само як і кошти, які вони можуть витратити на автоматизацію.

Незважаючи на неоднозначне ставлення, в останні роки на ринку ERP-рішень для торгівельних організацій панує пожвавлення. З’явилися довгоочікувані галузеві рішення — SAP Retail і Axapta Retail, локалізовані для Росії.

Однак на сьогоднішній день не відомо ні одного повного впровадження ERP-системи на підприємствах торгівлі. У той же час ключовою перевагою таких систем є можливість отримати комплексну картину бізнесу, але, якщо ознайомитися з описами проектів впровадження, то стає ясно, що більшість компаній не поспішає відразу використовувати всю гаму можливостей ERP I.

Останнім часом ряд авторів (у тому числі фахівці компанії Gartner Group) говорить про виникнення нової концепції корпоративної інформаційної системи — ERP II (від англ. Enterprise Resource and Relationship Processing — управління корпоративними ресурсами і зовнішніми зв’язками). Основна ідея цієї концепції - вихід за рамки завдань автоматизації та оптимізації тільки внутрішніх бізнес-процесів підприємства, співробітництво покупців і продавців, спільне створення продуктів та послуг, тобто вирішення зазначених вище проблем ERP-систем.

Підприємства, які віддають перевагу західні системи, користуються фактично тим же усіченим набором функцій, які могли б надати і «бюджетні» програми. Середній термін впровадження навіть для такої «усіченої» конфігурації, за даними постачальників, — близько шести місяців. У той же час песимістична (але дуже близька до реальності) оцінка дає набагато більший термін. Справа в тому, що підприємство постійно змінюється — як структурно, так і функціонально. Змінюються і вимоги користувачів до системи, у міру того, як вони починають краще розуміти її можливості. А також проекти впровадження ERP-систем вважаються найбільш складними і ризикованими у сфері ІТ.

Але відставання від західного ринку, як це не парадоксально, має одна перевага. Завдяки йому ми іноді можемо зазирнути в майбутнє. Як відомо, на початку 90-х років починався ERP-бум, і Gartner Group вперше стала використовувати цю «магічну абревіатуру». До кінця десятиліття він пішов на спад, і та ж Gartner Group проголосила: «ERP мертвий». Правда, тут же додала: «Хай живе ERP II!».

Були названі відмітні якості нового «класу» систем, засоби для створення веб-порталів. Виробники ERP терміново скуповували компанії, що мали готові SCM-і CRM-рішення. Власники ERP-систем обзаводилися відповідними пакетами. Фактично, почався новий виток автоматизації - тільки вже за участю ERP. До цієї тенденції додалася вже згадуваний розквіт ERP-рішень для малого та середнього бізнесу.

Дійсно, чи є сенс говорити про те, що «ERP мертвий», коли відсоток підприємств, які успішно використовують ці системи, і так мізерно малий?

Потреби наших торгових підприємств, як правило, тільки-тільки дісталися до точки, за якою ERP перестає бути розкішшю. Проблеми автоматизації ланцюжка поставок, а також електронної комерції, для них набагато менш нагальною, ніж наведення порядку у фінансах, на складах і розподільних центрах, в управлінні перевезеннями. Можна сказати, що ERP-системи та інтернет-комерція взаємно доповнюють один одного, що й зумовило значний ефект від їх інтеграції.