Вдосконалення обліку розрахунків з оплати праці в умовах функціонування інформаційних систем

Все частіше накопичення, систематизацію та узагальнення облікової інформації про зобов’язання в умовах застосування сучасної комп’ютерної техніки здійснюють в автоматичному режимі. Застосування бухгалтерських комп’ютерних програм дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку розрахунків з різними кредиторами завдяки широкій номенклатурі аналітичних об'єктів. При застосуванні комп’ютерної форми обліку автоматично вирішується проблема оперативності отримання даних про заборгованість перед кожним контрагентом на будь-яку звітну дату. Тому наведемо алгоритм ведення обліку розрахунків з оплати праці в програмі «1С: Предприятие» та розглянемо на прикладі особливості цього обліку в умовах функціонування програми Microsoft Excel.

Для обліку розрахунків в оплати праці призначений рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці», по якому в програмі передбачене ведення аналітичного обліку по співробітниках організації (субконто виду «Сотрудники»).

Крім того, у типовій конфігурації на рахунку 66 ведеться аналітичний облік по субконто «Месяц начислення зарплаты», що має тип «дата». Об'єктами такої аналітики є дати початку місяців, у яких було зроблене нарахування заробітної плати (тобто був проведений документ «Начисление заработной платы»).

Для підприємств, що застосовують погодинну систему оплати праці (відповідно до встановлених посадових окладів), для автоматизації введення операцій, пов’язаних з нарахуванням розрахунку сум відрахувань і утримань, і виплатою заробітної плати, в типовій конфігурації програми передбачені відповідні документи «Начисление заработной платы» або «Начисление ЗП» та «Выплата заработной платы» або «Выплата ЗП». За допомогою документа «Начисление заработной платы» можливе виконання декількох операцій:

• — нарахування заробітної плати співробітникам підприємства;
• — формування відомості нарахування авансу;
• — внесення до інформаційної бази залишків взаєморозрахунків зі співробітниками на початок звітного періоду.

В документі «Начисление заработной платы» повинен бути визначений вид виплат, бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці, кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати, величина, що визначає середньооблікову чисельність співробітників.

Для нарахування основної заробітної плати співробітникам підприємства, автоматичного розрахунку сум відрахувань і утримань, формування відповідного набору бухгалтерських проводок у реквізиті «Вид выплаты» слід вибрати значення «Основная з/п «. За допомогою документа з таким видом виплати можна одержати друковані форми платіжної та, розрахунково-платіжної відомостей, відомостей відрахувань від заробітної плати до фондів, а також розрахункові листки за зазначений період по співробітниках, що вказані у його табличній частині.

Для формування відомості нарахування авансу реквізит «Вид выплаты» повинен бути встановлений у значенні «Аванс». У цьому випадку при автоматичному заповненні табличної частини документа в графу «К выдаче» по кожному співробітнику будуть розміщені суми з реквізиту «Аванс» довідника «Сотрудники». Суму авансу в разі необхідності можна відредагувати вручну. Зауважимо, що в реквізиті «К выдаче» показується заборгованість підприємства перед співробітниками, а не різниця між нарахованою й утриманою сумами. При проведенні документу з видом виплат «Аванс» бухгалтерські проводки не формуються.

Для введення сальдо по розрахунках з співробітниками на самому початку роботи призначений документ із видом виплати «Внесение остатков». У цьому випадку розрахунково-платіжна відомість містить реквізити «Начислено», «НДФЛ» «К выдаче». В разі необхідності можна автоматично сформувати звіт «Форма № 1ДФ», для чого потрібно внести дані про нараховані суми, суми утриманого податку з фізичних осіб за кожен місяць звітного року окремо, тобто окремим документом «Начисление зарплаты» .

На закладці «Дополнительно» документу «Начисление зароботной платы» визначається бухгалтерський рахунок витрат, на який списується сума податків та рахунок обліку валових витрат.

Для автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному співробітнику відповідно до бази оподатковування і ставок, зазначених для них у довіднику «Налоги и отчисления» призводить натискання кнопки «Рассчитать». При цьому у графах «Начислено», «Удержано», «К выплате» відобразяться підсумкові суми всіх нарахувань, утримань по співробітнику і сума, що підлягає виплаті.

Документ «Выплата зароботной платы» призначений для формування друкованої форми платіжної відомості, бухгалтерських проводок, що відображають факт виплати заробітної плати (заборгованостей по заробітній платі) співробітникам.

Заповнення діалогової форми документа варто почати з визначення виду виплат аналогічно документу «Начисление заработной платы» та періоду, за який буде здійснюватися виплата заробітної плати співробітникам, виду виплати, а також рахунку обліку оплати праці.

В обох зазначених вище документах є кнопка «Заполнить «, призначена для автоматичного заповнення табличної частини документа. В документ «Начисление заработной платы» буде внесено всіх співробітників підприємства, і заповнено графу «Начислено» відповідно до окладу, зазначеного для співробітника в довіднику «Сотрудники» (розміру авансу для виду виплати «Аванс») і числа відпрацьованих співробітником днів, зазначеного в графі «Дн» .

Для документів «Выплата заработной платы» з видом виплати «Аванс» треба здійснити вибір одного з документів «Начисление заработной платы», на підставі якого буде заповнено табличну частину документу. Як варіанти будуть запропоновані всі документи «Начисление заработной платы» з таким же видом виплат, що були введені в поточному місяці. Для документа «Выплата заработной платы» з видом виплати «Основная з/п «таблична частина буде заповнена поточним сальдо взаєморозрахунків по кожному співробітнику обраного підрозділу.

Приклад:

Заробітна плата працівникам ТОВ «Майстер» нараховується згідно з Положенням про оплату праці. За даним положенням заробітна плата відрядним працівникам нараховується в залежності від кількості виготовленої продукції на виробництві, а адміністративному персоналу при погодинній формі оплати праці згідно штатного розкладу (див. табл. 9).

Таблиця 9 — Витяг із штатного розкладу на 1 січня 2006 року ТОВ «Майстер»: