Інвентаризація запасів та передачі відображення результатів у фінансовому обліку

Поняття і мета інвентаризації.

Під інвентаризацією слід розуміти певну послідовність практичних дій із документального підтвердження наявності, стану та оцінки майна й зобов’язань підприємства для забезпечення достовірності даних обліку й звітності. Водночас інвентаризація сприяє реалізації контрольної функції обліку, дає змогу виявляти випадки необґрунтованого зменшення капіталу господарського суб'єкта, вкладеного в різноманітні види майна (активів).

Сутність інвентаризації слід розглядати через її зміст, який складається із комплексу господарсько-правових ознак: проведення дій на підставі розпорядчого документу; здійснення дій колегіальним органом; застосування органолептичних прийомів; реєстрація та оцінка фактів; нормативно-правового регулювання, лічильна та бухгалтерська обробка документів; узагальнення та реалізація результатів; прийняття рішень.

Основу будь-якої інвентаризації становить повна або вибіркова перевірка фактичної наявності матеріальних цінностей, майнових прав і обов’язків силами спеціально створеної на підприємстві комісії.

Необхідно розрізняти два види перевірок: натуральну й документальну гідно з Інструкцією № 69 річна інвентаризація документально має оформлятися такими формами первинних документів:

— актом контрольної перевірки інвентаризації цінностей;

— книгою реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій;

— відомістю результатів інвентаризації.

Однак з огляду на узагальнюючі форми цих документів на практиці частіше використовують деталізовані їх форми (які дещо застаріли, але ще не втратили чинності), затверджені Постановою № 241. Ці форми розроблені конкретно для кожного з об'єктів інвентаризації. Також під час інвентаризації ТМЦ підприємство може використовувати форму №М-21, затверджену Наказом № 193. Проте ця форма опису не містить тексту розписки МВО (на відміну від форм описів, затверджених Постановою № 241). Тому МВО перед початком інвентаризації доведеться писати розписки окремо.

Таким чином, основними документами оформлення даних річної інвентаризації є: розписка матеріально відповідальної особи, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації та звіряльна відомість результатів інвентаризації, протокол інвентаризаційної комісії (затверджені Постановою № 241).

У цих документах не повинно бути виправлень та підчищень, а якщо вони все ж таки є, то ліквідація помилок у документах має проводитися відповідно до норм Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. А саме: неправильний запис акуратно закреслюється рискою таким чином, щоб його можна було прочитати, а над ним робиться правильний запис. Потім внесені виправлення засвідчуються підписами членів комісії.

Оформлені інвентаризаційні описи комісією передаються до бухгалтерії, де фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють лишки або нестачі цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, по яких виявлені розходження з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо урегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику господарства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку. Виявлені при Інвентаризації лишки матеріальних цінностей (або грошових коштів у касі) прибуткують і зараховують на доходи підприємства записом:

Д-т рах. «Сировина і матеріали» (або рах. «Каса»).

К-т рах. «Інші доходи» .

Нестача матеріальних цінностей, виявлена при інвентаризації, незалежно від причин виникнення, оформляється записом:

Д-т субрах. «Нестачі і втрати від псування цінностей» .

К-т рах. «Сировина і матеріали» та ін.

На вартість нестачі товарно-матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню винними особами, в бухгалтерському обліку роблять запис:

Д-т рах. «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків» .

К-т рах. «Відшкодування раніше списаних активів» .

При цьому слід мати на увазі, що розмір збитку, нанесеного господарству внаслідок нестач і псування матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей. Згідно з цим Порядком розмір збитку визначається за балансовою вартістю цінностей з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначаються Держкомстатом України, відповідного розміру податку на додану вартість та акцизного збору (по підакцизних товарах). Сума відшкодованого збитку оформляється записом:

Д-т рах. «Каса» .

К-т рах. «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків» .

З відшкодованої суми покриваються збитки господарства по нестачах і псуванню цінностей, решта суми підлягає перерахуванню до бюджету.

Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто лишки одних і нестачі інших матеріальних цінностей, як результат заміни одного сорту іншим при відпуску цінностей. Взаємний залік лишків і нестач матеріальних цінностей, що виникли в результаті пересортиці, може бути допущений, як виняток, якщо пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування. Проте, якщо при заліку вартість нестачі матеріальних цінностей перевищить вартість лишку, то різниця у вартості підлягає відшкодуванню особами, що допустили пересортицю.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю господарських засобів й стану розрахункових відносин.

виробничих запасів.

Інвентаризація — перелік, перерахування, зважування, перемірювання в натурі виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, і зіставлення наявності з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з радикальних засобів контролю за збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції та послуг або якщо інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Інвентаризація виробничих запасів провадиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами.

Виробничі запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою). На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування. Тара вписується до опису за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, потребує ремонту тощо).

На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання із зазначенням причин псування. При інвентаризації молодняку тварин та тварин на відгодівлі описи складаються за видами тварин окремо на фермах, у цехах, відділеннях, бригадах у розрізі облікових груп і матеріально відповідальних осіб. При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, наданих в особисте користування працівникам, припускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з проставлянням підпису в описі. У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає звірювальну відомість, в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці; здійснюється розрахунок природної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника робляться уточнювальні записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності у роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації. Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально відповідальних осіб. Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки по товарно-матеріальних цінностях одного і того ж найменування і в такій же кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той же період, що підлягав перевірці, та в однієї й тієї ж матеріально відповідальної особи.

За результатами проведеної інвентаризації складається протокол, у якому зазначаються стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списуванні нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі і втрати від порчі цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений у 5-денний термін керівником підприємства.

Відображення результатів інвентаризації в обліку.

Оформлені інвентаризаційні описи комісією передаються до бухгалтерії, де фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку І виявляють лишки або нестачі цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, по яких виявлені розходження з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо урегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику господарства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю господарських засобів й стану розрахункових відносин.

Після розгляду матеріалів інвентаризації цінностей інвентаризаційною комісією і затвердження їх у встановленому порядку разом з поясненнями матеріально відповідальних осіб (при наявності нестач або лишок) ці матеріали передаються бухгалтерії, де відображаються результати інвентаризації. В обліку згідно з порівняльними відомостями відображають втрати при зберіганні цінностей у межах норм природних втрат, їх нестач понад ці норми; втрати від псування, браку і крадіжок, пересортиці від перекриття недостач цінностей лишками, сумарними їх нестачі, і лишки від перекриття.

Порядок відображення результатів інвентаризації матеріальних цінностей:

1. Загальна сума нестач, якщо винуватця не встановлено:

Дебет субрахунка № 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей».

Кредит субрахунка № 201 «Сировина і матеріали» .

Кредит субрахунка № 203 «Паливо» та ін.

2. Списується нестача, зарахована по пересортиці:

Дебет субрахунка № 201 «Сировина і матеріали» .

Кредит субрахунка № 201 «Сировина і матеріали» .

3. Відноситься за рахунок матеріально відповідальних осіб різниця у вартості матеріалів, зарахованих по пересортуванні:

Дебет рахунка № 375 «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків» .

Кредит субрахунка № 201 «Сировина і матеріали» .

4. Оприбутковуються виявлені лишки матеріалів (з включенням суми до валових доходів):

Дебет субрахунка № 201 «Сировина і матеріали» .

Кредит субрахунки № 746 «Дохід від безкоштовно отриманих активів» .

5. Сума нестач у межах норм природного убутку:

Дебет рахунка № 91 «Загальновиробничі витрати».

Кредит субрахунка № 20 «Виробничі запаси» .

Якщо на час виявлення нестачі винуватця не встановлено, то одночасно із списанням цінностей на витрати балансова вартість списаного активу зараховується на позабалансовий рахунок № 07 «Списані активи» .

Нестачі, віднесені за рахунок матеріально відповідальної особи:

Дебет субрахунка № 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» .

Кредит рахунка № 71 «Інший операційний дохід» .

8. Різниця між розрахунковими та обліковими цінами (відповідно до постанови Кабміну України № 116 від 22.01.96 р. «Порядок визначення розміру збитків від нестач, розкрадання, знищення (порчі) матеріальних цінностей»):

Дебет субрахунка № 375 «Розрахунки по відшкодуванню матеріальних збитків» .

Кредит рахунка № 71 «Інший операційний дохід» .

9. На суму нарахованого ГТДВ:

Дебет субрахунка № 375 «Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків» .

Кредит субрахунка № 641 «Розрахунки за податками» .

10. Погашення різниці між ринковими та обліковими цінами як готівкою, так і «за рахунок заробітної плати матеріально відповідальної особи (одноразово або частинами відповідно до рішення інвентаризаційної комісії адміністрації підприємства або рішення народного суду, наприклад, по 20% щомісячно до остаточного погашення заборгованості):

Дебет рахунка № 31 «Каса» .

Дебет рахунка № 31 «Рахунки в банках» .

Дебет рахунка № 66 «Розрахунки з оплати праці» .

Кредит субрахунка № 375 «Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків» .

11.Різниця між розрахунковими та обліковими цінами має бути внесена до бюджету:

Дебет рахунка № 71 «Інший операційний дохід» .

Кредит субрахунка № 641 «Розрахунки за податками» .

12. Перерахування до бюджету різниці між розрахунковими та обліковими цінами; штрафних санкцій:

Дебет рахунка № 641 «Розрахунки за податками» .

Кредит рахунка № 31 «Рахунки в банках» .

13. Штрафи від 8 до 15 і від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян:

Дебет рахунків № 30, 31,66.

Кредит рахунка № 641 «Розрахунки за податками» .

14. Перерахування до бюджету нарахованої суми ПДВ:

Дебет рахунка № 641 «Розрахунки за податками» .

Кредит субрахунка № 311 «Поточні рахунки в національній валюті» .

Синтетичний та аналітичний облік результатів інвентаризації:

Процедура інвентаризації сприяє дотриманню одного з основних принципів бухгалтерського обліку, а саме принципу повного висвітлення, згідно з яким фінансова звітність має містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, які здатні вплинути на рішення, що приймаються на її підставі. Очевидно, що тільки володіючи достовірними та повними відомостями про склад активів та зобов’язань підприємства, його власники, інвестори або кредитори зможуть прийняти правильні управлінські рішення. У зв’язку з тим, що господарську діяльність підприємства важко уявити без використання основних засобів, роздивимося особливості відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському та податковому обліку.

Проблема організації аналітичного обліку результатів інвентаризації вирішується з прийманням облікової політики підприємства. За великої номенклатури запасів доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський метод. За цим методом кількісно-сортовий облік запасів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в картках складського обліку, які відкриваються бухгалтерією на кожний номенклатурний номер запасів. Матеріально відповідальна особа в цих картках записує кожну операцію з надходження та відпускання матеріалів і визначає залишок запасів. Підставою для записів є первинні документи на оприбуткування та відпускання запасів.

Бухгалтерія постійно контролює правильність ведення складського обліку відповідно до первинних документів. Контроль здійснюється за графіком безпосередньо на складі в присутності матеріально відповідальної особи. Бухгалтер перевіряє правильність записів і визначення залишків, що підтверджує своїм підписом у картці. Потім за реєстром забирає первинні документи для бухгалтерської обробки.

Після такого контролю картки складського обліку перетворюються з регістрів оперативного обліку в регістри оперативно-бухгалтерського обліку та в бухгалтерії не потрібно вести аналітичний облік наявності та руху запасів за кожним номенклатурним номером. Бухгалтерія здійснює означений тільки в грошовому виразі та за однорідними групами (чорні метали; кольорові метали; хімікати тощо) в розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць зберігання та матеріально відповідальних осіб.