Реєстрація, індексація та систематизація документів

документ діловодство архів Реєстрація документів — це запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати реєстрації.

Метою реєстрації є зазначення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації є разовість. Кожен документ повинен реєструватися в даній установі тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день їх підписання.

Реєстрація документів проводиться централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах 1−2 категорій, в територіально відокремлених структурних підрозділах, а також в необхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Обов’язковій реєстрації підлягають документи, які надходять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх адресу. Найважливіші внутрішні документи (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, доповідні записки та ін.), а також пропозиції, заяви та скарги громадян реєструються обов’язково.

В кожній організації є перелік документів, які не підлягають реєстрації. Цей список затверджується керівником установи.

Для реєстрації документів в організації використовується єдина реєстраційна картка типового зразка (Додаток Г) або журнал реєстрації.

Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них подаються в певній хронологічній послідовності. До того ж реєстраційні картки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними.

В реєстраційний журнал або реєстраційну картку записуються назва документа, дата його одержання (створення), інколи під час реєстрації і вихідний номер документа.

В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться окремо для вихідних (див. Додаток Д), вхідних (див. Додаток Е) та внутрішніх документів (див. Додаток Ж).

Записи в журналі робляться тільки чорнилом, розбірливим та чітким почерком.

Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а решту — згідно зі специфічним призначенням самих документів — у підрозділах: відділ кадрів, бухгалтерія, юридичному відділі, плановому відділі та ін.

Службові листи реєструють за принципом: «запит — відповідь». У державних організаціях при реєстрації документів використовують класифікатор документів.

При цьому слід пам’ятати, що бухгалтерські статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів або, інакше кажучи, індексація — це проставлення при реєстрації документа порядкового номера, який вказує на місце виконання чи зберігання документа.

Правила індексації:

• — умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;
• — розташування складових частин індексу повинно бути постійним;
• — система індексів повинна залишатися незмінною;
• — документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ організації.

Реєстраційний індекс складається з:

• — індексу справи по номенклатурі;
• — власного порядкового номера самого документа.

Наприклад: наказ № 05−12, де 05 — номер справи за номенклатурою, а 12 — порядковий номер самого документа.

Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватися номер вхідного документа.

Наприклад: (для вихідного листа) № 08−12/345, де 08 — номер справи за номенклатурою, 12 — структурний підрозділ, а 345 — порядковий номер документа.

У процесі діловодства важливою умовою чіткої роботи документообігу є систематизація документів організації.

Систематизація — це комплектування документів у групи — документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів. Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групуються за ознаками:

• — алфавітна (в порядку зростання від «А» до «Я». Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);
• — географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);
• — предметно-питальна (принцип «запитання — відповідь»);
• — кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);
• — структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);
• — хронологічна (за роками, місяцями — в порядку зростання);
• — номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).

У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі). [12, с.249].

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільш відповідає потребам організації та специфіці її діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак — хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт обліку документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

Розвиток суспільства призвів до того, що обсяг інформації, яка використовується в процесі його діяльності теж зросла в геометричній прогресії. Оскільки документування інформації сьогодні має надзвичайно великі масштаби, то питання певного упорядкування документальних масивів і потоків є безперечно важливим. Саме тому принципам правильної реєстрації, систематизації та індексації документів слід приділяти так багато уваги. Ігнорування цього факту може призвести до своєрідного «документального хаосу».