Аналіз матеріалів ревізій і перевірок витрат на оплату праці і шляхи вдосконалення їх організації

За ринкових умов господарювання поставлено завдання подальшої активізації соціальної політики, удосконалення, забезпечення обґрунтованої диференціації в оплаті праці. У зв’язку з цим оплата праці має бути доставлена в залежність від конкретного внеску кожного працівника в кінцеві результати праці.

Правильна організація контролю за витрачанням коштів на оплату праці є одним із найважливіших завдань ревізії.

Дійовий контроль за використанням трудових ресурсів і коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню трудової дисципліни та ефективному застосуванню встановленої системи оплати праці.

У кошторису витрат бюджетної установи заробітна плата має найбільшу питому вагу, а тому перевірці витрачання коштів на оплату праці слід приділяти серйозну увагу.

Основними завданнями ревізії витрат на оплату праці є перевірка:

• а) дотримання нормативно-правових актів при нарахуванні оплати праці, утримань із неї й правильності ведення бухгалтерського обліку розрахунків з оплати праці;
• б) правильність організації праці, дотримання встановлених ставок і окладів;
• в) своєчасності й правильності нарахування і виплати заробітної плати згідно з діючою системою оплати праці;
• г) правильності здійснення розрахунків з органами соціального страхування.

Як правило, ревізію з оплати праці здійснюють вибірковим способом в такій послідовності.

Насамперед перевіряють стан трудової дисципліни, організацію праці і ведення посадових справ працівників. Потім — використання затвердженого фонду заробітної плати (штатний розклад, ставки, нарахування й виплати, посадові оклади, розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних і гарантійних виплат).

Відтак перевіряють стан обліку розрахунків з робітниками й службовцями щодо оплати праці та відрахувань на соціальне страхування. При цьому перевіряють правильність складання розрахунково-платіжних відомостей, звітів з питань праці й розрахункових відомостей щодо відрахувань на соціальне страхування.

Перевіряючи розрахунки з оплати праці, ревізор керується Кодексом Законів про працю України, Законом України «Про оплату праці», затвердженим постановою Верховної Ради України від 20.04.1995 року № 144/95 — ВР (зі змінами і доповненнями до нього від 06.02.1997 року № 50/97 — ВР); Інструкцією зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Мінстату від 13.01.2004 року № 5; Наказом Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження порядку збору на обов’язкове соціальне страхування на випадок безробіття» від 03.10.1997 року № 4; листом Національного банку України від 13.08.1997 року № 25−01/1177−5950; Декретом Кабінету Міністрів України «Про прибутковий податок з громадян» від 26.12.1996 року № 13−92 та Інструкцією про прибутковий податок з громадян, затвердженою наказом ГДПІ України від 21.04.1993 року № 12, зі змінами і доповненнями від 01.09.1994 року № 88, від 16.10.1996 року № 87; постановою КМУ від 03.04.1993 року № 245 та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженим наказом Мінпраці і Мінфіну від 26.06. 1993 року № 43 та іншими.

Основними джерелами ревізії є:

штатні розклади, посадові оклади, тарифікації;

основні форми первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників (наказ про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка, наказ про надання відпустки, табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати, особові рахунки та інші документи, які затверджені в установленому порядку, що характеризують кількість працівників та їхній дохід у грошовій, натуральній формі, а також розміри пільг та компенсацій);

трудові угоді, колективні договори, облікові листи, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати;

реєстри синтетичного й аналітичного обліку (меморіальний ордер № 5, розрахунково-платіжні відомості форми № 405, Головна книга до рахунку № 66 «Розрахунки з оплати праці»;

фінансова, оперативна й статистична звітність.

Перевірку розрахунків з оплати праці слід починати зі встановлення відповідності даних аналітичного обліку показникам синтетичного обліку та Головною книгою й балансом на одну дату, зокрема на 1-ше число відповідного місяця (сальдо з рахунку № 66 «Розрахунки з оплати праці «в Головній книзі й балансі з підсумковими сумами до видачі розрахунково-платіжних відомостей).

Якщо виявлено розбіжності між даними синтетичного і аналітичного обліку, слід встановити їх причини. Основними причинами розбіжностей можуть бути: підробки в розрахунково-платіжних і платіжних відомостях для приховування розкрадання грошей з каси шляхом змови бухгалтера і касира.

Сам спосіб розкрадання полягає в завищенні загальної суми грошей в останній колонці розрахунково-платіжної відомості «До видачі на руки». Таку підробку можна виявити підрахунком підсумків у розрахунково-платіжних відомостях як по рядках, так і по стовпчиках Кінцеві підсумки звіряють із сумою, показаною у видатковому касовому ордері й у первинних документах щодо нарахування заробітної плати.

У такому разі арифметичній перевірці підлягають:

• 1. Розрахунково-платіжна відомість;
• 2. Видатковий касовий ордер;
• 3. Журнал обліку прибуткових і видаткових касових ордерів;
• 4. Касова книга;
• 5. Табелі обліку робочого часу, довідки й розрахунки для нарахування заробітної плати.

Можуть бути випадки розкрадання грошей шляхом привласнення депонованих сум. Для цього касир разом із бухгалтером підробляють підпис депонента в розрахунково-платіжній відомості або у видатковому касовому ордері чи депонентській відомості.

У цьому випадку слід звірити депоновані суми за такими документами:

• 1. Реєстр депонованих сум;
• 2. депонентська;
• 3. особовий рахунок та картка депонента, відомість;
• 4. видатковий касовий ордер;
• 5. журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;
• 6. касова книга й звіт касира;
• 7. документ про прийняття на роботу або звільнення з роботи (наказ, розпорядження);
• 8. розрахунково-платіжні відомості за попередній період із підписами депонентів.

Ревізори можуть також викликати окремих депонентів для підтвердження одержання ними відповідних сум.

Причинами відхилень між даними аналітичного й синтетичного обліку рахунка № 66 «Розрахунки з оплати праці» можуть також бути перекручення даних внаслідок зловживань (завалювання видатку грошей шляхом вилучення з фонду споживання різних виплат і утримань), неповне утримання авансів, повторне списання грошових документів з віднесенням виплат за ними в дебет рахунка № 66 «Розрахунки по оплаті праці», зменшення дебіторської заборгованості або збільшення кредиторської заборгованості під час перенесення сальдо із однієї розрахункової відомості до іншої.

Порушення щодо оплати праці виникають у зв’язку з:

• а) неправильне застосування норм виробітку, тарифних ставок, посадових окладів і розцінок (визначають зіставлення зі збірниками виробітку і тарифікаційними довідниками);
• б) неправильним таксуванням окремих документів з обліку праці (виявляють контрольним таксуванням);
• в) включенням у документи з обліку праці прізвищ осіб, які не брали участі у виконанні конкретних робіт (виявляють зіставленням прізвищ працівників зі списковим складом підприємства, а також опитування окремих осіб, звіркою підписів);
• г) внесення у документи з обліку праці посадових осіб, не передбачених штатним розкладом (встановлюють зіставленням цих документів зі штатним розкладом).

Дійовий контроль за використанням коштів на оплату праці значною мірою сприяє зростанню продуктивності праці й зміцненню трудової дисципліни.

Перевірка витрачання коштів на оплату праці може бути успішно здійснена за умови вивчення правильності розрахункових показників з питань праці (чисельність працівників за групами і категоріями, стану нормування праці, продуктивності праці, використання робочого часу й коштів на оплату праці). Спочатку доцільно вивчити затверджені штатні розклади, встановити можливі штатні надмірності чисельності працівників, невідповідності окремих посад фактично виконуваній роботі, завищенні розміри посадових окладів.

Для встановлення можливих відхилень — перевитрат чи економії фонду оплати праці слід порівняти кошторисні дані зі звітними показниками. Показники з питань праці, подані у квартальних, річних звітах, слід зіставити з даними бухгалтерського обліку.

Потрібно також звернути увагу на правильність розрахунків щодо чергових відпусток. Насамперед перевіряють дотримання положень Закону України «Про відпустки», який набрав чинності з 1 січня 1997 року. Ревізори перевіряють надання чергових відпусток відносно їх своєчасності, особливо стосовно матеріально-відповідальних осіб, перевіряють чи немає випадків фіктивної передачі цінностей, надання відпусток за два роки й більше, чи є резерв працівників для заміни осіб, що йдуть у відпустку, чи правильно зроблений розрахунок відпускних.

З ревізією оплати праці тісно пов’язана перевірка правильності відрахувань на соціальне страхування.

Такий контроль здійснюється шляхом перевірки:

• 1. бухгалтерських документів про нараховану заробітну плату та інші виплати;
• 2. на які нараховуються страхові внески;
• 3. платіжних доручень про перерахування сум страхових внесків та інших платежів на відповідний рахунок;
• 4. касових документів на оплату вартості путівок на лікування та відпочинок;
• 5. виданих за рахунок коштів соціального страхування;
• 6. актів про нещасні випадки, пов’язані з виробництвом, відповідальності фінансових звітів за коштами соціального страхування за балансовим рахунком № 65 «Розрахунки за страхуванням».

Ревізор також перевіряє дотримання встановленого строку перерахування страхових внесків. Управління Пенсійного фонду Октябрського району в м. Полтаві перевіряється контрольно-ревізійним управління в Полтавській області один раз на два роки.

Остання перевірка бухгалтерського обліку і фінансової звітності контрольно-ревізійним управлінням в управлінні проводилась з 31.03.2008р. по 25.04.2008 року за період з 01.01.2006р. по 31.12.2007р. В додатку Ю показані результати перевірки використання бюджетних коштів і ведення обліку розрахунків з оплати праці.

Реформування форм власності В Україні та створення нового механізму господарювання викликає суттєві зміни в організації та методах здійснення контрольно-ревізійної діяльності.

Розуміння необхідності нових підходів до збереження майна втілюється у пошук нових форм його контролю. Виникає необхідність розробки нових підходів до традиційних методів бухгалтерського та наступного контролю стану майна підприємства. Обставини вимагають створення таких умов контрольного процесу, за яких крадіжки, розбазарювання та недбале ставлення до цінностей стали б якщо не неможливими, то хоча б ускладненими.

З точки зору ревізора бухгалтерські програми повинні відповідати таким вимогам:

• 1. Простота введення проводок в журнал господарських операцій.
• 2. Багаторівневий аналітичний облік.
• 3. Можливість складання довільних звітів та аналітичних відомостей як за проводками так і за оборотами.
• 4. Можливість як ручного, так і автоматизованого заповнення податкової і фінансової звітності.
• 5. Можливість формування довільних бланків і розрахунків.
• 6. Можливість зберігання та складання довільних настройок бухгалтерії та балансів минулих періодів.
• 7. Можливість ведення бухгалтерії на різних робочих місцях.
• 8. Сумісність з іншими бухгалтерськими програмами.

Застосування обчислювальної техніки в ревізійному процесі надає можливості внесення суттєвих змін в систему джерел інформації про об'єкти, що ревізуються.