Поняття електронний документ

Під електронним документом розуміють зафіксовану у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання такого документа є відображення даних, які він вміщує, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ повинен мати обов’язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. При відсутності одного з цих підписів, електронний документ не може мати юридичної сили і не може використовуватися у бухгалтерському обліку.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. При його перетворенні у паперову форму у кількох примірниках кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму.

Використання електронного документа як доказу не може заперечуватися тільки на підставі того, що він має електронну форму.

Виходячи з понять документалістики, електронний документ треба розглядати як фіксацію на спеціальному матеріальному носії інформації про факти, події, операції господарської діяльності.