Ситуаційне завдання. 
Контроль в управлінні та його місце в забезпеченні ефективного функціонування організації

Посиденьки в Internet… У міру того, як усе більше організацій прагнуть забезпечити своїх співробітників передовими технологіями й доступом в оперативному режимі (on-line), збільшується можливість зловживань на робочому місці у робочий час. Бурхливий розвиток і широке поширення Internet і World Wide Web більше, ніж які-небудь інші новітні технології, сприяють неробству на робочому місці. Для людей, які люблять на роботі ледарювати, Internet зовсім незамінний, оскільки людина може цілими днями мати вигляд надзвичайно зайнятого своїми професійними обов’язками, займаючись при цьому чим завгодно, тільки не роботою! Зрештою, пошук різних цікавинок в Internet і переписка із друзями по електронній пошті з боку цілком можуть виглядати як серйозна справа. І хоча, звичайно, далеко не завжди застосування електронної пошти або відвідування Web-сайту означає, що співробітник зайнятий сторонніми справами, багато організацій сьогодні визнають необхідність розробки й впровадження механізмів контролю над використанням цих нових технологій.

У компанії Western Digital менеджери ретельно зважили всі переваги й недоліки надання доступу в Internet своїм 10 тисячам співробітників, що працюють по усьому світі. Western — це глобальна компанія, і її менеджери відмінно розуміють, що система комунікацій і якість обслуговування споживачів можуть дуже виграти, якщо службовці будуть мати цей доступ. Однак вони також добре усвідомлюють, що при цьому необхідно розробити відповідні керівні принципи для контролю над ним. До рішення цієї проблеми залучили Пем Бурди, директора по кадрових питаннях.

Питання:

Поставте себе на місце пані Бурди. Що, по-вашому, повинні включати керівні принципи організації щодо доступу й використання Internet? Розробіть набір вказівок для рішення проблем контролю над доступом і використанням Internet і World Wide Web на роботі.

Як організувати Інтернет в офісі, аби працівники не зловживали?

Це питання стає перед кожним керівником, будь то малої чи великої компанії, або концерну. Так як дивитися чим займаються працівники під час роботи в офісі не можливо. Як що поставити відео спостереження, все рівно слідкувати за кожним співробітником не така легка праця, та й безперспективна. Тільки понесе за собою великі затрати, а на виході будемо мати «0», або мінус.

Для вирішення цієї проблемі требі підходити системно і з мінімальними затратами на обладнання та програмне забезпечення. Як не дивно, але це можливо в наш скрутній час, коли не вистачає коштів для нормального функціонування бізнесу.

Проблему поділимо на дві задачі які потрібно буде вирішити, так як вирішити її одним махом не можливо. Перша задача: організувати спостереження за потоками даних в локальній мережі, та потоками даних якими користуються співробітники в глобальній мережі Інтернет. Друга задача: встановити контроль за вхідним і вихідними дзвінками через офісну АТС. І остання задача: це зібрати дані та проаналізувати їх і на базі аналізу прийняти міри, яки будуть доцільними и скоротять витрати на Інтернет.Для вирішення першої задачі необхідно встановити на сервера програмне забезпечення, яке буде збирати дані та формувати їх в зручний для нас вигляд. Відразу стає питання: «Де ж взяти таке програмне забезпечення?» і «Скільки воно буде коштувати?».

Відповідь на перше питання проста встановити програмне забезпечення на сервери компанії для відсвіжування трафіку який проходить через точку обміну між офісом та глобальною мережею Інтернет. Перш за все необхідно встановити програму перенаправлення трафіку з глобальної мережі Інтернет в локальну мережу офісу, для цього необхідно встановити програму проксі-сервер Squid.

Squid — програмний пакет, реалізовуючи функції проксі-серверу, або кєшируючого Інтернет-серверу. Є розроблений співтовариством програм з відкритим початковим текстом (розповсюджується відповідно до GNU GPL). Використовується в Unix-системах має можливість взаємодії з Active Directory Microsoft Windows Server шляхом аутентифікації через LDAP, що дозволяє використовувати розмежування доступу до Інтернет ресурсам користувачів, які мають облікові записи на Microsoft Windows Server, також дозволяє організувати «нарізку» Інтернет трафіку для різних користувачів Для збору та структурування інформації з проксі-серверу є одна з таких простих програм, яка підходять для невеликих офісів до 150 чоловік. Це може бути програма яка входить в комплект безкоштовно: Lightsquid.

Lightsquid — це маленька та швидка програма збору статистики роботи користувачів через проксі-сервер Squid, являє собою альтернативу SARG, представляє набір скриптів написаних на мові програмування perl. Офіційна сторінка даного програмного комплексу: http://lightsquid.sourceforge.net.

Встановивши програму та налагодивши її вона починає автоматично обробляти файли та статистику проксі-серверу, та формувати свою статистику у відповідному та зручному вигляді для аналітики.

Так, закрити можливість співробітникам як-небудь по-іншому виходити в глобальну мережу Інтернет можливо. Для цього необхідно системному адміністратору просто встановити перелік правил на сервері, які задовольняють необхідні вимоги в компанії.

Для вирішення другої задачі необхідно провести низку робіт. По перше необхідно чітко встановити яка станція стоїть і як довго ви її будете використовувати. Це необхідно для чіткого поняття в якому напрямку йти далі:

• 1. Придбати готове програмне забезпечення, яке відважене та виконує всі необхідні задачі по збору статистики та аналітики в подальшому.
• 2. Написання власного програмного продукту який буде виконувати ти задачі які вам потрібні.

Самий простий шлях це придбати готове програмне забезпечення, встановити та налагодити його і користуватися ним в подальшому не маючи ніяких проблем з дописуванням програмного коду, чи внесенням в нього якихось змін. Так як компанії які їх випускають, проводять низку випробувань і тестів перед тим як передати продукт у продаж, а також представляють технічну допомогу у разі виникнення проблем під час використання.

Висновок

Встановивши програмні комплекси, які збирають і систематизують для вас інформацію протягом усього часу, у вас при цьому не відбирають час на контроль за працівниками офісу. Ви можете зайнятись вирішенням більш важливих питань, а у кінці кожного місяцю мати статистику по кожному співробітнику, так приймати міри в цілому по компанії чи по кожному окремому співробітнику[10].

Однак цю проблему можна розглянути з іншого боку.

Поки український та й світовий менеджмент усіма силами бореться з неефективною витратою робочого часу своїх співробітників, встановлюючи на комп’ютери своїх підлеглих різноманітне шпигунське програмне забезпечення, університет Мельбурна провів дослідження, яке доводить, що відвідування (в розумних рамках) сайтів, не пов’язаних з основною роботою, насправді позитивно впливає на продуктивність праці офісних співробітників.

За даними дослідження, працівники, які витрачають не більше 20% робочого часу на відвідування інтернет-ресурсів, не пов’язаних безпосередньо зі своїми посадовими обов’язками, виконують робочі завдання на 9% ефективніше, ніж ті, хто 100% часу працює над своїм безпосереднім функціоналом. А ще у дослідженні говориться, що приблизно 70% співробітників, які мають доступ до Інтернету на робочому місці, використовують його для перегляду не пов’язаних із роботою сайтів. Мабуть не дарма у Google кожен співробітник має офіційне право виділяти до 20% робочого часу на зайняття будь-якими власними проектами. Пошуковий гігант, вочевидь дійшов до розуміння ефективності цього підходу раніше, ніж Мельбурнський університет провів відповідне дослідження.

За словами доктора Брента Кокера, перегляд сайтів дозволяє офісним службовцям на деякий час відволіктися від роботи і таким чином підвищити власну концентрацію на виконанні основних обов’язків.Цікавий також рейтинг інтернет-ресурсів, яким віддають перевагу офісні працівники. Як виявляється, в основному такі люди читають новини і шукають інформацію про різні товари. Онлайн-ігри займають лише п’яту позицію у переліку найпопулярніших занять, не пов’язаних із роботою. Перегляд відео на YouTube опинився лише на сьомому місці.

Також існує ще одне вирішення проблеми. Більшість офісних працівників сучасних компаній у робочий час «живуть» у своєму віртуальному світі - вони «сидять» в чатах, реєструються на форумах, спілкуються з друзями в соціальних мережах на зразок Odnoklassniki.ru та створюють власні інтернет-щоденники. Деякі компанії намагалися обмежити доступ своїх працівників до віртуального світу на роботі, оскільки це негативно позначається на виконанні ними службових обов’язків. Однак залежність працівників від інтернету легше перевести у корисне русло, ніж заборонити.

Тематичні блоги. Перш, ніж розпочати створення корпоративних блогів, керівнику все ж слід обговорити цю ідею із працівниками. Під час розмови може з’ясуватися, що 80% ваших працівників — доволі активні блогери, які уже кілька років поспіль «живуть» у «Живому журналі» чи «Блогспоті» Таких працівників буде легше заохотити вести корпоративний блог, оскільки ці люди вже добре зрозуміли, що таке віртуальний щоденник. Вони можуть стати ще й прикладом для тих, хто вперше почув, що таке блог, від вас. Блогеру також легше погодитись на те, щоб вести записи у щоденнику без грошової винагороди. Адже за власні блоги їм ніхто не доплачує, навпаки — це їхні витрати. Та слід пам’ятати, що корпоративний блог має відрізнятися від блога особистого, та відразу попередити працівників, що їм доведеться наповнювати свій щоденник дописами, обмеженими певною темою.

Тематика блогу залежить від напряму діяльності вашої компанії. Якщо це банк, то на корпоративному блозі доцільно розміщувати новини у цій сфері. Вони не мусять бути авторські, їх можна брати зі спеціалізованих видань, поставивши посилання. Також блог стане цікавим завдяки ексклюзивній інформації. Це можуть бути ваш особистий аналіз певної події у банківському середовищі загалом чи в банку, в якому ви працюєте.

Однак керівник, який планує переконати працівника вести корпоративний блог, може зіткнутися із певними перешкодами, зокрема, слід пам’ятати, що особистий блог вести простіше. Тому керівник має пояснити працівнику переваги ведення корпоративного блога.

Корпоративний блогер отримає:

• · кар'єрне просування. Для прикладу: потенційний блогер працює в банку, де всі чітко дотримуються правил ієрархії, тобто до керівника, який приймає рішення, у нього немає доступу. Однак він помічає, що керівник його відділу отримав цього року премію після того, як було втілено в життя одну із його ідей. Після бійки руками не розмахують. Без доказів йому буде важко довести керівнику підприємства, що його підлеглі займаються плагіатом. Однак, якщо ця ідея буде викладена у блозі задовго до того, як її «вкраде» безпосередній керівник блогера, останній може бути певним, що топ-менеджер замислиться і що основне, — зверне на нього увагу;
• · особистий піар. Дописи блогера та жваві дискусії за його участі можуть сформувати йому імідж справжнього професіонала. І не лише у віртуальному середовищі;
• · за активність у блогосфері можна отримати додаткові привілеї на роботі;
• · блогер сам отримуватиме додаткову інформацію, необхідну для просування по службі;
• · спілкування та обмін думками із співробітниками може суттєво зекономити час блогера. Він знатиме, над чим працюють його колеги чи конкуренти. Зокрема завдяки блогу можна переконатися, що ідеї витають у повітрі - він з колегами може одночасно працювати над однією темою. Якщо він про це дізнається, то зекономить час і зможе спільно працювати продуктивніше;
• · блогер отримає детальнішу інформацію про своїх клієнтів, якщо запросить їх на свій блог.

Чим може допомогти керівнику корпоративний блог працівника:

• · інформацію з блогів працівників можна використовувати для ефективнішої роботи компанії. Приміром, ви можете побачити, що працівник Г., який вже півроку не може впоратися із поставленим завданням, висловлює цікаві думки щодо розвитку іншої сфери. Такого працівника не варто втрачати, йому слід запропонувати іншу роботу в компанії, принаймні, дозволити пройти випробувальний термін;
• · керівники відділів самі можуть вести блоги і провокувати працівників на дискусію. Тоді керівнику стане зрозуміло, які ризики можуть стояти перед компанією та хто із теперішніх працівників здатен їх подолати;
• · корпоративний дух. Читаючи блоги підлеглих, керівник може відчути, чи не назріває у колективі бунт. Стане зрозуміло, хто з ким товаришує та хто кого здатен підставити;
• · можливо, керівник не завжди усвідомлює, що його завдання також можуть бути безглуздими. Не кожен працівник наважиться відверто про це заявити шефу. Однак у блозі можна прочитати натяк, що на практиці той чи інший наказ виглядає зовсім по-іншому, ніж думає керівник, тож він зможе зрозуміти свої помилки;
• · на корпоративні блоги ваших працівників можуть заходити конкуренти з інших компаній. Таким чином керівник зможе поповнювати базу даних потенційних найманців на роботу. Також дискусії із працівниками конкуруючих фірм даватимуть уявлення про те, як побудована робота у конкурентів;
• · піар.

Чому використання Інтернету у власних цілях, сприяє підвищенню результативності праці?

У компанії, (міжнародна IT-компанія з філіалом в Україні), було встановлене спеціальне програмне забезпечення, яке «фотографувало» робочий стіл комп’ютера працівника у випадковий момент часу, але не менше 5 разів на день. Призначення такого софту — очевидне! Таким чином керівництво компанії намагається відучити підлеглих займатися чимось іншим, окрім своїх безпосередніх посадових обов’язків. Втім, навіть якщо забути про банальну етику, давайте спробуємо відповісти на запитання, наскільки подібний підхід справді здатен підвищити ефективність роботи персоналу (і компанії в цілому)?

Доктор Брент Кокер (Brent Coker), представник департаменту управління та маркетингу University of Melbourne, у статті «Свобода серфінгу» стверджує, що працівники, які зрідка використовують робочий Інтернет для своїх особистих цілей, в загальному виявляються більш продуктивними, ніж їхні колеги, які цього не роблять. «Люди, які займаються не пов’язаним із роботою інтернет-серфінгом і при цьому витрачають на дану активність не більше 20% робочого часу в середньому показують на 9% вищий рівень продуктивності, ніж ті, хто цього не робить», — пояснює він.

Вся іронія полягає в тому, що компанії витрачають мільйони доларів на програмне забезпечення, яке блокує працівникам доступ до сайтів на зразок YouTube, соціальних мереж, тощо; найрізноманітнішими (не менш дорогими з точки зору інвестицій) методами намагаються контролювати дії підлеглих — а як результат, отримують загальне падіння ефективності, не кажучи вже про зниження мотивації серед персоналу, який знає, що за їхньою спиною стоїть «менеджер з нагайкою».

Пояснення феномену, чому ж використання Інтернету у власних цілях сприяє підвищенню результативності праці - доволі просте. Жодна людина не здатна працювати на грані своїх можливостей протягом всього робочого дня. Кожні 45 хвилин роботи повинні супроводжуватися 15 хвилинами перерви (для відновлення). «Вільний» інтернет-серфінг якраз і є таким «відновленням», що дозволяє співробітнику взятися за виконання прямих обов’язків із новими силами.

За даними опитування понад 300 респондентів із різних компаній, 70% працівників, чиї обов’язки включають взаємодію з Інтернетом, використовують цей інструмент не лише в робочих цілях (а інші, мабуть, просто побоялися признатися про це під час опитування).

Звісно, ця коротка замітка не може бути прямою вказівкою до дій для менеджерів та власників. Зрештою, вони самі у праві вирішувати, як шкодити результативності та корпоративному клімату власної компанії. Але, принаймні, їм варто хоча б на хвильку замислитися про банальну повагу та довіру до персоналу, з яким вони працюють. Адже, якщо ви не можете довіряти людям у питаннях контролю та ефективного планування власного робочого часу, то як можете ви довіряти їм у створенні серцевих імплантатів чи інсталяції турбін на літаки[9]?