Основні структурні підрозділи служби діловодства та їх функції

Секретаріат — структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

• * попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
• * підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
• * організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник.

Зазвичай в секретаріатах зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);

* бездокументарне обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).

Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

• * підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
• * аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;
• * організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;
• * прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо. Його функції:

• * розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
• * розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам’яток та ін.);
• * розробка збірників типових (трафаретних) текстів;
• * розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання тощо);
• * організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

Експедиція — спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

• * прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;
• * доставку документів до структурних підрозділів;
• * обробку, упаковку та відправлення документів;
• * кількісний облік вхідних і вихідних документів.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

• * реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• * формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
• * контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).

Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

• * контроль за термінами виконання документів;
• * контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;
• * аналіз виконавчої дисципліни;
• * інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:

• * прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;
• * підготовку звернень до розгляду керівництвом;
• * контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;
• * повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
• * формування і зберігання справ з документами за зверненнями;
• * аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;
• * організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

Машинописне бюро (центр підготовки документів) виконує:

• * передрук документів з чернеток;
• * правку текстів документів;
• * облік виконуваної роботи.

Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

• * копіювання текстів;
• * тиражування текстів документів;
• * підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

Архів здійснює:

• * прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;
• * облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;
• * контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;
• * підготовку справ до передачі на державне зберігання.