Авторитетні записи заголовків індивідуальних авторів – основа поліпшення якості електронного каталогу бібліотеки

В статье освещен вопрос создания авторитетного файла индивидуальных авторов в формате ИРБИС/authority для электронного каталога Государственной научно-педагогической библиотеки Украины им. В. А. Сухомлинского, раскрыта роль АФ «ИА» в унифицировании библиографических записей, которые, в свою очередь, помогают избежать ошибок при создании библиографических записей.

Ключевые слова: авторитетный контроль, авторитетные файлы, авторитетные записи, индивидуальные авторы, электронные каталоги, библиографическая запись, Государственная научно-педагогическая библиотека Украины им. В. А. Сухомлинского.

Швидке зростання обсягу інформації, ускладнення процесів опрацювання інформаційних запитів, розвиток мережевих технологій спричинилися до необхідності створення у бібліотеках електронних каталогів (ЕК). У зв’язку з переходом від традиційних бібліотечних технологій до комп’ютерних виникає безліч проблем. Окрім програмного і технічного забезпечення, вдосконалення яких відбувається нестримно, негайного вирішення потребують питання поліпшення лінгвістичного забезпечення електронного каталогу і створення нових технологій, що підвищують ефективність обслуговування користувачів, опрацювання документів у бібліотеках. Розв’язанню цих проблем сприяє створення й підтримка авторитетних/нормативних файлів і ведення авторитетного контролю.

Організація авторитетних баз даних — обґрунтована вимога до функціональності оперативних пошукових автоматизованих систем сучасного рівня. Для успішного і ефективного функціонування системи автоматизації бібліотек (САБ) ІРБІС-64, в якій сьогодні працює Державна науково-педагогічна бібліотека України ім. В. О. Сухомлинського, досягнення високої вибірковості пошуку запису на документ, що розшукується, у базі даних ми прагнемо максимально використовувати всі технологічні особливості програми, у т. ч. можливість створювати власні електронні ресурси. Такими ресурсами є авторитетні/нормативні файли (АФ), формування яких цією програмою передбачено.

Авторитетний файл «Індивідуальні автори» (АФ «ІА») — це файл, що містить важливу, багатоаспектну, перевірену, записану з дотриманням відповідних норм і правил інформацію про автора. Крім того, це надійний засіб ідентифікації, який пропонує варіанти різночитання, містить довідкову інформацію. Авторитетні файли фіксують різні форми імені особи (псевдоніми, справжнє прізвище, варіанти написання різними мовами, світські прізвища духовних осіб тощо), дати життя, іншу інформацію. Таким чином, користувач електронного каталогу може здійснити додатковий пошук, навіть у разі збігу імен різних осіб.

Актуальність заявленої теми зумовлена багатьма причинами, зокрема:

• 1) зростанням кількості автоматизованих інформаційних систем і постійним їх удосконаленням, у першу чергу електронних бібліотечних каталогів;
• 2) необхідністю переводу інформації, накопиченої в бібліотеці, в машинозчитувану форму для підтримки електронного каталогу (ЕК) та організації віддаленого доступу до його баз даних (БД);
• 3) необхідністю кооперування роботи у сфері авторитетного контролю для запобігання дублювання вводу інформації в бібліотеках України, налагодження обміну записами на національному та міжнародному рівнях.
• • Важливість створення авторитетних файлів полягає в тому, що вони дають змогу:
• • уніфікувати введення інформації, тобто досягти одноманітності у створенні заголовків БЗ, скорочення кількості помилок;
• • зменшувати трудовитрати під час опрацювання документів за рахунок багаторазового використання раніше створених записів;
• • здійснювати релевантний (повний і при цьому точний) пошук у бібліографічних базах даних ЕК;
• • здійснювати фактографічний пошук інформації про авторів.

Мета статті - розкрити роль авторитетних файлів в уніфікуванні бібліографічних записів для уникнення помилок і розширення пошукових можливостей ЕК, а також висвітлити досвід роботи фахівців ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського зі створення АФ «ІА» .

Під час розроблення концепції створення та наповнення авторитетних записів у ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського був узагальнений досвід провідних вітчизняних і зарубіжних бібліотек. У своїй роботі ми спиралися на дослідження І. Антоненко, Ю. Селиванової, Н. Кушнаренко, Т Масхулії, В.А. Нохриної, О. Н. Рибальченко, Г Панаріна, О. Притули та ін.

Робота над формуванням бази даних Авторитетного файла «Індивідуальні автори» розпочалась у 2010 р. Для уніфікування роботи зі створення авторитетних записів фахівцями відділу наукового опрацювання документів і організації каталогів було розроблено інструкцію «Формування Авторитетного файлу „Індивідуальні автори“ електронного каталогу ДНПБ України ім. В.О. Сухомлинського», в якій регламентовано технологічний процес формування бази даних авторитетних записів, визначено набір полів і підполів і правила їх заповнення в режимі комп’ютерного опрацювання документів для організації ЕК на базі програмного забезпечення САБ «ІРБІС 64». Правила розроблялися на основі чинних стандартів, нормативно-інструктивних і методичних документів з питань бібліографічного описування документів і формування заголовків БЗ.

Формування та ведення АФ «ІА» забезпечує уніфіковане зазначення відомостей про авторів, у першу чергу їхні імена, повноту цих відомостей, а також створення єдиної системи посилань з відповідними поясненнями.

З самого початку роботи було визначено пріоритетний перелік осіб для створення авторитетних записів, зокрема серед них:

• • академіки і члени-кореспонденти НАПН України;
• • академіки і члени-кореспонденти НАН України;
• • директори і науковці установ НАПН України;
• • міністри освіти і науки України;
• • видатні діячі України в галузі освіти, культури, науки, релігії тощо;
• • педагогічні та науково-педагогічні працівники навчальних закладів України (вищих, загальноосвітніх, дошкільних, позашкільних) усіх рівнів акредитації;
• • фахівці провідних бібліотек України і Росії;
• • науковці ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського.

Авторитетні записи створювалися в максимальному наближенні до об'єктів опису — авторів публікацій. У такій БД можна отримати інформацію про автора і його праці, встановити особисті контакти з авторами для детальних консультацій, для можливості подальшої співпраці. Слід зазначити, що при розширенні вмісту авторитетного запису на індивідуального автора виникали морально-етичні проблеми, пов’язані з розголошенням особистої інформації. Заслуговує на увагу проблема визначення допустимого обсягу інформації, який може бути опублікований без згоди автора і видаватися за запитами користувачів. Особливо актуальним це стало після прийняття Закону України «Про захист персональних даних», який набув чинності з 1 січня 2011 р. Це питання ще й досі активно обговорюється в пресі, на семінарах, конференціях тощо.

Нині триває робота і над створенням авторитетних записів на видатних вітчизняних і зарубіжних педагогів минулих століть, чиї публікації є у фонді бібліотеки. Наприклад, вже створено АФ на таких діячів: Григорій Сковорода, Януш Корчак, Марія Монтессорі, Костянтин Дмитрович Ушинський, Микола Іванович Пирогов та ін. Цей список постійно розширюється за рахунок введення нових імен.

Формування АФ «ІА» здійснювалось за трьома напрямами:

• • під час первинного створення БД АФ «ІА» ;
• • під час опрацювання нових надходжень;
• • у процесі складання довідкових і посилальних записів.

Первинні записи в БД АФ «ІА» створювалися незалежно від процесу поточного опрацювання документів на підставі записів у Центральному абетковому каталозі документів українською й російською мовами з урахуванням наявності й кількості публікацій авторів. Усі дані наводились у найповнішій, перевіреній за авторитетними джерелами, формі з дотриманням норм сучасної орфографії. Імена авторів зазначалися мовою каталогізації (українською). Якщо автор писав двома і більше мовами, у т. ч. українською, друкувався під різними іменами, або траплялися випадки наведення різних форм імені автора, ці відомості зазначались у відповідних полях.

Перед початком створення кожного БЗ на нові надходження документів з використанням заголовка індивідуального автора каталогізатори пересвідчувалися в наявності або відсутності авторитетного запису. Якщо такий запис був, він використовувався у процесі створення БЗ. Якщо потрібного запису не було, він створювався.

АФ «ІА» складається з комплексу машинозчитуваних нормативних, посилальних і довідкових записів, він відображає сучасні, перевірені відомості про особу. Для отримання або уточнення відомостей, встановлення зв’язків між основним (прийнятим) і варіантними (іншими) іменами особи використовувалися офіційні видання НАН, НАПН, інших галузевих академій наук України, довідкові видання (енциклопедії, довідники, словники тощо), офіційна інформація з сайтів установ і організацій, публікації про життя й діяльність осіб, бібліографічні посібники, бібліотечні каталоги, бази даних, інші відкриті джерела інформації, у т. ч. Інтернет, а також публікації самих авторів, які містили біографічні відомості.

При створенні запису в АФ індивідуальних авторів обов’язковими для заповнення було визначено поля:

• 210: Заголовок — основне (прийняте) ім'я особи
• 910: Місце роботи автора
• 410: Варіантні форми імені особи
• 510: Зв’язані прийняті форми імені особи
• 710: Зв’язані прийняті форми імені особи іншими мовами
• 340: Примітка про біографію й діяльність
• 801: Джерело складання запису
• 810: Джерело, в якому виявлено інформацію про заголовок 920: Ім'я робочого листа 907: Каталогізатор, дата

Інші поля було визначено як факультативні для заповнення.

Проілюструвати процес створення АФ «ІА» можна на прикладі особи першого президента АПН України Ярмаченка Миколи Дмитровича.

Для створення запису на закладці «Основне» у полі 210: Заголовок — основне (прийняте) ім'я особи заповнювалися такі підполя:

А: Початковий елемент вводу маченко В: Ініціали:

С: Розширення ініціалів:

F: Дати життя:

• 7: Графіка:
• 8: Мова заголовка:
• 9: Ознака вводу імені особи:

У полі 910: Місце роботи автора зазначалися відомості про найбільш значимі місця роботи особи: Y: Працює особа в конкретній установі чи ні? - Ні P: Місце роботи автора: Інститут педагогіки НАПН України Національна академія педагогічних наук України У полі 710 зазначалося ім'я особи іншою мовою або в альтернативній графіці, оскільки автор друкувався цією мовою:

710: Зв’язані прийняті форми імені особи іншими мовами — Ярмаченко Николай Дмитриевич На закладці «Примітки» в полі 340: Примітка про біографію й діяльність подано основні біографічні відомості й висвітлено діяльність особи. Для цього заповнювалися відповідні підполя:

A: Текст приміток про біографію:

B: Текст приміток про діяльність:

В інших полях зазначалися службові відомості. Таким чином, після заповнення всіх обов’язкових полів інтерфейс запису в БД АФ «ІА» має такий вигляд: файл електронний каталог авторитетний.

Рис. 1. Загальний інтерфейс запису в базі даних АФ «Індивідуальні автори»

Створені авторитетні записи активно використовуються в процесі аналітико-синтетичного опрацювання документів, зокрема формулювання заголовка бібліографічного запису. Для цього в ході заповнення поля 700: 1-й автор — Заголовок запису

Інформація вводиться через AUTHORITY-файл. При цьому є можливість переглянути повний запис і уточнити деякі відомості про автора:

Рис. 2. Повний авторитетний запис

За умови заповнення поля 951: Посиланнязовнішній об'єкт на закладці «Технологія» через посилання в Інтернеті з авторитетного запису є можливість отримати додаткову інформацію про особу, розміщену на сайтах різних установ, організацій тощо, наприклад:

Рис. 3. Інформація про М. Д. Ярмаченка на порталі ДНПБ України ім. В.О. Сухомлинського

При складанні авторитетного запису на індивідуального автора наші каталогізатори дотримувалися єдиних правил для досягнення сумісності одних і тих самих імен в електронному каталозі. Слід зазначити, що складений одного разу авторитетний запис може змінюватися, доповнюватися іншими варіантами форм імені в міру поповнення ЕК, тобто авторитетний файл, як і сам електронний каталог, може і повинен редагуватися.

На 1 листопада 2013 р. обсяг БД АФ «ІА» становив близько 400 записів. Усі відомості про стан БД відображаються у «Паспорті БД АФ «ІА» .

Висновки Авторитетний файл «Індивідуальні автори» є унікальним галузевим інформаційним ресурсом, який допомагає оперативно і якісно опрацьовувати документи і здійснювати релевантний пошук за авторською ознакою в базах даних електронного каталогу ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського. Його наявність дає змогу ідентифікувати особу автора, контролювати єдину форму заголовка і варіанти доступу до його документів і літератури про нього. База даних АФ «ІА» може використовуватися і як довідкова база для отримання додаткової інформації про авторів.

АФ «ІА» створюється для гарантування якості наукового опрацювання документів, що надходять до Бібліотеки, дотримання єдності в роботі із заголовками, що містять імена індивідуальних авторів, пошуку видань певних авторів. База даних АФ «ІА» може використовуватися і як довідкова для отримання додаткової інформації про авторів.

Практична цінність дослідження полягає в тому, що розроблена технологічна схема створення АФ «ІА» й здійснення авторитетного контролю в умовах автоматизованої каталогізації реалізується в процесі опрацювання документів під час формування всіх бібліографічних баз даних ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського. Результатом створення АФ «ІА» може стати інтегрування записів в електронні каталоги бібліотек різних систем і відомств України на засадах кооперування.

Подібна база даних може бути самостійним інформаційним ресурсом, що становить інтерес не лише для освітянських бібліотек, але і для глобальних інформаційних систем регіонального, державного (національного) і міждержавного рівня.

Список використаних джерел

• 1. Антоненко І. П. Авторитетний контроль в інформаційному електронному ресурсі НБУВ / Ірина Антоненко // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського. — К., — 2012. — Вип. 34. — С. 17−27.
• 2. Антоненко И. П. Авторитетные записи и функциональный подход к их созданию / И. П. Антоненко // Библиотеки национальных академий наук: проблемы функционирования, тенденции развития: науч.-практ. и теорет. сб. -К., 2006. — Вып. 4. — С. 197−211.
• 3. Антоненко І. П. Зміст авторитетного запису: джерела інформації / І. П. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформологія: матеріали III Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 16−18 трав. 2006 р. — К., 2006. — С. 77−80.
• 4. Коваленко С. Г. Створення авторитетного файлу «Індивідуальні автори» на базі АБІС «ІРБІС» для електронного каталогу Державної науково-педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського / Коваленко Світлана Георгіївна // Інформаційні технології і засоби навчання. — 2012. — № 1(27). — Режим доступу: http://www.j oumal. iitta. gov.ua
• 5. Лупінос М. Авторитетний контроль / М. Лупінос // Бібл. планета. -2007. — № 1. — С. 33 -37.
• 6. Масхулия Т Л. Электронный каталог: формирование и поиск [Электронный ресурс] / Т. Л. Масхулия // Библиотечное дело. — 2004. № 8. -Электрон. дан. — Режим доступа: htip://www.bibliograf.ru/issues/2004/8/32/44/110/
• 7. Рыбальченко Е. Н. Использование средств лингвистического обеспечения электронного каталога для релевантного поиска информации и выполнения различных запросов / Е. Н. Рыбальченко // Науч. и техн. б-ки. — 2011. — № 7. — С. 46−51.
• 8. Селиванова Ю. Стандартизация и кооперация: тенденции каталогизации конца XX в. / Юлия Селиванова, Татьяна Масхулия // Библ. дело. — 2004. — № 6 (18). — С. 18−21.
• 9. Сукиасян Э. Р. Электронные каталоги / Э. Р. Сукиасян // Библиотека. — 2003. — № 2. — С. 38−41.