Пошук та сортування записів в базі даних

Доступ до даних забезпечує система управління даними. У її функції входять пошук, виправлення, додавання та видалення даних. Причому операція пошуку є головною.

Форма даних служить не тільки для створення бази даних, а й для пошуку потрібного запису, для її редагування або для подальшого видалення непотрібної запису.

Якщо в базу даних порівняно небагато записів, пошук потрібного запису можна виконати наступним чином:

• — встановити табличний курсор де-небудь в базі даних;
• — виконати послідовність команд Дані - Форма;
• — натискати кнопку Далі в формі, що з’явилася або клавішу Enter, поки не з’явиться потрібна запис, або скористатися смугою прокрутки праворуч від списку імен полів, клацаючи на кнопці зі стрілкою вниз у нижній її частині;
• — для переміщення до попереднього запису натиснути або клацнути на стрілці вгорі смуги прокрутки;
• — для переміщення до першого запису натиснути або пересунути повзунок прокрутки в самий верх смуги прокрутки;
• — для переходу на останній запис натиснути або пересунути повзунок смуги прокрутки в самий низ;
• — для переходу по базі даних на 10 записів вперед натиснути, на 10 записів назад — .

Для пошуку потрібного запису у великій базі даних слід використовувати форму даних і спеціальні критерії пошуку Excel, використовуючи задані критерії для знаходження необхідних записів у списку, знайде і відбере тільки ті записи, для яких виконані умови, задані критеріями.

Для завдання критеріїв і виконання пошуку задовольняють ним записів небхідно виконати такі дії:

• — Клацнути на першого запису.
• — Вибрати Дані - Форма.
• — Клацнути на кнопці Критерії в формі, що з’явилася, після чого очистяться усі поля.
• — Ввести необхідні критерії пошуку у відповідні поля форми.
• — Натиснути кнопку Далі або клавішу Enter, Щоб почати пошук.

Excel відобразить форму даних з першої знайденої записом, а щоб переглянути всі наступні, слід натискати кнопку Далі; при необхідності пройтися по знайденим записам у зворотному порядку слід клацати по кнопці Назад.

Щоб змінити критерій пошуку, якщо необхідно, потрібно спочатку очистити форму даних, клацнувши знову на кнопці Критерії. Потім — вибрати потрібні текстові вікна і очистити старий критерій перед введенням нового або просто замінити критерій за умови використання тих же полів.

Щоб повернутися до поточного запису, проігнорувавши результати пошуку за критерієм, слід клацнути на кнопці Правка, яка з’являється на місці кнопки Критерії після переходу в режим створення критерію.

Для редагування значення поля в поточному записі необхідно перейти в нього, натискаючи клавіші або (або за допомогою миші), і ввести нове значення. Для очищення поля цілком виділити його і натиснути клавішу .

Для видалення записи з бази даних клацнути на кнопці Видалити у вікні форми даних. При цьому, однак, слід пам’ятати, що неможливо відновити вилучену таким чином запис за допомогою команди Скасувати. Тому Excel видасть вікно попередження з таким повідомленням: «Запис, виведена на екран, буде вилучена». Можна підтвердити своє рішення про видалення запису, клацнувши на кнопці ОК, або скасувати, клацнувши на кнопці Скасувати.

Редагування полів здійснюється звичайними засобами Excel, призначеними для роботи зі стовпцями електронної таблиці з подальшим коректуванням форми даних і всіх записів.

Для додавання нових записів у вже сформовану базу даних при наявності рядків з підсумковими результатами (наприклад, середнє значення по полю або сума елементів стовпця) потрібно заздалегідь вставити звичайними засобами Excel (за допомогою меню Вставка необхідну кількість нових рядків. В іншому випадку Excel повідомить, що «розширення бази даних неможливо». Після доповнення бази даних необхідно в обов’язковому порядку відкоригувати формули в підсумкових рядках, поширивши їх на нововведені дані, тому що інакше ці дані не будуть враховані і результати залишаться колишніми, тобто неправильними.