Документообіг

РефератДопомога в написанніДізнатися вартістьмоєї роботи

Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстра, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці та зарплати, постачання, кладовщики, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють і представляють документи, які стосуються сфері своєї діяльності, за графіком документообігу. І тому кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці… Читати ще >

Документообіг (реферат, курсова, диплом, контрольна)

Міністерство вищої й фахової освіти Російської федерации.

Сыктывкарский державний университет.

Фінансово-економічний факультет.

Кафедра Бухгалтерського обліку, і аудита.

Курсова робота на тему:

«Документообіг в бухгалтерии».

Науковий руководитель:

Фролова Н.Ю.

Исполнитель:

Студент 427 группы.

Мантарков Г. Х.

Сиктивкар 2001.

Содержание ВВЕДЕНИЕ…3.

1. Етапи документообігу в бухгалтерии…5.

1. Упорядкування й первинних документов…7.

1. Вимоги, які пред’являються оформленню дисконтних документов…7.

2. Перевірка первинних документів …10.

1.2.1 Правила перевірки первинних документів …10.

1.2.2. Виправлення помилок в первинних документов…11.

1.2.3. Порядок вилучення первинних документи від предприятия…12.

1.2.4. Зникнення чи загибель первинних документов…14.

3. Обробка документов…15.

1. Регістри бухгалтерського учета…15.

2. Виправлення помилково зроблених записів в регістрах бухгалтерського учета…17.

4. Збереження бухгалтерських документов…18.

1. Порядок зберігання бухгалтерських документов…18.

5. Облікова політика підприємства у області документооборота…21.

2. Уніфіковані форми документации…22.

1. Застосування уніфікованих форм документации…22.

2. Внесення змін — у уніфіковані форми первинної облікової документации…24.

ВИСНОВОК …25.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛИТЕРАТУРЫ…27.

ПРИЛОЖЕНИЕ…28.

Тема роботи з документами у сучасних умовах має зараз більшої актуальності, тому що від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-який организации.

За сучасних умов підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди виходить з інформації, на службовому документе.

Організація роботи з документами впливає якість роботи апарату управління, організацію та влитися культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльність у целом.

При перевірках підприємств податковими органами багато уваги приділяється правильному оформленню документів. Невчасне оформлення або оформлення вироблених господарських операцій заплутує бухоблік, і стають, зазвичай, причиною розбіжностей з високою податковою інспекцією. Саме, з перевірки наявних документів, податкова служба робить висновок про вірності розрахунків із бюджетом, і результат цих розбіжностей практично завжди легко передбачити — фінансові санкції стосовно предприятию.

Створення носіїв первинної облікової інформації відповідальний моментом, у своїй слід пам’ятати, що метою оподаткування не лише накладні, рахунки-фактури, прибуткові витратні касові ордера є первинними документами. До таких документам можуть ставитися договори, контракти, акти (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершення робіт тощо.) і др.

У нашій країні установлено систему стандартів, у яких визначено призначення та види документів, їх уніфікація. Відповідно до прийнятими єдиними формами документів треба докладно розглядати питання, виникаючі за її складанні і оформленні, і навіть вимоги, і правила, які необхідно дотримуватися задля забезпечення юридичної сили документов.

Мета цієї праці полягає у тому, щоб досліджувати основні етапи документообігу в бухгалтерії. Для постановки мети визначимо такі завдання // розглянути, як правильно складаються і оформляються документи; досліджувати перевірку первинних документів; проаналізувати обробку документів; розглянути передачу документів мають у архів; виявити, що стверджує облікова політика підприємства у області документообігу; досліджувати застосування уніфікованих форм документації і змін — у них.

1. Етапи документообігу в бухгалтерии.

Усі господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними дисконтними документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік і основою здійснення попереднього і наступного контролю над досконалими господарськими операціями чи діями посадових і матеріально-відповідальних осіб. Первинний облік є початковим етапом облікового процесу. За підсумками первинних дисконтних документів складаються зведені облікові документы.

Створення носіїв первинної облікової інформації (документів) — це трудомісткий процес, який витрачається понад половина робочого часу. Потік документів, опрацьований бухгалтерами, такий високий, що й великий штат рахункових працівників найчастіше здатна впоратися з нею вручну. Тому скорочення трудомісткості дисконтних робіт шляхом автоматизації обліку є одним із найважливіших завдань, завдань, які керівниками багатьох предприятий.

Документообіг — рух документів для підприємства від своїх створення одержання з інших організацій до прийняття до врахування, обробітку грунту і передачі у архив.

Етапи документообігу: 1. Упорядкування документа для підприємства чи отримання із боку; 2. Перевірка документа: формою, арифметично; сутнісно; 3. Обробка документа: запис проводок, включення документів мають у регістри; 4. Здача в архив.

Своєчасне і дуже якісне оформлення первинних дисконтних документів, передачу в встановлених термінів відбиття у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які становлять і які підписали ці документы.

Створення первинних дисконтних документів, лад і терміни передачі для відображення у бухгалтерському обліку виробляються відповідно до затвердженим у створенні графіком документооборота.

Роботу зі складання графіка документообігу організує головний бухгалтер. Графік документообігу стверджується наказом керівника предприятия.

Документообіг, організований за графіком, дозволяє прискорити проходження кожним первинним документом весь шлях — від оформлення і перевірки до обробки, сприяє рівномірному розподілу облікової роботи протягом всього робочого дня, підвищує продуктивності праці рахункових працівників, сприяє підвищенню контрольні функції бухгалтерського обліку, і навіть підвищення рівня механізації і автоматизації дисконтних работ.

Графік документообігу то, можливо оформлено у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки й обробці документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, і навіть усіма виконавцями з зазначенням їх взаємозв'язки і термінів виконання работ.

Приклад графіка документообігу по предприятию.

Затверджене наказом № ___ від ___________.

Контроль над виконанням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

1. Упорядкування й первинних документов.

1. Вимоги, які пред’являються оформленню дисконтних документов.

Для правильної організації бухгалтерського обліку, і своєчасного відображення господарських операцій на рахунках необхідно суворо дотримуватися вимогами з складання документов.

Найвища вимога, які пред’являються облікованим документам, наведені у ст. 9 Федерального Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. від 23.07.98) «Про бухгалтерський облік » .

• Первинний обліковий документ необхідно укласти в останній момент скоєння операції, і якщо це можна — одразу після її окончания.

• Первинні облікові документи приймаються до врахування, якщо вони складено формою, котра міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документации.

Якщо специфіка діяльності організації передбачає створення власних форм первинного обліку, форма яких немає передбачена в альбомах уніфікованих форм, вони повинні утримувати такі обов’язкові реквизиты:

• найменування документа;

• дату складання документа;

• найменування організації, від імені якої складено документ;

• зміст господарської операции;

• вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому выражении;

• найменування посад осіб, відповідальних скоєння господарської операції, і правильність її оформления;

• особисті підписи зазначених осіб та його розшифровки (включаючи випадки створення документів із засобів обчислювальної техники).

Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок по бухгалтерського обліку і технології обробки облікової інформацією первинні документи можуть бути включені додаткові реквізити. У наказі по облікову політику мають бути затверджені розроблені для підприємства форми первинного учета.

Застосування бланків застарілих і довільних форм не допускается.

• Записи в первинних документах мають здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, з допомогою пишучих машин, коштів механізації та інші засобами, забезпечують схоронність цих записів протягом часу, встановленого їхнього зберігання ЕВР у архиве.

Забороняється використовуватиме записів простий олівець. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прочерку.

• Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, мали бути зацікавленими пронумеровано гаразд, встановленому міністерствами й (нумератором, друкарським способом).

Відповідальність за вчасна й доброякісне створення документів, передачу в встановлених термінів відбиття у бухгалтерському обліку, за достовірність які у документах даних несуть особи, створивши і які підписали ці документы.

Перелік осіб, котрі мають підписи первинних дисконтних документів, стверджує керівник організації з узгодження з головний бухгалтер. Кількість осіб, котрі мають підписи документів видачу особливо дефіцитних і дорогих тих матеріальних цінностей, має бути ограничено.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими засобами, підписуються керівником організації та головний бухгалтер чи уповноваженими ними те що лицами.

Без підписи головного бухгалтера чи уповноваженого їм у то особи грошові і розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов’язання вважаються недійсними і мають бути прийняті до виконання. Під фінансовими і кредитними зобов’язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, ув’язнені по товарному і комерційному кредиту.

Що стосується розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, що несе всю повноту відповідальності наслідки здійснення таких операцій та включення даних про неї в бухгалтерський облік і бухгалтерську отчетность.

Первинні і зведені облікові документи можна складати на машинному носителе.

У разі механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів може бути зафіксовані у вигляді кодов.

Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаемых первинних документів, можуть бути паролем чи в спосіб авторизації, що дозволяє однозначно ідентифікувати підпис відповідного лица.

Порядок запис у машиночитаемых первинних документах визначено общеотраслевыми керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку у складі АСУ підприємств, учреждений.

У разі, як у правоотношении бере участь інший учасник господарської операції, і навіть контролюючий орган, суд чи прокуратура, підприємство зобов’язане виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях. Як приклад можна навести випадок, коли податковий орган, здійснюючи контролю над господарюючими суб'єктами, проводить перевірку підприємства (наприклад, при ліквідації юридичної особи) і вимагає паперового документального оформлення господарських операцій, оформлюваних первинними і об'єднаними первинними документами.

Відповідно до Положенням про головних бухгалтерів, забороняється приймати до виконанню й оформленню первинні документи з операціям, що суперечать законодавству й встановленому порядку приймання, збереження і витрати коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей. Такі документи мають бути передані головному бухгалтеру підприємства до ухвалення решения.

Первинні документи, минулі обробку, повинен мати оцінку, яка виключає можливість їх повторного использования:

• при ручний обробці - дату запис у обліковий регистр;

• при обробці на обчислювальної установці - відбиток штампа контролера, відповідального право їх обработку.

Усі, докладені до приходным і видатковими касовим ордерам, а також документи, послужили підставою для нарахування зарплати, підлягають обов’язковому гасіння штампом чи написом рукою «Отримано «чи «Оплачено «із зазначенням дати (числа, місяці, года).

Додаткові вимоги порядок створення первинних документів, фіксують факти скоєння касових операцій, операцій із товарноматеріальними цінностями, кредитних і розрахункових зобов’язань, визначаються положеннями про головних бухгалтерів, про централізованих бухгалтеріях, про віданні касових операцій, правилами Державного банку РФ та інші нормативними актами.

2. Перевірка первинних документов.

1. Правила перевірки первинних документов.

Перевірка первинних документів — контроль, проведений щодо відповідності документа встановленим правилам.

Первинні документи, які у бухгалтерію, підлягають обов’язкової проверке:

• формою (повнота і правильність оформлення документа, заповнення реквизитов);

• арифметично (підрахунок сумм);

• за змістом (законність документальних операций).

Під час перевірки формою необхідно проконтролювати заповнення обов’язкових реквізитів документа — оформлений неналежним чином документ податкова інспекція може визнати недійсним. Усі передбачені формою документа реквізити би мало бути заповнені з урахуванням вимог щодо їх заповнення, утримувати необхідні підписи осіб, відповідальних за складання документа, та його розшифровки, і навіть печатку організації, якщо передбачено бланком форми і нині діючим законодавством. У цьому необхідно враховувати, що метою оподаткування первинними документами не є лише накладні, рахункифактури, платіжні доручення, а й договори, акти сдачи-приемки, гарантійні листи і пр.

Приймання і перевірка окремих первинних документів, які у бухгалтерський облік, може бути доручені обчислювальної установці. Для цього, у складі обчислювальної установки наказом керівника підприємства, установи виділяються працівники, які проводять прийомку і перевірку первинних документів, які у бухгалтерський облік, під медичним наглядом головного бухгалтера.

1.2.2. Виправлення помилок в первинних документов.

Помилки, виявлені внаслідок перевірки, можна розділити сталася на кілька групп:

• з причин виникнення — недбалість, бухгалтерська неграмотність, перевтома, несправність обчислювальної техніки і т.п.;

• за місцем виникнення — з тексту чи цифрах первинних документів, при разноске в регистры;

• за значенням — локальні помилки (наприклад, не в даті) і транзитні (викликають автоматичні помилки у кількох местах).

Внесення виправлень в касові (прибуткові витратні касові ордера) і банківські документи заборонена. У інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише з узгодження з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення исправлений.

Помилки в первинних документах, створених вручну (крім касових і банківських), виправляють наступним образом:

• закреслюється тонкій рисою неправильний текст чи сума те щоб можна було прочитати исправленное;

• надписується над закресленим виправлений текст чи сумма;

• з полів відповідного рядка робиться обмовка «Виправлено «за підписом осіб, котрі підписали раніше документ, або підтверджується підписом особи, производившего виправлення, і навіть проставляють дату исправления.

У тексті та на цифрових даних первинних документів і майже дисконтних регістрів підчистки і неоговоренные виправлення не допускаются.

• якщо документ складено у кількох примірниках, то виправлення робиться кожному примірнику в отдельности.

Типові помилки під час роботи з первинними документами:

• використання форм первинних документів, створених на підприємстві, але з затверджених у наказі по облікової политике;

• виправдатись нібито відсутністю документах які є унифицированными чи спеціалізованими обов’язкових реквизитов;

• не заповнення обов’язкових реквізитів первинних документов;

• наявність підчищень і виправлень в документах;

• порушення правила виправлення помилок в документах;

• виправлення в касових документах;

• записи простим карандашом;

• відсутність прочерків на строках;

• відсутність штампа чи записи «Оплачено «із зазначенням дати (числа, місяці, року) в документах, доданих до приходным і видатковими касовим ордерам;

• арифметичні помилки при таксуванні документов.

1.2.3. Порядок вилучення первинних документи від предприятия.

Первинні облікові документи може бути вилучено лише органами дізнання, попереднього слідства й прокуратури, судами, податковими інспекціями і податкової поліцією у справі, які перебувають при них як на розгляді, на основі їхніх постанов відповідно до законодавством Російської Федерации.

Вилучення документів виробляється у відповідно до вимог, що у «Податковий кодекс Російської Федерації (частина перша) «від 31.07.98 № 146-ФЗ й у Інструкції Міністерства фінансів РРФСР від 26 липня 1991 р. № 16/176 «Про порядок вилучення посадовою особою Державної податкової інспекції документів, які свідчать про утаємничення (заниженні) прибутку (доходу) чи приховуванні інших об'єктів від оподатковування, у підприємств, установ, громадських організацій і громадян » .

Вилучення документи від підприємств виготовляють підставі письмової мотивованого постанови посадової особи Державній податковій інспекції, що має бути затверджено керівником (його заступник) податкового органа.

Посадове обличчя податкового органу пред’являє постанову ж про виробництві виїмки і роз’яснює присутнім особам їхніх прав і обов’язки. Вилучення документів виробляється у присутності понятих й з, у яких виробляється виїмка документів, і навіть, у необхідних випадках, запрошується специалист.

Представник податкового органу пропонує особі, яка має виробляється виїмка документів, добровільно видати, а разі відмови виробляє виїмку принудительно.

Не підлягають вилученню документи і предмети, які мають ставлення до предмета податкової проверки.

При вилучення документів складається протокол із дотриманням вимог, передбачених ст. 99 Податкового Кодекса.

У протоколі указываются:

• його найменування; місце й час виробництва конкретного дії; час початку будівництва і закінчення действия;

• посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, який сформував протокол; прізвище, ім'я, по батькові кожної особи, учасника дії чи присутнього за його проведенні, а необхідних випадках — його адресу, громадянство, дані про те, чи володіє він російським языком;

• зміст дії, послідовність його проведения;

• виявлені під час виробництва дії суттєві для справи факти і що обстоятельства.

Вилучені документи перераховуються в протоколі або у прикладених щодо нього описах з точним зазначенням найменування і количества.

Протокол прочитується усіма особами, які брали участь у його проведенні чи присутніми за нього. Зазначені особи має право робити зауваження, підлягають внесення до протоколу чи прилученню до делу.

Протокол підписується составившим її службовим обличчям податкового органу, і навіть усіма особами, які брали участь у виробництві дії чи присутніми за його проведении.

Там, коли щодо контрольних заходів недостатньо виїмки копій документів платників податків і в податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів знищать, заховані, виправлені чи замінені, посадова особа податкового органу вправі вилучити справжні документи. При вилучення таких документів з нього виготовляють копії, які посвідчуються посадовою особою податкового органу із зазначенням ними основи, а дати вилучення, і поміщаються цього разу місце вилученого справжнього документа. При неможливості виготовити чи передати виготовлені копії разом з вилученням документів податковий орган передає їх особі, яка має документи було вилучено, впродовж п’яти днів після изъятия.

Копія акта чи протоколу з описью вилучених документів вручається посадових осіб підприємства під роспись.

Не допускається виробництво вилучення і предметів у нічний время.

1.2.4. Зникнення чи загибель первинних документов.

Заходи, які необхідно зробити у зв’язку з втратою (пропажею чи загибеллю) первинних бухгалтерських документів, зазначені у наступних документах:

• в Положенні «Про документи і документообігу у бухгалтерському обліку », затвердженому Мінфіном СРСР від 29.07.83 № 105;

• в Інструкції «Про порядок вилучення посадовою особою державної податкової інспекції документів, які свідчать про утаємничення (заниженні) прибутку (доходу) чи приховуванні інших об'єктів від оподатковування, у підприємств, установ, організацій корисною і громадян », затвердженої Листом Мінфіну РРФСР від 26.07.91 № 16/176.

Що стосується пропажі чи загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, гибели.

У необхідних випадках до участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державної пожежного надзора.

Результати сумлінної роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта іде вищестоящої организации.

3. Обробка документов.

1. Регістри бухгалтерського учета.

Спосіб реєстрації облікової інформації, тобто. відомостей з первинних документів, розуміється під терміном техніка бухгалтерського учета.

Для систематизації та накопичення грошових інформації, котра міститься в прийнятих до обліку первинних дисконтних документах, складаються зведені облікові документи — облікові регістри, які, залежно від рівня автоматизації, можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації (в електронному вигляді). Облікові регістри застосовуються відбиття інформації на рахунках бухгалтерського обліку, і у бухгалтерській отчетности.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на[1]:

• книги;

• карточки;

• вільні листы;

• машинограммы (отримані під час використання обчислювальної техники);

• машинні носители.

Господарські операції мають відбиватися в регістрах бухгалтерського обліку у хронологічній послідовності і групуватися по відповідним рахунках бухгалтерського учета.

По видам які вироблялися них записів облікові регістри бывают:

• хронологічні (реєстраційний журнал);

• систематичні (головна книга счетов);

• комбіновані (журналы-ордера).

За рівнем деталізації інформації, котра міститься в дисконтних регістрах, можуть быть:

• синтетичними (головна книга счетов);

• аналітичними (карточки);

• комбінованими (журналы-ордера).

Книги є сброшюрованные вільні листи певного формату і графления. Застосування їх обмежена, оскільки роботу з їх відання розділити між рахунковими працівниками не можна, її має вести одна людина (касова книга). Такі книжки пронумеровано і прошнуровані, але в останньої сторінці зазначено кількість сторінок мови за підписом керівника підприємства міста і головного бухгалтера. У цих книгах виключена можливість заміни окремих аркушів новими при зловживаннях і розкраданнях. На підприємствах застосовується «Головна книга «- як регістр синтетичного обліку, і «Книжка залишків матеріалів на яких складах «- як регістр аналітичного обліку, необхідний взаємозв'язку даних бухгалтерського обліку з цими оперативно-складского обліку, і контролю над збереженням різних видів собственности.

Картки призначені для аналітичного обліку основних засобів (інвентарні картки), тих матеріальних цінностей на місця їх збереження (картки складського обліку матеріалів). На основі бухгалтерія створює картотеку основних засобів, а матеріально відповідальні особи — картотеку матеріалів, запасними частинами, малоцінних і швидкозношувані предмети, готової продукции.

Вільні листи — облікові регістри великого формату і з великим кількістю відомостей стосовно картках. Вони призначені для синтетичного і аналітичного обліку, і виконують роль комбінованих регістрів. До них належать: журнали-ордери, відомості, табуляграммы і машинограммы. Вони зручні використання, оскільки дозволяють більш раціонально розподілити обов’язки між працівниками обліку. Це найбільш поширений вид дисконтних регистров.

Склад дисконтних регістрів, їх форму, лад і послідовність заповнення, техніку взаимосверки визначає форма бухгалтерського учета.

Записи в дисконтних регістрах грунтуються на старанно перевірених документах, тому й самі регістри набувають доказову силу при використанні їхніх показників для аналізу господарську діяльність підприємства, при контролю над станом засобів і при виявленні результатів його работы.

Правильність відображення господарських операцій на регістрах бухгалтерського обліку забезпечують особи, які становлять і які підписали их.

При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати исправления.

Зміст регістрів бухгалтерського обліку, і внутрішньої бухгалтерської звітності є комерційною таємницею, а випадках, передбачених законодавством Російської Федерації, — державної тайной.

Особи, отримали доступом до інформації, котра міститься в регістрах бухгалтерського обліку, і у внутрішній бухгалтерської звітності, зобов’язані зберігати комерційну й державну таємницю. Її розголошення вони несуть відповідальність, встановлену законодавством Російської Федерации.

1.3.2. Виправлення помилково зроблених записів в регістрах бухгалтерського учета.

Для контролю та упорядкування обробки даних про господарських операціях з урахуванням первинних дисконтних документів складаються зведені облікові документы.

Після приймання інформація з первинного документа переноситься облікові регістри, а документі робиться спеціальна позначка, виключає можливість повторного использования.

Виправлення помилково зроблених записів в регістрах бухгалтерського обліку виробляється однією з наступних способов:

• корректурным способом: помилково зроблена запис акуратно закреслюється, робиться правильна запис і підписується бухгалтером з зазначенням дати. Цей метод застосовується, коли помилка зробив у одному з регістрів і виявлено до підрахунку підсумкових сумм;

• способом додаткової проводки: додаткова проводка складається, якщо фактично рознесена в облікові регістри сума менше правильної. У цьому оформляється бухгалтерська довідка із зазначенням те що, яка помилка виправляється і шукати первинний документ, що є підставою. При мемориально-ордерной формі обліку для додаткових проводок складається меморіальний ордер. Такий спосіб застосовується у тому разі, коли помилка повторюється у кількох дисконтних регістрах чи виявлено після підрахунку итогов;

• способом «червоне сторно »: у разі, якщо операція записана в більшу суму, ніж було, чи з рахунках рознесено помилкова бухгалтерська запис, то, при підрахунку підсумків зайве записана сума вычитается;

• способом зворотної проводки: для виправлення проводки (зазвичай, помилково зробленою у минулому звітному періоді) роблять запис зворотної корреспонденцией.

4. Збереження бухгалтерських документів 1.4.1. Порядок зберігання бухгалтерських документов.

Відповідно до ст. 17 Закону РФ № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік », організації зобов’язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, і бухгалтерську звітність протягом термінів, встановлюваних відповідно до правилами організації державного архівного справи, але з менше п’яти років. У зв’язку з цим для підприємства повинен можна створити архів призначено працівник, відповідальний над його сохранность.

Перелік документів, проти яких встановлено постійні й тимчасові терміни зберігання, регламентований «Переліком типових документів, які виникають у діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, з термінів зберігання », затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15.08.88 в ред. рішення Госналогслужбы РФ, Росархива від 27.06.96.

Літочислення терміну зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного у рік закінчення їх діловодством. Наприклад, літочислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством 1999 року, починається з 1 січня 2000 г.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інших документів облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (з зазначенням термінів їх використання) мусить зберігатися організацією щонайменше п’яти років після року, де вони використовувалися упорядкування бухгалтерської звітності за останній раз.

Збереження первинних бухгалтерських документів (накладних, рахунків, рахунків-фактур, приходно-кассовых ордерів тощо.), бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу у комп’ютерний архів забезпечує головний бухгалтер предприятия.

Відповідальність за організацію зберігання дисконтних документів, регістрів бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності несе керівник организации.

Документи до передачі у комп’ютерний архів організації мусить зберігатися в бухгалтерії у спеціальних помешканнях або закриття шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мусить зберігатися в сейфах, металевих шафах чи спеціальних приміщеннях, дозволяють забезпечувати їхню сохранность.

Оброблені вручну первинні документи поточного місяці, які стосуються певному обліковому регістру, виписки банки з які належать до ним документами, касові ордера, авансові звіти для здачі у комп’ютерний архів підбираються в хронологічному порядку, комплектуються, підшиваються в течки і переплітаються. Здача документів мають у архів супроводжується справкой.

Особливого значення має зберігання документів, що з нарахуванням заробітної плати працівникам підприємства. Термін збереження лицевих рахунків робітників і службовців визначається за такою формулою: 75 — У (років), де У — вік осіб на даний момент припинення ведення лицьового счета.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості видачу зарплати мусить зберігатися протягом п’яти років, але за відсутності лицьових рахунків -75 лет.

Лицьові рахунки одержувачів пенсій і запровадження державних посібників зберігаються у протягом 5 років тому після припинення виплати допомог і пенсій, для одноразової допомоги — 1 год.

Документи, термін зберігання яких визначено Переліком «постійно », підлягають державному зберігання й передаються на відповідні державні архіви у найкоротші терміни, встановлені Положенням про ГАФ СССР.

Що стосується припинення діяльності організації документи, пов’язані з нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, підлягають здачі в державні архивы.

Організації, яких документи прийому у державні архіви не підлягають, знищують справи, практична потреба у яких зникла й терміни зберігання яких за Переліку истекли.

У великих підприємствах доцільна розробка й твердження спеціального внутрішнього (локального) акта — Положення про порядок зберігання документации.

У положенні про порядок зберігання документації визначаються з урахуванням конкретних умов діяльності організації: види документів, які підлягають обов’язковому зберігання; структурні підрозділи розміщуються, щоб забезпечити зберігання документів; порядок надходження документів на, зберігання; терміни зберігання документів (якщо де вони визначені у нормативні акти); порядок обліку, і реєстрації вступників для зберігання документів; заходи, щоб забезпечити схоронність документів і майже конфіденційність які у них відомостей (крім відомостей, що є відкритими); порядок видачі що зберігаються документів до роботи з ними др.

Федеральна архівна служба Росії (Росархив) відповідно до Постановою Уряди РФ від 28.12.98 № 1562 «Про затвердження положення про федеральної архівної службі Росії «(п. 6, в.п. 15) перевіряє виконання організаціями незалежно від своїх відомчої підпорядкованості вимог законодавства у галузі архівного справи, забезпечення схоронності, комплектування та збільшення використання архівних фондів та молодіжні організації документів мають у делопроизводстве.

Відповідно до Основами законодавства РФ від 07.07ю93 № 5341−1 «Про Архівному фонді РФ і архівах» посадові обличчя і громадяни несуть кримінальну, адміністративну і іншу встановлену законодавством РФ і республік в складі РФ відповідальність порушення законодавства про Архівному фонді РФ і архивах.

5. Облікова політика підприємства у області документооборота.

Бухгалтерський облік підприємства будується з урахуванням його облікової політики. Виконання завдань, завдань, які бухгалтерським урахуванням, безпосередньо зачіпає організацію документообігу, що є елементом облікової політики. Відповідно до п. 3 ст.6 Федерального закону «Про бухгалтерському обліку» прийнята організацією облікова політика стверджується наказом чи розпорядженням особи, відповідального за організацію та влитися стан бухгалтерського учета.

Організація, здійснюючи постановку бухгалтерського учета:

• самостійно встановлює організаційну форму бухгалтерської роботи, з виду організації та конкретних умов хозяйствования;

• визначає установленому порядку форму й фізичні методи бухгалтерського обліку, систему документообігу та інші облікові процедуры,.

• розробляє систему внутрішньовиробничого обліку, звітності і контроля;

• формує у порядку свою дисконтну політику щодо іншим вопросам.

У цьому утверждаются:

• форми первинних дисконтних документів, що застосовуються оформлення господарських операцій, якими не передбачені типові форми первинних дисконтних документів, і навіть форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності, зокрема й посвідку носіїв інформації — паперовий чи электронный;

• порядок проведення инвентаризации;

• правила документообігу й технологія обробки облікової информации;

• порядок контролю над господарськими операціями, і навіть інші рішення, необхідних організації бухгалтерського учета.

Прийнята організацією облікова політика підлягає оформленню відповідної організаційно-розпорядчою документацією организации.

1. Уніфіковані форми документации.

1. Застосування уніфікованих форм документации.

Відповідно до Федеральним законом від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік «і Постановою Уряди Російської Федерації від 08.07.97 № 835 «Про первинних дисконтних документах », Держкомстат Росії з узгодження з Мінфіном же Росії та Мінекономіки Росії стверджує альбоми уніфікованих форм первинної облікової документации[2].

До 1 січня 1999 р. допускалося застосування біля Російської Федерації типових міжвідомчих форм первинної облікової документації по відповідним розділах обліку, затверджених раніше ЦСУ СРСР, Держкомстатом СРСР, Держкомстатом Росії (Постанова ДКЗ від 29.05.98 № 57а).

З січня 1999 р. первинні облікові документи приймаються до врахування, якщо вони складено по уніфікованим формам, затвердженим Держкомстатом Росії з узгодження з Мінфіном Росії, Мінекономіки Росії й іншими зацікавленими федеральними органами виконавчої за такими розділах учета:

• з обліку праці та його оплаты;

• обліку основних засобів і нематеріальних активов;

• обліку материалов;

• обліку малоцінних і швидкозношуваних предметов;

• обліку робіт у капітальному строительстве;

• обліку роботи будівельних машин і механизмов;

• обліку робіт у автомобільному транспорте;

• обліку результатів инвентаризации;

• обліку касових операций;

• обліку торгових операций;

• обліку сільськогосподарської продукції і на сырья.

Застосування уніфікованих форм первинної облікової документації регламентується «Положенням ведення бухгалтерського облік і звітність в Російської Федерації «, затвердженим Мінфіном Російської Федерації від 29 липня 1998 р. № 34н.

Держкомстат Росії з мері необхідності вносить зміни і в уніфіковані форми первинної облікової документації, і навіть забезпечує подальшу розробку уніфікованих форм первинної облікової документації, стверджуючи їх, узгодивши з Мінфіном Росії Мінекономіки же Росії та іншими зацікавленими федеральними органами виконавчої власти.

Форми уніфікованих документів пристосовані для ведення господарського обліку за умов механізованої обробки дисконтних даних, і навіть в обробці вручну, вони задовольняють вимогам стандартів на уніфіковані системи документації: ГОСТ 6.10.1−80, ГОСТ 6.10.2−83, ГОСТ 6.20.1−75, ГОСТ 6.20.2−75.

У формах виключені дублюючі реквізити, зони розташування показників, які підлягають машинної обробці, обкреслені стовщеними лініями, використовуються формати бланків по ГОСТ 9327–60 — A3 (297×420); А4 (210×297); А5 (148×210).

Кожній форму присвоєно кодове позначення по Загальносоюзному класифікатору управлінської документації (ОКУД).

При заповненні заголовної і оформляющей частини документів мають у рядках, визначальних склад комісії, обов’язково вказуються посади, прізвища та ініціали членів комісії. У оформляющей частині від усіх документів визначено місця для підписів матеріально відповідальних і посадових лиц.

Короткими вказівками щодо заповнення й застосування окремих форм первинних дисконтних документів передбачається зразкову кількість выписываемых документов.

Впровадження в організаціях біля Російської Федерації уніфікованих форм первинної облікової документації, елемент облікової політики, здійснюється з початку фінансового года.

2. Внесення змін — у уніфіковані форми первинної облікової документации.

У уніфіковані форми первинної облікової документації (крім (форм по обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. У обов’язковому порядку у своїй повинні прагнути бути залишені не змінювалась і всі затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації, і навіть чи дотримані вимоги стандартів до структурі та оформлению.

Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускается.

Внесені зміни мають бути оформлені відповідним організаційнорозпорядницьким документом организации.

Формати бланків, вказаних у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендовані і може змінюватися. При тиражуванні бланків документів на розсуд користувачів допускається змінювати такі характеристики форм документов:

• формат (дозволяється використовувати формати A3, А4, А5 по ГОСТ 9327- 60);

• розміри заголовної, табличній і оформляющей частей;

• ширину граф;

• склад реквізитів і показників постійного наполнения;

• склад допоміжних реквизитов.

При виготовленні бланкової своєї продукції основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни у частини розширення й звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (включаючи, вільні) і вкладних аркушів для зручності розміщення акцій і обробки необхідної информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Раціональна організація документообігу — це одна з головних умов правильної постановки бухгалтерського учета.

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодія їх частин. Інформація є необхідною підставою для прийняття управлінські рішення, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, і навіть матеріалом для справочно-поисковой работы.

З іншого боку, документування у часто обов’язковий, пропонується законом і актами управління, тому вона одна із коштів зміцнення законності і контроля.

Від чіткості і оперативності оброблення і руху документів мають у остаточному підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тож у раціональної організації документообороту завжди приділяється велика увагу, особливо у бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативним економічним последствиям.

Встановлення тієї чи іншої порядку документообігу залежить від характеру і особливості господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства його облікового аппарата.

До кожного ґатунку або роду документів (вимог, накладних, рахунку також т.д.) розробляється особлива схема документообігу у вигляді графіка руху документів. У цьому графіку вказуються, які інстанції (робочі місця) у якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються у кожному інстанції процеси з приводу обробці документи й бухгалтерським записів з його основе.

Правильно організований документообіг повинен відповідати двом найголовнішим условиям:

По-перше, кожному за документа встановлюється найкоротшого шляху проходження, тобто. мінімум окремих інстанцій (робочих місць), якими він має пройти без зайвих і повторних рейсов.

По-друге, кожному за документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, який буде необхідний виконання роботи з документом з кожної інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові запису і т.п.).

. Основи бухгалтерського обліку — М., Видавництво «Зеніт». 1992 — 204 с.

. Становище «Про документи і документообігу у бухгалтерському обліку» N.

105 від 29 липня 1983 г.

. Кудрявцев В. А. та інших. «Організація роботи з документами: підручник ;

М.:

ИНФРА-М, 1998.

. Державну систему документационного забезпечення управління: основні тези. М., 1996.

. Ожегов З. І. і Шведова М. Ю. Тлумачний словник російської. М.,.

1994.

. Документационное забезпечення діяльності організації. Барановский.

В.П. Навчальний посібник. — М.: Асоціація авторів, і издателей.

«Тандем». Изд.-во Экмос, 1999 г.

. Основні нормативні акти по бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності (з коментарями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. — 272 с.

. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21 листопада 1996 года.

№ 129-Ф3.

. Кудряев У. А. Організація роботи з документами. М., 1998.

. Радченко А. І. Основи державного устрою і муніципального управления.

Ростов н/Д., 1997.

. Організація роботи з документами. Инфра М., 1998 г.

. Бабаєв Ю. А. Теорія Бухгалтерського обліку. М., 1999.

. Пошерстник Е. Б., Пошерстник Н. В. Документообіг у бухгалтерському обліку. — СПб.: — Видавничий Торговий дім «Герда», 2000, 320 с.

ДОДАТОК № 1.

Додаток № 2.

———————————- [1] Див. Додаток № 2 [2] Див. Додаток № 3.

———————————;

Класифікація бухгалтерських документов.

По назначению.

За вмістом госп. операций Распорядительные Оправдательные.

Материальные.

Расчетные Содержат розпорядження, дозвіл, вказівку для проведення госп. операції (доверенности) Составляются в останній момент скоєння операції, відбиваючи її виконання (накладні, акты) Отражают рух товарно-матеріальних ценностей По оформленню розрахункових відносин із партнерами по що виникли обстоятельствам Комбинированные Бухгалтерского оформления.

Денежные Сочетают у собі дозвільний і виправдувальний характер (видатковий касовий ордер) Заполняются в дисконтних цілях для полегшення і прискорення роботи (довідки, расчеты) По оформленню операцій із готівкою й безготівковими грошовими средствами По ступеня узагальнення облікової информации.

Первичные.

Сводные Составляются в останній момент скоєння госп. операции Для узагальнення облікової інформації з первинних документов.

По способу охоплення операций.

Разовые.

Накопительные Для відображення одній або кількох госп. операцій скоєних одновременно Для реєстрацію ЗМІ й нагромадження однорідних госп. операцій, скоєних в різне время.

За кількістю врахованих позиций.

За місцем составления.

Однострочные Многострочные.

Внутренние.

Внешние Содержат одну дисконтну позицию Содержат два чи більш дисконтних позиций.

Для оформлення внутрішніх документов.

Надходять з інших организаций.

По способу заполнения Вручную Автоматизированно.

По підставі носителя.

Бумажный.

Машинный.

Облікові регистры.

Що виду.

По виду вироблених записей По ступеня детализации.

Книги.

Карточки.

Вільні листы Машинные носители Хронологические.

Реєстраційний журнал Систематические Главная книга счетов Комбинированные Журналы-ордера.

Синтетические.

Головна книга счетов.

Аналитические.

Комбинированные.

Карточки Журналы-ордера.

Показати весь текст

Заповнити форму поточною роботою