Документообіг у бухгалтерії

Міністерство вищої й фахової освіти Російської федерации.

Сыктывкарский державний университет.

Фінансово-економічний факультет.

Кафедра Бухгалтерського обліку, і аудита.

Курсова робота на тему:

«Документообіг в бухгалтерии».

Науковий руководитель:

Залевський В.А.

Исполнитель:

Студент 427 группы.

Мантарков Г. Х.

Сиктивкар 2001.

План.

ЗАПРОВАДЖЕННЯ …3.

1. Основні етапи документооборота…4.

1. Упорядкування й документов…4.

2. Прийом і реєстрація документов…12.

3. Контроль над виконанням документов…16.

4. Передача документів мають у архив…19 ВИСНОВОК …22 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛИТЕРАТУРЫ…23 ПРИЛОЖЕНИЯ…24.

Документообіг — рух документів від часу їх створення чи отримання з інших організацій і до застосування їх задля бухгалтерських записів і наступного передачі у архив.

Тема роботи з документами у сучасних умовах має зараз більшої актуальності, тому що від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-який организации.

За сучасних умов підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди виходить з інформації, на службовому документе.

Організація роботи з документами впливає якість роботи апарату управління, організацію та влитися культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльність у целом.

Мета цієї праці полягає у тому, щоб досліджувати основні етапи документооборота.

Завдання: розглянути як правильно складаються і оформляються документи; проаналізувати прийом і що реєстрацію документів; досліджувати контролю над виконанням документів; розглянути етапи передачі документів мають у архив.

1. Основні етапи документооборота:

1.1. Упорядкування й документов;

Щоб документи могли служити достовірним основою бухгалтерських записів плюс юридичної чинності, до складання пред’являються певних вимог. Насамперед, необхідно, щоб документ був складено бланку. Лише за відсутності бланків допускається складання документа чистою аркуші бумаги.

Бланки документів виготовляють на білому папері чи папері світлих тонів формату А4 (210×297мм) і А5 (148×210мм). Допускається використання бланків формату А3 (420×297мм) і А6 (105×148мм).

Розмір полів бланка щонайменше мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

10 — нижнее.

Написання документа виробляється чорнилом, хімічним олівцем, на пишучої машинці чи засобами механізації. Деякі документи, наприклад чеки, касові ордера тощо., повинні заповнюватися лише чорнилом. Не дозволяється заповнювати документи простим олівцем, позаяк у таких документах легко стерти написане і замінити його іншим. Документ складається за визначеною формі, встановленої для документів даного виду операцій, з обов’язковим заповненням усіх реквізитів. Зміст документа слід викладати саме і ясно, щоб показати правильне відбиток операцій на повній відповідності до дійсністю. Текст і цифри документа потрібно писати чітко й розбірливо, те щоб недопущення можливості різного їх розуміння і тлумачення. У документі годі було допускати підчищень, виправлень та інших дефектів, викликають сумніви щодо його справжності й правильності. Вільні рядки — і графи на бланку документа необхідно прочеркивать про те, щоб у цих прогалинах неможливо було щось вписувати чи дописано згодом. У грошових документах (чеках, касових ордерах та інших.) суму потрібно вказувати як цифрами, а й прописом, тобто. словами. Документ може бути оснастили усіма підписами, необхідними для оформлення зареєстрованим операції, і надання документа юридичної сили. Підписувати документ слід розбірливо, щоб було прочитати прізвище який підписав. Перед кожної підписом вказується посаду що дає подпись.

Звідси випливає загальне правило складання документов.

Для правильне упорядкування документа необходимо:

1. Заповнювати документ на бланку (а за відсутності бланка чистою аркуші папери) чорнилом чи хімічним олівцем, або на пишучої машинке;

2. Суворо дотримуватися встановленої форму і реквізити документа;

3. Точнісінько й зрозуміло викладати зміст документа;

4. Чітко і розбірливо писати і цифры;

5. Незаповнені прогалини у бланку документа прочеркивать;

6. Суму у грошових документах вказувати цифрами і прописью;

7. Постачати документ необхідними, розбірливо зробленими підписами з зазначенням посади подписавшего.

Документи необхідно складати своєчасно, тобто. разом з скоєнням операції або безпосередньо за її скоєнням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій на документах і своєчасності записів в дисконтних регистрах.

Деякі документи складаються у кількох примірниках (з копіями). Це виконується зазвичай автоматично разом з упорядкуванням документа шляхом відбитка через підкладену під нього копіювальну бумагу.

Копії документів йдуть на різних цілей. Так, при акцептной формі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник виписує кілька примірників рахунків — платіжних вимог направлення в різні адреси (банку, покупателю).

Під час упорядкування документів можуть бути допущені ошибки.

Помилки в документах виправляють так. Підлягають виправленню помилкові слова числа (суми) закреслюються акуратно тонкої рисою те щоб можна було закреслене прочитати. Над закресленим робиться правильна запис. У цьому тоді як числі (сумі) неправильна лише одне цифра, не можна обмежитися виправленням самої цифри, а треба виправити все число. Наприклад, замість 127 написано помилково 124. У цьому вся разі не можна закреслити лише цифру 4 і надписати з неї цифру 7, а необхідно закреслити все число 124 і надписати з нього 127.

Про зробленому виправленні на вільному місці документа (внизу чи полях) робиться обмовка, наприклад «виправлено 127 », яка завіряється особами, підписантами документ.

У багатьох документів (в касових ордерах, чеках та інших.) виправлення помилок заборонена зовсім. Якщо такому документі допущено помилку, він виписується наново іншою бланке.

Оскільки документи яких багато важать у обліку, а й у всієї господарську діяльність, зате стосовно якості документів, особливо своєчасності та правильності їхнього складання і оформлення, існує суворий порядок.

За порушення порядку складання документів відповідають, передусім, ті особи, що їх становлять і оформляють своїми підписами. Ще більше відповідальність лягає на його апарат бухгалтерії, який одержує цих документів, всебічно перевіряючий їх і робить з їхньої підставі облікові записи. Особлива відповідальність доручається головного чи старшого бухгалтера як керівника обліку. Старший бухгалтер несе матеріальну, дисциплінарну чи кримінальну відповідальність неправильне або недбале впорядкування і оформлення, втрату чи псування їх, оформлення документів на відпустку тих матеріальних цінностей з порушенням встановленого порядку й т.п. 1].

З метою зменшення кількості що застосовуються у діяльність науково-дослідних закладів, організацій та підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат за підготовку і обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих Баз даних в народному господарстві триває робота по уніфікації документів і майже створенню уніфікованих систем документації (УСД) — сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарську діяльність, коштів на свою ведення, нормативних і методичних матеріалів з розробки й застосування. У основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, створюваних при рішенні однотипних управлінських функцій і завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічній та соціальній інформації, щоб забезпечити інтегровану автоматизоване опрацювання даних, які у УСД.

Кожен документ складається з окремих складових його елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатку, текст, назва виду документи й т.д.). Сукупність реквізитів, розміщених у документі належним чином, становить його формуляр.

Формуляр-образец розробляється під час створення системи документування і становить графічну модель чи схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквизитов.

Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30−97 «Уніфіковані системи документації, Система організаційнорозпорядницької документації», Система ОРД «Вимоги до оформлення документів» встановлює майже максимальний набір реквізитів нічого для будь-якого з управлінських документів та їхні місце розташування на паперовому носії інформації. Усього встановлено 29 реквізитів. Та оскільки окремі взаємовиключні і частина реквізитів залежить від виду документа, то, на конкретний документ їх набагато менше. Встановлено наступний склад реквизитов:

Державний герб Російської Федерації (01) змальовується лише у випадках, передбачених законодавством, на документах міністерств, відомств, і навіть органів власти.

Герб суб'єкта Російської Федерації (02) поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів Російської Федерації. На бланках документів можуть додатково відтворюватися також затверджені у порядку зображення (герби) територій чи населених пунктов.

Емблема організації мулу товарний знак (03). Емблема підприємства — це символічне графічне зображення. Як емблеми, зазвичай, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але замінити найменування підприємства чи установи емблемою не допускається. Емблему вони розміщають лівому полі документа, лише на рівні назви організації, або на верхньому полі документа.

Код організації (04). Код форми документа (5). Код по Загальноросійському класифікатору організацій та підприємств (ОКПО) має всі зареєстровані підприємства. Він то, можливо проставлено заздалегідь друкарським способом. Цей код є своєрідною підтвердженням правомочності організації - автора документа. Код по Загальноросійському класифікатору управлінської документації (ОКУД) має відповідати коду уніфікованої форми документа, утримується в класифікаторі управлінської документації. Цей реквізит карбується під час складання конкретної документа.

Найменування організації (06). Цей реквізит вказує у документі найменування організації, що є автором документа. Він повинен відповідати найменуванням, закріпленому у її установчих документах. Над найменуванням організації вказують скорочена чи повне найменування вищестоящої організації. Всі ці найменування вони дають у називному падеже.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, мають поряд з російською мовою як державної національний мову, друкують на двома мовами — російському й національному. Скорочений найменування (в дужках) поміщають нижче полного.

Довідкові дані про організацію (07).

Цей реквізит зазначається лише в службових листах. Сюди можуть входити: індекс підприємства зв’язку, номер телетайпа, телефону, факсу, телекса. На листах, які стосуються фінансових, то, можливо проставлено номер рахунки банке.

Найменування виду документа (08). Цей реквізит одна із найважливіших, оскільки це дозволяє будувати висновки про призначенні даного документа, визначає склад, реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа регламентується статутом (становищем про організацію) і проставляється усім документах, крім листів і факсів, і друкується прописними буквами.

Дата (09). Дата одна із основних реквізитів документа, які його юридичної чинності. Датою документа є дата підписання чи затвердження, для протоколу — дата проведення засідання. Якщо авторами документа є кілька організації, то датою документа її вважають найбільш пізня дата подписания.

Дати у документі оформляються цифровим способом у наступному послідовності: число, місяць, рік. Також дату можна оформляти в відповідність до міжнародним стандартом.

Реєстраційний індекс документа (10). Поруч із датою проставляють реєстраційний номер документа. Реєстраційний номер — це умовне позначення документа, під яким він введений у правове інформаційно-пошукову систему організації. Для внутрішніх документів (наприклад) наказів, це зазвичай порядковий № справи з початку року. Для вихідних документів він складається з кількох частин: індекс структурного підрозділи, № справи з номенклатурі, де зберігатиметься копія документа саме його відправки, порядковий № документа.

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів на документе.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа (11). Цей реквізит проставляється лише з відповідних листах. Дата і номер для посилання переписуються з ініціативного листи. Оформлюється наступним способом: на № 02−13/36 від 04.09.98.

Місце складання чи видання (12).

Гриф обмеження доступу до документа (13) реквізит проставляється в разі, якщо документ містить текст обмеженого поширення, тобто. секретну чи інформацію. У першій рядку даного реквізиту ставляться такі позначки: «ДСК» (Для службового користування), «Таємно», «Цілком секретно».

Адресат (14).

Гриф затвердження документа (15).

Резолюція (16).

Заголовок до тексту (17).

Цей реквізит обов’язковий всім документів. Заголовок може відсутні на коротких документах, виконаних на папері формату А5 (супровідні листи). Заголовок може бути максимально коротким і точним. У заголовку має фіксуватися стислий зміст документа. Він необхідний ефективного пошуку, реєстрації документів без попереднього прочитання всього текста.

У одній рядку заголовка має не більше 28 знаків. Крапка наприкінці заголовка не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи питанням «що?» чи «чего?».

Позначці у контролі (18).

Цей реквізит проставляється на документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Позначка про контроль — літера «До «проставляється кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем, фломастером чи спеціальним штампом «Контроль». Міститься лише на рівні заголовка на лівому полі документа.

Текст документа (19).

Текст документа становлять російською чи національному мові в відповідно до законодавства Російському Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державних языках.

Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі в федеративні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів Російської Федерації: підприємств, у створенні та його об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані території інших суб'єктів Російської Федерації. Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, пов’язаного текста.

Підпис (21),.

Підпис — це з основних способів посвідчення документів. Підпис обов’язковий реквізитом. Підпис на документі проставляє обличчя, котре відповідає за зміст даної документа. Підписується, зазвичай, лише перший примірник документа. До складу підписи входять: найменування посади особи, підписує документ, його особиста підпис і розшифровка підписи (ініціали та прізвище) без лапок і скобок.

Документ може бути підписаний виконуючим обов’язки посадової особи з указівкою її фактичної посади й фамилии.

Гриф узгодження (22). Візи (23).

Узгодження — це розгляд питань, що є у проекті документа. Узгодження то, можливо зовнішньоі внутреннее.

Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження. Вона має два варіанта: узгодження з конкретною посадовою особою погодження з колегіальним органом. Гриф узгодження мають нижче реквізиту «Підпис» чи на окремому листі узгодження. Ліст узгодження складається, коли зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій чи осіб, що робиться позначка дома грифа согласования.

Але віза то, можливо оформлена і більше коротко: особиста підпис і дата.

На внутрішніх документах віза проставляється на останньому аркуші першого примірника. На вихідних — на останньому аркуші того примірника, який опиниться в учреждении.

Печатка (24).

Печатка ставлять найбільш важливих документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов’язані із саудівським фінансовим засобами, підтверджуючи справжність підписів. Печатка мусить бути добре читаема і за можливості повинна захоплювати частина найменування, посади. Відрізняються друку гербові і друку організації. У комерційних структурах гербові друку не используются.

Позначка про завіренні копії (25).

Запевнення копії документа виробляється щоб надати їй юридичної силы.

Позначка про завіренні копії складається з заверительной написи — «Правильно», найменування посади співробітника, що завірила копію, його особистою підписи, її розшифровки і дати заверения.

Позначка про виконавця (26).

Цей реквізит необхідний оперативного зв’язку про те, із кого складено документ для роз’яснення і уточнення порушених у документі вопросов.

Позначка про виконавця включає прізвище (чи прізвище, ім'я, по батькові) виповниться документи й номер його телефону. Оцінку про виконавця мають відповідно до стандартом, на лицьової чи зворотному боці останнього аркуша документа у лівій нижньому углу.

Позначка про виконання документи й напрямі його до справи (27). Цей реквізит проставляється на виконаних документах, які підлягають списанню в справа на подальше збереження та використання в довідкових целях.

Позначка про вступ документа до організації (28). За можливості ставиться першою аркуші вхідних документів, зазвичай, з допомогою штампа. Цей реквізит включає у собі: найменування отримує організації, дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер.

Позначка для автоматичного пошуку документа (29). Цей реквізит може охоплювати ім'я диска, файла, що містить даний документ та інші пошукові данные.

1.2. Прийом і реєстрація документов;

На підприємстві розрізняють три основних потоку документации:

. вхідні документи, які з інших организаций;

. вихідні документи, відправлені до інших организации;

. внутрішні документи, створювані для підприємства і використовувані працівниками підприємства у управлінському процессе.

Усі, вступники на підприємство проходять: первинну обробку, розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на исполнение.

Служба документационного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена для підприємства, як самостійним структурним підрозділом, і окремим співробітником, має приймати до опрацювання лише правильно оформлені документи, мають юридичної чинності й надіслані у його комплекті (за наявності докладання). Інакше надіслані документи повертаються автору із відповідною супровідній запискою, де пояснюється причина возврата.

Конверти від вступників документів залишають у разі, коду по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою «особисто» на адресу громадських организаций.

Попереднє розгляд документів проводиться працівником служби ДОП з єдиною метою розподілу які поступили документів на:

. щоб їх в руки керівнику предприятия;

. щоб їх у структурні підрозділи розміщуються чи конкретним исполнителям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, містять поточну оперативну інформацію чи адресовані на конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення щодо яких можуть приймати відвідувачів відповідальні исполнители.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства міста і документи, містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності предприятия.

Обробка і передачі документів виконавцям ввозяться день їх надходження у ДОП. Якщо він повинен виконуватися кількома підрозділами чи посадовими особами, його розмножують потрібній кількості экземпляров.

Документи, підлягають відправлення до іншої організацію сортують, упаковують, оформляють як вивішення й складають у зв’язку. Перед упаковкою служби ДОП зобов’язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовлену кореспонденцію становлять опис розсилки, яка підписується працівником служби ДОП і датируется.

Вихідні документи повинні оброблятися і вирушати щодня регистрации.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку у реєстраційній форме.

Служба ДОП повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, зокрема всі їх види й розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до керівника підприємства в обробці заходів про вдосконаленню роботи з документами.

Реєстрація документів — найважливіший етап роботи з документами і окреслюється «Запис дисконтних даних документ по встановленої формі, яка фіксує факт створення, відправлення одержання » .

Як випливає з визначення, реєстрація, передусім, саме й надає юридичної чинності документа, оскільки фіксує факт створення, або отримання. Поки документ незареєстрований, недоотримав свого номери, він не оформлений, він би не існує. Наприклад, наказ, постанову й т.п. Якщо отриманого документа незареєстрований, установа для неї не відповідає, оскільки факт отримання не подтверждён.

Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контролю над їх виконанням і довідкова робота з документам.

Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання й використання їх у довідкових цілях незалежно від способу отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення в певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) до створення бази даних документи установи. Таким чином, у процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система за всі документам організації (фирмы).

Кожен документ, отнесённый до реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він збігається й суттєво менше учётного порядкового номери, проставленного в позначці про вступ документа в организацию.

Документи реєструються одного разу. У невеличкому установі, фірмі все документи реєструє централізовано секретар. У установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться, децентралізовано по групам: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. У цьому внутрішні документи повинні реєструватися щодня підписання чи затвердження, вхідні - щодня надходження, вихідні - щодня отправки.

Для вхідних, вихідних й наявність внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.

З документа у процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, зазвичай, такі сведения:

— дата получения;

— вхідний № (индекс);

— дата документа;

— індекс документа;

— реєстраційний номер документа;

— автор (кореспондент) — тобто. чий це документ;

— заголовок (що документ);

— резолюция;

— термін исполнения;

— виконавець (хто з нею работает);

— хід исполнения;

— № справи (куди документ поміщений після исполнения).

При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян, внутрішніх та вихідних документів відомості, вписываемые в реєстраційні форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адрес.

Заснування проти неї, враховуючи свою специфіку, доповнювати інформацію про регистрируемом входить документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків і т.д.

Форми реєстрації може бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна (на ПЭВМ).

Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді ми, коли облік документів виступає перше місце, запобігає претензії із боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, під час видачі документів про освіті, трудових книжок, перепусток. Це, зазвичай, Документи, реєстраційний індекс яких тільки з порядкового номера.

Можна залишити журнальну систему у тому разі, коли надходить дуже незначна кількість документов.

У інших випадках цій формі реєстрації застаріла, оскільки утрудняє ведення контролю над виконанням документів і майже довідкову роботу по ним.

Більше зручною є карткову систему реєстрації документів. Форма картки (РК регистрационно-контрольной картки) і місцезнаходження у ній реквізитів можуть визначити у самому установі і записані в інструкцію по делопроизводству.

Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток рік і мінімум дві картотечних ящика для зберігання карток: в сроковой контрольної картотеці і довідкової картотеке.

Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають регистрационно-контрольными картками — РК) визначається установою. Зазвичай, таких карток заповнюється принаймні две.

Найбільш раціональної є сьогодні реєстрація документів на комп’ютері. Та й у цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РК) з крисами і у ній заносяться інформацію про документе.

Картку на документ можна заповнити спочатку в повному обсязі, до передачі документа керівнику, тобто. без резолюції, терміну виконання й виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто. ці відомості вносять у нее.

При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівнику, та був, вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму.

Заповнивши картку, жодну вміщують у сроковую картотеку, іншу в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю до роботи з ним.

При реєстрації на ПЕОМ, даних про документі, закладені за його реєстрації, будуть у програмах по автоматизованому контролю і довідкової роботі. У цьому пошук може бути за будь-яким із введённых показателей.

1. 3. Контроль над виконанням документов;

Контроль відіграє у системі документообігу. Контроль виконання документів забезпечує вчасна й якісне рішення які у документі питань, охоплення всіх контрольованих документів. Контроль виконання — це безпосередня перевірка і регулювання ходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконання контрольованих документів мають у встановлені сроки.

Контроль виконання документів охоплює групи питань: контроль виконання документів сутнісно які у них завдань чи доручень. Такий контроль передбачає оцінку документа загалом, тобто наскільки правильно і повно вирішене питання. Таку оцінку робить керівник, або за його дорученням — помічник. Якщо керівник задоволений рішенням проблеми — документ підписується, Якщо ж незадоволений, то додатково проробляються неясні моменти, і документ проходить повторне узгодження. Контроль сутнісно змісту входить у обов’язкові посадові обов’язки як керівників всіх рангів, а й, при великий обсяг контрольних документів, спеціального контрольного підрозділи; контролю над відповідністю документів формам упорядкування та вимогам Держстандартів. Такий контроль може здійснювати помічник, спеціальна контрольна служба або технічний працівник бухгалтерії. Стисло суть цього контролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявності певного бланка, повноти реквізитів, наявності різноманітних супутніх матеріалів. контроль виконання документів мають у зазначені терміни. Для переважної більшості документів встановлюються строки їхньої виконання, які регламентуються законів і іншими нормативними актами.

Терміни виконання поділяються на типові і індивідуальні. Типові терміни встановлено законодавчими та інші актами для таких документів, як: пропозиції, заяви й касаційної скарги громадян — вчасно до 1 місяці від дня надходження, які потребують додаткового вивчення та — невідкладно, але з пізніше 15 днів; заяви й касаційної скарги військових і членів їхнім родинам — пізніше 7 днів із дня надходження; запит депутата Державної Думи і членкиню Ради Федерації Федерального Збори РФ — вчасно до 20 днів; Доручення Президента РФ і Уряди РФ — вчасно, вказаний у дорученні, або у в місячний строк з його підписання, із позначкою «терміново» — в 3- денний термін, потребують додаткового вивчення — в 10-денний термін; листи підприємств та шкільних установ — 30 днів; накази і вказівки міністрів на виконання документів Уряди РФ — відповідно до зазначеному терміну або протягом 30 дней.

Індивідуальні терміни виконання можуть указуватися лише у документах вищих організацій, в резолюціях і вказівки керівників. Індивідуальний термін виконання документа може відрізнятиметься від типового терміну. Зазвичай, індивідуальні терміни виконання нічого не винні перевищувати 10 днів. Якщо завдання складне й потребує узгодження і додатковою перевірки, то терміни можуть подовжуватись, але з понад 30 дней.

Терміни виконання можуть продовжуватись у зв’язку з додатковим вивченням і перевіркою питання, але з узгодження особи їх який установив і з цією метою необхідно завчасно сповістити доцільність більш повної проробки питання обличчя, поручившее виконання, і обличчя, чекаюча результату по исполнению.

Контроль виконання документів мають у загальну систему документообігу стосується наступних видів документів: розпорядницькі документи вищих органів структурі державної влади: президента Російської Федерації, Федерального Збори Російської Федерації, Уряди Російської Федерації; розпорядницькі документи представницького органу (розпорядницькі документи Законодавчого зборів області); розпорядницькі документи органу управління (постанови губернатора области).

Крім цих документів, для контролювання також ставляться: протоколи нарад при керівника органу управління; доручення керівника; яка входить кореспонденція; письмові і усні звернення граждан.

Метою контролю є сприяння своєчасному і якісному виконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформації яка потрібна на оцінки діяльності організації та її структурних підрозділів, і навіть конкретних співробітників. Досягнення зазначеної мети контроль виконання документів включає у собі кілька послідовних етапів: постановку документів для контролювання; перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців; попередню перевірку і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів; регулярне інформування керівників органу управління про перебіг виконання документів; зняття виконаних документів з контроля.

Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми і методи його реалізації різноманітні. Зазвичай, найефективнішим є найпростіший контроль. Найпростіші форми та фізичні методи вимагають менших зусиль і більше економічні. До найпростішим організаційним формам контролю виконання можна віднести: контрольні журнали; регистрационно-контрольные картки (картотека); письмові звіти; проверки;

Кожна з вище перерахованих форм має власну специфіку, але за використанні кожної необхідно дотримуватися одну вимогу — не обмежуватися розмовами про виконання, а давати об'єктивна оцінка стану справ, намічати та домагатися здійснення конкретних мероприятий.

Документ вважається виконаним і звільняє з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організацій та осіб чи іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються у контрольній картці і самому виконаному документе.

4. Передача документів мають у архив.

Виконані облікові документи зберігаються у архіві. Збереження документів відіграє серйозну роль справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує як цілісність і схоронність документів мають у протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними на будь-якої миті будь-кого роду справок.

Підлягають здачі у комп’ютерний архів документи попередньо містяться у зручному для отыскивания порядку і підшиваються чи переплітаються особливих папках, іменованих делами.

Розташування на ділі документів мають у залежність від їх характеру і призначення проводиться у разі тим чи іншим з таких признаков:

. По предметного ознакою (з питань, за операціями, наприклад, касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, сметы);

. По кореспондентському ознакою (тобто. по найменувань організацій, до яких належать дані документы);

. По хронологічного ознакою (по місяців, а межах місяців — по дням);

. По номерам документов.

Здача справ у архів з структурного підрозділи проводиться у разі графіку, який складають працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з їх постійним терміном збереження і терміном зберігання понад 10 років, і навіть з особового складу, здають у архів по описи.

Справи приймаються працівником відомчого архіву у присутності працівника структурного підрозділи. У цьому обох примірниках описів навпаки кожного справи робиться позначка про наявність кожного справи. Наприкінці опису робиться заверительная напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які, із зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатку, дата прийому-передачі і підпису осіб, з яких складається. Сверенные описью справи підбираються і ув’язуються в архівні зв’язки завтовшки до 20 див. Справи вкладаються зі збільшення номерів, корінцями на обидві стороны.

Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються в відомчий архів по номенклатурі справ. Оскільки у багатьох установах архіви немає достатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральної службою діловодства чи структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищення у порядку (акт уничтожения). 2].

Секретарем організації через 2 року проводиться обробка справ України та перекладання в інший шафу, який утворює початок наступного архива.

Архіви залежно від обсягу й характеру закладеного у яких матеріалу поділяються на центральний чи спільний бізнес і місцеві (текущий).

У центральному архіві зберігаються справи закінчених звітних періодів (минулих років). У місцевих архівах зберігаються справи з закінчених операціях поточного звітний період (поточного года).

Порядок користування документами з архива:

1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов’язково дозвіл керівника предприятия.

2. Категорично забороняється робити за документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку.

3. Працівникам, працюють у цієї організації, документи видаються під розписку без права винесення межі учреждения.

4. Документи з письмовим запитам видаються довірчим особам по доверенности.

5. При зняття копії з документа, що у архіві, на оригіналі проставляється, що й кому видана копия.

6. Особи, хто з документами архіву, несуть повну відповідальність збереження документів. У порушення — притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодія їх частин. Інформація є необхідною підставою для прийняття управлінські рішення, служить доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, і навіть матеріалом для справочно-поисковой работы.

З іншого боку, документування у часто обов’язковий, пропонується законом і актами управління, тому вона одна із коштів зміцнення законності і контроля.

Від чіткості і оперативності оброблення і руху документів мають у кінцевому результаті залежить швидкість прийняття рішень. Тож у раціональної організації документообороту завжди приділяється велика увагу, особливо у бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів можуть призвести до негативним економічним последствиям.

. Основи бухгалтерського обліку — М., Видавництво «Зеніт». 1992 — 204 с.

. Становище «Про документи і документообігу у бухгалтерському обліку» N.

105 від 29 липня 1983 г.

. Кудрявцев В. А. та інших. «Організація роботи з документами: підручник ;

М.:

ИНФРА-М, 1998.

. Державну систему документационного забезпечення управління: основні тези. М., 1996.

. Ожегов З. І. і Шведова М. Ю. Тлумачний словник російської. М.,.

1994.

. Документационное забезпечення діяльності організації. Барановский.

В.П. Навчальний посібник. — М.: Асоціація авторів, і издателей.

«Тандем». Изд.-во Экмос, 1999 г.

. Основні нормативні акти по бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності (з коментарями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. — 272 с.

. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» від 21 листопада 1996 года.

№ 129-Ф3.

. Кудряев У. А. Організація роботи з документами. М., 1998.

. Радченко А. І. Основи державного устрою і муніципального управления.

Ростов н/Д., 1997.

. Організація роботи з документами. Инфра М., 1998 г.

. Ю. А. Бабаєв Теорія Бухгалтерського обліку. М., 1999.

ДОДАТОК № 1.

Положення про документах і документообігу у бухгалтерському учете.

Затверджене Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. N 105 за узгодженням із ЦСУ СССР.

1. Загальні положения.

1.1 Справжнє Становище встановлює порядок створення, ухвалення, й відображення у бухгалтерському обліку, і навіть зберігання первинних документів державними, кооперативними та інші громадськими організаціями, об'єднаннями, підприємствами установами, що перебувають як у господарському розрахунку, і державною бюджете.

1.2. Дія справжнього Положення не поширюється на установи банків та колхозы.

2. Первинні документы.

Про введення уніфікованих форм первинної облікової документації див. постанову Уряди РФ від 8 липня 1997 р. N 835.

2.1. Підставою відбиття інформації про скоєних господарських операціях — у регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи, створені відповідно до вимогами справжнього Положения.

2.2. Первинні документи фіксують факт скоєння господарської операції. Вони мають утримувати достовірні дані й створюватимуться своєчасно, зазвичай, в останній момент скоєння операции.

2.3. Первинні документи створюються на бланках типових і типових междуведомственных форм, розроблюваних і затверджуваних ЦСУ СРСР, і навіть на бланках спеціалізованих форм, розроблюваних і затверджуваних міністерствами і ведомствами.

Застосування бланків застарілих і довільних форм не допускается.

2.4. У окремих випадках, за наявності відповідних технічних коштів, допускається створювати первинні документи на машиночитаемых носіях інформації. У цьому мають дотримуватися вимоги справжнього Положення, загальногалузевих керівних вказівок про надання юридичної сили документам на магнітної стрічці і паперовому носії, створюваним засобами обчислювальної техніки, загальногалузевих керівних методичних матеріалів зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку у складі АСУ підприємств, установ та інших нормативних актов.

2.5. первинні документи щоб надати їм юридичної сили повинен мати такі обов’язкові реквізити: а) найменування документа (форми), код форми; б) дату складання; у зміст господарської операції; р) вимірювачі господарської операції (кількісним і вартісному вираженні); буд) найменування посад осіб, відповідальних скоєння господарської операції, і правильність її оформлення, особисті підпис їх расшифровки.

2.6. У необхідних випадках у первинному документі можуть бути приведені додаткові реквізити: номер документа, назва та «адреса підприємства, установи, основу скоєння господарської операції, зафіксованої документом, інші додаткові реквізити, зумовлені характером документируемых господарських операций.

2.7. У разі механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів може бути зафіксовані у вигляді кодов.

2.8. Записи в первинних документах мають здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, з допомогою пишучих машин, коштів механізації та інші засобами, забезпечують схоронність цих записів протягом часу, встановленого їхнього зберігання ЕВР у архиве.

Забороняється використовуватиме записи простий карандаш.

2.9. Вільні рядки у первинних документах підлягають обов’язковому прочерку.

2.10. Порядок запис у машиночитаемых первинних документах визначено общеотраслевыми керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку у складі АСУ підприємств, учреждений.

2.11. На підприємстві, установі керівником стверджується по узгодження з головний бухгалтер перелік осіб, котрі мають підписи первинних документів. Кількість осіб, котрі мають підписи документів на видачу особливо дефіцитних і дорогих тих матеріальних цінностей, має бути ограничено.

2.12. Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаемых первинних документів, можуть бути паролем чи в спосіб авторизації, що дозволяє однозначно ідентифікувати підпис відповідного лица.

2.13. Додаткові вимоги порядок створення первинних документів, фіксують факти скоєння касових операцій, операцій із товарноматеріальними цінностями, кредитних і розрахункових зобов’язань, визначаються положеннями про головних бухгалтерів, про централізованих бухгалтеріях, про віданні касових операцій, правилами Державного банку СРСР та інші нормативними актами.

2.14. Інколи справа, встановлених законодавством Союзу і союзних республік, і навіть міністерствами й, бланки форм первинних документів можуть ставитися до бланків суворої отчетности.

2.15. Порядок використання й урахування бланків форм первинних документів суворої звітності, і навіть коло підприємств, установ, у яких повинні використовуватися такі бланки, встановлюється міністерствами й в відповідність до вказівками ЦСУ СРСР, Міністерства фінансів СРСР і Госснаба СРСР з питання уніфікацію форм первинних документів і майже про віднесення в необхідних випадках до документів суворої отчетности.

2.16. Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, повинні прагнути бути пронумеровано гаразд, встановленому міністерствами й (нумератором, друкарським способом).

2.17. Первинні документи, які у бухгалтерію, підлягають обов’язкової перевірці. Перевірка здійснюється за формі (повнота і правильність оформлення документів, заповнення реквізитів), за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув’язка окремих показателей).

2.18. Приймання і перевірка окремих первинних документів, які у бухгалтерський облік, то, можливо доручено обчислювальної установці. Для цього, у складі обчислювальної установки наказом керівника підприємства, установи виділяються працівники, які проводять прийомку і перевірку первинних документів, які у бухгалтерський облік, під медичним наглядом головного бухгалтера.

2.19. Відповідно до Положенням про головних бухгалтерів забороняється приймати до виконанню й оформленню первинні документи з операціям, що суперечать законодавству й встановленому порядку приймання, збереження і витрати коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей. такі документи мають бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи до ухвалення решения.

2.20. Первинні документи, минулі обробку, повинен мати оцінку, яка виключає можливість їх використання: при ручний обробці - дату запис у обліковий регістр, а при обробці на обчислювальної установці - відбиток штампа контролера, відповідального право їх обработку.

2.21. Усі, докладені до приходным і видатковими касовим ордерам, і навіть документи, послужили підставою для нарахування зарплати, підлягають обов’язковому гасіння штампом чи написом від руки «Отримано «чи «Оплачено «із зазначенням дати (числа, місяці, года).

3. Облікові регистры.

3.1. Інформація в прийнятих до врахування первинних документах інформація, необхідна відбиття у бухгалтерському обліку, накопичується і систематизується в дисконтних регистрах.

У разі механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку результатная інформація може формуватися як вихідних документів на машиночитаемых носителях.

3.2. Форми дисконтних регістрів, порядок записів у яких, обробітку грунту і використання визначено інструкціями про журнально-ордерною формі рахівництва, інструкціями про по бухгалтерського обліку у державних установах і організаціях, які перебувають державною бюджеті, общеотраслевыми керівними методичними матеріалами зі створення й впровадженню автоматизованого бухгалтерського обліку у складі АСУ підприємств, установ і методичними вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техники.

3.3. Інформації про господарських операціях, вироблених підприємством, установою за певний період (місяць, квартал, півріччя, рік), з дисконтних регістрів перенесено у сгруппированном вигляді у бухгалтерські звіти, порядок складання яких встановлено Положенням про бухгалтерських звітах і балансах.

4. Виправлення помилок в первинних документах і дисконтних регистрах.

4.1. У тексті та на цифрових даних первинних документів і майже дисконтних регістрів підчистки і обумовлені виправлення не допускаются.

4.2. Помилки в первинних документах, створених вручну (крім касових і банківських), виправляють так: закреслюється неправильний текст чи суми і надписується над закресленим виправлений текст чи суми. Викреслювання виробляється однієї рисою те щоб можна було прочитати исправленное.

4.3. Виправлення помилки у первинному документі має бути обумовлено написом «виправлено », підтверджено підписом осіб, котрі підписали документ, а також проставлено дата исправления.

4.4. У прибуткових і касових ордерах виправлення не допускаються. Порядок виправлення помилок в банківських документах встановлюється правилами Державного банку СССР.

Відповідно до Федеральним законом від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік «внесення виправлень в касові і банківські документи не допускается.

4.5. Порядок виправлення помилок в дисконтних регістрах за умов ручний та механізованої обробки визначено у відповідних нормативних документах.

5. Порядок організації документооборота.

5.1. Рух первинних документів мають у бухгалтерський облік (створення чи одержання інших підприємств, установ, прийняття до врахування, обробка, передача у комп’ютерний архів — документообіг) регламентується графиком.

Особливості документообігу за умов механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку визначено відповідними нормативними документами.

5.2. Роботу зі складання графіка документообігу організує головний бухгалтер. Графік документообігу стверджується наказом керівника підприємства, учреждения.

5.3. Графік має встановлювати для підприємства, у пихатій інституції раціональний документообіг, т. е. передбачати оптимальне число підрозділів, і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний його перебування у подразделении.

Графік документообігу має сприяти поліпшенню всієї облікової на підприємстві, у пихатій інституції, посиленню контрольні функції бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації дисконтних работ.

5.4. Графік документообігу то, можливо оформлено у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірці й обробці документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, і навіть усіма виконавцями із їхніх взаємозв'язок харчування та термінів виконання работ.

Приклад графіка документообігу як переліку робіт приведено у додатку сьогодення Положению.

5.5. Працівники підприємства, установи (Начальники цехів, майстра, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці та зарплати, постачання, кладовщики, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інших.) створюють і представляють документи, що стосуються до сфери своєї діяльності, за графіком документообігу. І тому кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, які стосуються у сфері діяльності виконавця, строки їхньої уявлення та підрозділи підприємства, установи, у яких видаються зазначені документы.

5.6. Відповідальність за дотримання графіку документообігу, і навіть відповідальність за вчасна й доброякісне створення документів, своєчасну передачу відбиття у бухгалтерському обліку і звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, створивши і які підписали ці документы.

5.7. Контроль над виконанням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

Відповідно до Положенням про головних бухгалтеріях вимоги головного бухгалтера у частині порядку оформлення операцій та подання у бухгалтерію чи обчислювальні установки необхідні документи і відомостей є обов’язковими всім підрозділів, і служб підприємства, учреждения.

6. Порядок зберігання первинних документів і майже дисконтних регистров.

6.1. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язкову передачу в архив.

6.2. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі у комп’ютерний архів підприємства, установи мусить зберігатися в бухгалтерії у спеціальних помешканнях або закриття шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мусить зберігатися в сейфах, металевих шафах чи спеціальних приміщеннях, дозволяють забезпечувати їхню сохранность.

6.3. Порядок зберігання первинних і вихідних документів на машиночитаемых носіях визначено у відповідних нормативні документи, що регламентують ведення бухгалтерського обліку за умов її механізації (автоматизации).

6.4. Оброблені вручну первинні документи поточного місяці, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і переплетены.

Окремі види документів (наряди працювати, змінні рапорти) можуть зберігатися не переплетеними, але підшитими в папках щоб уникнути їх втрати чи злоупотреблений.

6.5. Термін збереження первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в підприємства, установи визначається відповідно до Переліку типових документальних матеріалів, які виникають у діяльності міністерств і інших установ, громадських організацій і підприємств, з термінів зберігання матеріалів, затвердженого Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СССР.

Про зберіганні документів бухгалтерського обліку див. також Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ.

6.6. Збереження первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу у комп’ютерний архів забезпечує головний бухгалтер підприємства, учреждения.

Видача первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів підприємства, установи, зазвичай, не допускається, а окремих випадках може проводитися тільки по розпорядженню головного бухгалтера.

6.7. Вилучення первинних документів, дисконтних регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в підприємств, установ може проводитися тільки органами дізнання, попереднього слідства прокуратури й судами на підставі постанови, попереднього слідства прокуратури й судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинним кримінальнопроцесуальним законодавством Союзу і союзних республік. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідному посадової особи підприємства, учреждения.

З вирішення і у присутності представників органів, які виробляють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії з вилучення документів із зазначенням підстав і дати їх изъятия.

Якщо вилучаються недооформлені томи документів (не підшиті, не пронумеровані тощо. буд.), те з вирішення і у присутності представників органів, які виробляють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати, опечатати, запевнити підписом, печатью).

6.8. Що стосується пропажі чи загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, гибели.

У необхідних випадках до участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державної пожежного надзора.

Результати сумлінної роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта іде вищестоящої организации.

З упровадженням на дію Положення документи і документообігу в бухгалтерський облік вважати що втратили силу: лист Міністерства фінансів СРСР від 18 жовтня 1961 р. N 343 «Про становищі документи та записах у бухгалтерському обліку підприємств і господарських підприємств і місцевих господарських організацій »; лист ЦСУ СРСР з Міністерством фінансів СРСР від 28 березня 1972 р. N 17;

8/61 «Про використання в обліку технічних носіїв інформації, як документів, мають однакову силу поряд з іншими дисконтними документами » .

ДОДАТОК № 2.

ФЕДЕРАЛЬНИЙ ЗАКОН.

Від 21 листопада 1996 № 129-Ф3.

Про БУХГАЛТЕРСЬКОМУ УЧЕТЕ.

Прийнято Державної Думою 23 лютого 1996 года.

Схвалено Радою Федерації 20 березня 1996 года.

(у редакції Федерального закону від 23 липня 1998 року № 123-Ф3).

Підписано Президентом РФ ГЛАВА II. ОСНОВНІ ВИМОГИ До ВЕДЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ І РЕГИСТРАЦИЯ.

Стаття 9. Первинні облікові документы.

1. Усі господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними дисконтними документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський учет.

2. Первинні облікові документи приймаються до врахування, якщо вони складено формою, котра міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, документи ж, форма яких немає передбачена у тих альбомах, повинні містити такі обов’язкові реквізити: а) найменування документа; б) дату складання документа; в) найменування організації, від імені якої складено документ; р) зміст господарської операції; буд) вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні; е) найменування посад осіб, відповідальних скоєння господарської операції, і правильність її оформлення; ж) особисті підписи зазначених лиц.

3. Перелік осіб, котрі мають підписи первинних дисконтних документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером.

Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими засобами, підписуються керівником організації та головний бухгалтер чи уповноваженими ними те що лицами.

4. Первинний обліковий документ необхідно укласти в останній момент скоєння операції, і якщо це можна — одразу після її окончания.

Своєчасне і дуже якісне оформлення первинних дисконтних документів, передачу в встановлених термінів відбиття у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які становлять і які підписали ці документы.

5. Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. У інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише з узгодження з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення исправлений.

6. Для контролю та упорядкування обробки, даних господарських операціях з урахуванням первинних дисконтних документів складаються зведені облікові документы.

7. Первинні і зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. У разі організація зобов’язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях й інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, існуючих контроль в відповідно до законодавства Російської Федерації, суду й прокуратуры.

8. Первинні облікові документи може бути вилучено лише органами дізнання, попереднього слідства й прокуратури, судами, податковими інспекціями та податковою поліцією виходячи з їх постанов в відповідно до законодавства Російської Федерации.

Головний бухгалтер чи інший посадова особа організації з вирішення і у присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з нього копії із зазначенням основи, а дати изъятия.

———————————- [1] Дивися додаток № 1 [2] дивися приложение№ 1.