Діловодство

Інформація, у документах, необхідна для стабільної діяльності будь-який організації. За підсумками її приймаються відповідні управлінські рішення. Документи у часто є головним аргументом в спірних ситуаціях, підтверджуючи цим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб доказательства».

Ось що таке одне з сучасних рекомендацій російському підприємцю: «У діловому житті бізнес часто сусідить з обманом. Не вірте обіцянкам. Тільки грамотно складений, має юридичної чинності документ є гарантом успішної сделки!».

Скільки відбувається засідань арбітражного суду, скільки збитків несуть підприємства через випадково, чи зумисне неправильно складених документов!

Безладдя при збереженні документів може призвести до ризиком втрати цінної інформації, що нафта може негативно позначитися на діяльності предприятия.

Керівники підприємств несуть відповідальність за склад, збереження й правильне оформлення документов.

Працюючи з документами необхідно керуватися нормативними актами Російської Федерації, які передбачають складання документів за правилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архіву організації задля забезпечення схоронності найцінніших документов.

Вимоги до бланків документів предприятия.

Слід враховувати, що документи є складовою іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Документ на непривабливому, «бідно» зроблене бланку, надрукований нерозбірливим шрифтом, виробляє небажане враження про підприємство. З цієї причини гумовий штемпель з найменуванням підприємства, відбиток якого проставляється на аркуші папери, вийшов із ділової практики Заходу й менше застосовується у России.

Бланк, у якому велике місце відводиться під емблему і найменування підприємства міста і мало для тексту, незручний у роботі. Тому рекомендується відводити під емблему 1,5−2 див від кордону верхнього поля.

Сучасний дизайн оформлення бланка, «свій» фірмовий стиль якісна папір, повний набір даних про підприємстві. Правильне їх розташування листку особливо важливими для сприятливого на ділового партнера.

Бланки підприємства виготовляються друкарським способом чи з допомогою самого персонального комп’ютера і мають встановлений комплекс реквізитів і певний порядок їх расположения.

Для виготовлення бланків переважно використовуються два формату аркушів папери А4 (210×297 мм) і А5 (148×210 мм). Більшість документів підприємства складається на бланках А4. Для невеликих листів, довідок використовуються бланки формату А5. Набагато рідше використовуються бланки формату A3 (297×420 мм), призначені для бізнес-планів, бухгалтерських звітів, графіків і т.п.

Рекомендується використовувати два виду бланків підприємства: бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень); бланк для зовнішніх документів (листів, факсов).

Бланк для внутрішніх документів містить емблему підприємства міста і найменування предприятия.

На бланку для зовнішніх документів вказуються: емблема підприємства; найменування підприємства; поштову адресу підприємства; банківські реквізити; номер контактного телефону; номер телефаксу; дата і номер листи; реквізит «На №___від____», де вказують дата і номер того листи, який підприємство дає ответ.

Бланки кожного виду можуть виготовлятися з кутовим і подовжнім розташуванням реквизитов.

Поздовжнє розташування заголовної частини документа передбачає розташування реквізитів документа вздовж верхню частину аркуша зі своїми центровкой, тобто. рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.

Найбільш використовуване у час кутовий розташування реквізитів передбачає їх розміщення верхньої лівої частини аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, т. до. правий верхній кут використовується для вказівки адреси одержувача. Права верхня частина аркуша можна використовувати також інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) і резолюції керівника (на які поступили документах). За підрахунками спеціалістів кутовий розташування заощаджує до 20% площі аркуша документа.

Углове розташування реквізитів має дві виду: фланговое і центрированное. При фланговом розташуванні рядки бланка від кордону лівого поля, правий край не вирівнюється. При кутовому центрованном розташуванні і всі, які працюють у розі аркуша, вирівнюються (центруются) щодо половини аркуша документа, т. е. перебувають у рівному віддаленні кордону лівого поля і середини листа.

Підприємствам, працюють із зарубіжними партнерами, необхідні спеціальні бланки з дублюванням реквізитів мовою партнера чи англійській. При кутовому розташуванні реквізитів який у лівій верхню частину друкуються реквізити російською, справа — іноземною. При подовжньому розташуванні реквізитів бланка спочатку друкуються реквізити на російській мові, а нижче — на иностранном.

Усі бланки, як і документи, повинен мати поля. ліве — 20 мм (8 машинописних знаків чи ударів), верхнє — щонайменше 10 мм, праве і нижнє — щонайменше 8 мм.

З метою економії площі аркуша ряд фірм у верхній частині бланка вказують лише емблему і найменування підприємства, а адресу, номери телефонів, факсів і банківські реквізити мають безпосередньо в нижньому полі листа.

Кордони окремих реквізитів (наприклад, «заголовок до тексту», «адресат») зручно позначати кутиками, щоб уникнути помилок у тому розташуванні при печатании.

Бланки часто використовуваних документів такі, як довідки, акти прийому робіт з контракту та інші, можуть утримувати також частиною постійного тексту, які за складанні документів доповнюються перемінної информацией.

Загальні Правила оформлення управлінських документов.

У діловодстві існують єдині вимоги, і Правила оформлення документів управління, встановлені державними нормативними актами.

Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує: юридичної чинності документів; оперативне і дуже якісне впорядкування і виконання документів; організацію швидкого пошуку документів; активніше використання комп’ютера під час складання документов;

Усі документи складається з низки складових його документів (дати, тексту, підпис т.д.), які називаються реквізитами. Кожен вид документа (акт, наказ, лист) існує певна набір реквизитов.

У практиці роботи комерційних підприємств немає реквізит «1 — державний герб». Він ставиться лише з документах державних установ і, котрим нададуть таке. Реквізит «3 — зображення нагород» теж використовується розробки бланка фирмы.

До важливим реквізитам документів, які у сучасної практиці, относятся:

2 — емблема организации;

7 — найменування организации;

9 — індекс підприємства зв’язку, поштовий індекс, телефон, факс, номер розрахункового рахунки банке;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (№) документа;

13 — посилання індекс і дату вхідного документа;

15 — гриф обмеження доступу до документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроле;

21 — текст;

22 — позначка про наявність приложений;

23 — подпись;

25 — визы;

26 — печать;

27 — позначка про завіренні копии;

28 — прізвище музиканта, і номер його телефона;

29 — позначка про виконання документи й напрямі їх у дело;

31 — позначка про поступлении[1].

Особливо важливим є правильний оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, печатку, гриф затвердження, які дають документа юридичну силу.

Кожен документ можна розділити на 3 основні частини: заголовну частина (до неї входять реквізити, розташовані до тексту); основну частину (реквізити «текст» і «докладання»); оформляющую частина (реквізити, розташовані нижче тексту і приложения).

Реквізит «емблема организации».

Емблема підприємства — умовне (символічне) графічне зображення, зареєстрований установленому порядку. Як емблеми організації можна використовувати товарний знак, малюнок, абревіатура, комбіноване буквенно-графическое зображення тощо. п.

При кутовому розташуванні реквізитів емблема міститься у лівому верхньому розі, а при подовжньому (центрованном) — у середині верхню частину листа.

Реквізит «найменування организации».

Юридична особа, що є комерційної організацією, повинен мати фірмову найменування (стаття 54 Цивільного кодексу РФ).

Найменування організації пишеться згідно з найменуванням, зареєстрованим у установчих документах: статуті підприємства чи установчому договорі; свідоцтві Регистрационной палаты.

У найменуванні використовуються скорочення типу ТОВ (суспільство з обмеженою відповідальністю), ВАТ (відкрите товариство) тощо. п.

Реквізит «найменування організації» розташовується під реквізитом «емблема организации».

Реквізит «індекс підприємства зв’язку, поштову адресу, номер телефону, факсу, номер рахунки банке».

Сукупність переказаних у реквізиті даних є адресою предприятия.

На бланках для листів, факсів юридичну адресу проставляється друкарським способом чи з допомогою ПК.

Цей реквізит розташований у лівому верхньому розі під реквізитом «найменування організації» чи нижньому полі документа.

Реквізит «назва виду документа».

Реквізит «назва виду документа» мають в заголовної частини документа після реквізиту «найменування організації» і юридичної адреси і друкують прописними літерами від кордону лівого поля, наприклад, АКТ, СПРАВКА.

Цей реквізит одна із найважливіших і проставляється усім документах, крім листів і факсів. Для листів вказівку виду документа використовується лише наступного поєднанні: ГАРАНТІЙНЕ ПИСЬМО.

Назва виду документа дає загального уявлення про призначення документа, визначає склад. Його реквізитів, структуру тексту, ступінь обов’язковості виконання його требований.

Реквізит «дата».

Дата — один з основних реквізитів документа, які його юридичної чинності. Датою документа є: дата підписання (для наказів, листів, факсів, довідок); дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій); дата події, що у ньому зафіксовано (для протоколів, актов).

Усі дати документі: в заголовної частини, з тексту, в реквізитах «резолюція», «візи», «гриф затвердження» тощо. — оформляються цифровим способом у наступному послідовності: число (2 знака), місяць (2 знака), рік (2 знака). Наприклад, дату 6 квітня 1995 року варто оформляти 06.04.95.

За наявними тестами документів, містять відомості фінансового характеру, допускається застосувати словесно-цифровой спосіб оформлення дат, наприклад, 6 квітня 1995 р. Такий спосіб оформлення дати рекомендується використовувати також за листуванні з іншими діловими партнерами.

Більшість документів дата проставляється при завершенні оформлення документа. Дата вказується у верхній заголовної частини аркуша нижче реквізиту «назва виду документа» від кордону лівого поля.

Реквізит «індекс (№) документа».

Індексом є умовне позначення документа, присваиваемое йому при реєстрації (наприклад, порядковий номер).

Індекс (№) документа проставляється на вихідних, вхідних і розвитку внутрішніх документах фірми поруч із реквізитом «дата».

Порядкові номери з початку року в зростаючій послідовності проставляються на такі документи його, як протоколи, накази, акти, довідки, трудові контракти тощо. п., наприклад, № 1, № 2, № З… .

Номери комерційних контрактів мають подвійну нумерацію, наприклад, № 17/21, де 17 — порядковий номер документа лише у фірмі, а 21 — порядковий номер Основних напрямів в фирме-контрагенте.

Індекс (№) документа в листах складається з порядкового номери самого листи, індексу структурного підрозділи (чи індексу посадової особи), підготував документ, і номери справи з номенклатурі, у якому підшивається лист, например,.

№ 57/01−04: 57 — номер листи за журналом реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 — структурне підрозділ, 04 — номер справи в самісінький цьому подразделении.

Порядкові номери присвоюються окремо що входить і що виходить письмам.

Реквізит «посилання індекс і дату вхідного документа».

Місце при цьому реквізиту визначається лише з бланку для листів, факсів. Заповнюється він пройшов за оформленні листа-відповіді на ініціативне (отримане фірмою) письмо.

Дата і номер для посилання беруть із ініціативного листи і оформляються наступним образом:

На № 15/01−03 від 08.06.95.

Ця посилання допомагає фирме-контрагенту, що отримала лист-відповідь, швидко знайти копію ініціативного листи. Реквізит «посилання індекс і дату вхідного документа» розміщається від кордону лівого поля під реквізитами «дата» і «индекс».

Реквізит «гриф обмеження доступу до документа «.

Цей реквізит проставляють на документах, містять секретну чи конфіденційну информацию.

Реквізит міститься у правом верхньому розі документа вище реквізитів «адресат» і «гриф затвердження» і складається з слова (грифа) «Конфіденційно» чи «КТ» (комерційна таємниця). Під цим грифом необхідно проставити № примірника даного документа. Реквізит друкується без крапок і лапок після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля, например:

КТ.

Прим. № 2 или.

Конфиденциально.

Прим. № 1.

На документах державних підприємств, містять секретну інформацію, ставляться грифи «Таємно» і «Цілком секретно».

Реквізит «адресат».

Цей реквізит оформляється на листах, факсах і має вказівку поштового адреси одержувача (адресата).

Максимальний набір цього реквізиту складається з таких частин: найменування фірми в називному відмінку; посаду, прізвище і ініціали в давальному відмінку; поштовий адрес.

Например:

ВАТ «Сталкер».

Відділ рекламы.

Начальнику відділу пану Рогову А.В.

113 209, Москва.

Галявинка, 17.

Адресування може бути кілька іншого виду, например:

Директору.

ТОВ «Ера» пану Скорину И.В.

127 408, Москва.

Остоженка, 14.

Слово «пану» друкується в адресі скорочено «р.» Або «г-ну».

Якщо ж документ направляють у урядову установу, і навіть постійним адресатам — поштову адресу не указывается.

При адресуванні приватній особі спочатку вказується поштову адресу, потім прізвище і ініціали одержувача, например:

119 215, Москва.

Ордынка, 32, кв. 17.

Луніну П.В.

При адресуванні листів на кілька адрес слово «копія» перед адресатом не указывается.

Реквізит «адресат» друкується після 32 друкованих знаків від кордону лівого поля я правої верхню частину аркуша документа, не більше обмежувальних знаків углов.

Реквізит «гриф утверждения».

Затверджуються керівником, зазвичай, такі види документів: плани, звіти, інструкції, правила, деякі акти. Реквізит «гриф затвердження» має складатися з слова «УТВЕРЖДАЮ» (без лапок); найменування посади особи, що затвердив документ; його особистою підписи з розшифровуванням (ініціали, прізвище) і дати, например:

УТВЕРЖДАЮ.

Директор ЗАТ «Гранд».

Підпис П. Н. Климов.

01.03.95.

Нерідко гриф затвердження завіряється печаткою підприємства. Якщо документ стверджується рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження має складатися з слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви документа в називному відмінку, його дати й номери, например:

УТВЕРЖДЕНО.

Наказ директора АО.

25.03.95 № 6.

Реквізит «гриф затвердження» міститься у правом верхньому розі документа після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля.

Реквізит «резолюция».

Реквізит «резолюція» проставляється на вхідних й міністр внутрішніх документах, аналізованих керівництвом, у правій верхню частину документа. На листах, факсах резолюція розташовується між реквізитами «адресат» і «текст» першою аркуші документа.

Резолюція містить вказівок про у виконанні документа чи ставлення керівника до проблеми чи питанням, поставленим в документе.

Реквізит «резолюція» має включати: Ф. І. Про. виконавця (кому доручається виконання); зміст доручення (конкретні дії); термін виконання; особисту підпис керівника і дату подписания.

Якщо резолюції вказуються кілька виконавців, відповідальних виконання документа є обличчя, вказане першим, інші залучаються під час вирішення питання: як соисполнители. Зміст доручення в резолюції може бути так:

«Васильєвій О.Р. Відправити факс про згоду до 04.03.95»;

«Скорину А. В. Підготувати проект контракту до 01.05.95».

Іноді резолюцію поміщають не так на документі, але в прикріпленому щодо нього аркуші - дорученні Це небажано, т. До. у разі можлива втрата резолюції чи його замена.

Реквізит «заголовок».

Заголовок — стисле вищенаведене викладення основного сенсу тексту що складається документа. Заголовок повинен граматично узгоджуватися під назвою виду документа, відповідаючи питанням «що?» чи «чого?», наприклад «Наказ… про реорганізації АТ», «Журнал реєстрації вхідних документів». Заголовки таких Документів, як протокол, інструкція, акт, статут, договір, поєднуються в відмінку під назвою виду документа, наприклад, «Акт інвентаризації», «Протокол про засідання Ради директорів», «Договір аренды».

3aголовок розташовується після реквізитів «дата» і «індекс документа» від кордону лівого поля на друкарських бланках фірми для реквізиту «заголовок» встановлюються обмежувальні знаки.

Заголовок ні перевищувати двох рядків, например:

Про поставці вантажу за контрактом № 249/16.

Наявність заголовка рятує від необхідності читання документа повністю за його регистрации.

Допускається не вказувати заголовок на документах формату А5.

Реквізит «позначка про контроле».

Позначка про контроль позначається буквою «До» і наноситься рукою червоним фломастером чи спеціальним штампом на контрольованих за дорученням керівника документах. Реквізит «позначка про контроль» розташований лівому полі документа лише на рівні заголовка.

Реквізит «позначка про наявність приложений».

Якщо до документа є докладання, то документі ставиться позначка про їх наявності. Цей реквізит розташовується після тексту перед підписом від кордону лівого поля.

Якщо повне найменування додатку до документа згадується у тексті, то позначка про наявність докладання оформляється в скороченою форме:

Додаток: на 3 л. у два экз.

Якщо додатку до документа вказані з тексту, необхідна за позначці про додаток вказати повністю найменування документів, які входять у додаток, із кількості листів, і примірників, например:

Додаток: 1. Проект контракти з АТ «Траст» на 20 л. у два экз;

2. Список постачальників на 2 л. у два экз.

Якщо додатком до документа є документ із фотографією, то позначка про наявність докладання містить назва виду документа, нагадування про його додатку і кількість аркушів, например:

Додаток: Договір оренди від 21.10.95 № 8 і додаток щодо нього, всього на 15 л.

Якщо додаток до документа в єдиному примірнику, кількість примірників годі й указывать.

Якщо докладання сброшюрованы, кількість аркушів не вказують, например:

Додаток: Каталог «Weil» один экз.

Якщо додаток іде не все вказаних у документі адреси, оцінку про наявність докладання оформляють наступним образом:

Додаток: п’ять л. у два прим. у адрес.

Самі документы-приложения повинен мати всі необхідні реквізити: найменування виду документа, заголовок, дату, підпис. З іншого боку, на додатках у правому верхньому розі робиться позначка, яка вказує з його зв’язок із головною документом, например:

Додаток 1 до наказу директора ВАТ «ЭРА» від 01.04.95 № 17.

Реквізит «подпись».

Підпис — обов’язковий реквізит будь-якого документа, як службового, так і личного.

До складу реквізиту «підпис» входять: найменування посади особи, який підписав документ; особиста підпис; розшифровка підписи (ініціали і фамилия).

Например:

Директор підпис А. В. Рогов.

Посада особи, який підписав документ, вказується повністю, якщо документ оформлений не так на бланку, например:

Директор ЗАТ «РЕАЛ» підпис А.І. Смелов.

При оформлення документа на бланку організації посаду вказується скорочено, например:

Директор підпис А.І. Смелов.

Під час підписання документа кількома посадовими особами, складові частини реквізиту «підпис» мають послідовно друг під іншому в відповідність до займаній посадою, например:

Директор підпис І.Г. Орлов.

Головний бухгалтер підпис М. М. Зотова.

Під час підписання документа кількома особами рівними за посадою їх підписи розташовуються одному рівні, например:

Директор АТ «ДІЗ» Директор 000 «ГЭЗ».

підпис Г. К. Лан підпис І.В. Розов.

Якщо керівник, підпис якого передбачена, відсутня, документ може підписати його заступник або приватна особа, виконуюче його обов’язки. У цьому слід зазначити фактичну посада і прізвище особи, справді який підписав документ. Виправлення «І. про.» чи «Заст.» вносяться машинописним способом чи то з руки.

У документах, підготовлених комісією, вказуються не посади осіб, що склали документ, а розподіл обов’язків у складі комісії (голова, члени комісії). Документи колегіального органу (Ради засновників, загальних зборів учасників АТ) підписуються головою цього і секретарем.

Реквізит «підпис» проставляється після реквізитів «текст», «додаток» і друкується так: посаду вказується від кордону лівого поля; розшифровка підписи після 48 друкованих знаків від кордону лівого поля.

Реквізит «визы».

Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візою. Це необхідне перевірки доцільність чи своєчасності складання документа фахівцями підприємства. Реквізит «візи» включає у собі: посаду, особисту підпис визирующего, ініціали і прізвище, дату візування. Віза розташовується нижче реквізиту «підпис» від кордону лівого поля, например:

Юрисконсульт підпис Н.І. Власов.

06.06.95.

Якщо в визирующего є й зауваження і доповнення нині проектом документа, він оформляє їх у окремому листе.

На вихідних документах віза ставиться другою примірнику, наявному у фірмі. На внутрішніх документах фірми (наказах, розпорядженнях) віза може проставлятиметься першою экземпляре.

Реквізит «печать».

На документах, що засвідчують права фірми чи посадових осіб, фіксують факт витрати коштів і тих матеріальних цінностей, а також передбачених державними правовими актами, підпис відповідального особи мусить бути завірено печатью.

Відбиток друку проставляється в такий спосіб, що він захоплював частина найменування посади особи, який підписав документ, частину його особистої підпис був добре читаемым.

Відповідального за збереження і місце зберігання друку визначає керівник фирмы.

Реквізит «про завіренні копии».

Що стосується підписання керівником лише першого примірника документа інші посвідчуються секретарем-референтом.

Реквізит «позначка про завіренні копії» розташовується нижче реквізиту «подпись».

Позначка про завіренні копії включає: заверительную напис «вірно», найменування посади особи, що завірила копію, його особисту підпис з розшифровуванням (ініціали та прізвище) і дату запевняння, например:

Верно.

Референт підпис О. Л. Силин.

00.00.00.

При пересилання копії документа до іншої організацію чи видачі в руки заверительную підпис засвідчують печаткою. І тут копія має юридичної чинності оригинала.

Реквізит «прізвище музиканта, і номер його телефона».

Прізвище виконавця (упорядника) і номер його службового телефону мають на лицьової чи, за відсутності місця, на зворотному боці останнього аркуша документа у лівій нижньому розі після реквізитів «підпис», «візи», например:

Сєрова 236−01−26.

Цей реквізит дуже важливий для оперативного зв’язку про те, із кого складено документ, уточнення і роз’яснення порушених у документі вопросов.

Нижче прізвища виконавця за необхідності можуть указуватися перші літери імені Ілліча та прізвища друкарки, кількість віддрукованих примірників і дата друкування, например:

Петров 239−15−61.

КН 2 27.09.95.

Реквізит «позначка про виконання документи й напрямі їх у дело».

Якщо він виконаний, т. е. вирішено питання, поставлених ньому, на документі ставлять оцінку про виконанні й напрямі документа в дело.

Цей реквізит міститься у лівої частині першого аркуша документа нижче реквізиту «прізвище музиканта, і номер його телефона».

Позначка включає у собі: слова «до справи» і «номер справи», у якому зберігатися документ; посилання дату і номер документа, засвідчує про виконання (в разі її складання); стислі дані про виконання, якщо відсутня, якщо відсутня документ, який свідчить про виконання; підпис виконавця документи й дату проставления отметки.

Например:

У справу 01−05. Відправлено факс від 01.04.95 № 1218.

Логінов 02.04.95.

Реквізит «позначка про поступлении».

Позначка про вступ міститься у правої частині першого аркуша документи й складається з таких елементів: скороченого найменування підприємства, який отримав документ; дати надходження документи й його вхідного номери, например:

АТ «ЭРА».

Дата 03.01.95.

Вх. № 0001.

Оцінку про вступ проставляють автоматичним нумератором, що містить усі ці компоненти реквизита.

Накази з особистого составу.

Наказами з особового складу оформляються прийом, звільнення і переклад працівників підприємства. Укладання трудового контракти з працівниками не виключає видання наказу з особового складу про його зарахування працювати (стаття 18 КЗпП РФ).

Накази з особового складу групуються на окремий справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Оформляються накази з особового складу на бланках підприємства для внутрішніх документов.

Реквізит «заголовок до тексту» наказу з особового складу то, можливо оформлений так «Про прийомі працювати Зотова А.В.», «Про звільнення Гудкова Л.И.», «Про зміни штатів АТ» (якщо наказ стосується приймання й звільнення відразу кількох сотрудников).

Текст наказу ділиться на констатуючу і розпорядиться частини. У першій частини наказу можуть бути вказані причини його видання, наприклад, факти порушення трудовий дисципліни. По розсуду керівника фраза-констатація частина наказу може указываться.

Друга, распорядительная частина наказу, починається словами: «ПРИЗНАЧИТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ПЕРЕКАЗАТИ», які від кордону лівого поля. Після них, наступній рядком вказується прізвище працівника (прописними літерами), ім'я і по батькові (без скорочень), посаду, термін звільнення, призначення чи переказу; стаття КЗпП РФ (для звільнення). Під час прийому працювати вказується оклад працівника, вид прийому (стала чи тимчасова робота), з випробувальним терміном чи ні нього та його т. п.

Накази з особового складу можуть складатися на кількох співробітників незалежно від цього, приймаються на роботу чи звільняються. Такі накази складаються з кількох пунктів, кожен із яких стосується окремого сотрудника.

Тексти наказів з особового складу, зазвичай, однотипні і може представлені в формалізованому вигляді. Аналогічно можна скласти Наказ про звільнення, цього необхідно змінити: в реквізиті «заголовок» фразу «Про прийомі» на «Про звільнення… графу «вид прийому» на «причину звільнення»; графу «дата прийому» на «дату увольнения».

У графі «підставу» вказуються документи, які послужили причиною звільнення (заяву, доповідна чи пояснювальна записка) чи стаття КЗпП РФ, відповідна причини увольнения.

Накази про переведення в іншу посаду всередині підприємства також можуть представлені в формалізованому вигляді. І тут слід зазначити посаду і оклад, нове структурне підрозділ й посвідку перекладу. Якщо переклад тимчасовий, необхідно вказати його срок.

Накази з особового складу візуються юрисконсультом, заступником директора з кадрів або іншими посадовою особою, до обов’язків якого входить роботу з персоналом фирмы.

Накази з особового складу з’являються працівникові під розписку (стаття 18 КЗпП РФ). Позначка про ознайомлення з наказом проставляється нижче реквізитів «підпис» і «віза» самим працівником містить таке: «З наказом ознайомлений», підпис працівника і дату ознайомлення. Особливо необхідна ця позначка на наказах про звільнення, т. до. у разі виникнення трудових суперечок працівник вправі звернутися до суду в в місячний строк від часу ознайомлення з наказом (стаття 211 КЗпП РФ).

Накази з особового складу зберігаються 75 років (стаття 19 б «Переліку документів з термінів хранения»).

У процесі діяльності організації можуть видаватися інші накази по працювати з кадрами: про заохочення, стягнення, відпустках, тощо. буд. термін зберігання яких становить менше 3 року (стаття 19 в).

Такі накази мають індекс (№ 1 до, № 2 до…) і формуються в самостійне дело.

Щоб зменшити кількість ділових «паперів», видаваних за стандартними ситуацій, розроблено бланки, містять відразу кількох документів. Наприклад, під час оформлення відпустки заповнюється бланк відпускної записки на 1 аркуші, до складу якого заяву, розпорядження і розрахунок зарплати. Наказ про надання відпустки у разі не складається, т. до. записка про відпустці містить розпорядження керівника, і отже, діє приказа.

Письма.

Ділова листування — невід'ємне засіб зв’язку підприємства з зовнішніми організаціями. У багатьох фірм листи превалюють іншими документами. У листуванні можна назвати дві основні виду документів: листи і факсы.

Лист — узагальнену назву різних за змісту документів, пересланих по почте.

За вмістом та призначення листи може бути: инструкционные, гарантійні, інформаційні, рекламні, комерційні, рекламационные, листи-запити, письма-извещения, листи-запрошення, листи-відповіді і др.

Листи инструкционные (директивні) походять від державних чи муніципальних органів влади й управління утримують, зазвичай, рекомендації, вказівки, роз’яснення з питань звітності, податків екології і т.п.

Гарантійні листи містять гарантії оплати, термінів поставки чи якості продукции.

До інформаційним умовно ставляться листи, містять повідомлення, прохання, нагадування, предложения.

Рекламні листи містять рекламу, ціни запропонованих товарів, услуг.

Комерційні листи складаються під час укладання і виконання контрактів. Вони уявляють собою звернення покупців до продавців із проханням — дати докладну інформацію товари, послугах і/або направити пропозицію (оферту) про поставки товару, відповіді продавців, рекламації, відповіді рекламації, кредитні листи і т.п.

У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають відшкодування збитків, заподіяних через невиконання чи порушення умов контракту іншим боком (контрагентом). Рекламація повинен мати копії документів, що підтверджують такі факти. Оформляються подібні копії як додатку до основному документа (рекламации).

Під час укладання контрактів, із іноземними партнерами використовуються кредитні листи (L/C — Letter of credit), у яких продавець просить надати гарантійного листа зі Світового банку покупця з номером валютного розрахункового рахунки і гарантіями банку оплати покупцем товарів чи услуг.

У письмах-запросах підприємство просить роз’яснити будь-якої факт чи дію і спонукає фирму-контрагента (чи державну організацію) дати у відповідь письмо.

У окремих випадках складаються супровідні листи, коли спрямовуваний адресата основний документ має потребу пояснення. У супровідному листі вказується, із метою іде основний документ, що з нею необхідно зробити у які терміни. Якщо ж супровідні листи не несуть значеннєвий навантаження, їх складати не слід, т. до. у разі вони стають непотрібної формальностью.

Для складання листів, факсів, використовується спеціальний бланк для писем[2].

У листах, факсах назва виду документа не вказується. У заголовної основній частині листа друкуються такі реквізити: «дата», «номер (індекс)», «посилання номер і дату вхідного документа», коли лист є; «заголовок», викладений однієї фразой.

На листах мали бути зацікавленими правильно вказані складові реквізиту «адресат» (одержувача листи): фірма; структурне підрозділ, посаду; прізвище; поштову адресу получателя.

Якщо лист одного змісту іде кільком адресатам, спочатку вказується адресу основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо він спрямовується понад, ніж чотирьом адресатам, складається список розсилки, і кожен примірник вказується лише одне адресат, якому іде конкретний экземпляр.

Якщо лист направляють у доповнення до раніше посланому, у ньому слід зазначити номер і дату раніше посланого письма.

Текст листи може бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і повинні представлятися об'єктивно, проте боку викладеного питання мають висвітлюватися з достатньої повнотою, короткий і ясно.

Текст листи найчастіше складається з ввідна частини й основной.

У ввідна частини вказуються причини, які складання листи, супроводжувані посиланнями на факти, дати, документи, например:

«У зв’язку з тим, що з отриманні вантажу на станції „Марк“ 26.01.95 по накладної № 238 864 в справному вагоні з непорушеними пломбами вантажовідправника під час розтину ящиків і перевірці вмісту з участю представника … було встановлено недостача:… штук виробів на суму… (комерційний акт від 26.01.95 № 247)…».

В другій частині листи формулюється його головна мета (пропозицію, відмова, прохання, гарантія тощо. п.), например:

«З викладеного просимо протягом десяти банківських днів перерахувати цю суму на наш розрахунковий счет».

Залежно від призначення листи і зажадав від того ніж його автор хоче акцентувати увагу одержувача, можна використовувати інший порядок розташування логічних частин текста.

Більшість ділових листів характерна повторюваність одним і тієї ж оборотів, освоївши які можна скласти тексти різних писем.

Початок листи (факсу) може мати такі варіанти звернення: 1. «Шановний Ігорю Леонідовичу!»; 2. «Пане Зорін!»; 3. «Ігорю Леонідовичу!»; 4. «Шановний пане Зорін!»; 5. «Шановні добродії!» (вживається, коли невідомі імена одержувачів письма).

Потім доречні було б подяку: 6. «Ми обоє були будемо раді одержати Вашого листа»; 7. «Дуже дякую за факс від 04.06.95»; 8. «Підтверджуємо з вдячністю отримання Вашого письма».

Більшість листів тривають далі словами: 9. «У зв’язку з …»; 10. «Відповідно до контракту від … № …»; 11. «Відповідно до …» і т.д.

Якщо заголовної частини листа-відповіді заповнений реквізит «посилання номер і дату вхідного документа», то ми не слід повторювати посилання документ з тексту письма.

Залежно від теми листи (факсу) використовуються такі обороты:

Відправлення вантажу, документа 12. Відправляємо Вам… 13. Направляємо Вам… 14. Висилаємо Вам…

Нагадування 15. Нагадуємо Вам, що… 16. Після закінчення … терміну пропозицію нашої фірми втрачає силу.

Підтвердження 17. Концерн … підтверджує отримання … 18. Підтверджуємо, сто партія ТНС получена…

Оповіщення 19. Повідомляємо Вам, що… 20. Ставимо Вас до відома, що… 21. Сповіщаємо Вас, что…

Прохання 22. Будь ласка, повідомте… 23. Просимо оплатити протягом… банківських днів… 24. Ми будемо, якщо Вы…

Гарантія 25. Оплату гарантуємо. 26. Якість продукції наша фірма гарантирует.

Пропозиції 27. Ми раді запропонувати Вам… 28. Пропонуємо Вам… 29. Ми можемо рекомендувати… 30. Ми переконані, що ви заинтересуетесь…

Відмова 31. На жаль, Ваша прохання може бути задоволена з таких причин:… 32. На жаль, задовольнити вашу прохання найближчим часом ми можемо… 33. На жаль, ми можемо прийняти Ваша пропозицію из-за…

Попередження 34. Фірма залишає у себе право звернутися…, коли… 35. Затримка поставок можуть призвести до… 36. Дані Вами обіцянки, на жаль, вони не виконуються, тому ми вынуждены…

Запрошення 37. Просимо вжити що у… 38. Запрошуємо Вас… 39. Ми раді запросити Вас…

Листи зазвичай закінчують фразами: 40. «Сподіваємося, що наш прохання нічого очікувати для Вас скрутної»; 41. «Ми сподіваємося чинити успішний продовження співробітництва»; 42. «Ми сподіваємося на вашу зацікавленість у розширенні зв’язків»; 43. З уважением.

Листи з фінансових питань підписує керівник та головний бухгалтер фірми. Листи, дають будь-які гарантії, мають юридичні і фінансові наслідки, посвідчуються печаткою фирмы.

Ділова листування ділиться на частини: 44. вступники (вхідні) у будівельну фірму листи; 45. відправлені (вихідні) з фірми письма.

Доповідні записки.

Доповідна записка — документ, адресований керівнику підприємства (рідше — вищестоящому органу), у якому виклад якогось питання з висновками і предложениями.

Доповідна записка складається у разі потреби поставити керівника популярність про якісь фактах, подіях і може містити пропозиції упорядника по излагаемому вопросу.

Доповідна записка, адресована керівнику підприємства (внутрішня), може складена з допомогою ПК, машинописним чи рукописним способом.

Доповідна записка повинен мати заголовок до тексту, розкриває її зміст. У першій частині тексту викладаються факти чи події, які послужили приводом для написання доповідній записки. Друга частина повинна містити висновки і такі пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно зробити у зв’язку з викладеними фактами.

Внутрішні доповідних записок мають бути підписані упорядником (автором).

Доповідні записки (зовнішні), направлені на вищі органи, повинні підписані керівником предприятия.

Датою доповідній записки вважається дата її подписания,.

Доповідні записки по з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років (стаття 51 «Переліку типових документів, які виникають в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших. установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання». — М., 1989).

Резюме.

Резюме — документ, у якому стислі дані біографічного характеру, наданий обличчям при працевлаштуванні в комерційне підприємство, переважно у инофирму.

Резюме містить: назва виду документа; дату; вказівку прізвища; імені; по батькові; посади й поштового адреси претендента, телефону; текст і подпись.

Текст резюме складається з таких разделов:

. персональні данные;

. мета працевлаштування (яку саме роботу або посада хотів би отримати претендент);

. освіту (перерахування в зворотної хронологічної послідовності, починаючи з останнє місце учебы);

. досвід роботи (стисле опис характеру роботи із зазначенням посад і дат);

. додаткову інформацію (іноземні мови, конкретні навички, які стосуються професії, робота у громадські організації і т.д.);

. рекомендації (з прізвищами і телефонами).

Зразок особистого заявления.

Бухгалтерія Директору фирмы.

«Эталон».

Акимову И.Н.

ЗАЯВА 17.12.99.

Прошу звільнити мене посаді головного бухгалтера у зв’язку з переходом в іншу работу.

особиста підпис П.І. Громов.

Зразок наказу з особистого составу.

ТОВ «Схід» НАКАЗ 15.01.99 № 3-К р. Архангельськ з особистого составу.

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Іванова Петра Михайловича посаду головного менеджера з 01 01 2000 р., з окладом 1500 крб. на місяць, відповідно до контракту.

Підстава: контракт № 10 від 30.12.99.

З наказом ознайомлений: особиста підпис 31.12.99.

1.2. Сидорова Івана Івановича посаду головного механіка з 01.12.99, з окладом 1100 крб. на місяць, відповідно до контракту.

Підстава: контракт № 10 від 30.12.99.

З наказом ознайомлений: особиста підпис 31.12.99.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Головного економіста Кузнєцову Марію Петрівну посаду головного бухгалтера з 20.12.99.

Підстава: заяву Петрової Г. А., доповідну записку завідувача економічним відділом Єфімова В.С.

З наказом ознайомлений: особиста підпис 31.12.99.

3. УВОЛИТЬ:

Касира Петрову Інну Степанівну з 01 01 2000 р. за власним бажанням желанию.

Підстава: контракт № 10 від 30.12.99.

З наказом ознайомлений: особиста підпис 31.12.99.

Директор ТОВ «Схід» особиста підпис Г. Б. Иванов.

Зразок наказу по основний деятельности.

ТОВ «Схід» НАКАЗ 08.12.99 № 2 р. Васюки Об навчанні персоналу ТОВ «Восход».

З метою підвищення кваліфікації працівників фирмы ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Показати секретаря Іванову Ольгу Віталіївну на курси секретарівреферентів з 01.12.99 по 31.12.99.

2. Петрову Івану Васильовичу придбати відповідну літературу для бухгалтерии.

3. Головному бухгалтеру Васькову Миколі Миколайовичу брати участь у семінарі «Нове у бухгалтерському обліку», 22.12.99.

Контроль над виконанням покласти заступника відділу кадрів — Усова К.К.

Директор ТОВ «Схід» особиста підпис Г. Б. Иванов.

Іванова 44−44−44.

Зразок ініціативного комерційного письма.

АТ «Старт» 164 500, р. Северодвинск, Директору АТ «Вимпел» вул. Ломоносова, 120 пану Конєву А.Ф. тіл. 55−00−00 164 500, р. Северодвинск факс 55−00−00 вул. Вороніна, 6 р/сч 1 234 567 890 123 456 768 22.02.99 № 25/08−15.

Про укладення контракта.

Шановний пане Конев!

Пропонуємо Вам укласти контракт про поставки спортивного інвентарю фірми «Kettler». Направляємо Вам наші прайс-листи. З уважением, Директор АТ «Старт» особиста підпис Г. Б. Кобылин.

Петров 55−11−11.

Зразок відповідного комерційного письма.

АТ «Вимпел» 164 500, р. Северодвинск, Директору АТ «Старт» вул. Вороніна, 6 пану Кобылину Г. Б. тіл. 55−33−33 164 500, р. Северодвинск, факс 55−33−33 вул. Ломоносова, 120 р/сч 98 765 432 109 876 543 488 25.02.99 № 63/17−07 На № 25/08−15 від 22.02.99.

Про укладення контракта.

Шановний пане Кобылин!

З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа № 25/08−15 від 22.02.99, і приймаємо Ваша пропозицію укласти контракт про поставки спортивного інвентарю. Пропонуємо зустрітися 01.03.99 і підписати контракт. З уважением, Директор АТ «Вимпел» особиста підпис А. Ф. Конев Васильева 55−34−44.

Зразок доповідній записки.

Цех 55 Директору ПО «Севмашпредприятие».

Пашаеву А.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10 01 2000 № 12.

про відряджанні головного механіка Малыгина А.К.

Прошу відряджати головного механіка Малыгина О. К. м. СанктПетербург для укладання з фірмою «Аква».

Начальник цеху 55 особиста підпис А. Ф. Валов.

Іванова 6−30−33.

Зразок пояснювальній записки.

Цех 55 Директору ПО «Севмашпредприятие».

Пашаеву А.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15 01 2000.

про зриві підписання контракта.

Підписання контракти з фірмою «Аква» неможливо через відсутність генеральний директор. Нова дата підписання договору призначена на 25 01 2000.

Начальник цеху 55 особиста підпис А. Ф. Валов.

Іванова 6−30−33.

Зразок резюме.

РЕЗЮМЕ.

17 01 2000 Ф.И.О.: Трефилов Володимире Сергійовичу ДАТА І МІСЦЕ НАРОДЖЕННЯ: 15.07.77, р. Архангельськ АДРЕС: 163 500, р. Архангельськ, Тимме 6−55 СІМЕЙНА СТАНОВИЩЕ: Неодружений ОСВІТА: Незавершене вище ДОСВІД РОБОТИ: З 01.02.97 по 01.03.99 працював продавцем у відповідному відділі «Кодак» ДОДАТКОВІ ДАНІ: Ходжу на курси англійського языка.

Я б запропонувати свої послуг у ролі провідного фахівця по створенню комп’ютерною та відео реклами, організувати роботи з реалізації нових ідей у галузі комп’ютерної графіки і монтажу. Я маю досвіду у управлінні розробками програм, добре срабатываюсь з людьми.

У 1993 року випустив навчальних посібників «Практикум з програмування мовою Турбо-Паскаль». У 1994 року працював викладачем інфотехнології. За вимогою можу надати необхідні рекомендации.

З надією на взаємовигідне сотрудничество,.

особиста підпис В. С. Трефилов.

РЕЗЮМЕ.

02 10 2000 Ф.И.О.: Тищенко Дмитро Анатолійович ДАТА І МІСЦЕ НАРОДЖЕННЯ: 12.06.79, р. Северодвинск АДРЕС: 164 500, р. Северодвинск, вул. Макаренка 22−52, тіл. (81 842) 52−40−93,.

Е-mail: [email protected], [email protected] СІМЕЙНА СТАНОВИЩЕ: Неодружений ОСВІТА: Незавершене вище ДОСВІД РОБОТИ: Нині навчаюся на IV курсі АГТУ по специальности.

«Менеджмент» заочного факультету; працював викладачем комп’ютерного класу у суспільстві «Знання». ДОДАТКОВІ ДАНІ: Закінчив курси англійського языка.

Я маю досвід роботи з численними комп’ютерними програмами. Основні їх — MS Windows 9x, MS Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook, FineReader, різні мультимедійні програми. Маю доступом до мережі Интернет.

За вимогою можу надати необхідні рекомендации.

З надією на взаємовигідне сотрудничество,.

Д.А. Тищенко.

Запровадження 1.

Вимоги до бланків документів підприємства 1.

Загальні Правила оформлення управлінських документів. 2.

Накази з особового складу 8.

Листи 9.

Доповідні записки 12.

Резюме 12.

Зразок особистого заяви 13.

Зразок наказу з особового складу 14.

Зразок наказу по основний діяльності 15.

Зразок ініціативного комерційного листи 16.

Зразок відповідного комерційного листи 17.

Зразок доповідній записки 18.

Зразок пояснювальній записки 19.

Зразок резюме 20.

Список використовуваної літератури: 22.

Список використовуваної литературы:

Стенюков М. В. «Документи. Діловодство.» — М. «Пріор», 1997. — 144 з. Зразок резюме РЕЗЮМЕ.

17 01 2000 Ф.И.О.: Трефилов Володимире Сергійовичу ДАТА І МІСЦЕ НАРОДЖЕННЯ: 15.07.77, р. Архангельськ АДРЕС: 163 500, р. Архангельськ, Тимме 6−55 СІМЕЙНА СТАНОВИЩЕ: Неодружений, маю 10 дітей ОСВІТА: Незавершене вище ДОСВІД РОБОТИ: З 01.02.97 по 01.03.99 працював шевцем у фірмі «Каблучок», з 01.04.99 по 31.12.99 — медбрат в «швидкої допомоги» ДОДАТКОВІ ДАНІ: Ходжу на курси івриту, бухгалтерів, секретарівреферентів, в гурток юного натураліста, соціальній та басейн і танці. Потихеньку освоюю вирощування кактусів за домашніх умов. У досконало володію велосипедом.

Я б запропонувати свої послуг у ролі врача-проктолога. Запропонувати нові театральні ідеї у цій сфері медицини. Я великий самостійний досвіду у цій галузі, чудово срабатываюсь з людьми і пацієнтами, маю лише позитивні отзывы.

У 1999 у видавництві «Медицина» випустив навчальних посібників «Сам собі проктолог». Видання користується величезною зацікавленістю серед населення. Готуються до випуску такі видання: «Домашній проктолог», «Проктология і ми», «Проктология — моя судьба».

З надією на взаємовигідне сотрудничество,.

особиста підпис В. С. Трефилов.

———————————;

[1] Номери реквізитів дано по ГОСТ 6.38−90.

[2] Другий примірник (копія) вихідного листи друкується не так на бланке.