Обов'язки секретаря

Міністерство освіти й науки України.

Тернопільський державний технічний універститет.

імені Івана Пулюя.

Реферат на тему:

Обов’язки секретаря.

Підготував: ст. грн. МВ-ІІІ.

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченка Т.О.

Тернополі- 2000.

Зміст.

. Трохи із історії.. Можливості секретаря-референта.. Основні функції секретаря.. Сучасні вимоги.. Класифікація секретарів.. Обов «язки.. Висновок.

1. Трохи із історії.

Секретарі із «явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А сам секретарі із довірених осіб королів, царів, герцогів й перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І лише у 18-ти століття із «явилися жінкисекретарі.

2. Можливості секретаря-референта.

Секретар це обличчя фірми. Він перший, із кім стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, із кім зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не лише престиж фірми, в якій він трудитися, але й годиною й успіх партнерів й клієнтів фірми.

Секретар винен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко й кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти й із достоїнством вирішувати запитання у межах своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справ, що дозволяє вільно виходити із скрутних ситацій, зокрема, не бачити й не проти того, чого не треба бачити чи чути. Секретар завжди винен бути на насторожі й в курсі багатьох справ: вести роботу із документами, брати доля в проведенні ділових зустрічей й переговорів, відповідати на телефонні дзвінки й сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Алі іноді доводитися робити й разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі й так далі.

Через секретаря здійснюється зв «язок керівника із підлеглими й зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в зграбному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів й навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, то й специфічні знання, котрі можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

. знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченню фірми й безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп «ютер, телефон, факс, ксерокс);. знання, заговорили українською у «язані із основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою й зовнішніми зв «язками; знання правових актів й додатків, що регламентують роботу фірми й її співробітників;. знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми й її адміністрації; смердоті необхідні секретареві при підготовці нарад й прийомі відвідувачів, при діловій переписці й ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар винен володіти наступними якостями:

. матір професійний імідж;. добро володіти мовою й листом;. володіти хорошою пам «яттю;. добро орієнтуватися у часі;. тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;. уміти красиво оформляти звіти, вести ділову листування керівника;. освоювати розробки новітніх комп «ютерних програм для офісу;. бути енергійним, проявляти ініціативу;. швидко знаходити взаєморозуміння із колегами й клієнтами;. підгримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;. контролювати фінанси офісу;. бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, котрі займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов «язку входити відповідати на запитання, зустрічати й проводжати гостей й клієнтів. На цій посаді необов «язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися й акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посаду інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посаду OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посаду PERSONAL SEKRETARY помічник генеральний директор чи президента. У цьому випадку дівчина працює лише однієї шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, то й на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості. Такий секретар винен бути не лише виконавцем, але й й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Алі й це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери…

Специфіка й складність роботи секретаря заговорили українською у «язана із тім, що вона завжди на очах, в центрі спілкування із керівництвом, колегами, клієнтами. Він як бі безліччю ниточок зв «язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем й її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива й не замінима.

Обов «язки.

Без особливого роду знань, умінь й навичок секретареві не впоратися зі своїми обов «язками. На обов «язки входить:

. облік, реєстрація, розгляд й підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;. оформлення (до того числі друкування) й розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, й т. п.;. підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень й інших документів;. оформлення протоколів розсилок виписок із них;. аналіз довідок й доповідей структурних підрозділів із висновками й пропозиціями по них;. підготовка й своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів й із «їздів;. прийом й реєстрація заяв, пропозицій й скарг від громадян;. організація прийомів відвідувачів;. прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах й розсилка поступаючої, вихідної й внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи із документами в обов «язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника; 2. підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад; 3. організація прийому працівників й відвідувачів; 4. телефонне обслуговування; 5. підготовка відряджень; 6. організація презентацій й спеціальних прийомів гостей; 7. стенографування; 8. контролю над святковими й ювілейними датами; 9. обробка пошти; 10. машинописні роботи; 11. збір ділової інформації й її реферування по завданню директора; 12. збір матеріалів для доповідей й мов керівника; 13. ведення табеля обліку робочого години й т.д.

Перераховані службові обов «язки можуть бути обмежені й доповнені іншими. Алі й приведень перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв «язку із чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності й культури роботи секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача години, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам «ятовувати заподіяння. Оцінювати й ухвалювати швидкі й вірні рішення.

3. Висновок.

Пам «ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особини, в структурному підрозділі якого ві працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні запитання: Коли треба зробити? як? Колі? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності й все вже були наготові. Якщо ві цілеспрямована й організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні із оточуючими й приваблива, то професія секретар чекає вас.

Перелік посилань.

При написанні реферату використовувались найновіші дані із комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки Національного університету «Києво-Могилянська академія «за адресою: internet Також використовувались дані із інших цифрових бібліотек.

Лізогуб Олег У межах проекту «Працюй головою» Е-mail: [email protected].