Первинний, аналітичний та синтетичний облік грошових коштів

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05ю1995 року № 88. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.

Документування грошових коштів регламентуються наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 за № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Наказом визначено форми первинних документів з обліку касових операцій:

• · форма № КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
• · форма № КО-2 «Видатковий касовий ордер»;
• · форма № КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
• · форма № КО-4 «Касова книга».

На ТОВ «Відродження» касир приймає готівку за прибутковим касовим ордером (див. дод. В), які заповнюються бухгалтером і реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, де їм присвоюються порядкові номери. Перелік касових операцій, що оформляються прибутковим касовим ордером, (див. табл. 2.7.).

Виписаний ордер підписується головним бухгалтером і передається касиру, який приймає гроші в касу. Касир перевіряє правильність заповнення ордера та приймає готівку в касу. У момент оприбуткування коштів він реєструє прибутковий касовий ордер у касовій книзі, вказуючи, від кого і за що прийняті гроші та суму надходження. Особі, що здала гроші, видається квитанція до прибуткового касового ордера з печаткою підприємства, завірена підписами головного бухгалтера та касира [6].

Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек, на основі якого також випускається прибутковий касовий ордер.

Таблиця 2.7 Касові операції, що оформляються прибутковим касовим ордером.

Видача готівки з каси на ТОВ «Відродження» здійснюється на підставі видаткових касових ордерів (Додаток Г), які виписуються бухгалтером і попередньо реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. На додаток до ордера можуть оформлятись інші належно оформлені документи, за якими здійснюються видача готівки: платіжні відомості, розрахунково-платіжні відомості тощо. На загальну суму виплачених за відомостями грошей складається видатковий касовий ордер. Після завершення операцій видачі коштів за відомостями він візується керівником та головним бухгалтером підприємства (або іншими уповноваженими особами). [25].

Видаткові касові ордери оформлюються на підставі наступних документів (див. табл. 2.8).

Таблиця 2.8 Документи, які є підставою для оформлення видаткових касових ордерів.

Якщо видача грошових коштів здійснюється на підставі видаткового касового ордера, то особа, яка їх отримує, повинна мати паспорт або документ, що його заміняє, і має внести реквізити з документа у спеціальний рядок видаткового касового ордера. У момент здійснення операції видачі грошей ордер реєструється в касовій книзі. Гроші за касовими ордерами видаються й оприбутковуються лише в день їх …

Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження, на підприємстві здійснюється в день отримання коштів у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей. Про їх витрачання підзвітні особи повинні відзвітуватись:

• · за кошти, отримані для придбання товарів і послуг, — не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;
• · за кошти, отримані для відрядження, — у триденний термін після повернення з відрядження.

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об’яви на внесок готівкою.

Інвентаризація каси на ТОВ «Відродження» проводиться з метою контролю наявності готівкових грошових коштів підприємства. При цьому виявляється відповідність залишків коштів та грошових документів з даними за записами касира.

При проведені інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, додає до нього всі документи, які підтверджують оприбуткування та виплату коштів, надає розписку про те, що всі операції відповідним чином відображені в касовій книзі на підставі первинних документів, та надає для перевірки готівкові кошти та інші цінності, що зберігаються в касі.

Інвентаризаційна комісія перераховує покупюрно гроші та перевіряє наявність цінних паперів та бланків суворої звітності, які зберігаються в касі, та складає Акт інвентаризації. В акті вказується фактичний залишок готівки та залишок за даними касової книги. При цьому звіряється правильність виведення та перенесення залишку на початок дня та використання касиром лише прибуткових та видаткових касових ордерів, складених бухгалтером та зареєстрованих у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються в касу, а недостачі утримуються з винної особи. При цьому складаються такі облікові записи:

1. На суму виявленого надлишку:

Дебет 30 «Каса»;

Кредит 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

2. На суму виявлених нестач:

Дебет 947 «Нестачі і витрати від псування цінностей».

Кредит 30 «Каса».

3. На суму нестач, віднесених на матеріально відповідальну особу:

Дебет 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

Кредит 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Документування операцій на рахунках в банку здійснюється з використанням платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, розрахункових чеків, векселів, акредитивів.

Найбільш поширеним документом, який використовується для проведення операцій на поточних рахунках, є платіжне доручення. Платіжне доручення подається в банк платником — власником рахунка. Воно містить доручення перерахувати вказану суму з рахунка платника на рахунок одержувача коштів. Платіжне доручення використовується для сплати податків, платежів у фонди, оплати рахунків постачальникам тощо. Схема документообігу при розрахунках платіжними дорученнями (див. табл. 2.9).

Усі здійснені на рахунках операції банк реєструє у виписці з рахунка, до якої додаються виправдані документи про проведені операції. Банк подає копії первинних документів платників (другий примірник) з відміткою банку про дату перерахування коштів з рахунка. Виписка є реєстром аналітичного обліку банківських операцій. У ній вказується: дата попереднього руху, залишок на рахунку на початок дня, надходження коштів за банківський день на рахунок клієнта, здійснені ним виплати та залишок на кінець дня. У випадку надходження коштів на рахунок підприємства до виписки додається реєстр документів, за якими кошти були зараховані на рахунок.

Одержана з банку виписка підлягає обробці на підприємстві. У першу чергу перевіряється обґрунтованість віднесення банком сум на рахунок та списання з рахунка, відповідність сум списання та надходження укладеним документам та угодам. Бухгалтером також проставляється кореспонденція рахунків за окремими операціями. Суми за кредитом рахунка заносяться за кожною випискою в облікові регістри.

Залежно від ступеня деталізації облікової інформації всі рахунки, які використовуються підприємством, можна поділити на дві групи:

I. Рахунки першого і другого порядків на яких відображаються узагальнені об'єкти обліку — синтетичні рахунки.

II. Рахунки третього порядку, на яких відображаються деталізовані на субрахунках об'єкти обліку — аналітичні рахунки.

Вказане групування вказує ступінь узагальнення облікових даних. На синтетичних рахунках він є значно вищим, ніж на аналітичних.

Синтетичні рахунки — рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп господарських засобів та джерел їх утворення (капіталу та зобов’язань), господарських процесів та їх результатів у грошовому виразі [11].

Однак для прийняття рішень керівниками різних рівнів підприємства потрібна більш деталізована інформація про стан активів та зобов’язань, їх зміни, розміри доходів і витрат за окремими видами продукції тощо. Таку інформацію отримують з аналітичних рахунків, що використовуються для обліку окремих деталізованих об'єктів.

Аналітичні рахунки — рахунки, призначені для обліку деталізованих засобів, джерел їх утворення та господарських процесів.

Аналітичні рахунки дають усю потрібну інформацію про наявність об'єкта обліку на початок звітного періоду, зміни, що відбуваються з ним під впливом господарських операцій, та його залишок на кінець звітного періоду.

Між аналітичними рахунками та субрахунками (синтетичними рахунками) існує тісний взаємозв'язок. Сума залишків на початок періоду на аналітичних рахунках дорівнює залишкам на синтетичному рахунку; сума оборотів на аналітичних рахунках дорівнює оборотам на синтетичному рахунку; сума залишків на кінець періоду на аналітичних рахунках дорівнює залишку на синтетичних рахунках та субрахунках використовують оборотні відомості синтетичного обліку [18].

Облік наявності та руху готівкових грошових коштів ведеться на рахунку 30 «Каса», він має такі субрахунки:

• 301 «Каса в національній валюті»;
• 302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 30 «Каса» відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів з каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки:

• 303 «Операційна каса в національній валюті»
• 304 «Операційна каса в іноземній валюті» .

Аналітичний облік може вестися за кожною операційною касою або касиром, що забезпечує реалізацію функції збереження майна власника, а також за видами валют. Найбільш достовірний аналітичний облік ведеться у звіті касира, де відображається кожна господарська операція з руху грошових коштів у касі.

Аналітичний облік касових операцій ведеться у «Картці аналітичного обліку готівкових операцій», яка призначена для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів коштів (окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду). Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира. Регістром синтетичного обліку касових операцій є «Накопичувальна відомість за касовими операціями» — меморіальний ордер 1[12] (див. дод. И).

Кореспонденція рахунків за операціями з обліку готівки Рахунок 31 «Рахунки в банках» призначений для обліку наявності та руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках у банку, і які можуть бути використані для поточних операцій. Він активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів — грошових коштів і має такі субрахунки: 311 «Поточні рахунки в національній валюті» ;

• 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті» ;
• 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» ;
• 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» .

Аналітичний облік за рахунком 31 «Рахунки в банках» може вестися за видами рахунків, відкритих у банківських установах. Він повинен надавати можливість щоденно визначати залишки грошових коштів на рахунках в банках, їх рух за певний період, виявляти накопичення грошових коштів понад мінімальної потреби для розміщення його у високоліквідних активах.

Субрахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті» призначений для обліку коштів у національній валюті, які знаходяться на поточному рахунку в банку. Субрахунки 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті» та 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» призначені для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів в іноземній валюті. На субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» обліковується рух коштів, які знаходяться в акредитивах, на особових рахунках із вантажообігу та в чекових книжках [21].

Відображення на рахунках бухгалтерського обліку основних операцій з руху грошових коштів на поточних рахунках наведено в табл. 2.10. [9].

Таблиця 2.10 Кореспонденція рахунків з обліку коштів на поточних рахунках у банку

Рахунок 33 «Інші кошти» призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових документів (у національній та іноземній валюті) та про кошти в дорозі. облік грошовий кошти фінанси Рахунок 33 «Інші кошти» має такі субрахунки:

• 331 «Грошові документи в національній валюті» ;
• 332 «Грошові документи в іноземній валюті» ;
• 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валют;»
• 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті» .

За дебетом рахунку 33 «Інші кошти» відображається надходження грошових документів до каси підприємства та коштів у дорозі, за кредитомвибуття грошових документів і списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки. Грошові документи обліковуються на субрахунках 331 «Грошові документи в національній валюті» та 332 «Грошові документи в іноземній валюті» за їх номінальною вартістю.

Аналітичний облік ведеться за видами грошових документів. На субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті» обліковуються грошові кошти (переважно грошова виручка), внесені до кас банків, ощадних кас чи кас поштових відділень для зарахування на рахунки в банку, але ще не зараховані за призначенням, а також кошти, перераховані з поточних рахунків на міжбанківський валютний ринок для придбання (продажу) іноземної валюти. За дебетом цих рахунків відображаються здані до банку (перераховані на міжбанківський валютний ринок) суми, за кредитом — суми, зараховані на поточні рахунки [12].

Аналітичний облік грошових коштів у дорозі може вестися в розрізі відділень зв’язку та інших установ (організацій), які прийняли перекази за кожним первинним документом, який підтверджує здавання грошових сум [27].

Кореспонденція рахунків з обліку інших коштів.