Удосконалення ведення обліку запасів із застосуванням новітніх технологій

Виробничі запаси складають значну частину вартості майна підприємства, а витрати матеріальних ресурсів в деяких галузях досягають 90% і більш в собівартості продукції. Тому посилення ролі бухгалтерського обліку в контролі за станом виробничих запасів і раціональним їх використанням робить істотний вплив на рентабельність підприємства і його фінансового положення.

Основним напрямом підвищення ефективності використання виробничих запасів є впровадження ресурсозберігаючих, маловідходних і безвідходних технологій. Раціональне використання запасів залежить також від повноти збору і використання відходів і обгрунтованої їх оцінки. Істотне значення для збереження виробничих запасів має наявність технічно оснащених складських приміщень з сучасними високо вимірювальними приладами і пристроями, що дозволяють механізувати і автоматизувати складські операції і складський облік [26].

Істотно поліпшити облік виробничих запасів можна, удосконалюючи вживані документи і облікові регістри, тобто ширше використовуючи накопичувальні документи (лімітно-забірні і комплектування карти, відомості і ін.), попередню виписку документів по руху матеріалів і оперативних документів на ЕОМ, картки складського обліку як витратний документ по відпущених матеріалах (без документальну систему оформлення витрати матеріалів).

Збір і реєстрація оперативних фактів, матеріально-виробничих запасів, що підлягають обліку. Щоб уникнути помилок і порушень, властивих даній підсистемі, в управлінні доцільно давати детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу і інш.) про порядок і терміни реєстрації даних на носієві. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належного виконання виконавцями своїх обовязків. Контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації і інш.) також знижують ризик неефективної системи збору і реєстрації оперативного факту [29].

Масив первинної облікової документації. Вдосконалення даної підсистеми має на увазі досягнення наступної мети: всі документи, підтверджуючі здійснення господарської операції, повинні мати юридичну силу. Серед заходів, сприяючих підвищенню ефективності цієї підсистеми, слід виділити наступне. В першу чергу використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

• -створення графіків документообігу і доведення до виконавців їх функцій при створенні і перевірці первинного документа;
• -видання розпорядливої документації за визначенням кола осіб, що відповідають за здійснення тієї або іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;
• -контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (ставлення в обовязок бухгалтера, що робить обробку документа, цій функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);
• -перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства в частині оформлення документації.

Організація роботи з документацією. Як і у всіх інших підсистемах, створення графіків документообігу і доведення їх до виконавців істотний крок в плані оптимізації системи організації роботи з документами. Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення низки заходів щодо їх запобігання. Зокрема, службам, відповідальним за здійснення господарських операцій з іншими підприємствами, необхідно давати чіткі інструкції на те, якою має бути документація, що приймається ними від інших організацій. Це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює із сторонніми фірмами або має справу з документами, що поступають, в якому мають бути прописані:

• -комплектність документації (правильність оформлення документів);
• -терміни надання документації;
• -відповідальність за невчасне або неповне представлення первинної документації.

На стадії реєстрації документів в облікових регістрах, щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод службових записок — свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, що описує порядок бухгалтерської обробки того або іншого документа. У службовій записці повинно бути визначено:

• -який оперативний факт відображає той або інший оброблюваний первинний документ;
• -яка інформація повинна міститися в правильно заповненому документі;

— яку бухгалтерську проводку, в якому обліковому регістрі і в який термін слід виконати на підставі цього документа. Крім того, ризик неповного віддзеркалення документів в облікових регістрах знижують крізна нумерація (переважно попередня або автоматична) і централізована реєстрація документів, що поступають.

У плані організації зберігання документів доцільне використання графіків документообігу і посадових інструкцій, а також підвищення статусу архівної служби при організації роботи з переданими в архів документами (шляхом видання відповідних положень про організацію архівної служби на підприємстві). При використанні документів в поточній роботі керівництву підприємства слід забезпечити правильну організацію доступу до первинних документів. При використанні автоматизованої системи обробки даних, доцільний буде правильний доступ до даних буде через систему паролів.

Середовище функціонування обліку матеріально-виробничих запасів. Середовище, в якому працює облік матеріально-виробничих запасів, чинник обєктивний, проте в підприємства є реальні можливості удосконалити деякі внутрішні чинники, що впливають на організацію обліку матеріально-виробничих запасів. Для цього удосконалення обліку має бути встановлено проблемою, що вимагає рішення. Керівництво може реально вплинути на оптимізацію обліку матеріально-виробничих запасів через побудову автоматизованої системи обліку (у тому числі первинного). Повністю автоматизована система обліку практично усуває ризик помилок при прийнятті, вибутті і інвентаризації матеріальних цінностей.

Типові помилки і порушення, властиві неефективно функціонуючій системі організації обліку матеріально-виробничих запасів, дозволяє зробити висновок про те, що більшість порушень неможливо виправити непомітно, і оптимальним способом їх виправлення є переоформлення документації або внесення виправлення в первинний документ. Кращий спосіб уникнути помилок і порушень здійснення організаційних заходів, направлених на підвищення достовірності і оперативності обліку матеріально-виробничих запасів. При цьому, найефективнішим заходом є комплексна автоматизація підприємства, при якій всі бізнес процеси неминуче формалізуються, уніфікуються і стандартизуються, що якісно підвищує рівень організації обліку матеріально-виробничих запасів.

Вдосконалення обліку і контролю наявності і руху матеріальних ресурсів на підприємстві повинне здійснюватися по декількох напрямах. Необхідно спрощувати оформлення операцій з оприбуткування і витрачання товарно-матеріальних цінностей. Відпустка матеріалів у виробництво, де це доцільно, можна оформляти на підставі встановленого ліміту безпосередньо в картках складського обліку, передбачивши в них підпис особи, одержуючої цінності. Також можна на картках складського обліку виробляти і внутрішнє переміщення матеріалів. Спрощує облік і підвищує контроль за використанням матеріалів відпустка їх по відомостях комплектувань.

В умовах використання сучасної обчислювальної техніки можна відмовитися від ведення карток складського обліку, замінивши їх машинограмою сортовою оборотною відомістю або дискетою. При веденні карток за допомогою технічних засобів всі дані про рух матеріалів на складі одночасно фіксуються на технічних носіях інформації. На їх підставі обчислювальною установкою видаються відповідні машинограми по руху цінностей.

Виходячи з вимог ринкової економіки, необхідно удосконалювати методологію організації бухгалтерського обліку матеріальних ресурсів. До теперішнього часу серед економістів відсутня єдина думка по організації обліку тари. Вона залежно від вартості може враховуватися або у складі виробничих запасів, або основних засобів. При такій організації обліку не дотримується принцип класифікації засобів за призначенням.

Важливе значення в збереженні матеріалів має ретельне і своєчасне проведення інвентаризацій, контрольних і вибіркових перевірок. Вирішення цих проблем допоможе налагодити дієвіший, стандартизований і менш трудомісткий облік і контроль за наявністю, рухом і використанням матеріальних ресурсів, а також досягти їх економії [22].