Участь секретаря у підготовці й проведенні нарад

Нарада — один із найвідповідальніших і трудомістких елементів у роботі керівника. Вітчизняна практика свідчить про те, що активна і дійова участь секретаря у підготовці й проведенні наради є скоріше винятком, ніж правилом. Між тим закордонний досвід не залишає сумнівів у тому, що значна частина роботи з підготовки і проведення нарад може бути виконана секретарем.

Основна мета секретаря під час підготовки і проведення нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог його учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.

Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:

• • скласти згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомити їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об’яви, запрошення та ін.);
• • здійснювати контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;
• • зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про кількість тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;
• • підібрати для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назва й адреса організацій та ін.);
• • підготувати ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);
• • вести протокол наради;
• • виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;
• • оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;
• • встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.