Использование електронної пошти, Internet, та інших систем з метою раціоналізації документооборота

року міністерство освіти РФ.

Державний Університет Управления.

Інститут інформаційних систем управления.

Кафедра Документоведения і Документационного Забезпечення Управления.

Курсової проект на тему:

«Використання електронної пошти, Internet, та інших систем з метою раціоналізації документооборота».

Виконав студент групи ДиДОУ II-1.

С.Г.Бежанишвили.

Перевірили к.и.н., доцент А. В. Пшенко ст.преп. Л. А Доронина.

Москва.

Содержание Содержание 2 Запровадження 3 Огляд літератури 4 Класифікація коштів електронного документообігу, 7 Принципи технології електронного документообігу. 9 Системи управління документообігом з урахуванням web-технологій 12 Використання електронної пошти. 17 Система корпоративного електронного архіву. 18 Список літератури 20.

Завдання накопичення, оброблення і поширення інформації стояла перед людством всіх етапах його розвитку. Протягом тривалого часу основними інструментами її розв’язання були мозок, язик, і слух людини. Перше кардинальна зміна сталося із настанням писемності, та був — з винаходом друкарства. Наступний прорив у інформаційного обміну стався з приходом електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМ їх як великі автоматичні арифмометри. Принципово новий крок було здійснено, як від застосування ЕОМ на вирішення окремих завдань перейшли до використанню для комплексної автоматизації тих чи інших закінчених ділянок діяльності із переробки информации.

Серед перших прикладів подібного системного застосування ЕОМ у світовому практиці були адміністративні системи обробки даних. Принаймні свого її подальшого розвитку адміністративні системи обробки даних переростають в автоматизовані системи управління відповідними об'єктами, де, зазвичай, кілька ЕОМ об'єднують в обчислювальний комплекс.

Перші проекти застосування комп’ютерних коштів як допоміжне, бо як основний елемент системи документообігу, з’явилися торік у початку 80ых років. Тоді каменем спотикання їх розвитку стали недостатній рівень розвитку матеріально-технічної бази й відсутність чітких стандартів на електронні документы.

У 90ые роки, у зв’язку з швидкісним розвитком обчислювальної техніки, з’явилися системи управління документообігом, побудовані за принципом «клієнт-сервер », пристосовані до роботи на рамках невеличкий локальної мережі. Паралельно, йшло розвиток всесвітньої комп’ютерну мережу Internet. На середину 90ых років можливим використовувати їх у цілях створення принципово нових системам управління документооборотом.

Огляд литературы.

Пошук літератури з цієї темі був у значною мірою утруднений. Через технологічного відставання Росії описуваному питання було присвячено невелика кількість публікацій. Основою вихідної інформацією з’явилися статті з періодичної літератури, присвяченій інформаційним технологиям.

Першим розглянутим джерелом були «Методичні рекомендації на основі ГОСТ 6.30−97 ». У розділі 8.4, що стосується використанню Internet, подано інформацію у тому, що таке електронне повідомлення, електронна пошта, та інші базові поняття. Розділ відрізняється лаконічністю описи питання використання Internet, мінімум наданої інформації свідчить, зараз написання Держстандарту не розглядалося широке використання електронних коштів документообігу. У описі формування адреси є деяка неоднозначність. Написано: «Адреса у системі електронної пошти складається з імені електронного поштової скриньки, яке зазвичай збігаються з реєстраційним номером користувача, і домену, який описує місце комп’ютер чи локальну систему, де цей поштову скриньку перебуває. «Першої неточністю і те, що адресу вибирається абонентом незалежно від реєстраційного номери, більше, їх збіг є вразливим місцем з погляду безпеки інформації. Друга неточність у тому, що, по-перше, не кожен домен визначає фізичне становище серверу (це стосується доменами першого рівня COM, ORG тощо.), і, по-друге — місце розташування користувача не залежить від розташування серверу. Загалом, враження щодо книжки позитивне, та її цінність, як і цінність будь-якого набору визначень, з практичної погляду минимальна.

Другим ймовірним джерелом виявився підручник «Організація роботи з документами ». У розділі про автоматизації діловодства дана класифікація коштів автоматизації з описами особливостей і можливостей. За інших розділах коротко описуються технології електронної пошти, гіпертексту, побудови комп’ютерних сетей.

Більше об'ємними та змістовнішими об'єктами, відібраними у пошуку, стали статті зі спеціальних виданнях, присвячених комп’ютерних технологій. Багато них мають одну велику загальна вада — надмірність інформації комерційного характеру щодо використання в ролі джерел матеріали західних періодичних видань. Кожну излагаемую думку автори статей вважають належним підтвердити двома-трьома посиланнями на дані экспертов.

Найповніші і конкретне проблема трапилося у статті «Системи управління документами з урахуванням web-технологій », що у журналі Computer Week #07 «97. Стаття докладно описує справи, визначаючи переваги та недоліки застосування Інтернет у цілях створення системи управління документами. Викладається концепція використання webтехнології, не залучаючи сторонніх програмних продуктів. У тому ж числі журналу є ще одне стаття, яка описувала питання безпеки використання глобальної мережі. Обидва ці джерела, крім насиченості економічними даними, заслуговують хорошою оценки.

Стаття «Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet «журналу «Мережі «#04 «2000 розповідає про реалізацію підходи до використанню webтехнології, відмінного від описаної у попередньому джерелі. Не вдаючись у подробиці, можна сказати, йдеться про використання програмних продуктів, основою якого є інтеграція з Internet. Недоліком статті, з погляду аналізованої проблеми, є надмірний акцент на специфічні можливості додатків, працюючих під керівництвом Lotus Domino/Notes, використовувані у системі Держстандарту, але цілком непотрібні інших пользователей.

Для організації електронного документообігу у межах великий організації мало лише системи управління, а потрібно ще і кошти зберігання електронних документів. Інформація у цій питання було знайдено в статті «Концепція побудови електронного архіву », журнал «Відкриті системи «#01 «97. На відміну від інших, у ній були відсутні фінансові дані. Стаття відрізняється чіткістю аналізу проблеми, ясною формулюванням запропонованих прийняття рішень та висновків. Велику увагу приділено технічної боці вопроса.

Також у ролі джерела було взято стаття «Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу », журнал «Відкриті системи «#01 «97. У ньому у доступній формі описана суть проблеми автоматизації документообігу у російських умовах, дана класифікація систем автоматизації роботи з документами. комерційна спрямованість статті не є перешкодою коректному викладу істоти аналізованого питання. До вад можна віднести її деяку неактуальність через наявності застарілих даних, що відбилося у формі недостатнього уваги до web-технологиям через їх недорозвиненості на даний момент написання статьи.

Класифікація коштів електронного документооборота,.

Коли говорять про автоматизації діловодства чи документообігу, то зазвичай розуміють будь-які інформаційні технології, пов’язані з обробкою документів — від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт та управління базами даних. У результаті цю категорію потрапляє дуже широкий, спектр програмних продуктов:

Системи управління документами, точніше — з файлами документів на машинних носіях. Існує дуже багато програмних продуктів, дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні і інші типи документів. Власне, системи управління документами є системами управління базами даних для неструктурованою інформації. Системи, засновані на архітектурі «клієнт-сервер », складаються з 4 основних элементов:

. центрального докладання, розташованого на сервере.

. клієнтських додатків, розташованих на робочих станциях.

. програмного забезпечення по індексуванню і пошуку, розташованого на сервері данных.

. власне документів, які у вигляді файлів різних типов.

(текст, зображення), що зберігаються на сервері чи робочої станции.

Управління документами. Передбачається, кожен документ може характеризуватися складної сукупністю структурованих даних. Системи управління документами забезпечують ефективне збереження і обробку цих даних. Прикладом такої системи є системи правової інформації, дозволяють швидко орієнтуватися в багатьох нормативно-правових актов.

Пересилання документів. Це поштові системи, щоб забезпечити пересилку документів і майже супровідній інформації до роботи із нею інших користувачів комп’ютерну мережу. Вони може бути більш-менш потужними: від найпростіших систем електронної пошти до розвинених офісних систем, дозволяють, наприклад, пов’язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути движения.

Групова робота над документами. Ці системи дозволяють групі користувачів комп’ютерну мережу паралельно працювати над загальними документами. У цьому може забезпечуватися оперативне відстеження всіх змін версий.

Управління потоком робіт. Ці системи автоматизируют складні многошаговые алгоритми роботи з документами у створенні. Кожен тип документа може мати специфічні алгоритми обробітку грунту і маршрути руху, причому кожному кроці функції обробітку грунту і подальший маршрут можуть, у випадку, залежати від передісторії документи й поточних событий.

Принципи технології електронного документооборота.

Управлінська діяльність у Росії, як і всіх розвинених країн, здійснюється з допомогою документів, які є джерелом, результатом та організаційним інструментом цієї бурхливої діяльності. Організація роботи з документами — ключова технологія управління у будь-якому установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства чи величезної корпорації. Природно, ефективне керівництво вимагає деякою системи роботи з документами. Що ширшим сфера і цьогорічні масштаби діяльності організації, тим паче важливу й самостійну роль грає власне система діловодства. Вона передбачає як єдині правила документування — оформлення документів, а й єдиний порядок документооборота.

Відповідно до нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з їх отримання або створення до завершення виконання, відправки чи здачі до справи. Технологія управління документообігом допускає ведення регистрационно-контрольных форм в вигляді журналів і картотек. Головною проблемою традиційної технології управління документообігом — практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації у реальному масштабі часу. Адже це вимагатиме величезних трудовитрат як ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, а й у оперативне централізоване зведення відповідної информации.

Відсутність дієвою технології управління документообігом наводить, зрештою, до того що, що, зазвичай, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, як і історія та поточний стан тієї чи іншої питання, ніж конкретно зайняті исполнители.

У сучасному установі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп’ютери, встановлені на робочих місць виконавців, і об'єднані у мережу. Якщо комп’ютерна мережу охоплює хоча б, усе робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з’являється можливість вільно використовувати мережу для переміщення документів і майже централізовано відстежувати хід діловодного процесу — до роботи виконавців над документами з їхньої робочих местах.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових — документів, але з технологію підготовки в них: роботи з проектами і неофіційними робітниками документами. Тому на згадуваній етапі підготовки документів можна буде застосувати довільні інформаційні технології - від текстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж говоримо про нормативному документообігу, слід врахувати ряд найхарактерніших особливостей. Це дуже чітко окреслена і дуже специфічна предметна область.

До об'єктах системи управління документообігом ставляться структури даних, з яких виробляються операції. До них належать картотеки, регистрационно-контрольные картки, файли документів, повідомлення й папки. Кожен документ має бути зареєстрований у системі. У процесі реєстрації в реєстраційну картку заносяться реквізити документа, що характеризують власне документ і такий стан його обробки. Передбачається можливість ієрархічних двунаправленных гіпертекстових перетинів поміж документами.

Картотеки — це віртуальне підмножина документів. Картотека є повним аналогом картотеки/журнала підрозділи організації. Власне документ може існувати поза автоматизованої системи, наприклад на папері. За наявності однієї чи кількох машинних файлів, містять електронну версію документа, система зберігає посилання відповідні файли документи й їхні програми чтения/редактирования. Отже, користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересилання документа від користувача до користувача формується повідомлення, що містить реквізити адресата, кореспондента, дату та власне текст супровідного сообщения/резолюции. Для контролю виконання документів використовуються контрольні картки, які можуть опинитися створюватися для всього контрольованого документа або його разделов.

Папки документів призначені для групування реєстраційних карток документів по якомусь ознакою, наприклад технологічного, тематичного тощо. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістю взаємозалежного функціонування кількох систем автоматизації документообігу. І тут обмін документами між системами здійснюється з допомогою будь-який системи електронної почты.

Системи управління документообігом з урахуванням web-технологий.

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільного використання документів співробітниками підприємств і взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-узле і він, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами і замовниками. Компанії, мають власні интрасети з урахуванням протоколу IP, мають можливість вільно використовувати їх задля її подальшого розвитку системам управління і методи обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити все паперові документи у електронні і зосередити в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по интрасети всім співробітникам фірми, а, по Internet — її клієнтам. Це дозволить знизити видатки поширення паперової документації з допомогою публікації необхідної інформацією Internet і интрасети й тимчасово підвищити ефективність роботи з документами службовців компании.

Останні десятиліття розвитку мережевих коштів показали, що підприємства що неспроможні уникнути систем з урахуванням web-технологій, оскільки і вони дозволяють остаточно можливість перейти до безпаперовій технології, забезпечивши віддалений доступом до документів. Системи управління документами, використовувані нині в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, які у межах підприємства, т. е. інформації, пересылаемой службовців і відділеннями, і навіть забезпечують обмін документами з споживачами, постачальниками, клієнтами, і дистрибуторами Основні функції системи управління документами — класифікація інформації, розміщення їх у бібліотеках баз даних, і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботи з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, що дозволяють редагувати документи, колективно працювати із нею, і навіть обмінюватися вони за каналам електронної пошти. До цього часу такі впроваджувалися досить повільно і мали успіх в споживачів тому, що ні могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, що змусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами з урахуванням Web мають усі шанси привернути увагу підприємств, причому головною причиною їхнього популярності у тому, що на посаді клієнтської частини ці докладання клиент/сервер використовують стандартний Webброузер. З допомогою таких систем службовці, працюючі вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом до них компанії, підключившись до корпоративному серверу у вигляді модему або сітьової карти і броузера і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують унікальну можливість звернутися до Web-узлу підприємства міста і, клацнувши мишею по піктограмі, відповідної засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеці бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У колишніх, традиційних системах управління документами на користувальному комп’ютері вимагалося встановити клієнтську частина цього докладання, що обмежувало можливості використання цієї продукту. З іншого боку, кожному за користувача, що у колективній праці з документами, компанія має була придбати у постачальника ліцензію, що призводило значним матеріальним затратам. Системи управління документами з урахуванням Web не вимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи заощаджувати значні средства.

Найбільш приваблива сторона системам управління документами з урахуванням Web — економія коштів. У кінцевому підсумку Web-системы управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи як поділ документів на категорії і їхню взаємодію з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще один функція майбутніх системам управління документами залежить від наданні доступу до корпоративним інформаційним бібліотекам як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, зможуть отримати специфікації продукції, графіки поставки виробів і той інформацію, не представляє комерційної таємниці. Основні причини, що потенційно можуть уповільнити розвиток коштів управління документами з урахуванням Web, — це ризик, пов’язані з недостатньою захистом інформацією системі Web, і складність розробки розвинених додатків з урахуванням моделі «слабкий клиент/мощный сервер » .

Оскільки документи стають дедалі різноманітнішими і орієнтованими на Internet, користувачам знадобляться кошти, які здатні маніпулювати як текстами, і зображеннями, відеоінформацією і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем обмінюватись інформацією між організаціями, які працюють у області стандартизації, і, по-друге, виступає у ролі середовища для швидкої розробки додатків. Интрасеть доступне тільки структурних підрозділах організації, зовнішні користувачі мають доступ лише з Web-узел.

Найбільш складної є проблема захисту. Якщо йдеться про однобічному доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко: досить надати зовнішнім користувачам, обращающимся до бібліотек документів через Web, право лише шукати й читати дані. Такий вид доступу означає, що ця компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративної сіті й без отримання якихось прав управління даними. Це значно знижує небезпека внесення несанкціонованих змін — у відповідальну інформацію. І тут користувач з допомогою Web-броузера може лише ознайомитися з цими, розміщеними на Web-сервере, поставленого останнім і внутрішньої мережею корпорации.

Коли систему управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, саме цей спосіб спільного використання документів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється. Тепер задля забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібні спеціальні програми, яка регламентує права доступу. З іншого боку, на клиентском комп’ютері має бути встановлено спеціальне додаток, підтримує зв’язку з сервером підприємства міста і що дозволяє йому реєструвати документи, яких звертається користувач, та, внесені останнім. Нині більшість систем, призначених керувати документами у системі Web, включають розвинене серверне програмне забезпечення невеличкої клієнтську частина, розраховану на так званого «слабкого «клієнта, т. е. пристрій, яке має потужного процесора й здатне забезпечити лише перегляд інформації з допомогою Webброузера. Ці системи неможливо взяти доступ користувачів до информации.

Хоча проблеми із захистом даних доки вирішені, Web-приложения для роботи з документами можуть одержати стала вельми поширеною не через 5−10 років, а набагато швидше. Систему керування документами з урахуванням Web — універсальний інструмент більшість підприємств, позаяк у ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), який би зв’язок між різними платформами. Звісно, дана технологія потребує додаткових коштах захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той самий час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для системам управління документами з урахуванням Web з’являться незабаром. Традиційним засобом захисту в интрасети служить брандмауэр, розташований між интрасетью і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, і навіть ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауэр на зовнішні Web-узлы дозволено обмеженого кола службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів і під повний заборона доступом до мережі з зовнішніх Web-узлов створюють умови для безпечної експлуатації і зручною роботи персонала.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мэйнфрейме, не підключеному до интрасети і Internet. Починати впровадження варто з найбільш простого варіанта системи — перевірити їх у интрасети компанії, і лише після цього організовувати зовнішні зв’язку через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використовувати також такі меры:

1. Вбудовування центральна вузол програмно-апаратний комплекс, виконує функції брандмауэра.

2. Фільтрація пакетів і аутентификация пользователей.

3. Забезпечення внутрішнього зв’язку між вузлами у вигляді корпоративної интрасети, має локальні IP-адреси, незареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього мира.

4. Огорожу виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, виконує реєстрацію зовнішніх Web-узлов, відвідуваних пользователями.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, містять найважливіші бази даних, і Web-серверах, що перешкоджає не санкціонованого доступу до баз даних. Це може бути кілька зменшити переваги web-технологии.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівні доступу, ролі, групи користувачів, шифрування тощо. д.).

Використання електронної почты.

Що стосується, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або системою електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервере. Другий спосіб застосуємо у разі, якщо особи, яких може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж адресований напрями документів до исполнителям.

Системою, які забезпечують маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка проводить паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизируемый документ повертається у початок маршруту, наприклад до ініціатору, а котрий розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. З допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документов.

До кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими ящиками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштуризатор. Але користувачі повинен мати можливість як працювати з електронною поштою не більше интрасети, а й обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функции:

• обмін повідомленнями між пользователями;

• обмін документами між пользователями;

• обмін даними між приложениями;

• оповіщення користувачів здогадалася про прихід певних событий.

Система корпоративного електронного архива.

Але долучення потужних системи управління електронними документами не завжди призводить до отриманню очікуваного ефекту. Причина у цьому, що дуже багато оперативної та довідкової інформації як і залишається на паперових носіях. Ручне обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може бути використання технології побудови корпоративного електронного архива.

У межах галузі корпорації йдеться щодо традиційної автоматизації каталогів бібліотек, йдеться про побудові інтегрованої системи глобального масштабу, які забезпечують ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів мають у електронному вигляді. Причому, технологія повинна мати як засобу создания/наполнения супербанка даних, і кошти гарантування належного функціонування та розвитку. Проте, якщо потреба у такий технології назріла багато років як розв’язано, то технічна можливість реалізації з’явилася нещодавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрям впровадження коштів штучного інтелекту, дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви информации.

Загальну ідею можна окреслити так. Організується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і методи обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низьку якість, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого об'єму. Дані, необхідних пошуку документів, зберігаються у високопродуктивної і отказоустойчивой системі пам’яті, а графічні образи документів — як зображень на носіях, характеризуемых тривалим часом збереження і дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву — забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова й підтримка системи атрибутивного пошуку, властивого системам управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок тимчасових і вартісних ограничений.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву з права можна вважати технології індексування й пошуку. Перше напрям, що називається також корпоративним електронним архівом, належить до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на виключно атрибутном пошуку структурованих даних. Альтернативне напрям електронного архівування виходить з принципі повнотекстового індексування неструктурированных даних, і включає контекстно-независимое індексування, яке залежить від природної мови, і контекстно-зависимое індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію та відшуковування з урахуванням специфіки морфології і семантики природного языка.

Як зазначалося, дані у системі можуть міститися у два види: пошуковий образ та спосіб власне документа. Через високі вимоги до швидкості доступу до пошуковому образу документи й його цілісності, він має зберігатися в високошвидкісних отказоустойчивых системах зберігання, наприклад RAID-массивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв неможливо унаслідок їх високу вартість. З огляду на те, більшість архівних документів, мало підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках може бути краще. З іншого боку, компакт-диски зручніше у роботі: їх автономне читання можна проводити будь-якою комп’ютері, комплектуемом приводом CDROM.

1. «Оформлення документів. Методичні рекомендації з урахуванням ГОСТ.

6.30−97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів ", ВНИИДАД, Ділова Книжка, 1998.

2. «Організація роботи з документами »: Підручник/ В. А. Кудряев та інших. -.

М.:ИНФРА-М, 1999, 575с.

3. Гореткина Є. «Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet » ,.

" Мережі «, 4, 2000.

4. Гавердовский А. «Концепція побудови систем автоматизації документообігу », «Відкриті системи », 1, 1997.

5. Баласанян У. «Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу », «Відкриті системи », 1, 1997.

6. Бейдер А., Кейв Р. «Про патентування деяких підходах до управління документами » ,.

" Відкриті системи ", 3, 1998.

7. Марков А. «Концепція побудови електронного архіву », «Відкриті системи », 1, 1997.

8. «Системи управління документами з урахуванням Web-технологій «.

" КОМПЫОТЕРУИК-МОСКВА «7, 1997.