Методика проведення інвентаризації та її документальне оформлення

Процес здійснення будь-якої інвентаризації починається з підготовки і видання наказу на її проведення. Наказ є основним внутрішнім документом, який регламентує порядок проведення, об'єкти інвентаризації, терміни проведення інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії й оформлення необхідної документації. Перед проведенням інвентаризації керівник підприємства збирає всіх причетних до інвентаризації осіб і проводить інструктаж в цілях роз’яснення ним цілей, методів і порядку проведення інвентаризації, уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації, та ін. До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх в складському обліку та бухгалтерському обліку і разом з описом документів під розписку здають в бухгалтерію. Потім матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, де підтверджують, що всі прибуткові та видаткові документи здані в бухгалтерію і всі матеріальні цінності, які довірені їм на зберігання, знаходяться в приміщенні складу чи інших місцях. На момент інвентаризації слід зробити всі необхідні записи по рахунках і вивести залишки на дату її проведення. При інвентаризації прибуткові і видаткові операції з цінностями, як правило, не здійснюються. До її початку також перевіряється стан вимірювального господарства — точність ваг, гир, іншої зважу вальної та вимірювальної апаратури, завчасно розкладаються матеріальні цінності за найменуваннями, сортами, марками, розмірами тощо. Фактично інвентаризація представляю собою фактичний перерахунок наявних активів підприємства із занесенням отриманих фактичних даних до документів інвентаризації.

Всі дані, отримані комісією під час інвентаризації, вносяться до інвентаризаційних описів (акти інвентаризації), у яких назва цінностей і їхня кількість наводиться в номенклатурі, а також одиницях виміру, прийнятих в обліку. Дані документи є первинними документами, які складаються в процесі проведення інвентаризації, її підсумок. Дані документи складаються окремо по кожній матеріально-відповідальній особі і щоб запобігти внесенню змін без відома комісії, на кожній сторінці опису (акта) прописом проставляється кількість порядкових номерів цінностей, записаних на цій сторінці, і загальна кількість у натуральному вимірі незалежно від того, у яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і ін.) вони відображені. Під час інвентаризації необхідно виявляти і виділяти в описах непотрібні, зіпсовані цінності, брак тощо. В кінці інвентаризаційного опису (акту інвентаризації) підбивають підсумок за кількістю та вартістю і записують прописом. Після чого дані документи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальною особою. Наявність підпису останньої свідчить про те, що інвентаризація проводилася в її присутності, а також що всі включені до опису цінності знаходяться на її відповідальному зберіганні.

Оформлені описи про фактичну наявність цінностей підприємства здаються до бухгалтерії для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями. Порівняльні відомості — найважливіші заключні документи, що складаються на результативній стадії інвентаризаційного процесу. В них відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між обліковими і фактичними залишками, тобто між показниками за даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

Економічний суб'єкт має право складати порівняльні відомості лише по тих цінностях, по яких при інвентаризації були виявлені відхилення від облікових даних. При цьому кількісні та вартісні показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом порівняння виявляються розходження між даними інвентаризації та обліку. Порівняльна відомість містить такі реквізити: найменування майна, одиниця виміру, попередні результати інвентаризації (визначаються як різниця між фактичними залишками майна та даними обліку), лишок (кількість, вартість), недостача (кількість, вартість), пересортування: а.) лишки, зараховані в покриття недостач; б.) недостачі, зараховані лишками; відхилення з урахуванням пересортування, природний убуток (кількість по нормі, належить до списання, вартість).

При визначенні попереднього результату може бути виявлено:

— відповідність фактичних і бухгалтерських даних;

— недостача (вартісна оцінка фактичної інформації менше облікової);

— лишки (вартісна оцінка фактичної інформації більше облікової).

Недостачі та лишки в бухгалтерському обліку отримали назву інвентаризаційних різниць.

Однією з причин виникнення недостачі може бути природний убуток. Під ним розуміють зменшення ваги та об'єму одиниць запасів, що виникає в процесах постачання, реалізації та при зберіганні внаслідок їх фізико-хімічних властивостей. Природний убуток виникає внаслідок усушки, випаровування, утруски, розпилення, вивітрювання, витікання тощо. Різновидом інвентаризаційних різниць може бути пересортування, яке є результатом взаємної заміни подібних товарно-матеріальних цінностей, допущене через порушення технологічного та організаційного порядку, що не відображене в обліку. Пересортуванням слід вважати лише виявлені факти недостачі і лишки по товарно-матеріальним цінностям однакового найменування в тотожній кількості і у однієї матеріально-відповідальної особи.

Причини виникнення інвентаризаційних різниць.

По всіх недостачах та лишках, втратах, пов’язаних з псуванням товарно-матеріальних цінностей, а також пропуском строків позовної давності по стягненню дебіторської заборгованості інвентаризаційною комісією повинні бути одержані письмові пояснення відповідних працівників.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням стану складського господарства, результатів інвентаризації, висновків та пропозицій щодо заліку недостач і лишків при пересортуванні, списання недостач в межах норм природного убутку, а також понаднормових недостач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання недостач і втрат в подальшому, наводяться детальні відомості про причини та осіб, винних у виникненні різниць, і заходи, вжиті щодо цих осіб. Після закінчення інвентаризації робоча комісія передає до центральної постійно діючої комісії всю документацію і протокол.

Якщо за результатами проведеної інвентаризації виявлені розбіжності між фактичною наявністю і обліковими даними, повинен бути виданий наказ керівника підприємства, відповідно до якого в обліку виправляються всі виявлені розбіжності, а результати включаються до звіту за той період, в якому була закінчена інвентаризація, а також до річного звіту.

ПОРЯДОК РЕГУЛЮВАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНИХ РІЗНИЦЬ.

• 1) Матеріальні цінності, грошові кошти і документи, а також інші активи, що виявилися в надлишку, підлягають оприбуткуванню і зарахуванню на результати господарської діяльності з наступним встановленням причин виникнення лишку і винних в цьому осіб;
• 2) Природний убуток цінностей в межах встановлених норм списується за рішенням керівника підприємства, відповідно на витрати операційної діяльності. Норми природного убутку можуть застосовуватись дише в разі виявлення фактичних недостач, а при списанні необхідно звернутися до затверджених норм природного убутку та втрат. При відсутності норм втрати розглядаються як понаднормова недостача. Якщо недостача в межах таких норм, то такий факт не розцінюється як вина матеріально-відповідальної особи і в обліку вона списується на витрати підприємства.
• 3) Понаднормові недостачі та втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, знищення та псування матеріальних цінностей. При цьому протоколи інвентаризаційних комісій повинні містити вичерпні пояснення причин, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.
• 4) Понаднормові втрати і недостачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні матеріальної шкоди з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки.
• 5.) Перевищення вартості цінностей, які виявлені в надлишку, над вартістю цінностей, які виявлені в нестачі при пересортуванні, відноситься на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей та результатів діяльності. У випадку, якщо при заліку недостач лишками при пересортуванні вартість цінностей, які виявлені в недостачі, більше вартості цінностей, які виявлені в лишках, різниця вартості повинна відноситися на винних осіб. Якщо конкретні винні особи пересортування не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостача понад встановлені норми природного убутку з віднесенням їх на результати діяльності.

Встановлена винна особа повинна відшкодувати підприємству збитки, які отримані в зв’язку з недостачею та псуванням матеріальних цінностей. Розмір збитків від недостачі матеріальних цінностей визначається за даними акту незалежної оцінки.

З суми, утриманої з матеріально-відповідальної особи згідно формули здійснюється компенсація збитків, залишок коштів перераховується до бюджету.

документ бухгалтерський інвентаризація облік.