Формальні та неформальні комунікації. 
Комунікаційні мережі

Крім офіційних (формальних) комунікацій, у менеджменті важливу роль відіграють неформальні (неофіційні) комунікації У підприємницькій діяльності неформальні комунікації неминучі і мають різноманітний характер. На практиці офіційні структури та офіційні комунікації — це лише частина айсберга, що видніється над водою. Чимало питань розглядаються і вирішуються неформально групами, що не наділені офіційними повноваженнями і які створені на базі дружніх відносин, старих шкільних зв’язків, приналежності до однієї партії, національного походження, релігії та інших загальних інтересів. Зарубіжна преса іноді пише про «кухонні кабінети» багатьох президентів США, вплив яких поширюється далі впливу офіційно створених кабінетів і «виконавчих комітетів».

Керівники усіх рівнів часто підтримують ділові зв’язки з однією або декількома неофіційними групами всередині або за межами організації, іноді ділять свою владу з неофіційним «кухонним кабінетом».

Природнім джерелом неофіційних відносин є поліархія, що характеризує взаємовідносини між різними партіями або групами, а також різні чутки: про скорочення штатів, переміщення кадрів, випровадження на пенсію, чвари між керівником та заступниками і ін.

Для розвитку неформальних комунікацій можуть з успіхом використовуватися неофіційні правила і ритуали, система ящиків для пропозицій, яка сприяє вільному потоку новаторства різних рівнів. У цьому руслі можуть діяти спеціальні комісії для розгляду скарг, «дні відкритих дверей», різні збори і наради.

При дослідженні комунікацій в залежності від рольової участі окремих осіб часто виділяють «сторожів», «зв'язкових» (їх ще називають «містками»), «лідерів думки» (це скоріше неформальні, ніж формальні лідери), «космополітів» (індивіди, що частіше за інших взаємодіють із зовнішнім середовищем).

За всіх умов неформальні комунікації забезпечують певну надмірність у всіх елементах інформації для досягнення гнучкості цієї системи. І все-таки, ефективний менеджмент передбачає ситуацію, за якої основна частина задач організації повинна вирішуватися в результаті використання офіційних зв’язків і відносин. Переважання неофіційних комунікацій в системі управління призводить до високого ступеня невизначеності і часто свідчить про її недосконалість.

Комунікації в організації діляться на формальні (офіційні) і неформальні. Такий розподіл стає зрозумілим, бо в попередніх розділах вже йшлося про неформальну організаційну структуру, неформальні групи причинах їх виникнення і закономірностях функціонування в рамках формальної організації.

Формальні комунікації визначаються політикою, правилами, посадовими інструкціями даної організації і здійснюються по формальних каналах. Серед формальних комунікацій виділяють:

• — вертикальні, коли інформація переміщається з одного рівня ієрархії на іншій;
• — горизонтальні між різними підрозділами, що призначаються для координації діяльності різних підрозділів.

Вертикальні комунікації, у свою чергу, діляться на:

• — висхідні, коли інформація передається від низу до верху (з низьких рівнів на вищі). Цей тип комунікацій містить інформацію, необхідну менеджерам для оцінки тієї сфери діяльності, за яку вони несуть відповідальність;
• — низхідні, здійснювані зверху вниз. Цей тип комунікацій безпосередньо пов’язаний з керівництвом і контролем за працівниками.

Неформальні комунікації не слідують загальним правилам даній організації і здійснюються по неформальним каналах, які існують через особисті відносини між членами організації.

З існуванням неформальних комунікацій зв’язана проблема чуток в організації.

Чутками називається будь-яка інформація, яка отримана по неофіційних каналах комунікації. Чутки виникають, якщо співробітники випробовують недолік інформації, що надається по каналах формальних комунікацій якщо інформація поставляється нерегулярно, із запізненням.

Типова інформація, яка передається по каналах неформальних комунікацій:

• — майбутні скорочення працівників;
• — нові заходи по покараннях за спізнення;
• — зміни в структурі організації;
• — грядущі переміщення і підвищення;
• — докладний виклад суперечки двох керівників на останній нараді по збуту;
• — хто кому призначає побачення після роботи.

Існує дві точки зору, яким чином звести до мінімуму ці чутки:

• — розповсюдження максимально можливої інформації через канали формальної комунікації;
• — заохочення сітей неформальних комунікацій і включення менеджерів в ці сіті для зворотного зв’язку.

Ще раз нагадаємо, що ефективність комунікаційних сітей організації, як формальних, так і неформальних, визначається тим, як швидко доходить управлінська інформація до адресата і наскільки вона зберігає свою адекватність, пройшовши по комунікаційних каналах.