Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»

Організаційна структура Галицької філії ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» представлена у вигляді системи розподілення функціональних обов’язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між органами управління, які входять до її складу та працюючими в них людьми.

Елементами організаційної структури є окремі працівники (директор, заступник директора, касири, спеціалісти, програмісти) (див. Додаток Н).

Організаційна структура ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є лінійно-функціональною. Основу такої структури складає так званий «шахтний» принцип побудови і спеціалізації управлінського процесу по функціональним підсистемам організації.

Результати роботи кожної служби апарату управління банком оцінюється показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей і завдань.

Кожним структурним підрозділом керує свій керівник, який наділений всіма повноваженнями і здійснює всі функції управління.

При проектуванні організаційної структури підприємство ділиться на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності, встановлюються співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими інструкціями). В ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» існує два рівні управління. Кожний структурний підрозділ, утворення функціональної структури зводиться до групування персоналу по тих задачах, які вони виконують.

В побудові системи управління важливу роль відіграє розподіл повноважень, тобто прав на прийняття управлінських рішень структурні підрозділи підприємства можна назвати функціональними областями.

Структура банку обумовлює певні відповідальності, повноваження, права і обов’язки персоналу, та впливає на швидкість прийняття рішень. Структура є основою системи управління.

Керівником ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» є Голова Правління, який наймає директорів відділень, що відповідають за загальну організацію управління. Отже, вже можна зробити перший висновок, що влада дається директором і реалізується через повноваження. Директор є початком лінії влади в діях організації.

Наступною ланкою правління є директор відділення, який в свою чергу наймає заступника відділення та інших керівників структурних підрозділів.

Отже, директор може наймати працівників і за власним рішенням також наділяти їх владою. Директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. У кожній посадовій інструкції визначено функції, обов’язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду. Директору підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією: головний бухгалтер, менеджери з питань економіки і планування, менеджери маркетингової діяльності, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрах тощо. Інженеру охорони праці та з техніки безпеки підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в банку структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу інформаційних відділів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров’ю працюючих. Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання.

Директор здійснює керівництво ВАТ «Райффайзен Банк Аваль». Він приймає рішення в усіх питаннях, пов’язаних з поточною діяльністю банку. Також директор визначає організаційну структуру банку і несе повну персональну відповідальність за виконання покладених на фірму завдань і здійснення функцій; стан та діяльність фірми; раціональне розміщення кадрів; дотримання трудової, виконавчої дисципліни, трудового законодавства; забезпечення безпечних умов праці, дотримання ЗУ «Про охорону праці» тощо.

Заступник директора — виконує нагляд і контроль за поточну діяльність банку, а також виконує обов’язки директора у разі його відсутності.

Головний бухгалтер — призначається і знімається з посади директором банку. Він є матеріально відповідальною особою і проводить свою діяльність згідно посадової інструкції.

Менеджер маркетингу — складає плани маркетингу, проводить маркетингові дослідження, налагоджує контакти з потенційними клієнтами.

Системний програміст відповідає за цілісність та несуперечливість комп’ютерних систем.

Завдання системного аналітика є проектування системи, яка повинна здійснювати обробку даних.

Програмісти працюють під керівництвом системних аналітиків. Їх основне завдання — писати програми.

Відповідальна особа за архівну справу. На неї положено досить багато завдань, таких як: забезпечення зберігання, обліку і використання документів; проведення попередньої експертизи цінності документів, які знаходяться на зберіганні тощо.

Секретар-референт — виготовляє, копіює і розмножує службові документи, веде облік і реєстрацію вхідних, вихідних, внутрішніх документів підприємства, перевіряє правильність документів, виконує бездокументне обслуговування роботи керівництва, приймає відвідувачів.

Інспектор відділу кадрів відповідає за планування та управління кадровими програмами, які включають прийом на роботу, конкурсні співбесіди, оцінку працівників та призначення їх на посади, висування та переведення на посади, складання рекомендацій по зміні статусу працівників фірми. Він єдиний спеціаліст по роботі з персоналом, і тому він виконує весь комплекс робіт відділу кадрів, а саме: здійснює документування процесу руху кадрів, оформляє та веде особові справи, особові картки, трудові книжки працівників банку, здійснює облік, зберігання кадрової документації та бере участь у розробці покладених на нього посадових обов’язків.

Інженер з охорони праці контролює виконання всіх вимог безпеки праці у структурних підрозділах банку.

Отже, згідно з посадовими інструкціями даних посадових осіб, відповідальність і обов’язки відповідають одне одному, тому що відповідальність передбачається за якість і вчасність виконання покладених на особу даною посадовою інструкцією обов’язків та за порушення правил безпеки, що є загальною вимогою для кожної посадової особи.

Нормативно-правові акти, що регулюють господарську діяльність банку:

• — Господарський кодекс України.
• — Цивільний Кодекс України.
• — Кодекс законів про працю.
• — Кодекс України про адміністративні порушення.
• — Господарський процесуальний кодекс України.
• — ЗУ «Про банки і банківську діяльність».
• — ЗУ «Про Національний банк України».
• — ЗУ «Про цінні папери і фондову біржу»
• — ЗУ «Про заставу».
• — ЗУ «Про іпотеку».
• — ЗУ «Про фінансовий лізинг».
• — ЗУ «Про оплату праці».
• — ЗУ «Про Інформацію».
• — ЗУ «Про Національну програму інформатизації».
• — ЗУ «Про електронний цифровий підпис».
• — ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг».
• — ЗУ «Про національний архівний фонд та архівні установи».
• — Положення про порядок видачі банкам ліцензій, письмових дозволів

дозволів та ліцензій на виконання окремих операцій, затверджене постановою Правління Національного банку України.

• — Інструкція про порядок регулювання діяльності банків в Україні, затверджена Постановою Національного банку України.
• — Положення про застосування Національним банком України заходів впливу за порушення банківського законодавства, затверджене постановою Правління Національного банку України.
• — Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління Національного банку України.
• — Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України.
• — Тимчасовий порядок роботи з вхідними документами, зокрема листами Національного банку України, органів державної та виконавчої влади, державних установ.
• — Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17.10.1997 р. № 1153.
• — ДСТУ 4163 — 2003 Вимоги до оформлення документів.
• — ДСТУ 2732 — 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.
• — Інструкція з діловодства в АППБ «Аваль», затвердженої 01.03.1999 р. П-9/14.