Документальне оформлення наявності та руху малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП)

Документальне оформлення руху МШП є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління.

МШП можуть надходити на склад підприємства від постачальників, від підзвітних осіб, з виробничих цехів, в результаті ліквідації основних засобів, з інших складів, за результатами інвентаризації тощо. В зв’язку з цим при надходженні запасів використовують різні форми первинних документів.

МШП надходять від постачальників із супровідними документами (рахунками-фактурами, рахунками, товаро-транспортними накладними і іншими документами, що підтверджують кількість вантажу, засвідчують постачальника та порядок сплати). Цінності, що надійшли без супроводжуючих документів і рахунків-фактур називають «невідфактуровані поставки».

Виробничі запаси та МШП надходять, як правило, на склад підприємства. Під час прийому їх потрібно ретельно перевірити на відповідність кількості, якості, асортименту, що вказані в супроводжуючих документах. У випадках, коли є розбіжності кількості і якості з даними супроводжуючих документів, а також матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають акт про приймання матеріалів (ф. М-7). При цьому створюють комісію, в яку обов’язково включають МВО та представника постачальника (чи незацікавленої сторони).

При виявленні нестачі чи псуванні запасів, що надійшли залізничним, водним чи повітряним транспортом складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці, пароплавства тощо про відшкодування збитків.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ складу про прийом вантажу без документів. Якщо не виявлено розбіжностей кількості і якості вантажу з даними супроводжуючих документів складають прибутковий ордер (ф. М-3). Якщо запаси надходять на склад з цехів виробництва чи з інших складів, то їх оприбутковують за допомогою накладної на внутрішнє переміщення матеріалів (ф. М-11), яка виписується у двох примірниках.

Первинні документи постачальників реєструють в журналі обліку надходження вантажів (ф. М-1).

Порядок документального оформлення операцій з відпуску виробничих запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або разово на адміністративні, виробничі та інші потреби. Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу, є лімітно-забірні картки, накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів.

Лімітно-забірна картка призначена для багаторазового відпуску запасів (протягом місяця). У лімітно-забірних картках визначається місячний ліміт відпуску запасів певного номенклатурного номеру (або декількох номерів). Ліміт визначається виходячи з виробничої програми та діючих норм витрат з урахуванням існуючих у цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху-споживачу, другий — складу. Комірник постійно робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) невикористаного ліміту. Факти відпуску підтверджуються двома підписами: зав. складом і одержувача матеріалів.

Зверхлімітний відпуск запасів на виробництво оформляють актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10). До зверхлімітного відпуску відносяться: додатковий відпуск запасів при перевиконанні підрозділами виробничих програм, при перевитратах по поважній причині, при виправленні браку тощо. В акгі-вимозі.

вказують причину зверхлімітного відпуску. Він виписується в двох екземплярах (один — для отримувача, другий — залишається в комірника).

Для оформлення одноразового відпуску та при переміщенні всередині підприємства (від однієї МВО до іншої) матеріальних цінностей використовують накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11). Вона також виписується в двох екземплярах. Стороннім організаціям видача запасів оформляється наказами і накладними, товаротранспортними документами, рахунками-фактурами.

Первинні документи по надходженню і витрачанню виробничих запасів фіксуються в реєстрі приймання-здачі документів (ф. М-13). Реєстр складається в одному екземплярі та передається МВО разом з первинними документами в бухгалтерію (згідно графіку документообороту).

Первинні документи, призначені для оформлення операцій з руху запасів є підставою для ведення бухгалтерського і складського обліку запасів.