Організація технології облікового процесу

Основними стадіями технології облікового процесу є: збирання первинних показників (спостереження та реєстрація), їх підготовка до обробки, контроль достовірності, обробка, зберігання і пошук, видача інформації та її передавання.

Для збирання облікової інформації використовують різні методи і способи: документування господарських операцій під час їх здійснення; одержання інформації шляхом спеціально організованого спостереження (інвентаризація, перепис) та за результатами розрахунків (звіти, довідки). Незалежно від способу одержання інформації, її джерелами є матеріальні процеси заготівлі і придбання активів, виробництва, розподілу, обміну та виробничого споживання.

Раціональна організація документування господарських операцій передбачає застосування найбільш досконалих документів, вибір оптимальних способів документування та дотримання вимог нормативних документів щодо документів.

У процесі документування господарських операцій необхідно забезпечити:

1) достовірний запис господарської операції, тобто найбільш правдиве відображення у документах її дійсного змісту за існуючої методології обліку та наявної організаційно обчислювальної техніки; 2) мінімальні витрати часу на складання документа. Процес документування складається з таких етапів: 1) кваліфікація господарської операції; 2) сприйняття та вимірювання її параметрів, які необхідно відобразити в обліку; 3) їх фіксація у первин них документах.

Сприйняття і вимірювання господарських операцій може здійснюватись безпосередньо працівником відповідної кваліфікації або за допомогою технічних пристосувань", устроїв та приборів. Більшість операцій, пов’язаних з обліком виробництва, наприклад, облік сировини і матеріалів, енергії, робочого часу, виходу продукції та її якості можуть сприйматись автоматичними, напівавтоматичними та механічними пристосуваннями та устроями — лічильниками, датчиками.

Складання первинних документів є трудомістким процесом, який потребує значних затрат часу та людської праці. Для підвищення раціональності процесу документування необхідно максимально скоротити затрати часу на складання документів шляхом вибору і запровадження оптимальних способів збирання первинної інформації та її запису на носіях інформації. Трудомісткість документування значно зменшується, а його якість, оперативність відповідно зростають при застосуванні сучасної організаційно-обчислювальної техніки, що забезпечує підрахунок, вимірювання й реєстрацію показників, необхідних для обліку господарської операції, на магнітних стрічках, дисках, барабанах та інших носіях інформації.

Розробка технології автоматизованого отримання і обробки облікової інформації включає: вибір первинних документів, що пристосовані до обробки на машинах; адаптування схеми документообігу до обробки облікової інформації на комп’ютерах; розробку кодів, постійної інформації, конфігурації програми та формування носіїв інформації, що отримують автоматично; технологічних карт і інструкцій, що формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу автоматизованої обробки облікової інформації (включаючи роботу облікового персоналу і персоналу інших функціональних підрозділів підприємства зі збирання і передачі первинній обліковій інформації на обробку і використання отриманих зведених показників для прийняття управлінських рішень, аналізу і контролю). При цьому, програми реєстрації і обробки облікової інформації необхідно адаптувати до правил і процедур, встановлених нормативними документами з бухгалтерського обліку. Зокрема, облікові регістри потрібно представляти у зручному для читання вигляді, унеможливлювати внесення несанкціонованих виправлень, тощо. Основними напрямками удосконалення первинного обліку з використанням ЕОМ є:

• 1) вилучення з документів постійних реквізитів та запис їх у пам’яті ЕОМ;
• 2) зменшення обсягу первинної інформації за рахунок виключення умовно постійних реквізитів та запис їх до пам’яті ЕОМ;
• 3) заміна більшості паперових документів машинними носіями інформації;
• 4) використання уніфікованих первинних документів для прискорення введення інформації до ЕОМ;
• 5) розробка автоматизованої системи збирання, вимірювання, реєстрації, передачі та зберігання інформації у розрізі виробничих дільниць та видів фінансово-господарської діяльності підприємства.

Для зменшення обсягів облікової роботи та спрощення процесу документування необхідно типографським способом до форми документів внести постійні реквізити. Наприклад, до первинних документів з обліку виробітку можна внести показники, що характеризують назву і номер технологічної операції, її розряд, відрядну розцінку та норми часу; у документах з обліку готової продукції та її реалізації - назву і номенклатурний номер виробу, одиницю виміру, тощо.

При виготовленні документів за допомогою комп’ютерної техніки у пам’ять машини вводять постійні реквізити з обліку кожної господарської операції. Також доцільно для кожної операції розробити макет документа, у якому коригувати змінні показники. Запис постійної інформації у пам’яті машини значно знижує трудомісткість процесів документування, спрощує їх обробку та зменшує кількість помилок.

Для визнання документа носієм інформації при автоматизованій обробці облікової інформації необхідно забезпечити:

• 1) юридичну доказовість документа. Для цього обмежується доступ сторонніх осіб до облікових показників, регламентується порядок вводу та перевірки значень факсимільних полів, локалізуються наслідки несанкціонованого доступу до інформації, формуються копії документів, які може прочитати людина;
• 2) можливість тривалого і багаторазового використання інформації протягом терміну дії документа у незмінному вигляді та архівного зберігання технічних носіїв. У разі не дотримання такої вимоги оперативну пам’ять ЕОМ при переводі показників з автоматичних датчиків неможливо визнати оригіналом документа. Зберігання і відтворення інформації з носіїв потрібно забезпечити відповідно до юридично регламентованих термінів, наприклад, протягом п’яти років;
• 3) персональну відповідальність за виконання операцій шляхом суворого обмеження кола осіб, відповідальних за складання документів, контролю правильності фіксації показників господарських операцій;
• 4) доступ бухгалтерів до показників машинного документу;
• 5) відповідність організаційним і технологічним правилам обробки інформації; можливість використання для безпосереднього сприйняття технічними засобами та тим самим придатності для наступної обробки;
• 6) ідентифікацію реквізитів, що містяться в інформації;
• 7) можливість виправлення помилкових записів та їх перевірки.

Юридичну доказовість документа забезпечує підтвердження підпису осіб, що його склали, тобто авторизація документа. Для цього застосовують такі методи:

• 1) закріплення обов’язків зі складання документів за певною особою;
• 2) введення спеціальних кодів, паролів;
• 3)сприйняття індивідуальних ознак особи, що підписала документ, технічними засобами.

Підготовка облікової інформації включає кодування показників, їх запис або перезапис на електронних носіях інформації, декодування, розмноження носіїв інформації, а також створення електронних носіїв інформації.

Контроль достовірності показників полягає у перевірці змісту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов’язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи.

При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно перевіряються за формою — встановлюють чи заповнені усі реквізити, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправлень; по суті — чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу; законністю — чи відповідає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; правильністю арифметичних розрахунків. Бухгалтер не має права приймати документи, що не відповідають вимогам нормативних документів, тому зобов’язаний повернути їх на доопрацювання. Таким чином, при прийманні документів бухгалтерія здійснює контроль не лише документів, але й господарських операцій.

Обробка показників — це перетворення первинної (вхідної) інформації шляхом логічних та розрахункових операцій з метою одержання різних зведених та узагальнених показників і щодо стану майна підприємства та результатів його фінансово-господарської діяльності, обробка може виконуватись вручну або із застосуванням сучасних засобів комп’ютерної техніки. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і організаційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюють систему обробки інформації. Вона реалізується у формі обліку, яку обирає підприємство. Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у регістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетичного обліку, узагальнення інформації.

Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визначається потребами управління в інформації щодо руху або наявності кожного об'єкта господарювання. Наприклад, документи з обліку запасів, у першу чергу, групуються за складами та матеріально-відповідальними особами, що забезпечує бухгалтерію інформацією щодо наявності цінностей на кожному складі та у підзвіті у кожного комірника. Відповідно, якщо на підприємстві лише один склад і один комірник, то необхідність у групуванні документів за складами відпадає. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Перші групують за джерелами надходження: назвами постачальників; 2) підзвітними особами; 3) підрозділами підприємства, між якими протягом місяця відбувалось переміщення запасів, при цьому документи поділяють за видом господарських операцій: а) ліквідація основних засобів; б) списання МШП; в) оприбуткування поворотних відходів; г) оприбуткування остаточного браку; тощо. Видаткові документи групують за: 1) структурними підрозділами підприємства, у які вони видані, та об'єктами калькулювання; 2) у разі продажу — покупцями. Крім того, усі документи групуються за одиницями обліку запасів — їх номенклатурними номерами.

Таксування — це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господарської операції.

Контирування (від італ. — рахунок) — це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.

Для спрощення облікових записів особливо при складанні бухгалтерських проводок використовують зведені документи — накопичувальні (для відображення руху цінностей протягом місяця) та групувальні (для групування показників за центрами відповідальності, субрахунками або синтетичними рахунками) відомості. Бухгалтерська проводка складається безпосередньо на підставі первинних документів або за їх показниками, згрупованими у зведених документах. Після цього показники первинних документів переносять до відомостей, які відкривають для економічно однорідних операцій. Підсумки з відомостей переносять до журналів, які також відкривають за економічно однорідними об'єктами обліку. Підсумкові записи у журналах звіряють з показниками первинних документів або відомостей. На документах, показники яких перенесені до облікових регістрів, проставляють номери відповідних журналів або відомостей і порядкові номери записів господарських операцій. При перенесенні з групи економічно однорідних за змістом документів інформації у регістри обліку загальним підсумком, номер і дату запису вказують на окремому аркуші, який додають до зброшурованих документів.

Завершальним етапом обробки облікової інформації є її узагальнення. Спосіб узагальнення облікової інформації обирається залежно від специфіки підприємства або регламентується нормативними документами. Для узагальнення інформації поточного обліку використовують Головну книгу, оборотно-сальдову відомість, тощо.

До Головної книги систематизовану інформацію з журналів переносять після взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками. При перенесенні до Головної книги чи інших облікових регістрів окремих показників з облікових регістрів у їх відповідному рядку роблять позначку щодо запису операції.

Головна книга ведеться підприємством протягом року. Для кожного синтетичного рахунку у ній відводять окрему сторінку. Для запису господарських операцій на рахунках за поточний місяць відводять окрему строку на сторінці. За кожним рахунком у книзі відображують сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за дебетом і кредитом рахунку. Сальдо на початок року переносять з Головної книги або з балансу за попередній рік. Кредитові обороти за кожним рахунком до Головної книги переносять з відповідних журналів однією сумою. Дебітові обороти переносять з різних журналів і наводять розгорнуто у кореспонденції із кореспондуючими рахунками. У кінці місяця підраховують обороти за дебетом кожного рахунку і визначають вихідний залишок. Перевірка правильності записів до Головної книги здійснюється підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків, а також сальдо за Дебетом і кредитом повинні бути відповідно однаковими. Підсумки Головної книги використовують для складання балансу та інших форм звітності.

Для узагальнення інформації поточного обліку за місяць та перевірки правильності записів також використовують оборотно-сальдові та шахові відомості.

Обігова відомість — це-спосіб узагальнення інформації поточного обліку. За зовнішнім виглядом — це таблиця, в якій узагальнюють обороти і залишки за рахунками обліку. Оборотні відомості складаються окремо для рахунків синтетичного і аналітичного обліку. До них записують усі синтетичні рахунки, які використовують на підприємстві, відводячи для кожного окремий рядок.

Для кожного синтетичного рахунку записують початкове сальдо, обороти за дебетом і кредитом і обраховують вихідний залишок Для складання оборотної відомості використовують показники відомості за попередній місяць та регістри обліку за поточний місяць. Вхідне (початкове) сальдо переносять з відомості за попередній місяць. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків за поточний місяць переносять з журналів або відомостей за цей місяць. У кінці місяця за кожним рахунком обраховують вихідне сальдо (залишок). В обіговій відомості, як і у Головній книзі, повинно бути три пари рівностей: сальдо за дебетом і кредитом рахунків відповідно на початок і кінець місяця та оборотів за дебетом і кредитом за поточний місяць. Оборотна відомість є обов’язковою формою обліку для малих підприємств. її показники за рахунками синтетичного обліку використовуються для складання балансу.

Для узагальнення інформації аналітичного обліку використовують два види обігових відомостей, які відрізняються структурою та переліком показників:

• 1) обігова відомість за товарно-матеріальними рахунками;
• 2) обігова відомість за розрахунковими рахунками.
• 3) Обігові відомості за товарно-матеріальними рахунками відкривають у розрізі субрахунків, наприклад, у відомості з обліку виробничих запасів їх групують за субрахунками «Сировина і матеріали», «Паливо», тощо. Сальдо на початок і кінець місяця у відомості записують однією колонкою, обов’язково вказують одиницю виміру, ціну, а показники наводять у грошовому та натуральному вимірниках.

Обігові відомості за розрахунковими рахунками використовують для обліку розрахунків з кожним постачальником або підзвітною особою, для узагальнення інформації на відповідному синтетичному рахунку, наприклад на рахунках «Розрахунки з підзвітними особами», «Розрахунки з постачальниками», а також для визначення розгорнутого залишку на активно-пасивних рахунках, наприклад, «Розрахунки з дебіторами і кредиторами». їх будова аналогічна до відомостей за синтетичними рахунками. У колонці «Назва показника» вказують аналітичні рахунки (назви постачальників, або прізвища, ім'я та по батькові підзвітної особи. Відомості відкривають за показниками відомості за попередній місяць, з якої переносять залишки. Суми оборотів на рахунках записують на підставі первинних документів щодо виникнення заборгованості або її погашення. У кінці місяця обраховують залишок за кожним рахунком. Його переносять у відповідний журнал, наприклад, журнал 3.

Відомості аналітичного обліку відкривають для кожного синтетичного рахунку. їх підсумки порівнюють із підсумками відповідного синтетичного рахунку.

Для узагальнення оборотів на рахунках призначена шахова відомість.

У шаховій відомості обороти за дебетом і кредитом кожного рахунку показують у кореспонденції рахунків. Це дозволяє не лише визначити суми оборотів за кожним рахунком, але й проконтролювати повноту записів, встановити пропуски записів, правильність вибору кореспондуючих рахунків, використаних для запису господарських операцій. Застосування шахової відомості як одного з регістрів обліку регламентовано нормативними документами для малих підприємств.

Облікову реєстрацію необхідно здійснювати систематично і регулярно у міру надходження документів до бухгалтерії. Господарські операції в облікових регістрах необхідно відображувати у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, тобто облікові регістри слід складати щомісяця. Це дозволить своєчасно з належною якістю виконати облікові роботи.

Із розвитком інформаційних систем від ручної до АСУП суттєво ускладнюється розробка і впровадження системи обробки інформації. Надзвичайно важливо для сучасних систем обліково-економічної інформації інтегроване здійснення обробки та використання інформації у системі. При цьому, інтегрувати необхідно усі процедури та етапи облікового процесу. Так, ту саму інформацію використовують для різних інформаційних потреб; відомості передають за допомогою єдиних каналів і лише один раз і в одному напрямку — до місць обробки до бухгалтерії, звідки вона може бути затребувана будь-яким органом управління; організована і активно використовується єдина «пам'ять» системи, а її інформація може бути багаторазово перероблена і пристосована до потреб певних користувачів інформації на будь-яких рівнях управління, для будь-яких дільниць управління.

Видача інформації включає такі технологічні процеси; перекодування показників на мову користувачів; запис на носіях у вигляді, що дозволяє їх прочитати; редагування, оформлення, розмноження, комплектація.

Передача інформації необхідна при збиранні показників між окремими технологічними процесами та при видачі інформації користувачам. Відповідно, розрізняють такі канали передачі інформації: від джерел її виникнення до місць обробки, між центрами обробки, між процесами обробки, між центрами обробки та користувачами, між джерелами інформації та користувачами (пряма передача), між користувачами. Інформація може передаватись кур'єром, із використанням спеціального транспорту або транспорту загального користування, по різних каналах зв’язку (телефоном, факсом, через Інтернет).

Багаторазове. або повторне використання тієї самої облікової інформації у багатьох облікових процесах або управлінні, а також неспівпадання часу обробки інформації та. формування звітності з часом її збирання зумовлюють необхідність зберігання та пошуку показників. Крім того, слід неухильно дотримуватись термінів зберігання носіїв інформації, встановлених нормативними документами.

Раціональна система зберігання не лише забезпечує цілісність і збереження носіїв інформації протягом періоду, встановленого нормативними документами, але й створює можливості для користування ними у разі виникнення потреби в одержанні або уточненні будь-якої інформації (для видачі довідок, перевірки правильності обліку та законності господарських операцій, обґрунтування доказів у судах). У разі відсутності документів контролюючі органи можуть вимагати їх відновлення для підтвердження юридичної доказовості господарських операцій, що відбулися протягом минулих звітних періодів.

Інформацію необхідно зберігати на усіх стадіях облікового процесу, використовуючи технічні носії інформації, а також в архівах (поточному, постійному або державному). Пошук користувачами необхідної інформації може здійснюватись вручну або автоматично. Відповідальність за організацію та створення належних умов для зберігання оброблених носіїв інформації протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Зберігання носіїв інформації, їх оформлення та передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Після обробки документи систематизують за об'єктами обліку (облік касових операцій, облік операцій на рахунках банків, облік необоротних активів, облік праці та її оплати, тощо) та комплектують у справи у хронологічному порядку їх можна зберігати у папках, але надійніше зшити, зброшурувати, переплести в особливих також — справах. Періодичність брошурування носіїв інформації (декада, місяць, квартал, рік) залежить від їх кількості. Чим більша кількість документів за певний звітний період, тим частіше їх необхідно зшивати та переплітати. Теки підписують та нумерують. На них зазначають період (місяць, рік), за який зібрані носії інформації; назву об'єкту обліку або назву носіїв інформації. Охайне зберігання носіїв інформації, їх своєчасне зшивання та брошурування унеможливлюють втрати документів та сприяють їх збереженню.

Протягом року до складання звітності та її представлення користувачам справи з носіями інформації зберігають за місцем їх формування, тобто у поточному архіві відділу або сектору бухгалтерії. Відповідальність за збереження носіїв інформації покладається на осіб, уповноважених головним бухгалтером. Вони зобов’язані створити умови, що унеможливлюють втрати, псування носіїв інформації або внесення до них непомітних несанкціонованих виправлень. Для цього носії інформації слід зберігати у спеціальних приміщеннях, які закриваються і до яких немає доступу сторонніх осіб або у спеціальних металевих шафах або сейфах. Так, наприклад, зберігають бланки суворого обліку або цінних паперів.

Після складання та подання річної звітності теки з носіями інформації передають до постійного архіву. Постійний архів — це приміщення, яке спеціально обладнане стелажами для зберігання папок з носіями інформації, що утворюються на підприємстві. Для систематизованого зберігання носіїв інформації на стелажах зазначають назву носіїв інформації, рік та інші реквізити, що характеризують справи та забезпечують оперативну роботу з ними. Справи із носіями інформації передаються до архіву за актом. Його складають члени комісії, до складу якої включають заступника головного бухгалтера, відповідального за поточний архів. В акті зазначають: назву об'єкта обліку; період, до якого належать скомпоновані носії інформації; перелік носіїв інформації; дату комплектації і передачі носіїв інформації до архіву; підписи членів комісії. Справи з носіями інформації передають із бухгалтерії до архіву за графіком. Його складає і узгоджує з керівниками структурних підрозділів завідувач архіву (архіваріус).

Справи, прийняті для зберігання у постійному архіві, реєструють в архівній книзі, де зазначають номер стелажу їх зберігання. В архіві справи з носіями інформації розташовують систематизовано залежно від їх призначення за видами об'єктів обліку (касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошториси) у хронологічному порядку (по роках, місяцях, а в межах місяців-по днях).

Право входити до архіву та працювати з носіями інформацію надається лише головному бухгалтеру і архіваріусу. Обов’язки архіваріуса можуть бути покладені наказом по підприємству на працівника бухгалтерії. Архіваріус зобов’язаний приймати до архіву папки з носіями інформації, оформленими належним чином, записувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити в архівній книзі відмітки про вилучення таких справ, стежити за збереженням справ і порядком в архіві. Ключі від архіву зберігаються у архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках — за письмовою вимогою правоохоронних та слідчих органів. Особи, що працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів та нерозголошення інформації, що у них міститься. Порушники притягуються до відповідальності у встановленому законом порядку.

По закінченні терміну зберігання носіїв інформації, важливі передають на зберігання до місцевого державного архіву, а інші - знищують на підставі акту, складеного спеціальною комісією. При реорганізації підприємства його архів передається правонаступнику. При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, усі носії інформації передаються до архіву, створеного при місцевій адміністрації.