Документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: аналіз новацій та напрями поліпшення

ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ: АНАЛІЗ НОВАЦІЙ ТА НАПРЯМИ ПОЛІПШЕННЯ

Постановка проблеми у загальному вигляді. Однією із важливих особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за господарськими операціями, процесами, які здійснюються на підприємстві за допомогою первинних документів. Документування є першим етапом облікового процесу, який включає в себе спостереження, вимірювання об'єктів обліку і реєстрацію одержаної економічної інформації. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, необхідна для управління підприємством, контролю за його діяльністю й складання звітності. Документи являються підставою для запису в бухгалтерському обліку, тому від якості первинних документів значною мірою залежить повнота і достовірність облікової інформації для користувачів. Правильна організація первинного обліку сприяє покращенню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, забезпечує своєчасність інформації, на підставі якої приймають рішення внутрішні та зовнішні користувачі.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Значення первинних документів, їх класифікація, організація документування господарських операцій розкрито у багатьох наукових працях. Варто відзначити публікації Бутинець Т. А. [1], Бутинця Ф. Ф. [2], Безверхого К. В. [3], Легенчука С. Ф., Вольської К.О., Вакун О. В. [4] та ін. [5−7, 11]. Проте останні зміни до нормативно-правових документів щодо первинних документів актуалізують питання документального підтвердження здійснених господарських операцій на підприємстві.

Формулювання цілей статті. Метою статті є узагальнення основних змін у законодавстві стосовно документального оформлення фактів господарської діяльності та розробка пропозицій щодо переліку обов’язкових реквізитів первинних документів.

Виклад основного матеріалу досліджень. Тривалий час порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентувалися Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [8]. Згідно з цим Положенням первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

До останніх змін Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» так трактував сутність первинного документа: це документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення [9]. Тобто, з визначень, поданих у законодавчо-нормативних актах, випливає, що будь-який документ має силу первинних документів тільки у випадку фактичного здійснення господарської операції.

Проте Законом України від 03.11.2016 р. № 1724-VIII «Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар'єрів для експорту послуг» внесено зміни в Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», які стосуються статусу первинних документів і окремих їх обов’язкових реквізитів [10].

Згідно з останньою редакцією Закону № 996 первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію [9]. Тобто у визначенні первинного документа немає уточнення, що він підтверджує здійснення господарської операції. Тому будь-який документ, що буде містити обов’язкові реквізити можна вважати первинним.

У наукових публікаціях наводяться такі визначення первинного документа: це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався (Бутинець Т.А. [1, с. 78]); документ, який засвідчує (підтверджує) господарську операцію (Велш Глен А., Шорт Деніел Г. [6, с. 84]); це письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення (Швець В.Г. [5, с. 76]); це письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення (Грабова Н.М. [11, с. 141]). Вчені одностайні в тому, що первинний документ фіксує і підтверджує фактичне здійснення господарської операції. Це підвищує значимість і вагомість первинного документа, особливо у спірних ситуаціях з іншими підприємствами, контролюючими органами.

На нашу думку, первинний документ в облікових цілях — це документ, який підтверджує здійснення господарської операції, процесу, явища або події в господарській діяльності суб'єкта господарювання в момент їх проведення або після завершення.

Показники, що внесені в документ і становлять його зміст, називаються реквізитами первинного документа. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером господарської операції та призначенням документа. До внесення змін в Закон № 996 до обов’язкових реквізитів первинних документів відносилися:

• — назва документа (форма);
• — дата і місце складання;
• — назва підприємства, від імені якого складений документ;
• — зміст і обсяг господарської операції, одиниця її виміру (в натуральному і (або) вартісному виразі);
• — посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• — особистий підпис, аналог власноручного підпису чи підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тепер не є обов’язковим реквізитом первинного документа місце його складання. Наразі не важливо, де саме складено документ. Особливо це актуально у випадку, якщо сторони договору обмінюються документами в електронній формі. Крім того, з переліку даних, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, вилучено аналог власноручного підпису чи підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис». А первинні документи, складені в електронній формі, застосовуватимуться у бухгалтерському обліку лише у разі дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Тобто, кількість обов’язкових реквізитів первинних документів зменшено і залишається невідповідність Положення № 88 Закону № 996.

Вважаємо, що саме характер відображеної господарської операції в поєднанні з наявністю всіх обов’язкових реквізитів, дозволяє вважати певний документ первинним. До обов’язкових реквізитів первинних документів, на нашу думку, слід віднести: назву підприємства; назву документа; дату складання; зміст господарської операції; вимірники господарської операції; підписи відповідальних осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції [7, с. 71]. Інші реквізити будуть додатково характеризувати господарську операцію. Виключення тих реквізитів, які раніше належали до обов’язкових, не веде до будьяких негативних наслідків, наприклад визнання документа недійсним.

Із Закону № 996 зникла посилка на строк складання первинних документів. Раніше первинні документи повинні були складатися під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Дата складання первинних документів, на нашу думку, є важливим реквізитом. Відсутність дати не дозволяє достовірно віднести господарську операцію до того чи іншого звітного періоду. А це може впливати на визначення бази оподаткування, своєчасність виконання зобов’язань та ін.

Висновки. Збір первісної інформації про рух об'єктів бухгалтерського обліку є невід'ємною і важливою складовою системи обробки облікової інформації. Первинні документи є носіями економічної інформації про діяльність підприємства. У первинних документах має бути зафіксовано підтвердження фактично здійсненої господарської операції.

Визначено перелік обов’язкових реквізитів первинних документів, який забезпечить повний і достатній опис кожної господарської операції. Відсутність деяких інших традиційних реквізитів не тягне за собою суттєвих наслідків.

Удосконалення первинного обліку має відбуватися у напрямку його спрощення, скорочення часу на його ведення.

Література

документ реквізит бухгалтерський облік.

• 1. Бутинець Т. А. Документування господарських операцій: теорія, методологія, комп’ютеризація: [наукове видання] / Т. А. Бутинець. — Житомир: ЖІТІ, 1999. — 412 с.
• 2. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку: [підручник] / Ф. Ф. Бутинець. — [Вид. 2-е, доп. і перероб.]. — Житомир: ЖІТІ, 2000. — 640 с.
• 3. Безверхий К. Порядок підтвердження фактів здійснення господарських операцій: обліковоюридичний аспект / К. Безверхий / / Бухгалтерський облік і аудит. — 2016. — № 4. — С. 39−44.
• 4. Легенчук С. Ф. Документування в бухгалтерському обліку: процесний підхід: [Монографія] / С. Ф. Легенчук, К. О. Вольська, О. В. Вакун. — Івано-Франківськ: Видавець Кушнір Г. М., 2016. — 228 с.
• 5. Швець В. Г. Теорія бухгалтерського обліку: [Навчальний посібник] / В. Г. Швець. — К.: ЗнанняПрес, 2003. — 444 с.
• 6. Велш Глен А. Основи фінансового обліку / Велш Глен А., Шорт Деніел Г.; [Пер. з анг. О. Мінін, О. Ткач]. — К.: Основи, 1999. — 943 с.
• 7. Маренич Т. Г. Удосконалення первинної облікової документації / Т. Г. Маренич / / Агроінком. — 2005. — № 5−6. — С. 68−71.
• 8. Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/z0168−95.
• 9. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/ 996−14.
• 10. Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар'єрів для експорту послуг» від 03.11.2016 р. № 1724-УІІІ [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/1724−19.
• 11. Грабова Н. М. Теорія бухгалтерського обліку: [навчальний посібник] / Під ред. М. В. Кужельного. — [5-те вид., доп. і перероб.] / Н. М. Грабова. — К.: А.С.К., 1998. — 223 с.