Шляхи вдосконалення обліку і аудиту витрат на виробництво

Процес ведення бухгалтерського обліку на підприємстві представляє собою сукупність інформаційних і контрольно організаційних операцій. До інформаційних відносяться операції збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки даних. Контрольно-організаційні операції, пов’язані з контролем і використанням одержаної в результаті виконання інформаційних операцій, які займають найбільшу питому вагу в діяльності бухгалтерського апарату, що являється відображенням об'єкту бухгалтерського обліку, як функціональної управлінської роботи.

Інформаційні операції звітного процесу поділяються на дві нерозривно пов’язані одну з одною стадії.

Перша, яка називається первинним звітом, включає операції збору. Реєстрації і передачі звітних даних. Друга стадія, яка включає операції зберігання і обробку звітних даних, може бути визначена, як систематизація і узагальнення даних первинного звіту.

Задачі обліку затрат на виробництво інформаційно пов’язані з суміжними дільницями обліку і підсистемами АСУП. Лише незначна по об'єму вихідна інформація формується на основі первинних документів.

Отже, умовами функціонування АРМ бухгалтера обліку затрат на виробництво являється формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, яка виникає при рішенні задач по обліку основних засобів, матеріальних цінностей, заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, готової продукції, її відвантаження і реалізації. Вказана інформація повинна бути представлена у виді єдиної бази даних бухгалтерських записів, які формуються у відповідності з вимогами АРМ бухгалтера по обліку затрат на виробництво.

Зв’язок з другими підсистемами АСУП передбачає використання інформації:

• — нормативної бази АСУП в частині нормативів на деталь, виріб;
• — підсистеми «Техніко-економічне планування» в частині планових процентів непрямих розходів до базових статей;
• — підсистеми «Управління якістю» в частині даних про кількість забракованої продукції;
• — підсистема «Оперативне управління основним виробництвом» в частині одержання даних про залишки незавершеного виробництва на 1-е число кожного місяця.

Задачі АРМБ обліку затрат на виробництво пов’язані між собою через єдину базу даних бухгалтерських записів в частині використання (передачі) інформації про бухгалтерські записи по синтетичних рахунках обліку, виробництво формуючих автоматично в процесі рішення задач.

Схема 1. Схема інформаційних взаємозв'язків АРМБ по обліку затрат на виробництво Організація процесу обліку затрат на виробництво представляється у вигляді деякої системи робочих місць, яка відображає їх взаємодію при здійсненні реалізації облікових функцій. В цю схему повинні входити робочі місця робітників, функціональні обов’язки яких в будь-якій мірі пов’язані з веденням бухгалтерського обліку. До них слід віднести не тільки осіб, які здійснюють документацію, систематизацію і узагальнення інформації, її використання при виконанні функцій бухгалтерського обліку, але технічний персонал, який забезпечує оформлення документів їх архівування, відображення і тому подібне.

На робочих місцях бухгалтерських робітників обліку затрат на виробництво весь комплекс робіт пов’язаний з вирішенням бухгалтерського обліку в той час як для другого персоналу функції пов’язані з бухгалтерським обліком, не являються основними і займають лише частину їх часу.

Аналіз показав, що організація АРМ для такої категорії персоналу цілеспрямована лише при умовах використання АРМ для виконання його основних функцій.

Найбільше раціональним являється ділення АРМ на II категорії.

Схема 2. Структурна схема організації АРМБ по обліку затрат на виробництво Цільова функція обліку затрат на виробництво, виявлення і усунення недоліків організації виробництва і матеріально-технічного забезпечення, направлені на максимальну економію матеріальних і трудових затрат, підвищення продуктивності праці.

АРМБ обліку затрат на виробництво I категорії призначено для формування і підготовки первинної інформації, яка формується безпосередньо на місцях виникнення інформації. АРМБ вирішує задачі обліку затрат на виробництво, які стосуються підрозділів, дозволяє організувати систематичне своєчасне виявлення відхилень від нормальних умов, а також вести оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит.

З допомогою АРМБ II категорії контролюється інформація, яка одержана з інформації I категорії, вирішуються регламентні і запитні задачі по обліку затрат на виробництво в цілому по підприємству.

АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних затрат на виробництво, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних і грошових засобів, організації внутрішнього аудиту.

Комплекс задач АРМБ обліку затрат на виробництво реалізується з допомогою директив, об'єднаних в меню. Рішення задач побудовано на використанні трьохрівневого меню.

Меню першого рівня утримує директиви, які дозволяють виконувати загрузку комплексу програм, а також виконання директиви функціонального назначення. Структура директив I рівня слідуюча:

Первинна інформація Нормативно-довідкова інформація Вихідна інформація Ведення інформаційної бази При наборі функції «первинна інформація» на II рівні меню відображає перелік вхідної інформації.

Бухгалтерська довідка На III рівні меню відображає структура бухгалтерської довідки. Бухгалтерська довідка необхідна для здійснення документального відображення записів, записів які найшли відображення в других системах обліку. На III рівні меню бухгалтер пореквізитно заповнює бухгалтерську довідку.

Таблиця 13. Бухгалтерська довідка.

Нормативно-довідкова інформація на II рівні меню складається з слідуючого переліку:

Довідник планових процентів непрямих розходів Довідник непрямих затрат на деталь, виріб, замовлення, вид послуг Довідник допустимості кореспонденції рахунків Довідник кошторисних асигнувань на обслуговування виробництва і управління Довідник планової собівартості продукції.

Довідник причин відхилень від норм.

Довідник планових процентів непрямих розходів необхідний для оцінки незавершеного виробництва, допоміжного виробництва, для визначення долі накладних розходів на виріб, замовлення, вид послуг. На III меню довідник має слідуючу структуру: стаття затрат розрахункова, стаття затрат базова, структурний підрозділ, процент або кошторисна ставка.

Довідник нормативних затрат на деталь, виріб, замовлення, вид послуг необхідний для визначення нормативних затрат продукції (послуг). Довідник має слідуючу структуру: код виробу (калькуляційна одиниця), структурний підрозділ, стаття затрат, одиниця виміру, кількість, сума.

Довідник допустимості кореспонденції рахунків необхідний для контролю проведених господарських операцій. Він має слідуючі структури: основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції рахунків.

Для здійснення аналізу відхилень від нормальних умов роботи по непрямих розходах складається довідник кошторисних асигнувань на обслуговування виробництва і управління. При наборі даного довідника на III рівні меню відображається структура довідника: структурний підрозділ, основний рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, стаття затрат, лімітування статті, затрати з початку року, затрати по місяцях.

Довідник планової собівартості продукції містить слідуючі дані: код зведеного обліку, (виріб, вид послуг і тд., назва виробу, вид послуг, стаття затрат, сума). Даний довідник використовується для аналізу стану фактичних даних, а також для моделювання і прогнозування затрат на виробництво.

Довідник причин відхилень від норм розходу необхідний для ідентифікації причин, а також групування даних для прийняття управлінських рішень. Довідник має слідуючу структуру: код причин відхилень від норм і найменування причин відхилень від норм.

При наборі функції «Ведення інформаційної бази» на II рівні відображаються слідуючі режими роботи:

Відновленя інформації.

Перезапис інформації для архівного зберігання Перезапис інформації в інші АРМБ і інформаційну систему АСУП Збереження бази даних Контроль про наявність інформації.

Для здійснення розходів АРМБ по обліку затрат на виробництво необхідна інформація яка поступає з інших АРМБ і інформаційної системи АСУП. Для цього в АРМБ по обліку затрат на виробництво необхідно передбачити функцію «контроль про наявність інформації», яка дозволяє здійснювати аналіз поступаючої інформації і представити бухгалтеру відомості про недостаючу інформацію або про помилки наявні в інформації. інформація представляється у вигляді повідомлення на екрані. Програмним шляхом контролюється кількість записів, переданих з інших АРМ, значимість показників, допустимість кореспонденції рахунків.

Відновлення, зберігання і перезапис інформації здійснюється аналогічно тому, що було описано в інших АРМБ. Технологічний процес рішення задач на АРМБ по обліку затрат на виробництво здійснюються в такій послідовності.

На АРМБ по обліку затрат на виробництво I категорії здійснюються слідуючі роботи:

• — ввід, контроль і друк вихідних даних на місцях їх виникнення;
• — формування нормативно-довідкових даних на АРМБ по обліку затрат на виробництво;
• — розрахунок нормативної собівартості незавершеного виробництва, нормативної собівартості готової продукції (видів послуг, товарів), нормативної собівартості бракованої продукції;
• — формування даних з інших АРМБ, інформаційної системи і про фактичні витрати матеріальних цінностей, заробітної плати і інших прямих затрат;
• — групування затрат по місцях їх виникнення: по рахунках 20, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 31, 44;
• — розподіл затрат по об'єктах обліку;
• — визначення затрат по місцях виникнення затрат;
• — аудит затрат на виробництво по структурних підрозділах.

На АРМБ по обліку затрат на виробництво II категорії виконуються роботи: розподіл затрат по об'єктах обліку, в цілому на кредити:

• — закриття рахунків 20, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 31, 44;
• — формування реєстру аналітичного обліку по рахунках 20, 23, 24, 25, 26, 28, 29, 31, 44;
• — калькуляція собівартості продукції;
• — розрахунок фактичної собівартості готової продукції, робіт і послуг;
• — аудит затрат на виробництво в цілому по підприємству.

АРМБ по обліку затрат на виробництво III категорії вирішують слідуючі задачі:

• — аналіз відхилень фактичних витрат від поточних норм, правильність віднесення затрат на відповідні вироби, замовлення, види послуг і т. д., виявлення причин і винуватців відхилень;
• — складення звітності на рівні підприємства;
• — моделювання затрат на виробництво;
• — аудит господарської діяльності підприємства;
• — вироблення і прийняття управлінських рішень по мобілізації внутрішніх резервів.

Після завершення розрахунків здійснюється відображення вихідної інформації. На II рівні в меню відображається перелік вихідної інформації:

Відомість відхилень від норм фактичних затрат;

Відомість аналітичного обліку по рахунках 24, 25, 26.

Оборотна відомість по рахунках 20, 23, 44.

Відомість визначення фактичної собівартості готової продукції.

Відомість аналізу втрат від браку Моделювання затрат на виробництво.

Для здійснення контролю і аналізу відхилень від норм по фактичному розходу матеріалів, заробітної плати по виробництві по причинах і винуватцях використовуються «відомість відхилень від норм фактичних затрат». В залежності від того яку інформацію необхідно одержати, бухгалтер (аудитор) вказує запит — рахунки 05, 06, 12, 69, 70, а також, за який період необхідно одержати інформацію і в якому розрізі:

• — по підприємству
• — по структурному підрозділу
• — по замовленню (виду послуг)
• — по статті затрат

Після набору визначеного переліку бухгалтер відображає інформацію на екрані або друкуючому пристрої.

Разом по рахунку Разом по статті.

Разом по коду винуватця Разом по коду причини Разом по структурному підрозділу Разом по коду аналітичного обліку (замовленню, виду послуг і т. д.).

Аудитор при здійсненні аудиту затрат на виробництво має можливість проаналізувати по кожній статті відхилення від нормальних умов, виявити причини відхилень і подати пропозиції по удосконаленню використання засобів. Особливо важливо всі відхилення мати в процесі виконання робіт. Дана інформація дає можливість керівникам підприємства впливати на виробничий процес з метою економічного використання матеріальних, трудових і грошових засобів.

Для здійснення детального обліку, контролю і аналізу непрямих витрат бухгалтер або аудитор по мірі необхідності відображає на екрані або друкуючому пристрої «відомість аналітичного обліку». Інформація про непрямі витрати має суттєве значення в умовах функціонування підприємства в нових умовах господарювання. Тому важливо знати по мірі здійснення господарської діяльності стан використаних засобів і намічати шляхи по їх скороченню.

Аудитор або бухгалтер здійснює відображення інформації в залежності від потреб слідуючих розрізах:

По рахунку По коду аналітичного обліку По статті розходу По структурному підрозділу По підприємству.

Після набору визначного режиму відображення бухгалтер або аудитор вводить період, за який необхідно одержати дані і виробляє відображення вихідної інформації.

Таблиця 14. Відомість аналітичного обліку по рахунку ______ за період ________.

Для здійснення аналізу втрат від браку на підприємствах здійснюється відображення «Відомості аналізу втрат від браку». Дана відомість дає можливість аудитору здійснювати контроль з метою недопущення невиробничих розходів.

В залежності від умов контролю (перевірки) бухгалтер або аудитор здійснює відображення інформації в розрізі: основного рахунку, коду аналітичного обліку (коду виробу, замовлення і т. д.), структурного підрозділу, підприємства в цілому.

Таблиця 15. Відомість аналіз втрати від браку за ___________________.

Разом по субрахунку Разом по статті затрат Разом по об'єкту обліку (виробу, замовленню і т. д.).

Разом по структурному підрозділу Разом по підприємству Відомість відображає не тільки інформацію про затрати на забраковану за звітний період продукцію, але і представляє керівництву підприємства інформацію про втрати з початку року по об'єктах обліку.

Бухгалтер вибирає групування одержання інформації і необхідний період, відображає їх в діалоговому режимі.

Групування даних здійснюється в слідуючих розрізах По об'єкту обліку (замовленню, виробу і т. д.).

По статті затрат.

По структурному підрозділу По підприємству По рахунку По субрахунку По коду аналітичного обліку.

Бухгалтер здійснює облік, аналіз, контроль на основі даних відомості, аналізує наявність незавершеного виробництва, динаміку за необхідний період. Крім того, бухгалтер аналізує відхилення затрат від нормативних дає пропозиції по удосконаленню розходу засобів по статтях і направленнях, тим самим впливаючи на кінцеві фінансові результати. В цілому по підприємству бухгалтер здійснює контроль по статтях затрат з виявленням причин відхилень і факторів, які впливають на їх виникнення.

На АРМБ по обліку затрат на виробництві для одержання інформації, яка дозволяє проаналізувати і проконтролювати рух засобів, правильність віднесення затрат на відповідні об'єкти зведеного обліку, і для аналізу господарської діяльності підприємства відображається «відомість визначення фактичної собівартості готової продукції».

Таблиця 16. Відомість визначення фактичної собівартості готової продукції за __________.

Разом по структурним підрозділам Разом по підприємству Разом по об'єкту зведеного обліку Разом по статті затрат.

Бухгалтер здійснює аналіз і контроль за витрачанням засобів, проводить порівняння з плановими показниками як в кількісному, так і в вартісному вираженні.

Аудитор, аналізуючи собівартість, виявляє відхилення, пропонує конкретні міроприємтсва по раціональному використанні матеріальних, трудових і грошових засобів. Дана відомість відображає не тільки кінцеві результати, але і проміжкові.

Важливим моментом по проведенні аудиту являється здійснення перевірки на правильність віднесення затрат на конкретні об'єкти затрат. Для цього аудитор аналізує кожну статтю і при необхідності відображає в одному із АРМБ необхідну первинну інформацію.

Особливе значення в умовах ринкових відносин набуває прогнозування затрат на випущену продукцію, а також одержання найвищого результату. Для цих цілей в АРМБ по обліку затрат на виробництво використовується функція «Моделювання затрат на виробництво». Дана функція пов’язана з пошуком оптимальних господарських рішень, розрахунком найбільш вигідних варіантів, і разових рішень і довгострокових від господарської політики підприємства.

На основі наявних фактичних даних, нормативно-довідкової інформації і бази знань здійснюється розрахунок і відображення оптимального використання ресурсів, а також можливість одержання інформації про відхилення і запропонованих шляхах не допущення перевитрат по окремих статтях затрат.

При цьому автоматизованим шляхом здійснюється вибір оптимального стану виробництва, цілеспрямованість виконання замовлень і видів послуг. Керівнику представляється можливість прогнозувати склад затрат, а також одержання максимального прибутку.

Даною моделлю можна проаналізувати кожний елемент затрат в розрізі підприємства, в структурних підрозділах, статті затрат, видів виробів, замовлень, видів послуг і т. д.

Розглянутий метод моделювання обліку затрат на виробництво відкриває нові шляхи не тільки підвищення оперативності і повноти використання облікових даних, але і дозволяє сформулювати ряд нових напрямів використання облікової інформації для аналізу, контролю і аудиту діяльності і управління.