Облік основних засобів Деpжавного закладу «Миколаївська лінійна санітарно-епідеміологічна станція на одеській залізниці» Міністерства охорони здоров'я України

Облік наявності та надходження основних засобів

В процесі господарської діяльності бюджетних установ, основні засоби поступово зношуються як фізично, так і морально, а тому потребують поповнення. Основні засоби можуть надходити до Миколаїївської ЛСЕС, як і до любої іншої бюджетної установи шляхом:

• Ш придбання їх за рахунок бюджетних чи позабюджетних коштів;
• Ш безкоштовного отримання (у т.ч. у вигляді гуманітарної допомоги);
• Ш будівництва нових об'єктів;
• Ш оприбуткування залишків, виявлених під час інвентаризації;
• Ш за рахунок виготовлення їх власними силами.

Розглянемо порядок документального оформлення надходження основних засобів до мого підприємства, Миколаївської ЛСЕС, на прикладі придбання в санітарно-гігієнічний відділ приладу ПП «НВПП «Спаринг-Віст Центр» м. Львів.

Найбільш розповсюдженими шляхаи надходження основних засобів до ДЗ «Миколаївська лінійна СЕС на Одеській залізниці» МОЗУ є придбання за кошти.

Оформлення придбання основних засобів Миколаївською ЛСЕС робиться на підставі, рахунка-фактури (Додаток А) та накладної (Додаток Б, В) (тобто первинних документів).

Приймання основних засобів, в даному випадку радіометру-дозиметру, проводиться згідно з Актом приймання-передачі основних засобів типової форми ОЗ-1 (бюджет) (Додаток Г), який складається взагалі на кожний об'єкт, який надходить шляхом придбання або безпосередньої передачі від інших організацій. Для прийняття об'єктів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один — для установи, яка здає, другий — для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи.

[пункт 6.4 розділу 6 Інструкції № 64].

При надходженні основного засобу радіометру-дозиметру до Миколаївської ЛСЕС матеріально відповідальна особа, призначена наказом керівника установи або відповідно ст. 135¹ КЗпП, на документі постачальника або на акті приймання повинна розписатися в одержанні приладу і приймає його на відповідальне зберігання та занесення його до інвентарного списку (типова форма №ОЗ-11) за місцезнаходженням. Із цими особами укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Інвентарний список основних засобів застосовується матеріально відповідальними особами для здійснення пооб'єктного обліку основних засобів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) об'єктів основних засобів. Дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуть в бухгалтерії.

У разі зміни матеріально відповідальної особи у випадках, передбачених чинним законодавством (стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація основних засобів, які знаходяться на її зберіганні, про що складається приймально-передавальний акт. В акті фіксується інформація щодо первісної вартості, суми зносу (якщо об'єкт вже був в експлуатації), року випуску, дати введення в експлуатацію тощо. Акт затверджується керівником установи [пункт 6.7 раздул 6 Інструкції № 64].

Після оформлення у термін, встановлений графіком документообігу бюджетних установ, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу (радіометру-дозиметру), передається в бухгалтерію.

Основні засоби в Миколаївській ЛСЕС обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об'єктами. Окремим інвентарним об'єктом вважається закінчений конструктивний пристрій з усіма пристосуваннями і пристроями, що відносяться до нього, конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання визначених самостійних функцій, або визначений комплекс конструктивно об'єднаних предметів, що становлять єдине ціле і разом виконують певну роботу.

Надходження основних засобів до Миколаївської ЛСЕС, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів, супроводжується відкриттям інвентарних карток з обліку основних засобів (за винятком бібліотечних фондів) форми ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» (Додаток Д). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми ОЗ-9 (бюджет).

Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі необоротних активів (типова форма ОЗ-1 (бюджет)), накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми ОЗ-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виробників та інших документів.

У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об'єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті. На зворотньому боці картки типової форми ОЗ-6 (бюджет) робиться запис про переміщення необоротних активів в установі [пункт 6.11 раздул 6 Інструкції № 64].

Якщо в картку неможливо внести всі якісні й кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за обслуговуваними установами.

Кожному основному засобу привоюється інвентарний номер, який має вісім знакі. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий — підгрупу, останні чотири — порядковий номер предмета в підгрупі. У випадку, коли підгрупи немає - четвертий знак буде «0». Інвентарний номер придбаного радіометру-дозиметру 10 400 046.

Інвентарний номер зазначається на жетоні фарбою і прикріплюється до об'єкта будь-яким способом. Присвоєний об'єкту інвентарний номер зберігається за ним на весь період його знаходження в установі. Після ліквідації об'єкта основного засобу в бюджетній установі протягом трьох років його інвентарний номер не можна використовувати. Зміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об'єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках невірної нумерації.

Типова форма № 03−10 (бюджет) «Опис інвентарних карток по обліку основних засобів» призначена для реєстрації всіх інвентарних карток основних засобів, відкритих на підприємстві. Ця форма складається в одному екземплярі і служить для контролю за наявністю карток форми № 03−6 (бюджет).

Типова форма № 03−9 «Інвентарний список основних засобів призначена для обліку ОЗ конкретної класифікаційної групи за місцем їх перебування й експлуатації, а отже, по конкретним матеріально відповідальним особам. У картку заносяться зведення про кожен об'єкт основних засобів. Форма № 03−9 виконує функції ті ж, що і форма № 03−6, і дані в цих формах повинні збігатися.

На зворотньому боці картки робиться запис про переміщення основних засобів в установі.

Інвентарні картки типових форм ОЗ-6 (бюджет), ОЗ-9 (бюджет) реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів типової форми ОЗ-10 (бюджет), який ведеться в одному примірнику. У разі списання основних засобів зазначені вище картки після внесення до них відміток про списання здаються в архів.

Опис інвентарних карток здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об'єкта основних засобів. Строк зберігання інвентарних карток в архівах установ становить 3 роки після їх ліквідації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих основних засобів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим основним засобом.

Записи в картках обліку основних засобів здійснюються в кількісному та сумарному виразах.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством).

Розглянемо, в якості приклада, придбання моїм підприємством, Миколаївськой ЛСЕС, основного засобу — приладу радіометру-дозиметру:

• · загальна віртість — 2292 грн.
• · в т. ч. ПДВ — 382 грн.

Облік надходження основних засобів до Миколаївської ЛСЕС ведеться за наступною схемою, відбитої в таблиці 3.1.1.

Таблиця.3.1.1. — Відображення в бухгалтерському обліку операцій придбання Миколаївської ЛСЕС приладу радіометр-дозиметр.

Облік операцій по придбанню основних засобів ведеться в «Накопичувальній відомості руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України» типова форма № 381 (бюджет) меморіальний ордер № 2 (Додаток Є), а оприбуткування основних засобів ведеться в «Накопичувальній відомості за розрахунками з іншими кредитовами» типова форма № 409 (бюджет) (Додаток Ж). Після закінчення місяця підсумки на субрахунках записуються в книгу «Журнал-головна».

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного і аналітичного обліку складаються оборотні відомості форми № 285 і № 326 по кожній групі аналітичних рахунків, які об'єднані відповідним синтетичним рахунком (Додаток З). Підсумок оборотів і залишки на кожному аналітичному рахунку оборотних відомостей звіряються із підсумком оборотів і залишками на цих субрахунках в книзі «Журнал-головна».

Безоплатне отримання основних засобів. Основні засоби, отримані безоплатно як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входить працівник бухгалтерії та представник вищестоящої організації. Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. При отриманні основних засобів, що були у користуванні, вказується відсоток їх зносу. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер у встановленому порядку, про що робиться запис в акті прийнятих цінностей.

Дані про гуманітарну допомогу відображаються отримувачами в пояснювальній записці до квартального та річного звітів та в окремих формах річного звіту. У пояснювальній записці до квартальних та річних звітів наводяться короткі роз’яснення щодо отриманої гуманітарної допомоги.

У фінансовій звітності про виконання кошторису первісна або переоцінна вартість об'єктів основних засобів відбивається у формі № 1 «Блаланс» «Основні засоби» стор. 122 «Первісна вартість» (Додаток І). Рух основних коштів за звітний період (збільшення, зменшення активів) відбивається в пояснювальній записці. Всі господарські операції по руху основних засобів у Миколаївській ЛСЕС підтверджені первинними документами, основними регістрами аналітичного обліку є, акт приймання основних засобів, картка обліку основних засобів, накопичувальна відомість — меморіальний ордер № 9; Як відомо, саме первинні документи є основою бухгалтерського обліку як Миколаївської ЛСЕС, так і усіх підпримств взагалі. І тільки та інформація, що міститься в первинних документах, потім попадає в регістри синтетичного й аналітичного обліку і систематизується на рахунках бухгалтерського обліку. От чому правильне і своєчасне складання цих документів — це необхідна умова для впевненості бухгалтера в завтрашньому дні, у тім, що ніякі перевіряльники не зможуть висунути претензії до його роботи (а отже — і притягти до відповідальності).