Способи розподілу та раціонального використання повноважень

У практиці менеджменту використовується чотири підходи до розподілу повноважень:

• 1. Функціональний розподіл повноважень. Функціональний підхід дає можливість групувати повноваження, якщо вони вимагають однакових або подібних видів діяльності. Такий розподіл є зрозумілим, раціональним, керованим, хоча і не є ідеальною моделлю управління.
• 2. Продуктовий розподіл повноважень. Така форма розподілу повноважень підвищує керованість процесом випуску продукції, але веде до дублювання однакових повноважень за різними видами продуктів, підвищуючи витрати на управління підприємством у цілому.
• 3. Структуризація повноважень за споживачами. Головна перевага такої структуризації повноважень полягає у тому, що вона дозволяє провести вузьку спеціалізацію менеджерського складу і використовувати їхню кваліфікацію.
• 4. Регіональна структуризація. Така форма структуризації повноважень спрощує зв’язок підприємства з клієнтами, а також зв’язок між членами підприємства. Недолік цієї форми — збільшення витрат унаслідок дублювання однакових видів робіт для різних регіонів.

Практична реалізація принципу делегування повноважень може здійснюватися за такими напрямками:

• 1. Перерозподіл функцій між членами керівництва підприємства, тобто між керівником та його заступниками.
• 2. Передавання частини своїх функцій і прав членами керівництва підприємства керівникам лінійних і функціональних структурних підрозділів.
• 3. Перерозподіл функцій між членами адміністрації підприємства, тобто лінійними і функціональними керівниками, їхніми заступниками, з одного боку, і відповідальними виконавцями — з іншого.
• 4. Тимчасове надання працівнику певних прав для виконання конкретного кола робіт, розв’язання завдання та ін.
• 5. Стимулювання працівників, які у ході виконання своїх посадових обов’язків і доручень керівника виявляють ініціативу, самостійно вирішують питання, розширюють свої функції, беруть на себе відповідальність за проведення робіт і операцій, які раніше не передбачалися.
• 6. Введення порядку, при якому на нараді керівника може представлятися уповноважена ним особа.
• 7. Надання права керівникам підрозділів і відповідальним виконавцям у межах їхньої компетенції, яка обмежена посадовими інструкціями, приймати відповідні рішення і підписувати документи, які виходять за межі підприємства

Раціональне делегування обовґязків і повноважень забезпечує:

• — швидке і своєчасне прийняття рішень;
• — скорочення витрат часу і засобів на інформаційне забезпечення рішень;
• — розширення можливостей більш повного прояву працівниками своїх здібностей, залучення в управління безпосередніх виконавців;
• — звільнення керівника від необхідності витрачати час на рішення дрібних питань з ціллю збільшення можливостей для кваліфікованої розробки загальних проблем, що мають особливо важливе значення для поточного і стратегічного розвитку організації;
• — передачу тимчасових доручень підлеглим для виконання задачі, яка не передбачена його прямими обовґязками.

Таким чином, делегування підвищує результативність роботи підрозділу, мотивацію виконавця і керівника. Делегування направлено на підвищення ефективності управління, тоді менеджер звертає найбільшу увагу на найважливіші завдання.

Для здійснення успішного делегування доручень і відповідальності менеджер повинен:

• 1. Не вважати себе незамінимим і підбирати собі надійних і кваліфікованих працівників; розвивати свої власні знання і уміння, одночасно турбуватись про розвиток компетентності співробітників, навчати їх брати на себе виконання більш складних питань і відповідальність.
• 2. Вірно вибирати час видачі доручень, визначати методи ви конання.
• 3. Не жалкувати часу і засобів на навчання персоналу вико нанню доручень, які не входять у коло їх прямих обовґязків.
• 4. Знайомити виконавця з правилами контролю та оцінки виконання завдання.
• 5. При видачі завдання довіряти підлеглому і надавати йому визначену свободу дій і право на ініціативу.
• 6. Оцінювати результати виконаної роботи.
• 7. Заохочувати успішне виконання доручення, надавати пра во на помилку, послідовне покращення результатів.
• 8. При видачі і виконанні доручень підлеглим використовувати такі форми особистої участі в цьому процесі:
  • — дотримуватись виконання визначних умов;
  • — при необхідності, допомагати виконавцю;
  • — постійно спостерігати над ходом виконання завдання, аналізувати одержані результати з метою можливого коригування дій;
  • — контролювати виконання робіт за встановленим графіком.