Процес контролю і технічне його проведення в підприємстві

Зміст функції менеджменту «контролювання» реалізується в процесі контролювання. Процес контролювання — комплекс контрольних дій (заходів), виконуваних суб'єктом контролювання над об'єктом. Для ефективного контролювання необхідно заздалегідь з’ясувати такі запитання: Що контролюється (співробітник як особистість, його метод праці, результати його праці)? Хто контролює і як контролює? Якими мають бути наслідки контролювання? Емоційне напруження може спричиняти неправильно обраний об'єкт контролювання, коли контролюють не результати роботи працівника, а його особистість — кваліфікацію, відносини з колегами і т. д. Керівник, який під час перевірки виявив незадовільні результати роботи і одночасно констатував, що вони є наслідком невисокої кваліфікації співробітника, не може сподіватися на порозуміння. Це аж ніяк не обмежує можливості контролювати, оскільки в полі зору керівника цілком обґрунтовано можуть перебувати не лише результати праці, а й шлях їх досягнення. Необхідність проконтролювати шлях досягнення цілі (методи праці) виникає, якщо некваліфіковане ставлення до процесу праці може спричинити збитки для підприємства чи працівника. Ефективність контролювання залежить і від контролюючих інстанцій. Ними можуть бути сам працівник (самоконтролювання) та керівництво організації (стороннє кон­тролювання). Самоконтролювання стимулює у працівника почуття відповідальності за якість і результати праці. Воно вимагає значно менших витрат часу і коштів, ніж зовнішня система контролювання, дає змогу вникнути співробітнику в загальний виробничий процес, побачити своє місце в ньому. Стороннє контролювання повинно бути первинним щодо самоконтролювання. Це допомагає уникнути ризику, пов’язаного з самоконтролюванням (наприклад, дефекти результатів праці, яких працівник не помічає). Необхідне воно і тоді, коли працівник оцінює результати своєї праці, керуючись заниженими критеріями .На ефективність контролювання відчутно впливає і техніка його здійснення. Обираючи її, необхідно вирішити, коли і яке контролювання проводити (вибіркове чи суцільне). Щодо цього немає універсальних рекомендацій. Однак суцільне (тотальне) контролювання слід проводити лише за необхідності, намагаючись не порушити технології виробничого процесу .Наслідок контролювання, яким є оцінка діяльності підлеглих щодо досягнення цілей, повинен стимулювати їх особисті зусилля. Якщо ціль досягнута без зусиль, працівник отримує визнання у формі простого позитивного зворотного зв’язку. Особливі зусилля мотивують додатковими заходами. Якщо цілі не досягнуто — шукають причини. Здебільшого ними можуть бути об'єктивні чинники, неправильні дії, помилки підлеглого чи керівника. З’ясувавши причини, здійснюють відповідні заходи щодо їх усунення. Можливі при цьому й організаційні висновки. Оцінюючи працю співробітників, деякі керівники не задовольняються фактом належно виконаної роботи. Вони вважають, що підлеглий міг зробити її краще, обравши інший варіант виконання. В результаті у працівника, який очікує схвалення, з’являється відчуття незаслуженої образи, втрата віри в себе тощо. Зауваживши непередбачену поведінку підлеглого, яка проявилася у виборі не­сподіваного способу вирішення проблеми, керівник повинен угамувати не сприйняття невідомого, спитавши себе, чи містить робота підлеглого помилки, які може виявити емоційно нейтральний фахівець. Якщо їх нема, керівник зобов’язаний схвалити таку роботу. Вимога, щоб завдання було виконане не лише правильно, а й відповідно до індивідуальних уподобань керівника, пригнічує самостійність та знижує ефективність процесу управління.

Стрижнем концепції контролювання є принцип, згідно з яким для цілковитого орієнтування в роботі структурного підрозділу не потрібно контролювати кожну функцію чи кожного працівника. Досить охопити контролем стратегічні пункти, вузлові функції. Важливо, щоб контролювання орієнтувалося не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75-відсотковою впевненістю передбачити помилку, нейтралізувавши її ймовірність, ніж мати вичерпну інформацію про походження вже допущеної. Певну особливість має адміністративне контролювання при перевірках підвідомчих організацій і підприємств. В основному воно ґрунтується на перевірці дотримання інструкцій, законів і нормативних актів і виявленні порушників, обмежуючись реєстрацією недоліків. За ринкової економіки такий підхід дискредитує суть функції «контролювання «. Адміністративне контролювання може бути лише частиною організаційної динаміки. Дієве контролювання ґрунтується на розкритті реальної картини про діяльність організації. Система контролювання має не лише констатувати недоліки, а виявляти співвідношення позитивного і негативного. Нераціональним є контролювання на основі контрольного факту — явища, в процесі якого порушено певну норму. У кожній організації, яка інтенсивно працює, прискіпливе і дріб'язкове контролювання може виявити другорядні контрольні факти на фоні плідної і правильної діяльності. При здійсненні контролювання важливо забезпечити доброзичливу атмосферу. Воно не може бути «грою в піжмурки», під час якої одні шукають, інші ховають. Впевненість у тому, що контроль покликаний з’ясувати позитивні й негативні аспекти діяльності, є запорукою конструктивного настрою. За таких умов працівники допомагатимуть контролеру ознайомитись із діяльністю організації, побачити шляхи підвищення її ефективності. Невиправданою є і практика, за якою основні намагання персоналу організації зосереджені на підготовці до ймовірного контролювання.

Процес контролювання не повинен бути жорстко регламентованим. Винахідливість керівництва в його організації забезпечує результативніші наслідки. Правильно на­лагоджене, ефективне контролювання є значною соціальною цінністю, здатною набагато перевищити пов’язані з ним соціальні і економічні витрати, спричинені утриманням органів контролювання, відволіканням виконавців від їхніх безпосередніх завдань.

Системи контролювання. Процес контролювання повинен органічно вписуватися в систему контролювання. Система контролювання — комплекс елементів і відносин, які забезпечують здійснення контролювання як функції менеджменту. Контролювання як функція менеджменту є безпосереднім завданням керівників усіх рівнів. Для того щоб кожний менеджер міг створити і підтримувати систему конт­ролювання, необхідні такі передумови: наявність планів, організаційної структури контролювання, організація процесу контролювання.

• 1. Наявність планів. Контролювання є зворотним щодо планування процесом, оскільки спершу складають план, потім його перетворюють на нормативи, з якими зіставляють бажані дії. За відсутності планів (завдань) контролювання неможливе.
• 2. Наявність організаційної структури контролювання. Оскільки контролювання покликане визначити ефективність роботи, забезпечити прийняття необхідних заходів щодо виконання планів, то повинні бути сформовані всі передумови для адресування відповідальності за відхилення від планів і прийняття коригувальних заходів. Йдеться про наявність організаційної структури, від чіткості, повноти, інтегрованості якої залежить ефективність контролювання.
• 3. Організація процесу контролювання.

Основний процес контролювання охоплює такі етапи:

— встановлення нормативів. Суттю його є розроблення планів. Оскільки плани різняться конкретним змістом і ступенем складності, керівникам нелегко відстежити все відразу. З цією метою встановлюють певні нормативи як критерії ефективності роботи. Ними є наперед визначені пункти в загальній програмі планування, де обумовлюють ефективність діяльності, що дає уявлення про загальний стан справ і позбавляє менеджера необхідності стежити за кожним кроком виконання плану. Серед різноманітних нормативів найприйнятнішими є кількісні та якісні цілі й завдання; - зіставлення фактичної діяльності з нормативами (визначення ефективності діяльності). Найлегше оцінити ефективність діяльності за кількісними показниками, значно складніше — за якісними і слабко формалізованими: фінансовим станом організації, відносинами з профспілкою, загальним успіхом підрозділу, керованого підлеглим керівником та ін.; - коригування відхилень у роботі. На цьому етапі контролювання є частиною загальної системи управління і поєднується з іншими функціями менеджменту. Його можна здійснювати, вдаючись до перегляду планів або модифікації цілей. Реалізація його можлива і в межах функції «організування»: перерозподіл або уточнення завдань, виділення додаткового персоналу, вдосконалення відбору, навчання розстановки кадрів та ін. Кожну складову систем контролювання конкретизують у системах середині фірмового, незалежного (аудиторського) і державного контролювання, які набули поширення в економічно розвинутих країнах. Система в середині фірмового контролювання. В середині фірмові контролери перевіряють діяльність організації загалом, здійснюючи стратегічне і поточне контролювання запасів, сфери розвитку, готової продукції, збуту, виробничих ліній та ін., беруть участь у плануванні на підприємстві, надають необхідні для планування дані (інформаційного й управлінського характеру). їх компетенція по­ширюється на зведення воєдино даних для галузевого планування, перевірку окремих висновків, аналіз їх стосовно цілей організації. У поточній діяльності вони постійно відстежують усі аспекти діяльності організації під кутом зору відповідності їх стратегічним і тактичним цілям, подають керівництву необхідну для прийняття рі­шень інформацію. Система незалежного контролювання. Аудиторське контролювання здійснюється як з метою незалежної оцінки діяльності фірм, так і для надання їм конкретної допомоги. Державне контролювання. Сфера діяльності державних контролюючих органів охоплює правове, фінансове, податкове, екологічне, санітарне та інші види контролювання діяльності фірм. У ринковій економіці воно спрямоване на захист суспільних інтересів, а не на пошук недоліків у діяльності організацій.

Отже, в умовах ринкової економіки контролювання як функція менеджменту є однією з найважливіших складових процесу менеджменту, а її реалізація безпосередньо впливає на ефективність роботи господарюючих суб'єктів економіки.