Організаційне забезпечення системи управління фінансами

Фінансова робота складається з процедур різного рівня складності та відповідальності.

Перший рівень ставить наступні задачі: а) прийняття фінансових рішень по перспективах розвитку підприємства і поточній діяльності; б) залучення джерел інвестування та їх використання; в) проведення фінансової політики.

Другий рівень ставить наступні задачі: а) здійснення фінансових розрахунків; б) оформлення фінансових документів; в) складання звітності тощо.

Задачі першого рівня вирішують керівники вищих ланок управління і лише частково делегуються нижчим ланкам.

Задачі другого рівня, як правило, делегуються.

Підприємство обирає зручну для нього форму організації фінансової роботи, виходячи з конкретних умов господарювання, структури управління, наявності територіально відокремлених підрозділів (філій, представництв).

Організаційний механізм господарювання — це сукупність правил, організаційно-правових нормативів і стандартів, що визначають та регулюють структуру фінансового управління.

Він також включає в себе:

обов’язки, права та відповідальність органів управління і управлінських працівників, організацію процесу їхньої діяльності;

розподіл робіт між різними виконавцями;

оснащення управлінської праці засобами оргтехніки, чисельність працівників в управлінні, матеріальне і моральне стимулювання їхньої праці. Отже, організаційний механізм охоплює організацію структури управлінської системи і організацію процесу функціонування системи, якою управляють.

Організація фінансового управління підпорядковується певним емпіричним правилам:

єдність мети;

розумна ієрархія;

стійкість;

безперервне удосконалення;

пряме підпорядкування;

обсяг контролю;

порівнянність, відповідність даним повноваженням;

виключення, пріоритет завдань;

комбінування.

Централізованим елементом організаційного механізму є структура управління, за допомогою якої поєднуються різні центри фінансового управління, регламентуються внутрішні зв’язки і досягається стійка система службових взаємовідносин між структурними підрозділами і працівниками апарату управління.

Структура фінансового управління — це упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів системи, що визначає поділ праці і службових зв’язків між фінансовими підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Вона організаційно закріплює функції за структурними підрозділами та працівниками і регламентує потоки інформації у систему управлінської структури.

Відповідає за організацію фінансової роботи на підприємстві фінансова служба.

Під фінансовою службою підприємства розуміють самостійний структурний підрозділ, який виконує визначені функції в системі управління підприємством. Як правило, таким підрозділом є фінансовий відділ. Його структура і чисельність залежать від організаційно-правової форми підприємства, характеру господарської діяльності, обсягу виробництва та загальної кількості працівників підприємства.

Характер господарської діяльності та обсяг виробництва визначають величину грошового обігу, кількість платіжних документів, пов’язаних з розрахунками з іншими підприємствами, постачальниками і замовниками, комерційними банками, бюджетом. Кількість працівників впливає на обсяг касових операцій та розрахунків з працівниками і службовцями.

Основні напрями фінансової роботи на підприємствах — фінансове планування, оперативна і контрольно-аналітична робота.

На малих підприємствах фінансова робота може виконуватись фінансовим сектором в складі фінансово-збутового відділу чи бухгалтерії. На великих підприємствах фінансовий відділ складається з кількох груп, за якими закріплені визначені функції. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керівництву підприємством (рис. 3.1).

Наведена структура фінансового відділу в цілому відповідає змісту тієї фінансової роботи, яку необхідно виконувати на підприємстві для фінансування всіх затрат підприємства і здійснення розрахунків. Але вона значною мірою консервує недоліки, властиві управлінню підприємством в доринкових умовах господарювання. Такими недоліками є:

зведення фінансової роботи на підприємстві до чисто оперативних завдань (оформлення розрахункових і платіжних документів, організація розрахунків з іншими підприємствами тощо);

обмеження прав підприємств в області фінансового планування;

стягнення значної частини амортизаційних відрахувань і прибутку міністерствами в централізовані фонди і їх перерозподіл між іншими підприємствами.

В сучасних умовах господарювання фінансова робота набуває якісно нового змісту, що об'єктивно пов’язано зі зміною відносин власності і становленням підприємств різноманітних організаційно-правових форм, основаних на недержавних формах власності, в тому числі і в області ЗЕД.

На малих підприємствах з невеликими обігами і незначною чисельністю працівників функції фінансиста можуть бути об'єднаними з функціями бухгалтера, але на акціонерних товариствах наявність фінансової служби в системі управління підприємством є необхідною умовою.

В ринкових умовах господарювання важливими задачами фінансових служб є:

виконання зобов’язань перед бюджетом, банками, постачальниками, працівниками підприємства;

організація розрахунків;

контроль за використанням власних і позикових коштів;

організація фінансового менеджменту.

Фінансовий менеджмент — це організація управління фінансовими потоками з метою найбільш ефективного використання власного і залученого капіталу і одержання максимального прибутку.

Фінансовий менеджмент — це розробка фінансової стратегії і тактики на основі аналізу фінансової звітності за допомогою системи показників і прогнозування доходів в залежності від зміни структури активів і пасивів підприємства.

Апарат управління фінансами — важлива частина загального апарату управління господарюючого суб'єкта. На великих підприємствах може бути створена фінансова дирекція на чолі з фінансовим директором чи головним фінансовим менеджером. Вона створюється за рішенням правління акціонерного товариства чи дирекції підприємства.

Підрозділами фінансової дирекції можуть бути фінансовий відділ, планово-економічний відділ, бухгалтерія, сектор економічного аналізу, відділ валютних операцій. Структура, функції і відповідальність всіх підрозділів, їх відносини з іншими ланками управління повинні визначатись Положенням про фінансовий відділ.

Функції фінансової дирекції:

забезпечення фінансування господарської діяльності підприємства;

розробка фінансової програми розвитку підприємства;

визначення інвестиційної політики;

визначення кредитної політики;

встановлення кошторисів витрат грошових коштів для всіх підрозділів підприємства;

розробка валютної політики і забезпечення валютної доходності;

фінансове планування, участь в складанні бізнес-плану;

здійснення розрахунків з постачальниками, підрядчиками, банками, бюджетом;

забезпечення страхування від фінансових ризиків;

проведення трастових, лізингових та інших операцій;

аналіз фінансово-господарської і зовнішньоекономічної діяльності;

ведення фінансового обліку, складання бухгалтерського балансу та інших фінансових документів.

В залежності від розмірів підприємства і поставлених цілей перераховані функції можуть деталізуватись і розширюватись. Фінансовий менеджер і фінансова дирекція — це вища ланка управління фінансовим персоналом.

Завданням фінансового персоналу є пошук коштів і формування фондів та використання їх з метою отримання максимального прибутку для свого підприємства.

Обов’язки фінансового персоналу є наступними.

Прогнозування і планування. Фінансовий персонал повинен взаємодіяти з працівниками інших відділів, під час прогнозування і складання перспективних планів.

Здійснення основних інвестиції та прийняття фінансових рішень. У підприємств, які мають успіх, спостерігається зростання обсягу продаж, що потребує інвестицій у виробництво. Фінансовий персонал повинен допомогти визначити оптимальний розмір продаж і обрати найкращий спосіб фінансування для придбання активів.

Взаємодія та управління. Фінансовий персонал повинен взаємодіяти з іншими працівниками з метою забезпечення найбільш ефективної діяльності підприємства.

Діяльність на фінансовому ринку. Фінансовому персоналу доводиться мати справу з операціями на ринку грошей та капіталів.

У фінансовій роботі на підприємстві головну роль відіграє фінансовий менеджер як фахівець в сфері фінансів. На великих підприємствах, в АТ працює декілька фінансових менеджерів, кожний з яких виконує визначені посадові обов’язки. Групу фінансових менеджерів очолює провідний фінансовий менеджер, а якщо таких груп кілька, — головний менеджер.

Професійний рівень фінансового менеджера визначається його знаннями в сфері фінансів і кредиту, банківської, біржової і фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, вмінням аналізувати фінансову звітність підприємства. Фінансовому менеджеру необхідно орієнтуватись у валютному законодавстві, вміти працювати на фінансовому ринку. Основні функції фінансового менеджера представлені на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Функції фінансового менеджера на підприємстві

Узагальнимо все вищевикладене і наведемо приблизну структуру Положення про фінансовий відділ, який регламентує організацію фінансової роботи на підприємстві.

Однією з головних задач діяльності фінансового менеджера є пошук шляхів удосконалення фінансової роботи.

До напрямів удосконалення фінансової роботи на підприємстві відносять:

системний і постійний фінансовий аналіз їх діяльності;

організацію обігових засобів відповідно до існуючих вимог з метою оптимізації фінансового стану;

впровадження управлінського обліку і на цій підставі оптимізацію витрат підприємства;

оптимізацію розподілу виручки і вибір найбільш ефективної дивідендної політики;

більш широке впровадження комерційного кредиту з метою оптимізації джерел грошових коштів;

застосування лізингових операцій з метою розвитку виробництва;

впровадження сучасної системи управління грошовими потоками;

розробка і реалізація стратегічної фінансової політики підприємства.

Практика довела ефективність організації управління фінансами, коли поєднується делегування відповідальності за одержання доходу (прибутку) і надаються достатньо широкі повноваження в управлінні поточною діяльністю з централізацією прийняття фінансових рішень по розподілу та використанню фінансових результатів.

Прикладом такої організації управління є створення на підприємстві центрів відповідальності. В залежності від того, за які фінансові результати відповідають менеджери центру, розрізняють центри доходів, прибутку, затрат та інвестицій. Взаємозв'язок оплати праці працівників з відповідним запланованим для центру показником (виручка, прибуток, затрати) підвищує зацікавленість в результатах діяльності і сприяє поліпшенню фінансових результатів підприємства в цілому. Управління за центрами відповідальності характеризується чітким розподілом функцій між структурними підрозділами підприємства (відділами).