Проектування баз даних

Один з основних етапів розробки баз даних — проектування. Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. На виправлення помилок, зроблених при розробці бази даних, іде досить багато часу. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних.

Проектуючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. Найкраще накидати ескіз бази даних на папері. Після цього варто з’ясувати тип інформації, що буде в ній зберігатися.

Розробка бази даних у Excel здійснюється в двох стадіях:

• — визначення даних (аналіз існуючих даних);
• — уточнення даних (добір необхідних даних),

На першій стадії визначення даних слід написати всі необхідні атрибути. Для цього потрібно визначити, яка інформація буде зберігатися в базі даних. Внести до списку атрибути всіх передбачуваних даних.

На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. На цій стадії рекомендується врахувати бажання як можна більшого числа користувачів. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних. Звіти якого типу їм необхідні? Запити якого типу будуть використовувати співробітники для звертання до бази даних? Одержавши відповіді на ці питання, можна визначити, що важливо при створенні бази даних.

Слід пам’ятати, що навіть після того як база даних буде спроектована, користувачам знадобиться вносити в неї деякі зміни. Але якщо використовувався систематичний підхід до її розробки, то зміни не займуть багато часу.

Додаючи рядки і стовпці, в будь-який час можна змінити зовнішній вигляд бази даних. Однак це не зовсім зручно виконувати після того як база даних остаточно спроектована. Хоча легко можете додати поле, вставивши новий стовпець, все ж доведеться затратити час на введення нової інформації.

Уважність при створенні бази даних допоможе уникнути таких помилок.