Організація документообороту підприємства

Бухгалтерський документ — письмове засвідчення певної форми і змісту, що містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення та підставою введення показників в облікову систему. Оформлення господарських операцій документами називається документуванням, а результат — документацією.

Основними способами доказовості облікових даних та інформації є первинні документи, реєстри (облікові та розрахункові) та звітні форми.

На торфобрикетному заводі використовуються типові первинні документи. Бланки документів замовляються у міській друкарні. Для упорядкування форм обліку та ув’язки її з первинними документами потрібно розробити робочий альбом документів. Його доцільно формувати за видами операцій або за робочими місцями.

Щодо організації носіїв поточного обліку на заводі, то облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації на цьому етапі. Крім облікових реєстрів, тут формують розрахункові реєстри, наприклад розрахунок амортизації основних засобів. Тому на цьому етапі облікового процесу використовують, крім облікових реєстрів, ще й розрахункові таблиці. Також у процесі поточного обліку складаються різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок. Отже, на етапі поточного обліку на торфобрикетному заводі використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки. Форми реєстрів досліджуваного підприємства відповідають формі бухгалтерського обліку — журнально-ордерній.

Підсумковий облік на торфобрикетному заводі представлених формами звітності, які можуть бути як зовнішніми, так і внутрішніми.

Раціональна організація документообігу передбачає його здійснення за заздалегідь встановленими графіками, що передбачають встановлення відповідальних осіб за складання перевірку, обробку певного документа, а також строки даних процедур. Наявність графіка дисциплінує осіб, що відповідальні за складання та просування документів, конкретизує відповідальність, виявляє порушників та допомагає своєчасному прийняттю управлінських рішень. На торфобрикетному заводі великим недоліком в організації бухгалтерського обліку є відсутність графіків документообігу. Тому було б доцільно сформувати Графік надходження первинних документів у бухгалтерію підприємства, що наведений у додатку.

Також на будь-якому підприємстві повинний бути певний порядок зберігання документів. З цією метою на торфобрикетному заводі створюються архіви. З моменту заведення і до моменту передачі до архіву підприємства документи зберігаються за місцем їх формування. У зв’язку з цим на досліджуваному суб'єкті господарювання організовано поточний та постійний архіви облікових документів. Поточний архів створюється у бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік, по яких складено і подано бухгалтерську звітність і ті, до яких працівники бухгалтерії часто звертаються. Документи минулого року також зберігаються у бухгалтерії протягом наступного року, після чого здаються до постійного архіву торфобрикетному заводі.

Постійний архів підприємства організовано в окремому приміщенні, обладнаному стелажами для розміщення папок з документами. Входити до архіву мають право лише головний бухгалтер та завідувач архіву. Архіваріус приймає до архіву папки з документами, оформленими належним чином, записує їх до архівної книги, щорічно вибраковує справи, термін зберігання яких минув і робить про це відмітку в архівній книзі, стежить за збереженістю та порядком архіву. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках — за письмовою вимогою прокуратури або народного суду. Тривалість зберігання документів у постійному архіві різна, встановлена чинним законодавством. Документи із строком зберігання не більше одного року можна здавати до архіву після звичайного підшивання в папки або в пачки будь-якої товщини без картонної обкладинки. Решту документів потрібно оформлювати в папки до 2,5 см товщини. На верхній обкладинці кожної папки зазначається назва підприємства, назва справи, індекс справи, рік і місяць початку та закінчення справи. На внутрішньому боці нижньої обкладинки проставляють кількість аркушів у папці (аркуші попередньо нумерують кольоровим олівцем), а також перший та останній номер журналу-ордера. Знищення документів минулих років з архіву оформлюється Актом про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

На торфобрикетному заводі для ведення обліку і калькулювання собівартості продукції, встановлення складу і переліку статей витрат застосовувати Методичні рекомендації з формування собівартості продукції у промисловості, а також Інструкцію по плануванню, обліку калькулювання собівартості продукції.

На заводі накопичення витрат на ремонти та інші поліпшення основних засобів, що здійснюються для підтримки їх у робочому стані та одержання первісно очікуваних економічних вигод, використовувати у плані рахунків спеціальні субрахунки на рахунках обліку витрат, а саме: 23 «Виробництво» — якщо ремонтуються основні засоби виробничого призначення; 91 «Загально-виробничі витрати» — при ремонті основних засобів загально-виробничого призначення", 92 «Адміністративні витрати» — при ремонті основних засобів, що беруть участь в управлінні та обслуговуванні підприємства; 93 «Витрати на збут» — у випадку ремонтів основних засобів, пов’язаних зі збутом продукції"; 941 «Витрати на дослідження і розробки» — при ремонті основних засобів, що беруть участь в дослідженні і розробках, які здійснює підприємство. Списання таких витрат здійснювати щомісячно за формою ОЗ-2. Дозволяється списання витрат із поточного ремонту по фактичних витратах при закритті рахунків. Витрати на ремонти та поліпшення основних засобів відображати у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку у розрізі інвентарних об'єктів.

На заводі собівартість робіт і послуг, що виконуються цехами для власних потреб (господарським способом), у тому числі ремонт, визначається, виходячи із прямих (основних) витрат. Розподілити загальновиробничі витрати на постійні та змінні, та визначити базу їх розподілу відповідно до П (С)БО 16 «Витрати». Затвердити розподіл наказом керівника.

Облік витрат, пов’язаних із збутом (реалізацією) продукції, в т. ч. і витрати вантажно-транспортних управлінь, обліковувати в ДП на рахунку 93 «Витрати на збут» .

Таблиця 2.1 Первинні документи для обліку основних засобів на торфобрикетному заводі.

На заводі кожен об'єкт зараховується до складу основних засобів за окремим актом. Разом з технічними документами, що стосуються даного об'єкта передаються до бухгалтерії де їх підписує головний бухгалтер і завіряє керівник підприємства. У бухгалтерії на основі акту відкривається інвентарна картка обліку основних засобів. Інвентарна картка обліку основних засобів використовується для аналітичного обліку та узагальнення інформації про наявність та рух всіх типів основних засобів на підприємстві. Картки заводяться на кожен інвентарний об'єкт або групу однотипних об'єктів, які мають однакові вартості, в введенні в експлуатацію в один і той же час і знаходяться в одному підрозділі. Кожна картка традиційно ведеться по одному екземплярі і знаходиться у бухгалтерії в картотеці, до цієї картки заносяться дані про об'єкт основних засобів та подальші зміни які відбулися при його використанні.

Після заповнення інвентарну картку потрібно зареєструвати у списку інвентарних карток. Опис інвентарних карток зберігається у головного бухгалтера і використовується при втраті інвентарної картки для відтворення інформації яка знаходиться у картці.

Найчастіше надходження матеріальних цінностей на Торфобрикетному заводі оформляється такими документами:

• · накладні на придбання товарів, МШП;
• · товарно-транспортні накладні;
• · прибутковий ордер;
• · Довіреність
• · Рахунок фактура
• · Матеріальний звіт
• · Податкова накладна

У випадку коли є розбіжності у кількості і якості одержаних виробничих запасів з даними супровідних документів постачання їх приймання здійснює комісія склад якої визначений наказом керівника підприємства на початок року із обов’язковим включенням представника з незацікавленої сторони .У даному випадку, а також для матеріальних цінностей що надійшли без супровідних документів комісією складається «Акт прийому передачі матеріалів».

На заводі для видачі виробничих запасів оформляють «Лімітно-забірну карту"(додаток), що містить в собі розпорядчий документ так як містить і накопичувальну відправний документ, що підтверджує відпуск матеріалів у рахунок ліміту.